Upomínky - vytvoření upomínek a jejich odeslání
V aplikaci DOMSYS vytvoříte upomínky jednoduše hromadným generováním či ručním vytvořením. Takovéto upomínky lze exportovat do pdf, ale také rovnou z Domsys odeslat pomocí e-mailu, DopisOnline, datové schránky či jako SMS upomínku.
Do upomínek se zahrnou dlužné předpisy evidované ve Finance-Předpisy a dlužné vydané doklady vystavené ve Finance-Doklady, kterou jsou navázány na konkrétního vlastníka/nájemce.
- GENEROVÁNÍ UPOMÍNEK
modul Nemovitost->Vlastníci->Upomínky
modul CRM->CRM->Upomínky (v modulu CRM lze vytvářet upomínky pro všechny vlastníky/nájemce z přiřazených nemovitostí)
Kliknutím na Generovat upomínky se zobrazí seznam dlužníků k upomenutí k dnešnímu dni. Den, ke kterému upomínky tvoříte můžete vybrat v horní části.
Den, ke kterému upomínky tvoříte můžete vybrat v horní části.
Kliknutím na dlužnou částku se zobrazí přehled, z jakých dlužných částek je výsledný dluh složen spolu s informací, kolikrát byl konkrétní nedoplatek předpisu již upomínán. Na tomto místě lze určit komu bude upomínka vytvořena a to volbou Ano/Ne.
Vystavujete-li faktury vydané např. na přefakturaci opravy v modulu Nemovitost či CRM->Finance->Doklady a určili jste, že patří k vlastníkovi/nájemci, bude na tyto neuhrazené doklady vystavena samostatná upomínka jejíž součástí bude opis faktury.
Šablony textů upomínek se převezmou z výchozího nastavení upomínek v konkrétní nemovitosti. Zde v generování upomínek můžete šablonu textu změnit pro konkrétní upomínku.
Po uložení se vytvoří seznam vytvořeních jednotlivých upomínek.
Pomocí poklikání na řádku vytvořené upomínky jsou k dispozici podrobné informace vztahující se k upomínce - celková částka upomínaná včetně výpisu jednotlivých dlužných předpisů, náhled samotné upomínky, jmenovitý seznam příjemců a přehled odeslání upomínky.
Vytvořené upomínky lze jednoduše filtrovat pomocí štítků.
- RUČNÍ VYTVOŘENÍ UPOMÍNKY
Lze vytvořit manuálně upomínku pouze na jednoho vlastníka/nájemníka se zadáním upomínané částky. V záložce Náhled lze určit šablonu upomínky včetně textů.
- RYCHLÉ VYTVOŘENÍ UPOMÍNKY PRO KONKRÉTNÍHO VLASTNÍKA/NÁJEMCE
Upomínka lze vytvořit jen pro konkrétního vlastníka z detailu vlastníka/nájemce (najdete v modulu Nemovitost-Vlastníci/Nájemci-Vlastníci/Nájemci). Takto vytvořenou upomínku najdete ve Vlastníci-Upomínky.
Před tiskem nebo odesláním upomínky lze jednotlivé upomínky upravit pomocí Upravit, upravit lze údaje jak na záložce Obecné, tak i Náhled, kde je uveden průvodní text upomínky.
Výchoze se upomínka vytvoří a bude zaslána každé odpovědné osobě, která je u vlastníka/nastavena jako osoba pro zasílání upomínek. Osobu nastavíte v úpravě vlastníka/nájemce - Odpovědné osoby, kde přes Akce-Vlastnosti odp.osoby nastavíte jak má být použita pro upomínky.
Osoby můžete ještě upřesnit při tisku či odeslání upomínky (viz. níže).
Pomocí nabídky Další->Export do PDF určíte, kterým osobám mají být upomínky do PDF exportovány. Na tomto místě lze výběrem nastavit Identitu a Podpis - obě informace vycházejí z nastavení přihlášeného uživatele (nastavení uživatele provedete v symbolu tří teček v pravém horním rohu aplikace). Upomínka se vytvoří každé odpovědné osobě, která je u vlastníka/nastavena jako osoba pro zasílání upomínek.
