Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením první nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Časté dotazy (FAQ)

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - automatický import přes API (KB,FIO)

Import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Náklady od rozúčtovatele

Externí rozúčtovatelé

Modul NEMOVITOST-> Nemovitosti->Ext. rozúčtovatelé

Externí rozúčtovatelé slouží k zadání výsledného nákladu pro jednotlivé složky.  Rozúčtovává-li společnost XYZ v rámci nemovitosti náklady na Vytápění, Ohřev TUV, Studenou vodu a Studenou vodu pro TUV, zadáme postupně 4 externí rozúčtovatele.

Vytvoření ext. rozúčtovatele - použijte tlačítko Nový ext. rozúčtovatel


záložka Obecné

Název – uvedeme např. Studená voda

Dodavatel – vybereme z adresáře dodavatelů

(není-li, doplníme dodavatele v Modul SPRÁVCE->Adresář->Dodavatelé)

záložka Import vstupů   

TIP: Podívejte se také na náš návod krok za krokem - Ext. rozúčtovatel s importem nákladů, který je na konci tohoto článku

Pro možnost importovat soubor s náklady od ext. rozúčtovatele je třeba zde vybrat typ souboru = typ souboru, který od externího rozúčtovatele získáte. Dále je potřeba vybrat konkrétní sloupec, z kterého bude náklad Kč převzat a uložen do Domsys.

Vzory typů souborů, které je možné importovat do Domsysu, naleznete na záložce Import v odkazu "Vzorové formáty + popis".

Využíváte-li Domsysem nepodporovaného rozúčtovatele, můžete jím poskytnutý soubor upravit tak, aby odpovídal některému z podporovaných formátů nebo přímo formátu Domsys.

Postupně tedy zadáme všechny 4 položky.

Pozn.: Pro ruční vkládání nákladů od rozúčtovatele do Domsys nastavte si pořadí pomocí tlačítka Pořadí ext. rozúčtovatelů. Budou se vám dobře vkládat výsledné náklady, ke kterým rozúčtovatel XYZ došel (toto pořadí je poté aplikováno v tabulce, kde zadáváte jednotlivé hodnoty přehledně pod sebou a nejlépe v takovém pořadí, v jakém jsou vytištěny od externího rozúčtovatele).

Zadání nákladů od externího rozúčtovatele

Před zadáváním nákladů zkontrolujte, zda máte na požadovaných složkách předpisu nastaven způsob rozúčtování dle externího rozúčtovatele a ke složce předpisu přiřazeny správné jednotky.
Nastavení provedete v modulu Nemovitost->Nemovitost->Složky předpisu, kde dáte Upravit na požadované složce předpisu a nastavení provedete na záložce Rozúčtování, kde vyberte požadovaného ext. rozúčtovatele. 

Toto nastavení je podmínkou pro správné převzetí údajů do vyúčtování a možný import nákladů od externího rozúčtovatele.
Zadání nákladů od externího rozúčtovatele provedete v Modulu NEMOVITOST->Správa->Vstupy od ext. rozúčtovatele.

Ruční zadání - tlačítko Nové vstupy 

Nové vstupy pro vlastníka/nájemce  - vložíte náklad konkrétním vlastníkům/nájemcům

Nové vstupy pro jednotku - vložíte náklad na jednotku za neobsazená období nájemcem - tato možnost je k dispozici jen v nemovitostech, které mají formu pronájem.

Je nabídnuta tabulka všech vstupů pro prvního vlastníka. Po vyplnění je standardně provedeno Uložit a nový, což znamená, že ihned zadáváte hodnoty pro druhého vlastníka. Tímto způsobem zadáte nejrychlejším možným způsobem ručně všechny potřebné hodnoty.

Import dat - tlačítko Importovat

Máte-li k dispozici od externího rozúčtovatele soubor s náklady (csv,xls ..), pak je můžete ve Správa->Ext. vstupy importovat. Importovat lze podporované typy souborů. Máte-li k dispozici jiný než podporovaný soubor, můžete jej upravit tak, aby odpovídal některému z podporovaných formátů nebo přímo formátu Domsys.

Před samotným importem je třeba nastavit ext. rozúčtovatele v modulu Nemovitost->Ext. rozúčtovatelé a vybrané složce předpisu nastavit rozúčtování dle externího rozúčtovatele.

