Money S3-nastavení a export z Domsys
V tomto návodu Vás provedeme nastavením Domsysu pro export dat do účetního programu a zároveň Vás provedeme importem dat do účetního programu.
Jak funguje export dat do účetnictví?
Pro potřeby účetnictví je v Domsysu funkce Export, pomocí které můžete doklady, předpisy , transakce na pokladně a bance si stáhnout do souboru, který následně do svého účetního programu naimportujete. Tímto importem budou v účetním programu automaticky vytvořeny účetní doklady a to přesně tam, kde je program eviduje (doklady = Přijaté či Vydané faktury, transakce z bank a pokladen = Banka a Pokladna, předpisy = Interní doklady).
Export dat do účetnictví má za cíl ušetřit část práce se zadáváním dokladů do účetního programu a částečně ušetřit čas se zaúčtováním.
V Domsysu je potřeba založit a přiřadit předkontace, které jsou používány pro účtování v účetním programu a budou potřebné pro následné zaúčtování dat v účetním programu. Pro účetní program je důležitou informací Zkratka předkontace, která musí být v Domsysu správně zadána a souhlasit s účetním programem. Při importování souborů do účetnictví účetní program automaticky rozpozná podle zkratky předkontace jaké zaúčtování má pro doklad či položky dokladu použít. Tímto je docíleno automatického zaúčtování.
Předkontace jsou potřebné k použití na těchto místech:
Účetnictví->Nastavení
Nastavení->Účty->Upravit účet/Nový účet
Nemovitost->Složky předpisu->Upravit složku předpisu/Nová složka předpisu
Přímo v Domsysu jsou zároveň doplněny vysvětlující nápovědy každé záložky pomocí F1, kde se dozvíte podrobnosti k jednotlivým kolonkám.
.
Postup nastavení je vysvětlen v následujících krocích:
V modulu SPRÁVCE vyberte nemovitost (záložka Nemovitost) -> zvolte Upravit. V záložce Účetnictví (1) vyberte Druh účetnictví (2), který chcete použít, v našem případě Money S3->Uložit
Číselník předkontací používaný ve zvoleném subjektu je třeba založit. Pro rychlejší založení doporučujeme použít Export dat z Money S3.
V Money S3 zvolíte Účetnictví->Předkontace (1).
Pořadí zobrazených sloupců nastavíte tak, aby bylo shodné s vyobrazeným záhlavím (2). To provedete kliknutím pravým tlačítkem na záhlaví a vyberete sloupce k zobrazení včetně nastavení pořadí.
Klikněte pravým tlačítkem v tabulce Předkontací a vyberte Export do Excelu.
modul NEMOVITOST
Ve spravované nemovitosti zvolte Účetnictví ->Předkontace. Nyní předkontaci vytvořte manuálně pomocí Nová předkontace nebo vyberte Import předkontací - ze souboru, abyste mohli naimportovat dříve exportované předkontace z Money S3. Kliknutím na oblast "Soubor nepřiložen" vyberte soubor s předkontacemi, pravděpodobně pojmenovaný jako "Seznam předkontací.xls", pokud jste jej nepojmenovali při exportu jinak. Po správném načtení oblast zezelená a můžete dokončit import kliknutím na Uložit.
Důležité je mít stejnou zkratku předkontace v účetnictví i v Domsys, protože tím se určuje zaúčtování MD/D po importu do účetnictví.
(Uvedené příklady předkontací jsou námi vymyšlené, Vaše kódy předkontací se mohou lišit!)
(pro export transakcí evidovaných ve Finance->Banka/Pokladna do účetního programu)
V modulu Nemovitost zvolte Nastavení (1) -> Účty (2) -> nad vybraným účtem dáte přes pravé tlačítko myši Upravit a v otevřené úpravě účtu dáte Money S3 (3). Zde je potřeba doplnit Výchozí předkontace a Nastavení účtu v Money S3. Předkontace můžeme vypsat ručně nebo přes nabídku (4) vybrat ze seznamu předkontací. (Pro vysvětlení jednotlivých kolonek využijte v Domsysu nápovědu F1)
Nastavení -> Účty
- Příjem konto (úhrada od vlastníka): zadejte předkontaci, kterou budou označeny takové transakce, které znamenají příjem na konto vlastníka (např. platbu předpisu). Např. BP001 (úhrada předpisu 221/311)
- Výdaj konto (úhrada vlastníkovi): zadejte předkontaci, kterou budou označeny takové transakce, které jsou výdajem z vlastníkova konta např. vrácení přeplatku. Např. BV022 (311/221)
- Příjem ostatní: Nastane-li příjem na účet, který není typu Konto, bude tato transakce označena touto předkontací, např. vyjadřující neznámou platbu (zaúčtování 221/395). Je-li přijatá platba přiřazena do konkrétní složky předpisu, je možné potřebnou předkontaci pro zaúčtování úhrady nastavit v úpravě složky předpisu (v Nemovitost-Složky předpisu). *
- Výdaj ostatní: Nastane-li výdaj z účtu, který není typu Konto, bude tato transakce označena touto předkontací, např. vyjadřující neznámou platbu (zaúčtování 395/221). Je-li vydaná platba přiřazena do konkrétní složky předpisu, je možné potřebnou předkontaci pro zaúčtování úhrady nastavit v úpravě složky předpisu (v Nemovitost-Složky předpisu). *
- Číselná řada příjem: Do jaké číselné řady budou v účetním programu importovány příchozí transakce na daném účtu.
