Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Časté dotazy (FAQ)

Základní evidence

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Adresáře osob a dodavatelů

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Export do STORMWARE Pohoda-účtovací vzory CRM

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro katastr nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Nový vlastník/nájemce

Modul NEMOVITOST->Vlastníci (u nájemního domu Nájemci)

Spravujete-li SVJ, evidujete Vlastníky jednotek. Pakliže vlastník bytu v tomto SVJ byt pronajímá a vy zajišťujete správu pro daného vlastníka jeho bytu, je to vztah, který se správou SVJ nesouvisí. Je to samostatná agenda.

U SVJ a Bytového družstva vlastníci časově musí nutně navazovat. Nemůže mezi jednotlivými vlastníky vzniknout mezera ani se nesmí překrývat. Program toto automaticky hlídá.

Spravujete-li domy, byty, prostory, které jsou pronajímány, evidujete Nájemce. U Nájemního domu se nesmí nájemníci překrývat, může však mezi jednotlivými nájemci být časová mezera.

V Domsysu používáte stejné kroky jak v evidenci vlastníků či nájemců. Mění se pouze používané názvosloví a případně jsou navíc nabízeny kolonky pro evidování údajů dle použití pro vlastníky/nájemce.

Pro tento manuál budeme používat názvosloví "Vlastník".

Nového vlastníka vytvoříte v

  • Modul NEMOVITOST->Vlastníci->Vlastníci->Nový vlastník (Importujete-li jednotky z katastru nemovitostí, mohou být vlastníci vytvořeni automaticky v rámci importu. Podívejte se na naše video v článku Průvodce vytvořením první nemovitosti )
  • Modul NEMOVITOST->Nemovitost->Jednotky->Nový vlastník z nabídky pravého tlačítka myši (na vybrané jednotce)

Vyberete-li jednotku, která již má vlastníka, aplikace nabídne ukončení původního a poté vložení nového.

Ve správě SVJ, lze u přiřazených jednotek evidovat, zda jsou vlastníkem komerčně využívány (např. jako krátkodobý pronájem Airbnb). Po založení vlastníka, níže uvedeným způsobem, tuto možnost naleznete po jeho rozkliknutí (otevření) - záložka Jednotky, kde u požadované jednotky přes akce zaevidujete komerční využití.

Nový vlastník

Po kliknutí na Nový vlastník zvolte jednotku, ke které jej chcete přiřadit. Každému zde zaevidovanému vlastníkovi bude vytvořen samostatný předpis. Chcete vlastníkovi přiřadit více jednotek, za které bude pravidelně platit jeden hromadný předpis? Pak po založení vlastníka jej rozklikněte (otevřete) a pomocí tlačítka Přiřadit jednotku dopřiřaďte další požadované jednotky.

Vlastník od – zadejte od kdy je vlastníkem, „počátek“ znamená bez zadaného začátku tedy je tam od chvíle, kdy Nemovitost v Domsys evidujete

Vlastník do – zadejte, ke kterému dni chcete vlastníka v aplikaci ukončit. „Současnost“ znamená, že vlastník/nájemce není ukončen.

Názvosloví podpisů - změňte, pokud je vztah nájemce k nemovitosti jiný než výchozí. Tímto nastavením ovlivníte pouze terminologii na evidenčním listu. Např. je-li nájemce spíše podnájemce, zde to změňte, jinak ponechejte "Výchozí" .

Účet pro platby – „výchozí účet“ znamená, že bude použit účet označený jako Výchozí pro platbu předpisů (Nastavení->Účty). Pokud používá Nemovitost více účtů a někdo hradí předpisy na jiný, než výchozí, vyberte jej na tomto místě.

Variabilní symbol – můžete upravit variabilní symbol, který je tvořen automaticky dle nastavení (Nastavení->Nemovitost->Obecné). Doporučujeme prověřit, zda bude některý ze způsobů vyhovovat. Do budoucna tak nemusíte myslet na to, jak VS pro nového vlastníka vytvořit.