Vzory typů souborů, které je možné importovat do Domsysu, lze stáhnout po kliknutí na text Vzorové formáty + popis.

Typ souboru - Vyberte typ souboru získaného od externího rozúčtovatele. Je třeba, aby byl totožný s nastavením importu v Externím rozúčtovateli (v modulu Nemovitost->Ext.rozúčtovatelé).

V pravé části klikněte na "Soubor nepřiložen" a vložte soubor od externího rozúčtovatele. Při úspěšném vložení jste informováni o počtu vložených záznamů a pokračujte pomocí Pokračovat.

Po použití Pokračovat je k dispozici Kontrolní tabulka vstupů od ext.rozúčtovatele:

Před samotným uložením ext. vstupů s náklady jsou k dispozici importovaná data. Data k uložení jsou podbarvena bílou barvou a znamenají, že je bylo možné spárovat s konkrétním vlastníkem a jednotkou. Data podbarvená červenou barvou nebylo možné spárovat a uložena nebudou.

Nechcete-li ukládat import s nespárovanými položkami, použijte Zavřít a upravte data v importovaném souboru tak aby bylo dosaženo přesnějšího spárování.

Uložíte-li data i přesto, že některá nebudou uložena z důvodu nespárování, budete o nespárovaných položkách informováni e-mailem, který Vám automaticky Domsys odešle.

Párování dat při importu
Importovaná data jsou párována k vlastníkům/nájemcům a jednotkám pomocí párovacích symbolů, které jsou uvedeny v importovaných souborech a musí být totožné s párovacími symboly nastavenými v Domsysu.

Párovací symbol vlastníka/nájemce - nastavíte ve Vlastníci/Nájemci pomocí Upravit konkrétního vlastníka/nájemce. Párovací symbol jednotky - nastavíte v Nemovitost->Jednotky pomocí Upravit konkrétní jednotku.

V Domsysu jsou automaticky přednastaveny tyto párovací symboly, pokud nejsou vyplněny uživatelem:

párovací symbol vlastníka/nájemce = jméno vlastníka

párovací symbol jednotky = číslo popisné/číslo jednotky - např. 178/5

Data se párují nejdříve pomocí párovacího symbolu vlastníka/nájemce, pakliže není jednoznačné toto párování, je použito párování pomocí párovacího symbolu jednotky.

Takto vložené náklady od externího rozúčtovatele budou uvedeny jako náklad jednotlivých vlastníků/nájemců v ročním vyúčtování.

(Evidujte-li v Domsysu měřidla s odečty, ale rozúčtování provádí externí rozúčtovatel, máte možnost takováto měřidla nezobrazit v jednotlivých vyúčtování. Stačí v Nemovitost->Měřidla->Měřící soustavy na požadované měřící soustavě použít tlačítko Upravit a na záložce Vyúčtování toto nastavit v kolonce "Zobrazit měřidla ve vyúčtování ANO/NE".)

Návod krok za krokem - Externí rozúčtovatel s importem nákladů

Využíváte-li pro rozúčtování nákladů externí firmu - tzv. externího rozúčtovatele, je možné využít importu těchto nákladů na jednotlivé vlastníky/nájemce do Domsys a to ze souboru získaného od externího rozúčtovatele v elektronickém formátu.

Každý rozúčtovatel používá jiný typ souboru. Vzory typů souborů, které je možné importovat do Domsysu naleznete v nastavení externího rozúčtovatele (Nemovitost -> Ext.rozúčtovatel) nebo v importu vstupů od ext. rozúčtovatele (Správa -> Ext. vstupy).

1. Nastavení externího rozúčtovatele

modul NEMOVITOST -> Nemovitost -> Ext.rozúčtovatelé

Externího rozúčtovatele zakládáte v Domsysu jako jednotlivé služby včetně určení firmy, která poskytuje službu rozúčtování nákladů. Pomocí těchto externích rozúčtovatelů můžete nastavit rozúčtování na požadované složce předpisu. Nového ext. rozúčtovatele založíte pomocí tlačítka Nový ext. rozúčtovatel či ikony +.

Pro potřeby importu souboru s náklady je potřeba provést nastavení na záložce Import vstupů.