- Číselná řada výdaj: Do jaké číselné řady budou v účetním programu importovány odchozí transakce na daném účtu.
- Zkratka účtu: účetní program má účty v agendě označeny např. zkratkou. Zde uveďte označení účtu, který pro zvolený účet používáte v účetním programu.
*poznámka: Přesnou předkontaci úhrady přiřazené do složky předpisu lze určit přímo v příjmových či výdajových transakcích v bance nebo pokladně evidovaných ve Finance->Banka/Pokladna.
V modulu Nemovitost zvolte Účetnictví (1) -> Nastavení (2) - > Upravit (3). V otevřeném Nastavení nemovitosti vyplňte požadované údaje (4). Předkontace můžeme vypsat ručně nebo přes nabídku (5) vybrat ze seznamu předkontací. Tyto předkontace je důležité vyplnit pro vznik hlavičky dokladu po importu.
Do "Hradit na" vyplňte zkratku účtu či pokladny, na tento údaj není vázán žádný úkon v Domsysu ani v Money S3, ale je jen potřeba pro bezroblémový export do evidence faktur v Money S3. Takto upravené nastavení uložíme (6). (Pro vysvětlení jednotlivých kolonek využijte v Domsysu nápovědu F1)
Účetnictví -> Nastavení
- Faktury přijaté - předkontace: Tato předkontace bude použita na všechny faktury přijaté jakožto předkontace obecná celé faktury. Jednotlivé položky však dostanou svou samostatnou předkontaci znastavení Složek. Např. FP001
- Faktury vydané - předkontace: Toto u většiny SVJ nenastane, protože SVJ nevydává faktury, ale jinak funguje stejně jako u faktur přijatých, jen se použije jako předkontace celého vydaného dokladu (předkontace patří pro faktury vytvářené ve Finance-Doklady, ne pro předpisy). Například FV001.
- Faktury přijaté - číselná řada: Zadejte kód číselné řady z účetního programu (například FPrr).
- Faktury vydané - číselná řada: Zadejte kód číselné řady z účetního programu (například FVrr).
- Faktura přijatá Hradit z: Aby účetní program mohl zaevidovat fakturu, musí vědět, z jakého účtu bude hrazena. Zadejte zkratku účtu vedeného v příslušné agendě v účetním programu. Např.: BAN
- Faktura vydaná Hradit na: Obdobně jako u bodu 5. ,ale pro vydané faktury.
Vyúčtování nedoplatek: na výsledek vyúčtování bude automaticky vytvořen ke každému vlastníkovi/nájemníkovi zvláštní předpis (v sadě předpisu Vyúčtování) vnásledujícím roce a touto předkontací určíte, jak bude předpis po exportu do účetního programu zaúčtován
Vyúčtování přeplatek: na výsledek vyúčtování bude automaticky vytvořen ke každému vlastníkovi/nájemníkovi zvláštní předpis (v sadě předpisu Vyúčtování) vnásledujícím roce a touto předkontací určíte, jak bude předpis po exportu do účetního programu zaúčtován
*poznámka: přesnou předkontaci lze k přijatému či vydanému dokladu určit přímo v dokladech pořizovaných ve Finance->Doklady
modul NEMOVITOST
co jsou SLOŽKY PŘEDPISU - slouží k předepisování pravidelných plateb vlastníků a evidování nákladů
co jsou EVIDENČNÍ SLOŽKY - slouží k evidenci např. tzv. peněz na cestě
Na složkách nastavte předkontace, kterými má být zaúčtována částka vložená z evidovaných dokladů ve Finance->Doklady (většinou náklady z přijatých dokladů či výnosy z vydaných dokladů), úhrady na pokladnách či účtech přiřazené přímo do složky a pravidelné předpisy vlastníkům/nájemcům na konkrétní složku (jen u složek předpisu). Předkontace budou automaticky přiřazeny k exportovaným datům v souboru určenému pro import do účetního programu. Nemusíte tedy během běžné práce v Domsysu myslet na určení předkontace potřebné pro účetnictví.
Zde nastavíte pro každou složku výchozí předkontace pro Doklady a Předpisy. Zvolte Nemovitost (1) -> Složky předpisu (2) -> Upravit (3). Předkontace bude také možné individuálně měnit přímo v pořízení dokladů či transakcí.
