Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Časté dotazy (FAQ)

Základní evidence

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Adresáře osob a dodavatelů

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Export do STORMWARE Pohoda-účtovací vzory CRM

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro katastr nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Evidence nemovitostí a jednotek

Nemovitost

Nemovitost vytvoříte v Modul SPRÁVCE-> Správce-> Nemovitosti->Nová stavba či Nový pozemek

Novou nemovitostí se rozumí samostatný nájemní dům, SVJ, bytové družstvo či pozemek, v rámci kterého evidujete jednotky, vlastníky/nájemníky, náklady a vytváříte vyúčtování.

Název – vyplňte název subjektu, jedná-li se o SVJ či Bytové družstvo. U nájemního domu a pozemku vyplňte například adresu.

IČ/DIČ - vyplňte u SVJ či Bytového družstva. Po kliknutí na lupu se načtou údaje o subjektu evidované v aplikaci ARES.

Zde můžete určit, zda subjekt je či není plátce DPH (zda májí být výpočty s DPH k dispozici).

Forma – zvolte SVJ/Bytové družstvo/Pronájem/Jiná. U nájemního domu evidujete nájemníky a mezi jednotlivými nájemníky jednotky může vzniknout časová mezera. U SVJ a Bytového družstva evidujete vlastníky a nemůže vzniknout časová mezera mezi jednotlivými vlastníky jedné jednotky.

KÚ/LV – katastrální území a list vlastnictví je informativní hodnota

Ve správě – těmito daty ovlivníte rok, kdy Domsys začne nabízet nemovitost pro správu a rok kdy nemovitost označí jako vyřazenou (tedy správu již nevykonáváte). Chcete-li zpracovat vyúčtování předchozího roku, zadejte odpovídající datum, tím si předchozí rok zpřístupníte.

Ulice – Zapište ulici, v prostředí aplikace Česká republika budou nabízeny našeptávačem adresy dostupné v rámci celé republiky. Můžete vepsat ulici, číslo, město i PSČ. Vyberte adresu z našeptávače, protože jen tak se předvyplní KÚ/LV a dojde k prověření, zda jsou na záznamech v katastru pro danou nemovitost vyčleněny bytové/nebytové jednotky. Budou-li nalezeny, bude později možné provést import jednotek.

Domácí měna – vyberte měnu, v které budete v rámci nemovitosti pracovat (předpisy, náklady, vyúčtování…)

Cizí měna – chcete-li evidovat na dokladech a transakcích pořízených na účtech (pokladnách) také cizí měnu, označte zde měny, kterou bude používat.

Prostředí  - vyberte prostředí země, které pro danou nemovitost chcete používat. Mezinárodní prostředí neobsahuje žádné funkce specifické lokalitou.  Prostřední Česká republika poskytuje automatickou kontrolu v Insolvenčním rejstříku ČR, napovídání adres apod. Slovenské prostředí umožňuje evidovat například číslo vchodu.

Záložka Kontakty  slouží pro čistou evidenci kontaktu.

U nemovitostí formy Pronájem můžete uvést také informaci o majiteli investic (skutečném vlastníkovi). Je-li nemovitost přiřazena pod zákazníka v modulu CRM a tento zákazník je zároveň majitel nemovitosti, ponechte "výchozí z CRM zákazníka". V opačném případě vyberte majitele. Nabízí se zde subjekty evidované v modulu Správce-> Adresář.Tento údaj je uváděn na evidenčním listu nájemce. Majitel bude automaticky zařazen do seznamu majitelů investic.

Záložka Účetnictví umožňuje nastavit:

Druh účetnictví –nabízíme účetní programy, které lze propojit s Domsysem formou XML exportů. Výběrem účetního program bude k dispozici nastavení pro účetnictví. Vyberete-li „neuvedeno“, aplikace vás nebude zatěžovat předkontacemi apod.

Exporty do účetních programů RIS, Premier a SAP umožňujeme, ale tyto programy však neobsahují funkci importů souborů z aplikace Domsys. Pro import exportovaných dat do těchto účetních programů je nezbytné mít zřízen převodový můstek dat, jehož vytvoření zajišťuje dodavatel účetního programu a zároveň samotné zpracování importovaných dat do účetního programu je v případě potřeby nutno konzultovat přímo s dodavatelem programu.

Nastavení pro export dat do účetních programů je vysvětleno v samostatných manuálech, které jsou dostupné na Centru podpory.