Záložka Odpovědné osoby

Osoby rozlišujeme na Odpovědné osoby a Uživatele, jelikož někdo jednotku vlastní a někdo jiný může být jejím uživatelem. Osobu můžete zadat ručně pomocí „Nová osoba“ nebo vybrat z adresáře „Vybrat z adresáře“.

Lze evidovat nejen majitele, ale také osoby, které mají různý vztah k jednotce a vlastníkovi jako např. zástupce, nájemník, popř. ostatní, jelikož někdo jednotku vlastní a někdo jiný může být jejím uživatelem. Osobu můžete zadat ručně pomocí „Nová osoba“ nebo vybrat z adresáře „Vybrat z adresáře“.

V případě, že jednotka je ve společném jmění manželů, pak po zadání obou majitelů použijeme u jedné z osoby nabídku pravého tlačítka myši (či v Akce) Nastavit SJM a vybereme osobu, která bude tvořit společné jmění a zvolíme druh společného jmění (SJM či MCP). Takto nastavené SJM bude automaticky přeneseno do jména vlastníka na záložce Vlastník.

Počet osob, který vstupuje do výpočtu částek ze složek předpisu, které jsou vázány na tyto počty je potřeba zadat do záložky Uživatelé.

Záložka Uživatelé

Metoda – počet osob (uživatelů) lze v aplikaci Domsys evidovat dvěma způsoby.

  • časová osa – neznáte-li jména uživatelů a chcete evidovat pouze číselně, velmi doporučujeme použít časovou osu. Časová osa má hned několik výhod. Můžete evidovat změnu osob libovolně v průběhu roku i v budoucích měsících a máte výborný přehled o nastavení počtu osob.
  • dle zadaných osob – pro výpočet počtu osob je použit způsob Evidovaní uživatelé, kde jmenovitě evidujete jednotlivé osoby spolu s intervaly, kdy jednotku užívali. Ve vyúčtování je poté provedeno rozúčtování přesně na dny, dle zadaných intervalů užívání.

Záložka Ostatní

Splatnost předpisu – má-li mít vlastník individuální splatnost předpisu oproti výchozímu nastavení pro Nemovitost (Nastavení->Nemovitost->Předpisy)

Účet pro přeplatky – je-li evidováno více osob (majitelů) a u nich bankovní účty, vyberte, kterému z nich budou zasílány případné přeplatky z vyúčtování.TIP: Účet pro přeplatky z příchozích plateb nastavíte jednotlivých osobám jednoduše ve Vlastníci/nájemci -> Adresář pomocí tlačítka Nastavení účtu (či Další->Hromadné nastavení účtu).Použijte-li tlačítko Nastavení účtu, Domsys nabídne účty, z kterých osoba platí, s přehledem počtu plateb a data poslední platby - velmi snadno tak vyberete správný účet, který se k osobě má zaevidovat.Použijete-li Hromadné nastavení účtu, Domsys k osobám zaeviduje číslo účtu, z kterého osoby platí (účet se nastaví jen v případě, že vlastník/nájemce platí jen z jednoho jediného účtu).Vytvářet upomínky – zde můžete generálně blokovat vytváření upomínek pro daného vlastníka.

Samostatné vyúčtování – v případě, že generujete vyúčtování po jednotkách (tedy co jednotka, to jedno vyúčtování), může nastat situace, kdy se vám bude hodit mít extra vyúčtování pro samostatného vlastníka. Pakliže se tak stane, zvolíte Ano. Situace, kdy se toto hodí je například ve chvíli, kdy vlastník spadne do insolvence a je v procesu oddlužení. V tu chvíli ukončujete vlastníka „do insolvence“ a zakládáte nového vlastníka „od insolvence“.  V této situaci je poté třeba samostatné vyúčtování pro vlastníka do doby, než nastala insolvence.

Chráněná výše konta – zadejte částku, která bude na vlastníkově kontu zachována i v rámci vyúčtování. Tedy bude-li chráněná výše konta 10000Kč, vlastníkovi se do vyúčtování započítá jen ve výši, která překračuje 10000Kč.

Jazyk – vlastníkovi můžete generovat výstupy v jiném jazyce, než v kterém Domsys užíváte. V tuto chvíli můžete zvolit Česky, Slovensky, Anglicky.

