Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Časté dotazy (FAQ)

Základní evidence

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Adresáře osob a dodavatelů

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Export do STORMWARE Pohoda-účtovací vzory CRM

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro katastr nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu je základním stavebním kamenem předpisu plateb. Složkou předpisu se rozumí jednotlivé položky, z kterých se bude skládat předpis plateb. Složkou předpisu říkáte, co v dané nemovitosti vlastníci(SVJ)/nájemci budou platit za služby a další položky pravidelných plateb (později vzniklých předpisů). Na složce předpisu nastavíte výchozí pravidlo jak má být částka do předpisu vypočítána a pokud je složka zálohou, pak určíte jak mají být evidované náklady rozúčtovány mezi jednotlivé vlastníky/nájemce.

Do složky předpisu také evidujete náklady (náklady pořizujete v modulu Nemovitost či CRM->Finance, přiřazené náklady do složek najdete v modulu Nemovitost->Finance-Náklady složek).

Vytvoření složky předpisu

Modul NEMOVITOST->Nemovitost->Složky předpisu, tlačítko Nová složka

Název – například Studená voda, Vytápění, Ohřev TUV, Správcovský poplatek, Studená voda pro TUV

Typ složky – složka může mít pro účely vyúčtování několik typů:

  • záloha (rozúčtování skut.nákladů) – ve vyúčtování budou rozúčtovány náklady a dle zaplacených záloh vznikne pro danou složku doplatek či nedoplatek. Typické použití pro většinu složek v SVJ.
  • fond (vyúčtování předpisů) – fond je složkou, která se nevyúčtovává oproti skutečným nákladům. Navíc můžete zadat Počáteční stav, aby bylo možné zobrazovat aktuální účetní stav Fondu. Nezaplacené předpisy s fondem vstupují do vyúčtování a jsou zahrnuty ve výsledku vyúčtování. U takovéto složky je k dispozici také aktuální zůstatek. Přehled zůstatků včetně položek, které jej tvoří naleznete v modulu Nemovitost->Nemovitost->Přehled->Výstupy->Stav fondu
  • nájem (vyúčtování předpisů) – tato složka není zahrnuta do výsledku vyúčtování (neuhrazené předpisy na nájmu jsou ve vyúčtování uvedeny odděleně a to jako Neuhrazené položky neovlivněné vyúčtováním)
  • anuita (vyúčtování předpisů ) - tato složka není zahrnuta do výsledku vyúčtování (neuhrazené předpisy na anuitu jsou ve vyúčtování uvedeny odděleně a to jako Neuhrazené položky neovlivněné vyúčtováním). Počáteční stav anuity lze zadat k jednotce takto - Nemovitost->Jednotky->pravé tlačítko myši Otevřít->záložka Složky předpisu->u složky vyjadřující anuitu Akce->Individuální nast. složky pro Jednotku->záložka Anuita – počáteční stav doplníme jako mínusovou částku.
  • Přehled zůstatku anuity: Nemovitost->Jednotky->Výstupy->Přehled zůstatků anuity
  • kauce (vyúčtování předpisů) - tato složka není zahrnuta do výsledku vyúčtování
  • příslušenství (vyúčtování předpisů) – tento typ složky je určen pro úroky a poplatky z prodlení. Tato složka není zahrnuta do výsledku vyúčtování (neuhrazené předpisy jsou ve vyúčtování uvedeny odděleně a to jako Neuhrazené položky neovlivněné vyúčtováním)
  • jiná (vyúčtování předpisů) – typické použití je pro nedoplatek z vyúčtování v předchozím roce, kdy jste jej spočítali v jiném software než v Domsys. Například složka Nedoplatek z vyúčtování RRRR (kde rok je rok, kdy jste ještě nepoužívali Domsys).

Typy složek předpisů mají již systémem nastaveno, zda se mají zahrnout do výsledku vyúčtování (do nedoplatku/přeplatku z vyúčtování). Toto nastavení si však uživatel může přenastavit pomocí Vyúčtovat Ano/Ne.

Kód SIPO – používáte-li SIPO účet (Nastavení->Účty), můžete zadat kód poplatku SIPO. Zadání provedete na záložce Rozšířené.

Platnost – složka může zaniknout či může být platná např. od poloviny roku. K tomu použijete nastavení Platnosti. Standardně není třeba platnost vyplňovat. Vyplňujete ve chvíli, kdy složka v průběhu zanikne nebo naopak vznikne nová.

Sada předpisů – pakliže používáte sady předpisů (Nastavení->Sady předpisů), můžete zvolit do které sady má být složka vkládána. Toto nastavení provedete na záložce Rozšířené

Výchozí výše platby do předpisu

Pro správné nastavení je třeba si uvědomit, že složka pracuje jak se způsobem, jak vznikne požadavek na měsíční platbu, tak se způsobem jak budou náklady rozúčtovány (u složek typu záloha).

