Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Počáteční stavy

Hromadné vložení

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Adresáře osob a dodavatelů

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Prodloužení platnosti API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Náklady od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Výstup ročního vyúčtování

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Export dokladů ve formátu ISDOC

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 8

Kontakty

Zákaznická podpora

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Evidence plateb

  1. RUČNĚ

Platba vytváříte ručně pomocí Nový příjem/výdej ve Finance-Banka/Pokladna/Interní. Níže jsou uvedeny postupy zpracování plateb.

  1. IMPORTEM

Platby na bankovním účtu či přes SIPO lze importovat a to vložením souboru z internetového bankovnictví (či krypty) do Domsys. Takovéto platby po uložení naleznete ve Finance-Banka/SIPO. Uložené platby lze dále upravovat (postup ručního zpracování plateb je uveden níže). Nevíte jak importovat soubory? Podívejte se na článek Účty - import výpisů/transakcí .

Kontrola zůstatků

Aktuální zůstatek je uveden u každého účtu v Nastavení-Účty.

Zůstatek k požadovanému dni zjistíte ve Finance-Banka/Pokladna, když označíte jakoukoliv transakci s požadovaným datem a dáte F7 či použijete nabídku Další->Stav účtů. Zobrazí se tak stav k požadovanému dni a konečný stav k dnešnímu dni.

Níže naleznete postupy zpracování transakcí. Tyto postupy jsou totožné pro banku, pokladnu i interní účty.

ÚHRADA OD VLASTNÍKA/NÁJEMCE

Finance->Banka/Pokladna/SIPO

Předpis může být uhrazen přes všechny dostupné účty (banka/pokladna/SIPO). Pro účely manuálu budeme uvažovat, že platby probíhají na bankovní účet.

Úhrada předpisu je příjmem na účtu. Zvolíme tedy

Nový příjem/výdej

Máte-li vedeno více bankovních účtů, vyberte účet, na který platba přišla.

Cíl příjmu – zde vyberte Konto, jelikož se jedná o příjem na konto některého z vlastníků.

Vlastník/nájemce – vyberte vlastníka, na jehož konto bude částka připsána (v případě, že vyberete přes VS, bude doplněno dle vybraného VS)

Název – automaticky je doplněn text „Úhrada předpisu“, můžete si libovolně přepsat.

Datum – datum přijetí platby na bankovní účet

Variabilní symbol – pomocí variabilního symbolu můžete dohledat vlastníka. Do tohoto políčka můžete pro účely našeptávače vypsat také jméno vlastníka. Najdete-li vlastníka, který má více nezaplacených předpisů, vyberte nejlépe ten, který odpovídá částkou. Výběr předpisu není přenesen do párování na pravé straně! Na pravé straně probíhá párování dle zvolené strategie v nastavení (Nastavení->Nemovitost->Předpisy->Pořadí úhrady předpisů).

Částka – zadejte částku bankovní transakce (v případě, že vyberete přes VS, bude doplněno dle vybraného VS)

V pravé části najdete unikátní způsob párování platby na předpisy.

Dle zadaného data, částky a nastavené strategie párování Domsys automaticky doplní párování k měsícům. Chcete-li spárovat platbu jinak, využijte k tomu tlačítko x na konci řádku, tím měsíc odeberete a výběrový seznam „Vyberte“, kde máte k dispozici všechny neuhrazené měsíce. Tímto způsobem můžete platbu spárovat naprosto libovolně. V drtivé většině odpovídá automaticky nabídnutý způsob spárování.

Nevyhovuje Vám automatické párování? Zamyslete se, zda je aplikace správně nastavena - nastavení pravidel pro automatické doplnění párovaných předpisů provedete v modulu Nemovitost->Nastavení->Nemovitost->Předpisy (zde jsou jednotlivá nastavení vysvětlena v kontextové nápovědě, která se zobrazí použitím klávesy F1 či použitím nabídky ikony tří teček v pravém horním rohu aplikace).

Předpis nelze přeplatit - lze jej uhradit jen do výše uvedené ve sloupci Zůstatek (tedy do výše nedoplatku vedeném na předpisu). V případě, že po přiřazení uhrazované částky k předpisům zbývá v údaji "Bilance" kladná hodnota, pak je třeba zbývající částku přiřadit jako úhradu některého z dalších neuhrazených předpisů (předpis přidáte použitím tlačítka "Vyberte") nebo ji ponechat - takto ponechaná hodnota zůstane na tzv. kontě vlastníka/nájemce a je možno ji později použít.

TIP: Evidujete platbu, která hradí předpisy různých jednotek a chcete ji automaticky spárovat? