Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Počáteční stavy

Hromadné vložení

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Adresáře osob a dodavatelů

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Prodloužení platnosti API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Náklady od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Výstup ročního vyúčtování

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Export dokladů ve formátu ISDOC

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 8

Kontakty

Zákaznická podpora

Kauce

Kauce lze evidovat ve zjednodušené evidenci nájemců v podmínkách jednotlivého nájemce. Kauce lze však evidovat přehledněji a tím i podrobněji a to jak pro nájemce ve zjednodušené i komplexní evidenci - takováto evidence probíhá pomocí předpisů.

Níže uvedený návod Vás provede právě evidencí pohybů kauce pomocí předpisů.

1. VYTVOŘENÍ SLOŽKY PŘEDISU NA KAUCI

Modul Nemovitost-Nemovitost-Složky předpisu-Nová složka

Na veškeré finanční pohyby na kauci musí být nejprve vytvořené předpisy plateb a to buď kladné (příjem na kauci) či záporné (výdej z kauce).

  1. 1. Na výši kauce je třeba vytvořit samostatný předpis. Před jeho vytvořením založte v modulu Nemovitost->Nastavení->Sady předpisů->Nová sada předpisů sadu předpisů např. Kauce, která umožní vytvářet předpisy na kauci do měsíců, kde jsou již běžné předpisy a zároveň budou předpisy viditelně odlišeny od běžných (pravidelně se opakujících se) předpisů.

Chcete se dozvědět o sadách více informací? Podívejte se na článek Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

  1. 2. Pro vytváření předpisu je potřeba založit složku předpisu v Nemovitost->Složky předpisů, která bude typ složky "kauce (vyúčtování předpisů)" (3).

Pro zjednodušenou evidenci nájemních smluv dejte výchozí výši plateb do předpisu "nepočítat automaticky", protože předpis budete vytvářet ručně (viz. následující krok Předpis nároku na kauci)

Pro komplexní evidenci nájemních smluv vyberte výchozí výši plateb do předpisu "nájemní smlouva", protože ke složce předpisu přiřadíte jednotky a nájemcům zaevidujete požadovanou výši kauce v nájemní smlouvě. Domsys automaticky vytvoří samostatný předpis na kauci v prvním měsíci platnosti smlouvy.

2. PŘÍJEM KAUCE
  1. Předpis nároku na kauci

Modul Nemovitost-Finance-Předpisy

Pro příjem kauce je potřeba ke konkrétnímu nájemci vytvořit předpis plateb.

Předpis vytvoříte v modulu Nemovitost->Finance->Předpisy, kde použijete "Nový předpis plateb" (viz. uvedený obrázek), kde je třeba určit měsíc a sadu předpisů, do které se má předpis vytvořit, jméno nájemníka/vlastníka a do jaké složky předpisu a v jaké výši.

Používáte-li komplexní evidenci nájemních smluv a evidujete-li kauci na nájemní smlouvě, bude předpis nároku na kauci automaticky vytvořen při generování předpisů a to do prvního měsíce platnosti smlouvy.
  1. Úhrada kauce
  • 1.možnost: Úhrada kauce bankou či pokladnou
    Modul Nemovitost-Finance-Banka/Pokladna-Nový příjem

Tento způsob úhrady je stejný jako úhrada jakéhokoliv jiného předpisu plateb, kdy ve vytvořené transakci Nový příjem vyberete nájemce a k přijaté částce přiřadíte požadované předpisy na kauci.

  • 2. možnost: Úhrada kauce z konta
    Modul Nemovitost-Finance-Předpisy

Úhradu z konta lze využít v případě, kdy nájemce má přeplatky předpisů plateb a tento přeplatek chcete použít na úhradu kauce.

V případě, kdy nájemce má částku na kontě, objeví se u neuhrazených předpisu informace "Uhradit z konta" (3). Po kliknutí na tuto informaci se objeví stav konta a je jen třeba určit datum úhrady a požadovanou částku úhrady. Po uložení proběhne úhrada předpisu.

Takto provedená úhrada lze nahradit transakcemi pomocí interního účtu, kde ve Finance-Interní vytvoříte výdaj, kterým uhradíte částku z konta a příjem, kterým uhradíte předpis na kauci - takováto úhrada je přehlednější.