Záložka Rozšířené umožňuje nastavit způsob evidování nájemních smluv:

Zjednodušený – možnost evidování základní údajů o smlouvě k nájemníkovi – datum platnosti smlouvy od do, výše kauce a zda je kauce uhrazena a jakým způsobem

Komplexní – rozšířená evidence smluv, kdy ke každému nájemníkovi je možnost smlouvu přiřadit. Smlouvou se rozumí informace o platnosti včetně automatického prodlužování za daných podmínek, možnost navázat složky předpisu na informace ze smlouvy, určení slev z nájmu, indexace a úroků. Zároveň s takto zaevidovanou smlouvou Domsys automaticky pracuje při tvorbě předpisů. Zároveň jsou smlouvy zahrnuty do automatického připomínání data ukončení do kalendáře odpovědné osoby.

Jednotky v nemovitosti

Pro zadání jednotek přejděte ke správě nemovitosti. Do správy vytvořené nemovitosti přejdete tlačítkem Spravovat (1) v liště tlačítek, nebo stisknete pravé tlačítko a vyberete Spravovat. Dalším způsobem je přejít do modulu NEMOVITOST (ikona domečku) (2) a vyberete odpovídající Nemovitost.

Logika základní evidence je v aplikaci Domsys obdobná, jako v rámci běžného života.

Nemovitost máme vytvořenu, jedná se o celý dům, který je tvořen jednotkami. Jednotky jsou bytové či nebytové a mohou být tvořeny několika plochami (pokoj, WC apod.). Tuto jednotku někdo vlastní (SVJ/Bytové družstvo), nebo může mít pronajatu u Nájemního domu.

Domsys minimalizuje chyby způsobené lidským faktorem. Informace zadáváte jednou a například při výměně vlastníka nemusíte řešit, kolik a za co má platit. Neboť tyto informace jsou již jednou uloženy u jednotky (slevy, výjimky apod.).

Modul NEMOVITOST->Nemovitost -> Jednotky

Zde zadáte nové jednotky dvěma způsoby - ruční vytvoření či import z katastru nemovitostí.

Nová jednotka – ruční zadání jednotek tam, kde nejde použít import z katastru.

Import z katastru – bezplatné načtení jednotek včetně vlastníků a podílů z katastru. Tato funkce může být použita jen v případě, že dům má prohlášení vlastníka s vyčleněnými jednotkami.

Import z nemovitosti - provedete import jednotek včetně ploch z Vámi vybrané nemovitosti.

1. zadání ručně pomocí Nová jednotka

Označení dle KN – vyplňte číslo popisné a číslo jednotky. Nejsou-li jednotky vyčleněné, je třeba je jednoznačně označit a jejich čísla si určit.

Označení vlastní – můžete vyplnit obecně známý název pro jednotku či například projektové označení

Platnost od / Platnost do – použije se hlavně u nájemního domu a těmito daty můžete určit platnost jednotky. Použije se v případě potřeby jednotku vyřadit.

Podíl na společných částech domu – použije se  u SVJ/Bytového družstva , kdy je to hodnota z katastru. Tato hodnota je odvozena od podlahové plochy.

Podlahová plocha – výměra dle prohlášení vlastníka u SVJ, jinak výměra jednotky, kterou chcete později použít například k rozúčtování nákladů apod.

List vlastnictví – evidenční položka

Typ prostoru – bytový/nebytový/garáž/parkovací místo/pozemek

Dispozice – vyberte dispozice

Podlaží – PP – podzemní podlaží, NP – nadzemní podlaží. 1. NP je přízemí.

2. Import jednotek z katastru nemovitostí

Domsys nabízí unikátní službu bezplatného importu jednotek z katastru ČR.

Modul NEMOVITOST->Nemovitost->Jednotky->Import z katastru

Výpočet podlahové plochy – katastr nemovitostí obsahuje informaci o podílu jednotky na společných částech domu, která je svázána s podlahovou plochou. Zadejte vzorec, jakým způsobem z podílu jednotky na společných částech domu vznikne podlahová plocha. Za výběrovým polem je pro lepší rozhodnutí zobrazen podíl na společných částech domu první jednotky v nemovitosti. Nestačí-li tento údaj k rozhodnutí, navštivte katastr a vztah zjistěte.

Osoby (uživatelé)  - zvolte, zda chcete automaticky jako uživatele (osoby) vložit majitele, pokud to nejsou právnické osoby. Případně vyberte „bez uživatelů“, každý vlastník bude mít po importu vedeno 0 osob.

Způsob tvorby variabilního symbolu vlastníků – vyberte způsob, jakým má aplikace automaticky tvořit variabilní symboly. ČP = číslo popisné, ČJ = číslo jednotky, PČ = pořadové číslo, které se navyšuje automaticky, když je zadán nový vlastník. Tím jsou variabilní symboly v rámci celé nemovitosti vždy jedinečné.

