Vario-export z Domsys
Jak funguje export dat do účetnictví?
Pro potřeby účetnictví je v Domsysu funkce Export, pomocí kterého můžete doklady, předpisy, transakce na pokladně a bance exportovat. Po exportu jsou data automaticky importována do knih účetního programu.
Export dat do účetnictví má za cíl ušetřit část práce se zadáváním dokladů do účetního programu a částečně ušetřit čas se zaúčtováním.
Princip je jednoduchý - v Domsysu je potřeba založit a přiřadit předkontace, které jsou používány pro účtování v účetním programu a budou potřebné pro následné zaúčtování dat v účetním programu.
Pro import exportovaných dat do účetnictví je nezbytné mít zřízen převodový můstek Vario SOAP dat od firmy Trigis.
Domsys je kompatibilní s verzí můstu 0.0.6.249 z 11/2023 (není kompatibilní s verzí 0.0.6.228 z 03/2021).
Pro nastavení účetnictví je třeba nejdříve jít do modulu Správce-Správce-Nemovitosti, kde konkrétní nemovitost dáte upravit a na záložce Účetnictví zvolit účetnictví Vario.
Pokud používáte modul CRM, pak je třeba jít do modulu Správce-Správce-Zákazníci, kde konkrétního zákazníka dáte upravit a na záložce Účetnictví zvolíte účetnictví Vario.
Účtování je hlavně pomocí předkontací.
Je-li účetní agendou samostatná nemovitost, pak v modulu Nemovitost-Účetnictví-Předkontace vytvořte předkontace, které budou obsahovat MD/D.
Je-li účetní agendou zákazník, pak v modulu CRM-Účetnictví-Předkontace vytvořte předkontace a účtovací vzory (více o účtovacích vzorech zde: Nastavení účtovacích vzorů (CRM) )
Tyto předkontace budou použity dle níže uvedeného. Předkontace představuje zaúčtování jednotlivých účetních případů (např.: náklady z přijaté faktury 518/321, předpis plateb 311/324, transakce na účtu 311/221atd.)-tedy je to zaúčtování všech případů, které v rámci Domsys je potřeba zaúčtovat.
Doplňuje-li Vario po importu některou ze stran automaticky, pak konkrétní stranu (MD či D) nevyplňujte.
Předkontace může existovat pro lichý a sudý rok, kdy konkrétní zaúčtování Domsys sám použije dle roku, v kterém doklad vznikl.
Předkontace v níže uvedených nastaveních vybíráte kliknutím na tuto ikonu:
Doklady (faktury přijaté a faktury vydané) jsou do Varia importovány do modulu Přijaté doklady a Vydané doklady. Po importu se naplní seznam faktur včetně položek a jejich zaúčtování.
Doklady je třeba číslovat v číselné řadě přímo v Domsys – po importu do Varia budou doklady očíslované stejně
Číselnou řadu založíte v Domsys v Nastavení - Číselné řady. Na číselné řadě lze nastavit konto úhrady dokladu (k čemu se používá najdete v sekci úhrad dokladů). Máte-li toto konto úhrady vyplněné, pak se údaj zde uvedený použije i pro zaúčtování dokladu na stranu Dal v případě dokladu přijatého nebo MD v případě dokladu vydaného vystaveného ve Finance-Doklady (např. předkontaci pro účtování dokladu dle návodu máte nastavenu MD 501/ Dal 321 - v případě, že doklad číslujete v číselné řadě, která má nastavené konto úhrady 379, pak se doklad zaúčtuje MD 501/ Dal 379).
V Nastavení – Nemovitost – Doklady lze nastavit v jaké výchozí řadě mají být doklady v Domsys číslovány
Nastavení pro údaje do hlavičky dokladu
Provedete v Účetnictví – Nastavení, kde vyberete výchozí předkontace pro faktury přijaté, faktury vydané, kterými se zaúčtuje faktura, která není přiřazena žádné složce předpisu. (doklady evidované ve Finance-Doklady) a pro faktury vydané zde nastavíte účet, na který má být hrazeno.
např. předkontace pro faktury přijaté se zaúčtováním 500/321, předkontace pro faktury vydané se zaúčtováním 311/602
Nastavení účtování položek dokladů
Je v modulu Nemovitost-Nemovitost-Složky předpisu, kde v úpravě složky na záložce Vario doplňte předkontace:
Příjem aktuální rok – předkontace (MD/D) pro účtování položky faktury vydané (např. 311/600) a zároveň pro zaúčtování časového rozlišení (např.311/388) - určeno pro doklady evidované v rámci Domsys ve Finance-Doklady
Výdej aktuální rok – předkontace (MD/D) pro účtování faktury přijaté (např.315/321) a zároveň pro zaúčtování časového rozlišení (např. 389/321)
V pořizování dokladů v Domsys jsou částky přiřazovány do složek. Co složka v dokladu, to bude položka dokladu v účetnictví. Zaúčtování položek bude dle nastavené předkontace na složce - toto zaúčtování je výchozí. Chcete-li konkrétní položku zaúčtovat mimořádně jinak, pak kliknutím na "výchozí" vyberte požadovanou předkontaci.