Vybrané řádky upomínek lze z DOMSYS rovnou odeslat.
KANÁL - Zvolte kanál jakým mají být upomínky odeslány (lze použít více najednou - např. odeslat mailem a zároveň dopisem).
IDENTITA a PODPIS - Na tomto místě lze výběrem nastavit Identitu a Podpis (to jsou informace o osobě, která upomínky odesílá) - obě informace vycházejí z nastavení přihlášeného uživatele (nastavení uživatele provedete v pravém horním roku v ikoně "tří teček").
NA VĚDOMÍ - Chcete někoho informovat o odeslání upomínek? Upomínky můžete zaslat na vědomí konkrétní pracovní pozici, konkrétnímu pracovníkovi nebo platnému zástupci nemovitosti, u kterých evidujete mail. Zároveň lze vybrat zda má být odeslána souhrnná zpráva, která bude obsahovat seznam zasílaných upomínek nebo zda mají být zaslány kopie odeslaných upomínek.
ODESLÁNÍ - Před odesláním upomínek příjemcům je možné využít "Odeslat testovací", kdy uživateli zpracovávajícímu upomínky přijdou upomínky v té formě, ve které je obdrží příjemci (e-mail, na který budou odeslány testovací maily, můžete ověřit najetím myši na Odeslat testovací).
Pro konečné odeslání dáte Odeslat (upomínky čekají v Komunikace-Odeslaná pošta ještě 10 min. čeká a během této doby můžete odeslání zrušit) nebo Odeslat bez čekání, kdy jsou ihned upomínky odeslány (v Komunikace-Odeslaná pošta jsou zobrazeny jako odeslané).
V nabízených kanálech pro možnost odeslání je také možnost datové schránky. Pro odeslání je potřeba:
1. komu bude posláno - nastavení datové schránky na osobě konkrétního vlastníka/nájemce
V úpravě konkrétního vlastníka/nájemce v konkrétní nemovitosti ve Vlastníci/Nájemci na záložce odpovědné osoby doplňte osobě datovou schránku (přes Akce Upravit). Ke stejné úpravě osoby se dostanete také v adresáři ve Vlastníci/Nájemci-Adresář, kde dáte řádek osoby(firmy) upravit.
2. z jaké schránky bude posláno - nastavení zpřístupněných datových schránek
Datové schránky, které máte k dispozici pro odeslání zpráv najdete v modulu Správce-Nastavení-Obecné-záložka Datové schránky, kde zaevidujete všechny datové schránky, ke kterým máte přihlašovací údaje. Z těchto schránek budou upomínky odesílány
NASTAVENÍ VÝJIMEK V UPOMÍNÁNÍ
U konkrétního vlastníka/nájemce či konkrétního předpisu můžete nastavit, že nemá být do upomínek zahrnut:
1. nastavení pro Vlastníka/Nájemníka
Omezení zasílání upomínek můžete nastavit přímo pro vybraného Vlastníka/Nájemníka a to v modulu Nemovitost->Vlastníci/Nájemníci-vybraného Upravit->záložka Ostatní (Vytvářet upomínky Ano/Ne).
2. nastavení pro vybrané Předpisy plateb
Pokud je potřeba neupomínat jen vybrané předpisy plateb, pak lze toto nastavit přímo v modulu Nemovitost->Finance->Předpisy->na označených předpisech použijte pravé tlačítko myši->Upravit
(toto lze nastavit hromadně právě i pro více označených předpisů pomocí Ctrl+označení řádků nebo Ctrl+A pro označení všech zobrazených předpisů)
V případě, že vlastník/nájemce uhradí upomínané předpisy, pak je to ve vygenerovaných upomínkách rozpoznat podle ikon u jednotlivých částek.
Postupné uhrazování předpisů je vidět po otevření upomínky. Celkové uhrazení upomínané dlužné částky je vidět v seznamu generovaných upomínek.
Informace o vytvořené upomínce k danému vlastníkovi/nájemníkovi je také ve Vlastníci/Nájemníci->Vlastníci/Nájemníci v otevření daného vlastníka/nájemníka. Po kliknutí na počet upomínek jste přesměrování přímo do upomínek.