Toto jsou dvě rozdílné věci, které nelze slučovat. Záloha může býti počítána například na podlahovou plochu a rozúčtování bude dle Měřící soustavy.

Nastavíme výchozí výši platby do předpisu:

Výpočet dle – vyberte metodu, která bude použita pro výpočet zálohy, platné pro celou nemovitost obecně, nebude-li u jednotky či vlastníka individuálně změněna (příklad: měsíční záloha na úklid bude počítána jako částka 15Kč za m2 podlahové plochy - každému vlastníkovi/nájemci tak bude měsíční předpis pro složku vypočítán dle velikosti podlahové plochy jednotky, ke které je přiřazen).

Pokud nelze nastavit zálohy obecně pro celou nemovitost a je potřeba každé jednotce či vlastníkovi/nájemci nastavit částky individuálně, pak je potřeba nastavit výpočet dle “nepočítat automaticky“.

Částka – částka je zadávána do časové osy , díky které můžete částku v případě potřeby měnit v čase. Částka se vynásobí dle nastaveného „Výpočet dle“. Tedy zadáváte například výši zálohy na studenou vodu pro jednu osobu. Systém automaticky vypočítá zálohy dle počtu osob u vlastníka.

(Pokud je subjekt plátce DPH, pak je třeba nastavit chování složky vůči dani z přidané hodnoty na záložce DPH )

Více parametrů:

Perioda – zpravidla není potřeba měnit. Případně zvolte požadovanou periodu a měsíce, v kterých má být předpis vytvořen

Minimální platba – například u složky Studená voda je možné zadat minimální výši zálohy 100Kč v případě, že jsou v domě vlastníci, kterým by vyšla nulová záloha na vodu (např. mají nahlášeno 0 osob).

Na záložce DPH, v případě, že je subjekt plátce, nastavíme pro vytváření předpisů Režim DPH, Sazbu DPH a Členění DPH pro předpis (do členění DPH vyplníme takový typ členění DPH, který je používaný v účetním softwaru – toto bude použito v exportech do účetnictví).

Pro složku typu Záloha nezapomeňte zadat způsob Rozúčtování

Systém zadání hlídá a bez tohoto nedovolí složku uložit. Přejděme tedy na záložku Rozúčtování.

Podíl - V tabulce nastavte, jaká část skutečných nákladů bude rozúčtována jakým způsobem. Vždy musí být součet podílů 100%.

Metoda rozúčtování – Jakým způsobem bude část nákladů rozúčtována.

Příklad č.1: Studená voda

100%     Měřící soustava: Studená voda

Příklad č.2: Vytápění

40%       Započitatelná podlahová plocha
60%       Měřící soustava: Kalorimetry

Příklad č.3: Správcovský poplatek

100%     na jednotku (rovný díl)

Rozložení nákladů v roce – toto nastavení ovlivňuje velmi detailně způsob, jakým budou náklady rozúčtovány. Bez hlubších znalostí a speciálních požadavků nemáte potřebu zadávat cokoli jiného než „standardní“.

Sledovat odchylku nákladů – toto nastavení nastavte na Ano, chcete-li při vyúčtování kontrolovat, zda průměrné náklady na m2 nepřekračují náklad na m2 v jednotkách o + zadané procento. Proč se to počítá a co to znamená - viz vyhláška pro rozúčtování nákladů na teplo (či její novely a náhrady) a viz. vyhláška o rozúčtování nákladů na vytápění a společnou přípravu teplé vody pro dům (či její novely a náhrady).

Dojde-li například po shromáždění či instalaci měřidel ke změně způsobu rozúčtování složky, je třeba si uvědomit, že tím vzniká složka nová. Máte-li například Vytápění rozúčtováno podle podlahové plochy a v průběhu roku nainstalujete měřiče tepla, je třeba původní složku Vytápění platností ukončit ke dni. A od následujícího dne vytvořit složku např. Vytápění s měřiči, která bude rozúčtována měřiči. Z toho automaticky plyne, že správce musí určit, kolik nákladů bude rozúčtováno v původní složce a kolik nákladů bude rozúčtováno v nové složce.
TIP: Na konci článku naleznete manuál krok za krokem pro nastavení DPH na složce předpisu.

Přiřazení jednotek ke složce

Po uložení Složky je třeba zvolit, které jednotky mají danou složku platit, a tedy kterým bude také vyúčtována. Tímto přiřazením zajistíte, že jakýkoliv vlastník/nájemce přiřazený k jednotce bude mít u sebe automaticky zaevidováno co má platit a v jaké výši, protože se vše převezme z nastavení složky.

Klikněte na Složce Pravým tlačítkem a zvolte Přiřadit jednotky, jednotky v tabulce označte potřebné jednotky (Ctrl + označení nebo pomocí Označit vše vyberte všechny) a tlačítkem Uložit dokončete nastavení.

