Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením první nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Časté dotazy (FAQ)

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - automatický import přes API (KB,FIO)

Import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Upomínky

V aplikaci Domsys vytvoříte upomínky jednoduše hromadným generováním či ručním vytvořením. Takovéto upomínky lze exportovat do pdf, ale také rovnou z Domsys odeslat pomocí e-mailu, DopisOnline či jako SMS upomínku.


Návod krok za krokem

Pomocí tohoto návodu Vás provedeme zpracováním upomínek.

1. Nastavení upomínek

modul Nemovitost->Nastavení->Upomínky

Nastavte si v nemovitosti výchozí šablony pro tvorbu upomínek spolu s preferovaným kanálem pro zaslání a typem poštovní adresy kam mají být upomínky zasílány v případě kanálu Pošta. Nastavení provedete v modulu Nemovitost->Nastavení->Upomínky. Takto nastavené šablony budou použity také při generování upomínek za zákazníka, v modulu CRM.

Nenastavíte-li si šablony, budou do upomínek použity šablony systémové.

Jednotlivé vlastní šablony vytváříte v modulu Domsys SPRÁVCE->Nastavení->Šablony. Můžete je používat u všech subjektů, které spravujete.
V tomto článku naleznete také postup jak vlastní šablony vytvořit.

Rozlišujeme 3 typy upomínek:

Upomínka 1 (nízká závažnost) - je předvybrána odpovídající šablona u těch dlužníků, kterým nebyl v minulosti žádný předpis upomínán. Bude použita při prvním upomínání vlastníka/nájemce

Upomínka 2 (střední závažnost) - je předvybrána odpovídající šablona u těch dlužníků, kterým byl na některý z předpisů zaslán předpis právě jednou. Bude aplikací použita při druhém upomínání vlastníka/nájemníka (např. pokud vlastník dluží jeden předpis, který byl již jednou upomínán nebo dluží předpis, který byl již upomínán + předpis další)

Upomínka 3 (vysoká závažnost) - vysoká závažnost, některý z předpisů byl v minulosti upomenut více než jednou. Bude aplikací použita při třetím upomínání vlastníka/nájemníka (princip určování závažnosti je stejný jako u Upomínky 2).

Samotné upomínky vytváříte v modulu Nemovitost->Vlastníci->Upomínky automaticky či ručně (taktéž je možné upomínky vytvořit v modulu CRM->CRM->Upomínky).

Chcete-li upomínky zasílat klasicky poštou, doporučujeme zřídit přístup do služby DopisOnline a zadat přístupové jméno a heslo v Nastavení->Nemovitost->DopisOnline.

Pro zasílání SMS upomínek je třeba vytvořit účet na GoSMS.cz a zadat přístupové jméno a heslo v modulu Správce->Nastavení (využijte návodu krok za krokem pro GoSMS: Zasílání SMS )

2. Generování upomínek

modul Nemovitost->Vlastníci->Upomínky

modul CRM->CRM->Upomínky (v modulu CRM lze vytvářet upomínky pro všechny vlastníky/nájemce z přiřazených nemovitostí)

Kliknutím na Generovat upomínky se zobrazí seznam dlužníků k upomenutí k dnešnímu dni. Den, ke kterému upomínky tvoříte můžete vybrat v horní části.

Den, ke kterému upomínky tvoříte můžete vybrat v horní části (1). V horní části můžete určit minimální dlužnou částku (2).

Kliknutím na dlužnou částku se zobrazí přehled, z jakých dlužných částek je výsledný dluh složen spolu s informací, kolikrát byl konkrétní nedoplatek předpisu již upomínán (3). Na tomto místě lze určit komu bude upomínka vytvořena a to volbou Ano/Ne (4).

Vystavujete-li faktury vydané např. na přefakturaci opravy v modulu Nemovitost či CRM->Finance->Doklady a určili jste, že patří k vlastníkovi/nájemci, bude na tyto neuhrazené doklady vystavena samostatná upomínka jejíž součástí bude opis faktury.

Po uložení se vytvoří seznam upomínaných vlastníků (5).

Nastavení použití šablon upomínek k jednotlivým závažnostem provedete dle výše uvedeného bodu č.1. Nastavení upomínek.

Pomocí poklikání na řádku upomínky jsou k dispozici podrobné informace vztahující se k upomínce - celková částka upomínaná včetně výpisu jednotlivých dlužných předpisů, náhled samotné upomínky, jmenovitý seznam příjemců a přehled odeslání upomínky.

Vytvořené upomínky lze jednoduše filtrovat pomocí štítků.

Upomínky lze vytvořit také ručně

Lze vytvořit manuálně upomínku pouze na jednoho vlastníka/nájemníka se zadáním upomínané částky. V záložce Náhled lze určit šablonu upomínky včetně textů.