Pár. symbol pro ext. rozúčt. - vyplňte jen v případě potřeby pro import nákladů od externího rozúčtovatele. Zadejte párovací symbol pro správné přiřazení nákladu při použití importu vyúčtování nákladů od ext. rozúčtovatele (je tedy tředa, aby tento symbol souhlasil s identifikací v souboru od ext. rozúčtovatele). Není-li pár.symbol uveden, bude použito jméno vlastníka (viz.kolonka níže).

Párovací symbol - zde můžete uvést symbol jako další možnost, dle které budou párovány platby (mimo to je také exportován do účetnictví - položka Párovací symbol)

Jméno vlastníka – aplikace Domsys jako jedna z mála umožňuje evidovat všechny vlastníky (např. SJM jsou dva vlastníci), podílové vlastnictví jednotky více fyzickými či právnickými osobami. Pro účely výstupů je však třeba znát „jméno vlastníka“ na jeden řádek. Toto pole je tvořeno automaticky dle zadaných osob (majitelů v záložce Odpovědné osoby). Chcete-li z nějakého důvodu tento řádek změnit, zvolte na záložce Ostatní „zadat manuálně“. Ve většině případů není třeba toto nastavení měnit a ponecháte „výchozí“.

Záložka Podmínky - tato záložka je dostupná v nemovitosti s formou Pronájem, kdy režim nájemních smluv je Zjednodušený

Na této záložce evidujete informace k nájemní smlouvě:Smlouva od/Smlouva do/Číslo smlouvy - zadejte údaje ze smlouvyUpozornit dnů před koncem smlouvy - aplikace upozorní na blížící se konec nájemní smlouvy předem a to dle zde zadaného počtu dnů. Upozornění probíhá pomocí pracovní pozice (pracovní pozici založíte v modulu Správce->Nastavení->Pracovní pozice)Kauce - zaevidujte si informace k vybírané kauci (více o evidenci jednotlivých finančních pohybů na kauci naleznete v článku Kauce )

Potřebujte, aby vytvořené předpisy pro vlastníka/nájemce bylo možné vytisknout jako daňový doklad v požadované číselné řadě? Nastavte tyto údaje v Předpis jako faktura. Nahlédněte také do článku Předpis jako faktura vydaná .
Potřebujete k vlastníkovi/nájemci evidovat více údajů?Využijte možnost vytvoření vlastních profilů (libovolných položek) v modulu Správce->Správce->Profil. Máte-li profily vytvořené, stačí konkrétního vlastníka/nájemce Otevřít či rozkliknout a údaje doplnit. Tvorbou profilů a jejich vyplněním Vás provede článek Profily (uživatelsky definovatelná pole) .
Co bude vlastník/nájemce platit? A jak to upravit? Podívejte se na článek Předpisy plateb .

Konto vlastníka/nájemce

Každý vlastník/nájemce má své virtuální konto, které funguje obdobně jako peněženka, chcete-li.

Úhrada přijatá od vlastníka je příjmem na jeho kontě. Při párování platby k předpisům dojde k čerpání (výdaji) z konta na konkrétní položky předpisu. Z toho plyne, že konto se prakticky nemůže dostat do mínusu. Do mínusu se dostane jen v případě, že vlastníkovi vyplatíte peníze, na které neměl nárok. Jedná se v zásadě vždy o chybný stav.

Pokud má vlastník/nájemce zůstatek na kontě (úhrady nepřiřazené k předpisům, chcete-li "přeplatek"), můžete touto částkou uhradit další (budoucí) předpis nebo neuhrazené předpisy v minulosti. Poznámka: Přeplatky na konto (do "peněženky") mohou vznikat např. pravidelnými platbami vyššími než je výše předpisu.

Informace o aktuální výši konta jednotlivých vlastníků/nájemců je k dispozici v Vlastníci/Nájemci->sloupec Konto. Po rozkliknutí vlastníka/nájemce a kliknutím na výši konta, která je uvedena vpravo nahoře (či použitím záložky Konto) jsou k dispozici jednotlivé pohyby na konkrétním kontu. Pohyby, které mají u sebe ikonu zámku, jsou pohyby vzniklé při zpracování transakcí a lze je upravit jen úpravou konkrétní transakce. Řádky, které nemají ikonu zámku jsou pohyby provedené ručně a lze je smazat pomocí tlačítka Smazat.