Předpisy jsou do Varia importovány jako interní doklad a to vždy jeden pro jeden měsíc, v kterém jsou položky obsahující veškeré podrobnosti z předpisů (co řádek, to předepsaná složka a jednotka s vlastníkem/nájemcem). Druhou možností je co interní doklad to vždy jeden pro jeden měsíc, v kterém jsou položky obsahující celkové předepsané částky po složkách předpisu – toto je možné z naší strany dodělat.
Nastavení účtování předpisů je v modulu Nemovitost-Nemovitost-Složky předpisu, kde v úpravě složky na záložce Vario se doplní předkontace:
Předpis–kladné/záporné položky – předkontace (MD/D) pro účtování předpisu konkrétní složky (např. 324/311)
Zaúčtování položky s výsledkem ročního vyúčtování (nedoplatek/přeplatek) se nastaví v modulu Nemovitost- Účetnictví-Nastavení:
Vyúčtování–nedoplatek/přeplatek – zde uvedená předkontace (MD/D) bude použita pro předpis na výsledek vyúčtování. Platí pro vyúčtování vytvářené v Domsys. (např. 311/378020, kdy 378020 je účet s výsledkem vyúčtování 2020 a touto předkontací jej přeúčtovávám na 311)
V úpravě účtu v Nastavení-Účty na záložce Ostatní lze určit, zda účet má být exportován do účetnictví.
Pohyby na účtech jsou do Varia importovány do modulu Banka a do knihy bankovního účtu, kdy je importováno jako jeden doklad s položkami.
Pohyby na pokladnách jsou importovány do modulu Pokladna a knihy Pokladna a vytvoří se jednotlivé pokladní doklady.
Pohyby na interních účtech jsou importovány jako interní doklady.
Nastavení účtování transakcí je v modulu Nemovitost-Nastavení-Účty, kde v úpravě účtu na záložce Vario se doplní:
Konto – účet, který bude v dokladu doplňován do kolonky Konto ve Variu (např. účet 211,221,395)
Zkratka účtu – doplňte název knihy pro konkrétní bankovní účet či pokladnu přesně tak jak je evidovaný ve Variu
Prefix čísla dokladu – vyplníte v případě, že evidujete v jedné nemovitosti více bankovních účtů. Prefix rozliší po importu do Varia čísla dokladů pro jednotlivé účty. Na účtech musí být nastaveny rozdílné prefixy (údaj můžete vyplnit libovolný – např. ve Variu máte pro účet nastavený prefix v číselné řadě "BV"yyyy, pak do Domsys můžete zadat např. pro účet v ČSOB prefix BVcsob a pro účet v KB prefix BVkb).
Pro účtování níže uvedených případů je třeba nastavit:
- Nastavení pro transakce s cílem Konto (úhrady od vlastníků)
Nastavení-Účty - v úpravě účtu na záložce Vario vyplnit:
Příjem/Výdej konto – předkontace (MD/D) pro účtování úhrady s cílem Konto (např. 311/221, 221/311)
- Nastavení pro transakce s cílem Složky předpisu
Nastavení-Účty - v úpravě účtu na záložce Vario vyplnit:
Konto - určuje účetní účet pro nastavovaný bankovní účet či pokladnu (např. 221, 211)
Nemovitost-Složky předpisu-v úpravě složky předpisu na záložce Vario vyplnit:
Konto úhrady - určuje protistranu účtu. Ze zde vybrané předkontace se použije MD či DAL dle toho, zda se jedná o příjem či výdej (např. 315/315 nebo např. 549/549)
INFO: Předkontace lze také přímo vybírat v konkrétní transakci u vybrané složky (toto má přednost před výše uvedeným).
- Nastavení pro transakce s cílem Doklad (úhrada faktury přijaté)
Toto nastavení je pro případ, kdy ve Variu se nebudou prouhrazovat naimportované doklady a kontrola neuhrazených dokladů (účtu 321) bude probíhat pomocí výstupu Saldo ke dni, který je k dispozici v Domsys.
Nastavení-Účty - v úpravě účtu na záložce Vario vyplnit:
Konto - určuje účetní účet pro nastavovaný bankovní účet či pokladnu (např. 221, 211)
Nastavení-Číselné řady – v úpravě číselné řady na záložce Vario vyplnit:
Konto úhrady dokladu - určuje účetní účet pro nastavovanou číselnou řadu. Např. číselná řada použitá pro dodavatelské faktury bude mít zde uvedeno 321, číselná řada použitá pro evidenci interní dokladů na výplatu mzdy bude mít zde uvedeno 331. Protistranou zaúčtování bude použito konto z nastavení účtu (např. 221).