TIP: Máte-li v jiné nemovitosti složku, z které chcete zkopírovat nastavení předkontací do právě nastavované složky, použijte tlačítko Předvyplnit předkontace.
Po otevření složky předpisu zvolte Money S3 (1) a vyplňte předkontace - pro vyplnění můžete použít nabídku předkontací (2) nebo předkontace předvyplnit z jiné již nastavené nemovitosti (3). (Pro vysvětlení jednotlivých kolonek využijte v Domsysu nápovědu F1)
Každá složka může mít pro jednu kolonku vyplněnu jednu předkontaci.
Nemovitost->Složky předpisu
(pro faktury vystavené ve Finance-Doklady, ne pro předpisy)
- Příjem aktuální rok: vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtovaný např. výnos v roce, v kterém doklad vznikl (např. doklad je vystaven v roce 2022 a výnosem patří do roku 2022 =předkontace představující zaúčtování 311/640).
- Příjem časové rozlišení minulý rok: vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtovaný doklad, když například výnosem patří do roku předcházejícího rok vystavení dokladu (např. doklad je vystaven v roce 2022, ale výnosem patří do roku 2021 = předkontace představující zaúčtování 311/385 příjmy příštích období).
- Příjem časové rozlišení následující rok: vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtovaný doklad, když například výnosem patří do roku následujícího roku vystavení dokladu (např. doklad je vystaven v roce 2022, ale výnosem patří do roku 2023 = předkontace představující zaúčtování 311/384 výnosy příštích období).
- Výdaj aktuální rok: vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtován např. náklad v roce, v kterém doklad vznikl (např. doklad je z roku 2022 a náklad patří do roku 2022 =předkontace představující zaúčtování 315/321).
- Výdaj časové rozlišení (minulý rok): vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtovaný doklad, když například nákladem patří do roku předcházejícího rok vystavení dokladu (např. doklad je z roku 2022, ale náklad patří do roku 2021 = předkontace představující zaúčtování 389/321 dohadné položky).
- Výdaj časové rozlišení (následující rok): vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtovaný doklad, když například nákladem patří do roku následujícího roku vystavení dokladu (např. doklad je z roku 2022, ale náklad patří do roku 2023 = předkontace představující zaúčtování 311/381 náklady příštích období).
Těmito předkontacemi se zaúčtují příjmové a výdajové platby přiřazené rovnou do složky (evidované ve Finance-Banka či Finance-Pokladna). Například přímé zaúčtování bankovních poplatků, úroků atd.. Pokud zde předkontace nebude nastavena, zaúčtuje se platba předkontací, která je nastavena na účtu v kolonkách Příjem-ostatní/Výdej-ostatní (najdete v úpravě účtu v Nastavení-Účty).
Banka-cíl Složka-příjem / Pokladna-cíl Složka-příjem: vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtovaný příjem vložený do složky předpisu (např. jedinými příjmy do složky jsou připsané bankovní úroky na účet = předkontace představující zaúčtování 221/644).
Banka-cíl Složka-výdaj / Pokladna-cíl Složka-výdaj: vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtovaný příjem vložený do složky předpisu (např. jedinými výdaji do složky jsou hrazené mzdy = předkontace představující zaúčtování 221/331).
- Předpis příjem (kladné položky): Zde dáte takovou předkontaci, která bude uvedena u částky vyjadřující výši předpisu. Příjem z pohledu složky - tedy vybírají se peníze od vlastníků/nájemců, tedy peníze vybírané předpisem. Např. předpis zálohy na energii 311/324, předpis vkladu na dlouhodobou zálohu na správu 311/955.
- Předpis výdaj (záporné položky): Pro položky na předpisu, které jsou záporné (-).. Obvykle je v pořádku vyplnit předkontaci stejnou jako pro předpis-příjem.
INFO: Nechcete ze složky předpisu nic do účetnictví přenášet? Použijte k tomu nastavení na záložce Rozšířené, kde je Exportovat do účetnictví Ano/Ne.
Zvolte Účetnictví (1) -> Export (2) -> Export do XML (3). Ve vytvořeném Nastavení exportu nastavíme datum od do a dáte Exportovat (4) a v následujícím okně dáte Stáhnout (5).
V Money zvolíme místo (faktury, banka, pokladna), do kterého chceme importovat data a zvolíme XML přenosy -> Import z XML (1) a doplníme Průvodce výměnou dat XML, kde zvolíme Výběr nastavení (vybereme druh dokladů) (2) -> Další -> zaškrtneme Dávkové zpracování (3) -> vybereme Vstupní soubor (4) -> Dokončit. Akce je úspěšně dokončena v případě, že jsou do Money nahrány řádky s doklady.
Před zavřením průvodce doporučujeme zkontrolovat správnost importovaných záznamů. Money zobrazí informace k importovaným záznamům i s případnými chybami - pozornost věnujte hlavně červeně označeným, které nebudou ani uloženy.