  • 3. možnost: Úhrada kauce pomocí vyúčtování

Možností úhrady je také započítat dlužnou částku na kauci do ročního vyúčtování.

Protože toto řešení je nestandardní (kauce je systémově nastavena jako nevyúčtovatelná), je potřeba nejprve ve složce předpisu nastavit, že Vyúčtovat Ano (3) (nastavení provedete v Modul Nemovitost->Nemovitost ->Složky předpisu ->na vybrané složce předpisu Upravit).

Toto nastavení bude pro všechny nájemce, kteří mají u vytvořených předpisů na kauci evidovánu nějakou částku k úhradě.

Po vytvoření vyúčtování bude dlužná částka na kauci započítána do výsledku vyúčtování.

NÁKLAD/ŠKODA HRAZENÁ Z KAUCE

Chcete-li například škodu způsobenou nájemcem uhradit z vybrané kauce, pak toto v Domsys provedete pomocí 3 kroků:

  • Vytvoření předpisu na výši škody
  • Vytvoření záporného předpisu na ponížení kauce ve výši škody
  • Úhrada výše vytvořených předpisů pomocí konta
  1. Předpis na požadovanou částku nákladu/škody

Pokud je požadována po nájemci úhrada například škody způsobené nájemníkem (dále náklady), které nejsou zahrnuté v platbách běžných předpisů, je potřeba vytvořit předpis plateb (Finance->Předpisy)

Předpis je možné vytvořit:

1. úpravou stávajícího běžného předpisu a to jeho otevřením a přidáním složky předpisu

2. vytvořením Nového předpisu plateb (viz. uvedený obrázek), kde je třeba určit měsíc a sadu předpisů, do které se má vytvořit, jméno nájemníka/vlastníka a do jaké složky předpisu a v jaké výši.

  1. Předpis na ponížení kauce

Pro výdej z kauce je potřeba ke konkrétnímu nájemci vytvořit mínusový předpis plateb na částku ve výši předpisu na náklady.

Předpis je možné vytvořit:

1. úpravou stávajícího běžného předpisu a to jeho otevřením a přidáním složky předpisu

2. vytvořením Nového předpisu plateb (viz. uvedený obrázek), kde je třeba určit měsíc a sadu předpisů, do které se má vytvořit, jméno nájemníka/vlastníka a do jaké složky předpisu a v jaké výši.

  1. Úhrada vytvořených předpisů

1.možnost: Úhrada přes konto

Aby bylo možné uhradit předpis na náklady/škody, je potřeba nejdříve převést mínusovou částku z předpisu kauce na konto a po té z konta uhradit předpis na náklady.

a) U předpisu na zápornou částku kauce klikněte na informaci Uhradit z konta a po uložení tuto částku převedete na konto jako jeho navýšení.

b) U předpisu na náklady klikněte na informaci Uhradit z konta a po vyplnění částky Uhradit a uložení předpis uhradíte.

2. možnost: Úhrada přes interní účet

Předpis na ponížení kauce a na částku nákladu/škody lze uhradit transakcemi pomocí interního účtu, kde ve Finance-Interní vytvoříte výdaj, kterým uhradíte předpis na kauci a příjem, kterým uhradíte předpis na náklady - když transakcím zadáte i vysvětlující popis, pak úhrada interními transakcemi je přehlednější.

PŘEHLED POHYBŮ NA KAUCI

Přehled veškerých pohybů na kauci včetně zůstatku naleznete v Modulu Nemovitost->Nájemníci/Vlastníci->detail konkrétního nájemníka/vlastníka (2xkliknout na řádek)->záložka Finance->Kauce

VRÁCENÍ ZŮSTATKU NA KAUCE

Pro vrácení zůstatku kauce je třeba vytvořit záporný předpis platby, který bude uhrazen běžným způsobem přes transakce banky či pokladny, případě připsáním na kontro nájemníka/vlastníka.

  1. Předpis platby kauce
  1. Úhrada předpisu

1. možnost: transakcí z banky či pokladny

2. možnost: připsáním na konto

PŘEHLED ZŮSTATKŮ VŠECH KAUCÍ

modul NEMOVITOST/CRM->Nemovitost->Výstupy


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)