Typ souboru - vyberte typ souboru, který od externího rozúčtovatele budete importovat (na této obrazovce také naleznete odkaz ke stažení vzorů podporovaných typů souborů).

Sloupec - vyberte hodnotu, která bude ze souboru s rozúčtováním nákladů převzata jako náklad vlastníka/nájemce pro konkrétní položku ext. rozúčtovatele.

2. Získání souboru od ext. rozúčtovatele

Požádejte firmu, která Vám poskytuje službu externího rozúčtování nákladů, aby zaslala Vámi požadovaný typ souboru.

Vzory jednotlivých typů souborů, které je možné v Domsysu zpracovat jsou k dispozici v nastavení externího rozúčtovatele (viz. kapitola Nastavení externího rozúčtovatele). Každý soubor je nazvaný tak, jak jej také eviduje ext. rozúčtovatel.

3. Import souboru

modul NEMOVITOST -> Správa -> Ext. vstupy

Před importem nákladů zkontrolujte, zda máte na požadovaných složkách předpisu nastaven způsob rozúčtování dle externího rozúčtovatele a ke složce předpisu přiřazeny správné jednotky. Toto nastavení je podmínkou pro možný import nákladů od externího rozúčtovatele.

Získaný soubor od ext. rozúčtovatele naimportujete pomocí Importovat.

Vyberte typ souboru - je třeba, aby byl totožný s nastavením importu v Externím rozúčtovatli (viz. kapitola Nastavení externího rozúčtovatele).

Na této obrazovce také naleznete odkaz ke stažení vzorů podporovaných typů souborů.

V pravé části klikněte na Soubor nepřiložen a vložte soubor od externího rozúčtovatele (1). Při úspěšném vložení jste informováni o počtu vložených záznamů (2) a pokračujte pomocí Pokračovat (3).

4. Kontrola párování vloženého souboru

Před samotným uložením ext. vstupů s náklady doporučujeme zkontrolovat data, která budou uložena. Data k uložení jsou podbarvena bílou barvou a znamenají, že je bylo možné spárovat s konkrétním vlastníkem a jednotkou. Data podbarvená červenou barvou nebylo možné spárovat a uložena nebudou. Před uložením souboru je možné provést nastavení, pomocí kterého je možné přesněji data spárovat - je to úprava párovacích symbolů pro vlastníka či jednotku (1).

5. Nastavení párování

Existují dva párovací symboly, kterými se data propojují. Je to párovací symbol vlastníka/nájemce a párovací symbol jednotky, kdy párovací symbol vlastníka/nájemce má přednost. Párovací symbol jednotky se použije hlavně v případě, kdy vlastník/nájemce má přiřazeno více jednotek.

V Domsysu jsou automaticky přednastaveny tyto párovací symboly, pokud nejsou vyplněny uživatelem:

párovací symbol vlastníka/nájemce (1) = jméno vlastníka (2)

párovací symbol jednotky (1) = číslo popisné/číslo jednotky - např. 178/5 (2)

Úprava párovacích symbolů

Pro správné párování dat importovaných do Domsysu je třeba, aby párovací symboly použité externím rozúčtovatelem byly stejné s nastavením v Domsysu. Je potřeba tedy upravit buď párovací symbol v Domsysu nebo v importovaném souboru. Upravíte-li si jednou párovací symbol v Domsysu, budou s největší pravděpodobností další importy správně spárovány.

Správné párovací symboly naleznete v Domsys po importu souboru ve sloupcích Párovací symbol a Pár.symbol jednotky (viz. prostřední obrázek).

Nastavení párovacího symbolu pro vlastníka/nájemce provedete v úpravě vlastníka/nájemce v modulu Nemovitost -> Vlastníci/Nájemci (záložka Ostatní -> Pár. symbol pro ext. rozúčt.)

Nastavení párovacího symbolu pro jednotku provedete v úpravě jednotek v modulu Nemovitost -> Jednotky (kolonka Pár. symbol pro ext. rozúčt.).

6. Uložení souboru

Máte-li provedený import, který chcete uložit, použijte k tomuto účelu ikonu Uložit (1). Ukládáte-li vstupy, kde jsou nespárovaná data (barevně označená), budou tato data neuložena a uživateli, který provádí tuto akci, bude zaslán informací e-mail se seznamem neuložených řádků (2)


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)