Zůstatek Konta lze použít k úhradě neuhrazeného předpisu a to dvěma způsoby:(takovéto úhrady jsou úhrady provedené ručně a jsou to právě ty, které lze z pohybů na kontu smazat)

  • V nabídce Finance->záložka Předpisy je, v případě kladného zůstatku na kontě, vpravo u dlužné částky předpisu tlačítko Uhradit z konta. U požadovaného dlužného předpisu klikněte na Uhradit z konta a určete částku, která má být z konta použita na úhradu předpisu.
  • V nabídce Vlastníci/Nájemci->záložka Konto vyberte konkrétního vlastníka/nájemce a pomocí tlačítka Uhradit z konta uhraďte požadovaný předpis v požadované částce.
Podívejte se na článek týkající se konta: Konto vlastníka/nájemce

Evidenční listy

Výstupy naleznete obecně v tlačítkové liště pod tlačítkem Výstupy.

Evidenční list můžete vygenerovat také za vybrané či všechny vlastníky do jednoho PDF.

Je-li známo nastavení složek, z kterých budou vlastníkovi/nájemci vytvářeny předpisy, lze evidenční list vytvořit i bez existence předpisů.Existuje-li pro požadovaný měsíc již předpis, budou v evidenčním listu uvedeny údaje z předpisu, tedy ne z nastavení.

Na záložce Obecné určete co má být součástí evidenčního listu:

Změnový list - je tabulka s porovnáním vybraného měsíce s měsícem předchozím

Způsob rozúčtování - u položek předpisů budou uvedeny způsoby rozúčtování nákladů v ročním vyúčtování

Platební kalendář - obsahuje přehled plánovaných plateb předpisů na 12 následujících měsíců. Pro každou sadu předpisu je vytvořen samostatný kalendář. Tato příloha má v záhlaví název Evidenční list. V Nastavení->Nemovitost a Nastavení->Sady předpisů je možné vybrat jiný název (Splátkový kalendář, Platební kalendář).

Má-li vlastník více jednotek a zvolíte volbu Souhrnně, pak pro tohoto vlastníka bude evidenční list vytvořen jako souhrnný přehled složek předpisu pro jednotlivé jednotky bez podrobností. Zvolíte-li Detailně, pak pro každou jednotku bude vytvořen detailní evidenční list.

záložka Zpráva - součástí evidenčního listu může být Váš text jako informativní zpráva, která bude umístěna na konci ev.listu

Podívejte se na článek Evidenční list, platební/splátkový kalendář , který Vás provede nastavením a vytvořením evidenčního listu.

Veškeré informace k vlastníkovi/nájemci na jednom místě včetně nastavení předpisů a přiřazení dalších jednotek pod jeden variabilní symbol

Ke každému vlastníkovi/nájemci máte všechny informace na jednom místě. Stačí konkrétního vlastníka/nájemce otevřít (2x kliknout nebo použít nabídku pravého tlačítka myši->Otevřít).

Zde jsou nejen informace o platnosti, osobách a dalšího nastavení, ale na záložce Finance jsou veškeré údaje, které se týkají nastavení složek, evidovaných předpisů, plateb, upomínek. Z tohoto místa pomocí Akce na každém řádku můžete daný údaj editovat.

Na záložce Složky předpisu lze pro konkrétního vlastníka/nájemce nastavit jejich výši přímo jen pro něj.

TIP: Podívejte se na níže přiložené video s názornou ukázkou nastavení složek individuálně pro konkrétního vlastníka/nájemce.

Přehled výpočtu předpisů - toto je funkce, kterou si jednoduše můžete zkontrolovat předpokládanou výši předpisu aniž by byl vytvořen. Funkce je dostupná pro celkovou částku předpisu (tlačítko dostupné v horní liště) nebo pro jednotlivé složky (použijte Akce->Přehled výpočtu předpisů).


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)