Složku nemusí hradit všechny jednotky. Výtah nemusí hradit ti, co jsou v přízemí, společná elektřina pro dva vchody může být jako dvě samostatné složky a každou z nich hradí odpovídající část jednotek apod.

Obdobně můžete použít Odřadit jednotky (v nabídce pravého tlačítka myši na vybrané složce předpisu)To použijte v případě, že jste omylem jednotky přiřadili a nikdy to tak nebylo.

Ukončení platnosti jednotek slouží k tomu, když se v průběhu správy stane, že například v přízemí všichni výtah platili, ale od 1.7. ho již platit nebudou. Vybraným jednotkám v přízemí tedy časově ukončíte přiřazení složky k 30.6. Neprovedete odřazení jednotek, jelikož byste jim tímto složku zrušili i z vyúčtování !

Nastavení částky pro konkrétní jednotku či vlastníka/nájemce

V aplikaci Domsys má předpisy přidělené k úhradě vlastník/nájemce(v nájemním domě). Předpisy tvoříme automaticky dle globálního nastavení složek či zadaných individualit u jednotek či u vlastníka.

Nastavení částky složky předpisu je možné provést také pro konkrétní jednotku (nastavuje se v případě, kdy částka má být stejná i v případě změny vlastníka/nájemce) nebo pro vlastníka/nájemce (toto nastavení platí pouze pro konkrétního aktuálního vlastníka/nájemce). Domsys toto nazývá individuální nastavení, kdy také mimo částky lze individuálně nastavit periodu či slevu na vyúčtovávaných nákladech. Pro více informací se podívejte na tento článek: Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce .

tip: přehled nastavení složek pro jednotlivé vlastníky/nájemníky naleznete v Nemovitost->Složky předpisu-> vybranou složku předpisu rozklikněte a na druhé záložce Souhrnný přehled – na tomto místě lze oba způsoby individuálního nastavení výpočtu složky měnit pomocí Akce

Priorita úhrad složek 

Nemovitost->Složky předpisu->tlačítko Další->Priorita úhrad složek

Aplikace Domsys přesně eviduje, které složky byly v rámci předpisu hrazeny. Proto je vhodné určit si prioritu úhrad složek. Aplikace poté bude přiřazenou platbu hradit k jednotlivým složkám v pořadí, které jste nastavili. V principu jde o to, pokud přijde platby v menší výši, než je předpis, kde se bude tvořit dluh. Bude se tvořit v těch složkách, které jsou na konci.

Pořadí nastavíte přetažením myší.

Kontrola výpočtu předpisů plateb

Po zadání všech složek a individuálních nastavení je vhodné provést kontrolu, zda bude aplikace počítat předpisy tak, jak zamýšlíte.

Kontrolu provedete snadno pro vlastníka/nájemce v Modulu NEMOVITOST->Vlastníci/Nájemci->Vlastníci/Nájemci

Na vybraném vlastníkovi stiskněte pravé tlačítko a vyberte Přehled výpočtu předpisů nebo pomocí tlačítka v detailu vlastníka/nájemce.

Zobrazí se tabulka, která zobrazuje částky, které aplikace dopočítala dle vašeho zadání. Kliknutím na částku se zobrazí její rozpad na jednotlivé složky.

Vytvoření předpisů plateb

Modul NEMOVITOST->Finance->Předpisy

Předpis plateb je základním požadavkem na úhradu od vlastníka. K tomuto předpisu jsou dále párovány přijaté platby. Z nezaplacených předpisů vycházejí dlužníci apod.

Předpisy můžete tvořit několika způsoby

  • Generovat předpisy plateb – předpisy plateb budou vytvořeny automaticky dle nastavení složek  vlastníků, jednotek. Toto je základní a nejčastější způsob tvorby předpisů.
  • Nový předpis plateb – předpis vytváříte zcela ručně, neprobíhají žádné výpočty. Vytvoříte předpis (nový bude na 0Kč), do kterého vložíte požadované složky s požadovanou výší platby. Tento způsob slouží pro velmi specifické použití, kdy je zbytečné či komplikované použít generování. Povětšinou nepoužíváte.
  • Kopírovat předpisy – toto nastavení se hodí ve chvíli, kdy chcete předpisy vytvořit přesně jako v jiném měsíci a z nějakého důvodu se nehodí způsob Generování předpisů plateb.
Podívejte se také na článek Předpisy plateb , kde je více informací.

Generovat předpisy plateb

Nejpoužívanější způsob tvorby předpisů.