Zarovnat ČJ ve variabilním symbolu – vyberete-li „3 místa“, bude jednotka číslo 1 nahrazena za 001.

3. Import z již existující nemovitosti

Tímto způsobem lze importovat jednotky i včetně ploch z jiné nemovitosti. Existuje-li již v nemovitosti jednotka bez ploch, ale s označením stejným jako v importované nemovitosti, pak k této jednotce budou naimportovány plochy.

Evidence informací k jednotce

Potřebujete-li k jednotce evidovat více informací, pak jednotku otevřete pomocí tlačítka Otevřít ((pravé tlačítko myši ->Otevřít) nebo 2x klikněte na řádek jednotky.

PLOCHY (jsou jednotlivé místnosti či prostory, které v jednotce chcete evidovat)

Můžete zadat jednotlivé plochy jednotky – například pokoj, WC apod. Toto vyplňujete z důvodu evidenčních nebo z důvodu, že každý prostor má jiné parametry vztahující se k rozúčtování tepla. Nepotřebujete-li evidovat, můžete nechat nevyplněno. 

Plochy vytvoříte pomocí Nová plocha (ikona +).

U plochy lze evidovat tyto údaje:

Záložka Obecné

Název – například Pokoj, WC, Chodba apod.

Evidovaná plocha – základní plocha prostoru

Nájemní plocha – další možná evidence velikosti plochy (určením v m2 nebo přepočtem dle koeficientu)

Typ plochy – Běžná/Příslušenství – rozlišení běžná a příslušenství má význam v případě, že některé náklady chcete rozúčtovat například jen dle plochy příslušenství či pouze plochy bez příslušenství nebo všech ploch (Běžná + Příslušenství).

Plocha pro TUV – vyplňujte jen v případě, že náklady na TUV rozúčtujete dle plochy a navíc v případě, že některá plocha se do této plochy započítává a některá nikoli. V takovém případě označíte použité plochy pro rozúčtování tepla jako Započítat a ty, které do plochy pro rozúčtování nepoužijete jako Nezapočítat. Je to velmi málo používaný způsob, většina uživatelů toto nepotřebuje nijak rozlišovat.

Platnost – v průběhu doby se mohou plochy měnit, proto je můžete v čase zrušit a založit nové. Například v případě sloučení pokojů či jejich rozdělení. Většinou toto není třeba nastavovat.

Součet evidovaných ploch u zadaných ploch musí být stejný nebo větší, než je podlahová plocha jednotky. Větší může být proto, že do podlahové plochy jednotky se například nepočítá balkon, ale v evidovaných plochách se zadává.

Záložka Parametry pro rozúčtování tepla

Slouží k jednoduchému zadání parametrů pro rozúčtování tepla, především vytápění. Výsledkem je individuální stanovení koeficientu pro ovlivnění spotřebitelské složky (dle rozdílné energetické náročnosti dle polohy) a pro stanovení započitatelné podlahové plochy, která se používá pro základní složku.

TIP: plochy lze importovat z některé již evidované jednotky

Tlačítkem Pořadí ploch nastavte, v jakém pořadí chcete plochy zobrazovat.

VYBAVENÍ (inventář)

Zde evidujete vybavení jednotky. Vybavení přidáváte pomocí ikony +.

Nepotřebujete-li evidovat, můžete nechat nevyplněno.

Typ vybavení - lze vybrat v případě nemovitosti zahrnuté pod zákazníka v modulu CRM. Vybereme v případě, že vybavení seskupujeme dle typů vybavení a požadujeme výpočet nájemného. Typy vybavení založíte v nastavení Zákazníka (založení Zákazníka provedete v modulu Správce, samotné založení typu v modulu CRM $-Nastavení). Modul CRM je určen pro tzv. Zákazníky (zákazník = majitel, kterému je spravováno více domů). Typ vybavení určuje zároveň životnost vybavení.

Platnost - období, po které vybavení je v jednotce. Zde zadaná platnost ovlivňuje také období, po které bude počítáno nájemné z vybavení

Z evidovaného vybavení lze nájemcům počítat nájem. Nájemné z vybavení je využíváno zejména u správy nájemních domů, které mají svého majitele (v aplikaci jsou tyto domy sdružovány pod majitele=tzv. Zákazníka)
Pro výpočet nájemného vyberte Typ vybavení, který určuje délku životnosti, díky které může být vypočítán z pořizovací ceny měsíční nájem a nájem po životnosti.