Je třeba, aby číselné řady v evidovaných dokladech byly používány správně dle obsahu dokladu, aby byl použit správný protiúčet k účtu 221 v zaúčtování transakce.
- Nastavení pro transakce s cílem Neuvedeno, Bez vlivu
Pro zaúčtování takovýchto transakcí doporučujeme vytvořit evidenční složku, do které budete vkládat takovéto transakce. Účtování bude probíhat stejně jako transakce na složku. V případě, že na složce není účtování zadáno, pak se použije předkontace z Nastavení – Účty, kde je na záložce Vario uvedena předkontace Příjem/Výdej ostatní (např. 395/221 či 221/395 a to aby účetní např. věděla, že transakce zaúčtované na 395 má v účetnictví přeúčtovat)
INFO: Transakce pokladnou lze číslovat číselnou řadou (vytvoříte v Nastavení - Číselné řady a v Nastavení – Účty – v úpravě pokladny vyberte požadovanou řadu).
Výsledkem importu interního dokladu do Varia bude interní doklad, který bude obsahovat zaúčtované řádky, kde bude použit zúčtovací účet 395.
Příklad řešeného zaúčtování:
Náklad (například na vodné) ve výši 1000Kč se zaúčtováním 315.100/395
Náklad (například teplo) ve výši 2000Kč se zaúčtováním 315.200/395
Dohadná položka ve výši 3000Kč se zaúčtováním 395/389
Interní doklad vznikne v Domsys ve Finance-Doklady v číselné řadě k tomu určené, kde náklady se vloží do složky předpisu a dohadná položka do předem vytvořené evidenční složky.
- Nastavení číselné řady
Pro export takovýchto dokladů je potřeba nejdříve v Nastavení-Číselné řady vytvořit číselnou řadu, kterou pro dohadné položky budete používat.
Číselné řadě nastavte Účetní význam, kde vyberte Interní doklad zaúčtovací, tím začne Domsys informovat při vytváření interních dokladů, že nejsou v celkové výši 0Kč.
Na záložce Vario doplňte Konto spojovacího účtu (jen pro export interních dokladů) = účet zúčtovací (bude použit pro dovytvoření předkontace buď na stranu MD či D).
- Položky dokladu
Pro zaúčtování se použijí účty z předkontací nastavené na složkách předpisu a evidenčních složkách a to v kolonce Výdaj aktuální rok nebo předkontace vyplněné ručně přímo na položce dokladu.
Pro zaúčtování položky s kladnou částkou se převezme z předkontace na složce účet z MD a na Dal se automaticky doplní účet z číselné řady.
V našem příkladě máme na složce předpisu nastavenu předkontaci pro výdej aktuální rok 315/321, pro zaúčtování položky s částkou 1000Kč převezme účet z MD 315 a na Dal se doplní účet z konta na číselné řadě 395.
Pro zaúčtování položky se zápornou částkou se převezme z předkontace na složce účet z MD, který bude pro zaúčtování použit jako Dal a na MD se automaticky doplní účet z číselné řady. Při exportu do Varia bude záporná částka změněna na kladnou, aby zaúčtování bylo správně.
V našem příkladu máme na evidenční složce nastavenu předkontaci pro výdej aktuální rok 389/321, pro zaúčtování položky s částkou 3000Kč převezme účet z MD 389, který použije na Dal a na MD se doplní účet z konta na číselné řadě 395 = výsledné zaúčtování 395/389.
Pro export je potřeba nastavit ID agendy, pod kterým je agenda evidována v účetním programu Vario (ve Variu najdete v Nástroje-Možnosti-Firmy-sloupec Data). Pomocí ID budou importy vloženy do správné agendy v účetním programu. ID nastavíte v Účetnictví-Nastavení.
Přijaté doklady se do Varia výchoze importují do knihy Přijaté faktury a dobropisy. Pokud potřebujete importovat do jinak nazvané knihy, vložte název z Varia do kolonky Kniha – Přijaté doklady.
V Účetnictví->Export použijte tlačítko Export. Před exportováním máte možnost vybrat období a Entity, které mají být exportovány (lze exportovat i více entit najednou).
U těchto agend vybíráte záznamy dle data vystavení: Přijaté faktury (Doklady-přijaté), Vydané faktury (Doklady - vydané), Banka, Pokladna
Datum od do u agendy Interní doklady (Předpisy) vybíráte jako období (měsíce), pro které jsou předpisy vytvořeny. Stejné pravidlo platí pro předpisy vystavené jako faktura, kdy tyto doklady exportujete v rámci Vydaných faktur. Pokud je u předpisu ručně přepsán datum vystavení, má přednost ve výběru.
Po kliknutí na Exportovat jsou automaticky položky importovány do Varia a zároveň je vygenerován soubor, který obsahuje informace o případných chybách importu.
Aby bylo možné provést export výše uvedeným způsobem, je potřeba zprovoznění můstku jak na straně Varia, tak na straně Domsys.