Vyberte měsíc, v kterém chcete předpisy generovat. Systém sám zkontroluje, zda již předpisy v daném měsíci existují a dá na výběr, zda chcete chybějící vytvořit a zda chcete existující aktualizovat. Při aktualizaci si můžete vybrat zda chcete aktualizovat jen ty, které ještě nebyly uhrazeny, nebo zda chcete aktualizovat i ty, které již mají připárovanou platbu.

TIP:  Aplikace Domsys umí přegenerovat předpisy i v případě, že mají připárovanou platbu. Je-li původní výše předpisu 5000Kč a je plně uhrazen 5000Kč, mohou nastat tři situace. Aktualizací bude výsledný předpis stejný, bude tedy uhrazen také 5000Kč. Bude-li výsledný předpis po přegenerování menší, bude uhrazen do výše nového předpisu (např.  4500Kč) a zbylých 500Kč zůstane na kontě jako přeplatek. Bude-li nový předpis na vyšší částku (např. 5500Kč), bude tento předpis uhrazen jen do původní výše 5000Kč (i v případě, že by na kontě byly prostředky). Uhrazení zbývajících 500Kč zajistí správce dle okolností.

Upozornění: Předpis vzniká dle nastavení platných v daný okamžik. Změníte-li jakkoli nastavení, předpis zůstává nezměněn do chvíle, než jej přegenerujete. Nemění se vám sám za vašimi zády.

Generováním lze vytvořit či aktualizovat předpisy pro všechny vlastníky/nájemce nebo jen pro vybrané. Požadované nastavení vybíráte v kolonce Vlastníci/Nájemci.

Hromadné generování předpisů

Předpisy lze generovat hromadně pro více nemovitostí jedním kliknutím. Hromadně lze generovat předpisy pro nemovitosti správce Modul Správce->Správce->Další->Hromadné generování předpisů nebo pro nemovitosti vybraného zákazníka Modul CRM->CRM->Nemovitost->Další->Hromadné generování předpisů.

Generovat lze pro všechny nemovitosti nebo jen vybrané, kdy nejdříve označíme nemovitosti (pomocí Ctrl).

Sloučení/nahrazení složky v předpisech
modul Nemovitost->Složky předpisu->Další->Sloučení/nahrazení složky v předpisech

Máte-li již vytvořené předpisy plateb a potřebujete zpětně předepsanou složku včetně přiřazených úhrad sloučit s jinou, můžete použít funkci Sloučení/nahrazení složky v předpisech.

!! Tuto funkci používejte s maximální opatrností. Provedené úpravy jsou nevratné!! Touto funkcí provedete úpravy pouze v existujících předpisech.
příklad: Po celý rok předepisujete složku Pojištění, ale na konci roku se dozvíte, že z nějakého důvodu tato složka neměla být předepisována, ale o předepisovanou částku měl být navýšen předpis na složku Fond oprav. Použitím výše uvedené funkce složka Pojištění z předpisů zanikne a částka předepsaná i zaplacená bude vložena do složky Fond oprav.

Nastavení složky předpisu s DPH

  1. Nastavení plátce DPH na nemovitosti

Pro práci s DPH je třeba nejdříve nemovitost nastavit jako plátce DPH - toto nastavení provedete v modulu Správce->Správce->Nemovitost->v úpravě konkrétní nemovitosti na záložce obecné určete, že je plátcem DPH. Má-li být s DPH počítáno v nemovitostech, které jsou přiřazeny zákazníkovi, provedete toto nastavení pouze v úpravě zákazníka (modul Správce-> Správce->Zákazníci). 

  1. Nastavení DPH u složky předpisu

Při založení nové složky předpisu (modul Nemovitost->Nemovitost->Složky předpisu->tlačítko Nová složka) či v úpravě složky (tlačítko Upravit) je potřeba nastavit záložku DPH. Zde nastavíte jakým způsobem má být DPH počítáno v předpisech. Částky zadané do nastavení složky předpisu se uvádí vždy bez DPH.

Vyberte Režim DPH (1):

Není předmětem - v předpisu nebude DPH počítáno.

Dle protistrany - v předpisu bude DPH počítáno dle nastavení nájemce/vlastníka, na kterém je potřeba nastavit Uplatnit DPH Ano/Ne a to v sazbě, kterou zde nastavíte (2)

Vždy použít - v předpisu bude DPH počítáno vždy v sazbě, kterou zde nastavíte (2)

  1. Nastavení DPH u vlastníka/nájemce

modul Nemovitost->Nájemci/Vlastníci->Nájemci/Vlastníci

Při založení nového nájemce/vlastníka (tlačítko Nový nájemce/Nový vlastník) či v úpravě nájemce/vlastníka (tlačítko Upravit), je potřeba nastavit vztah k dph na kolonce Uplatnit DPH. V případě, že složka předpisu bude počítat DPH dle protistrany (nastavení složky viz. bod 2), bude se výpočet řídit tímto nastavením u vlastníka/nájemce.


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)