Úvod do exportu do účetnictví
Jsou evidována veškerá ekonomická data (předpisy, faktury, platby).
Díky tomu lze údaje zveřejnit vlastníkům/nájemcům na portálu a exportovat je do účetních programů.
Každý účetní program má svá specifika. Přehled exportovaných dat a funkcí exportu pro jednotlivé účetní programy naleznete v článku Porovnání účetních programů-exportů/importů
S Domsys pracují i uživatelé, kteří účetnictví neznají a nerozumí mu. Proto uživatelé při evidenci předpisů, dokladů a plateb vůbec nepracují se zaúčtováním, s tím pracují jen účetní.
Pro potřeby účetnictví je v Domsys funkce Export, pomocí které můžete doklady, předpisy, transakce na pokladně a bance si stáhnout do souboru, který následně do svého účetního programu naimportujete. Tímto importem budou v účetním programu automaticky vytvořeny účetní doklady a to přesně tam, kde je účetní program eviduje.
Export dat do účetnictví má za cíl ušetřit část práce se zadáváním dokladů do účetního programu a ušetřit čas s jejich zaúčtováním. Proto opatření importovaných dokladů zaúčtováním funguje co nejvíce automaticky.
Jak zařídit zaúčtování?
- V Domsys zaevidujete předkontace (u některých programů lze importovat), které budou představovat účtování, které běžně používáte v účetním programu.
- je-li nemovitost také samostatnou účetní agendou, předkontace evidujete přímo v nemovitosti (např. SVJ)
- patří-li více nemovitostí jedné účetní agendě, pak v Domsys jsou spojené pod zákazníka, který je právě účetní agendou a předkontace evidujete v zákazníkovi (modul CRM)
- Následně předkontace nastavíte na složkách v jednotlivých nemovitostech.
Jednotlivé složky budou po importu do účetnictví tvořit položky vzniklých dokladů.
Pro co budou předkontace použity?
- zaúčtování předpisů
- zaúčtování přijatých dokladů, kdy náklad je přiřazen na složku
- zaúčtování vydaných dokladů, kdy fakturovaná částka je přiřazena na složku
- zaúčtování plateb, které jsou dány přímo do složky (např. bankovní poplatky, úroky atd.)
Příklad:
např. Za měsíc leden bude existovat předpis na složku Studená voda. Domsys bude vědět, jakou předkontací se má takový předpis zaúčtovat, protože jste nastavili na složce předpisu Studená voda předkontaci pro předpis.
např. Přišla faktura od dodavatele na spotřebovanou vodu. Fakturu zaevidujete do Domsys a náklad vložíte do složky předpisu Studená voda. Domsys bude vědět, jakou předkontací se má faktura zaúčtovat, protože jste nastavili na složce předpisu Studená voda předkontaci pro předpis.
Stačí tedy zadat předkontaci na složce jednou a tím, že složky jsou použity do předpisů, dokladů a plateb tak už Domsys sám ví jakou předkontaci pro import do účetnictví má použít.
- Bankovním účtům a pokladnám nastavíte označení, které mají v účetním programu a předkontace pro zaúčtování
Pro co budou předkontace použity?
- zaúčtování úhrad od vlastníků/nájemců
- zaúčtování nezpracovaných plateb
- Položkám dokladů a plateb, které jsou v Domsys evidovány ve složkách můžete zaúčtování upřesnit/změnit (jednotlivých položkách či hromadně ve Finance-Náklady složek)
- Vyexportujete data z Domsys a naimportujete do účetního programu.
- je-li konkrétní nemovitost samostatnou účetní agendou, pak data exportujete z nemovitosti (např. SVJ)
- patří-li více nemovitostí jedné účetní agendě, pak v Domsys jsou spojené pod zákazníka, který je právě účetní agendou a data exportujete za celého zákazníka (modul CRM)
Princip přenosu zaúčtování se může u každého účetního programu může lišit.
Největší rozdíl je v evidenci salda pohledávek za vlastníky a nájemci.
Jaký?
U SVJ je myšleno na zjednodušení evidence - předpisy jsou do účetnictví importovány formou interních dokladů, kdy za každý měsíc vznikne jeden interní doklad obsahující položky, které vyjadřují předepsané složky předpisu v celkové měsíční částce za celou nemovitost.
Pohledávky z předpisů jsou účtovány na jednu analytiku (např. 311).
Platby vlastníků, které jsou do účetnictví importovány spolu s ostatními pohyby na účtech a pokladnách jsou účtovány na stejnou analytiku pohledávkového účtu (např. 311).
Z výše uvedeného vyplývá, že v účetnictví na saldu účtu pohledávek zjistíte celkový stav pohledávek za celou nemovitost.
Kde zjistím z čeho se saldo skládá, abych mohl udělat inventarizaci? V Domsys, protože zná veškeré podrobnosti a proto v něm naleznete výstup Saldo ke dni.
U pronajímaných nemovitostí (jednotek) mohou být předpisy importovány formou interních dokladů stejně jako je tomu u SVJ - pak i stav pohledávek řešíte stejně jako u SVJ.
U plátců DPH můžete předpisy importovat jako:
Interní doklady = předpisy vzniknou v účetnictví jako jednotlivé samostatné interní doklady (co předpis = jeden interní doklad)
Faktury = předpisy vzniklé v Domsys a již v Domsys očíslované v číselné řadě v účetnictví vzniknou jako samostatné doklady se svým číslem v číselné řadě (co předpis = jeden doklad). Takto importované doklady můžete párovat v rámci účetního programu a znát podrobné saldo účtu pohledávek v účetnictví. Sestavu Saldo ke dni, která je v Domsys, použijete pro kontrolu stavu pohledávek. Pro import předpisů jako faktur je nutné v Domsys předpisy vytvářet v číselné řadě (očíslováním v číselné řadě Domsys pozná, že předpisy nemají být importovány jako interní doklady, ale mají být importovány faktury).
Podívejte se na článek: Porovnání účetních programů-exportů/importů