Podíl - určuje výši podílu na nájemném

Použít v předpisu - tímto určíme, zda požadujeme započítat nájem za vybavení do předpisu 

Nájem během živ. - používáte-li typy vybavení, pak po kliknutí na šipku bude automaticky vypočítán měsíční nájem dle tohoto vzorce: (Cena + Cena instalace)/roky životnosti/12měsíců/podíl = nájem/měsíc). Nájem je možné doplnit i ručně.

Podmínkou pro automatické vypočítání nájmu je zadání Typu vybavení, které se nastavuje v modulu CRM $ a kde se zároveň u tohoto typu uvede životnost, se kterou je počítáno v konečné částce nájmu.

Nájem po životnosti - je automaticky převzat z vybraného typu vybavení. Chcete-li nastavit vlastní výši nájmu, vyberte možnost Zadat.

Možností je evidovat vybavení pomocí pasportizace - podívejte se na článek, který se věnuje přímo pasportům: Pasportizace a evidence činností,revizí .

.

VELIČINY, VLASTNÍCI/NÁJEMCI, SLOŽKY PŘEDPISU, MĚŘIDLA, SPRÁVNÍ ODMĚNA - zde se zobrazují údaje, které souvisí s jednotkou.

Více o jednotlivých tématech záložek se dozvíte v následujících článcích - veličiny , vlastníci/nájemci , složky předpisu , měřidla , Výpočet odměny správce .

.

Potřebujete evidovat k nemovitosti či jednotce více údajů?
Využijte možnost vytvoření vlastních profilů (libovolných položek) v modulu Správce->Správce->Profil. Máte-li profily vytvořené, stačí konkrétní jednotku Otevřít či rozkliknout a údaje doplnit.

Tvorbou profilů a jejich vyplněním Vás provede článek Profily (uživatelsky definovatelná pole).

.

Karta jednotky

Ke každé jednotce je možné vytvořit kartu jednotky, na které jsou uvedeny základní informace o jednotce. Kartu lze vytvořit pro jednu či více označených jednotek - tento výstup naleznete ve Výstupy->Karta jednotky.

.

Uspořádání nemovitosti (např. na jednotlivé vchody)

Pro rychlejší práci s různými skupinami jednotek doporučujeme nastavit je do pojmenovaných skupin. Skupinou mohou být typicky Vchody. Automatickou skupinou jsou čísla popisná. Má-li nemovitost vchody s různými čísly popisnými, nemusíte vchody vytvářet ručně.

Modul NEMOVITOST->Jednotky->Uspořádání

Má-li nemovitost Vchod A a Vchod B, ale celá nemovitost má jen jedno číslo popisné, lze doporučit tyto vchody vytvořit pomocí Nová skupina.

Po zadání názvu skupiny klikněte na odpovídajícím řádku pravým tlačítkem (nebo přes tlačítko Akce) a vyberte Jednotky ve skupině.  Přesuňte z pravého sloupce do levého ty jednotky, které patří do daného vchodu.

K automaticky vytvořeným skupinám dle čísla popisného (v levé části obrazovky) lze přiřadit středisko (např. pro účely exportu do účetnictví). Použijte Akce->Upravit na požadovaném číslu popisném.

TIP: Jednotky přiřadíte do skupin také jednoduše přímým výběrem ze seznamu jednotek. Použijte nabídku pravého tlačítka myši nebo nabídky Další->Zařadit jednotku do skupiny jednotek.

.

Evidence zástupců nemovitosti (např. výboru SVJ)

V každé nemovitosti můžete evidovat její zástupce - ve společenství vlastníků jednotek to mohou být osoby ve výboru, u nájemních domů například vlastníci domu.

Zástupce nemovitosti evidujete v modulu Nemovitost->Nemovitost->Zástupci.

Jednotlivé zástupce pořídíte pomocí + nebo pomocí Nový zástupce, kde vyberete osobu z adresáře, doplníte funkci a doplníte konec platnosti funkce (chcete-li být na blížící se konec platnosti funkce upozorněni, nastavte toto upozornění na pracovní pozici - pracovní pozici nastavíte v modulu Správce->Nastavení->Pracovní pozice).

Aby bylo možné požadované osoby vybrat jako zástupce, je potřeba, aby byly evidovány v adresáři, který naleznete v modulu Nemovitost->Vlastníci/Nájemci->Adresář. Osoby, které jsou evidované u vlastníků/nájemců jsou automaticky zařazovány do tohoto adresáře.

Osoby, které jsou takto k zástupci přiřazeni jsou ve všech adresářích označeny ikonou vyjadřující zástupce.


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)