3. Úprava upomínky

Před tiskem nebo odesláním upomínky lze jednotlivé upomínky upravit pomocí Upravit, upravit lze údaje jak na záložce Obecné, tak i Náhled, kde je uveden průvodní text upomínky.

4. Tisk upomínky

Pomocí nabídky Další->Export do PDF určíte, kterým osobám mají být upomínky do PDF exportovány. Na tomto místě lze výběrem nastavit Identitu a Podpis - obě informace vycházejí z nastavení přihlášeného uživatele (nastavení uživatele provedete v symbolu teček v pravém horním rohu aplikace).

5. Odeslání upomínky

K označeným upomínkám pomocí nabídky Odeslat upomínku určíte, kterým osobám mají být upomínky odeslány a jakým kanálem (lze použít více najednou - např. odeslat mailem a zároveň dopisem). Na tomto místě lze výběrem nastavit Identitu a Podpis (to jsou informace o osobě, která upomínky odesílá) - obě informace vycházejí z nastavení přihlášeného uživatele (nastavení uživatele provedete v pravém horním roku v ikoně "tří teček").

Před odesláním upomínek příjemcům je možné využít "Odeslat testovací" '(1), kdy uživateli zpracovávajícímu upomínky přijdou upomínky v té formě, ve které je obdrží příjemci (e-mail, na který budou odeslány testovací maily, můžete ověřit najetím myši na Odeslat testovací).

Pro konečné odeslání dáte Odeslat (2)

Nemají-li se pravidelně některému vlastníkovi/nájemci upomínky zasílat, nastavte toto v úpravě odpovědné osoby (modul Nemovitost->Vlastníci/Nájemci->Upravit vybraného vlastníka/nájemce->Odpovědné osoby->u konkrétní osoby Akce->Vlastnosti odp.osoby.

6. Ostatní informace k upomínce

V případě, že vlastník/nájemník uhradí upomínané předpisy, pak je to ve vygenerovaných upomínkách rozpoznat podle ikon u jednotlivých částek. 

Postupné uhrazování předpisů je vidět po otevření upomínky (1). Celkové uhrazení upomínané dlužné částky je vidět v seznamu generovaných upomínek (2).

Informace o vytvořené upomínce k danému vlastníkovi/nájemníkovi je také ve Vlastníci/Nájemníci->Vlastníci/Nájemníci v otevření daného vlastníka/nájemníka. Po kliknutí na počet upomínek jste přesměrování přímo do upomínek.

Šablony upomínek

Modul SPRÁVA->Nastavení->Šablony

Šablony slouží k možnosti vložit do sestav vlastní varianty textů.

Zde jsou nastaveny základní systémové šablony upomínek. Text upomínky si lze prohlédnout v otevření upomínky přes pravé tlačítko myši -> Otevřít->záložka Obsah šablony

Vytvoření nové šablony (klientské upomínky)

Modul SPRÁVA->Nastavení->Textové šablony

  • Vytvoření kopírováním
  • Vlastní šablonu můžeme vytvořit kopírováním šablony systémové – vybereme systémovou šablonu upomínky, na které pomocí pravého tlačítka myši dáme Vytvořit kopii.
  •  
  • Nová šablona
  • Vlastní šablonu můžeme vytvořit pomocí tlačítka Nová šablona

Záložka Obecné

Název – pojmenování šablony

Typ – vyberete Upomínka

Záložka Obsah šablony

Titulek – text zde vypsaný bude na dokumentu uveden jako název dokumentu

Pod kolonkou Titulek je místo pro napsání zprávy, která bude uvedena na upomínce. Do titulku i zprávy lze použít zástupný znak [SPLATNOST]. Datum konkrétní splatnosti můžete určit při vytváření upomínek či v jejich úpravě.

Na záložce SMS a E-mail vytvoříte průvodní text, který bude použit při zaslání upomínky těmito kanály. Do textu můžete použít zástupné znaky [NEMOVITOST], [ČÁSTKA] - Domsys doplní název nemovitosti a celkovou upomínanou částku.

Nastavení výjimek v upomínání

1. nastavení pro Vlastníka/Nájemníka

Omezení zasílání upomínek můžete nastavit přímo pro vybraného Vlastníka/Nájemníka a to v modulu Nemovitost->Vlastníci/Nájemníci-vybraného Upravit->záložka Ostatní (Vytvářet upomínky Ano/Ne)

2. nastavení pro vybrané Předpisy plateb

Pokud je potřeba neupomínat jen vybrané předpisy plateb, pak lze toto nastavit přímo v modulu Nemovitost->Finance->Předpisy->na označených předpisech použijte pravé tlačítko myši->Upravit

(toto lze nastavit hromadně právě i pro více označených předpisů pomocí Ctrl+označení řádků nebo Ctrl+A pro označení všech zobrazených předpisů)


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)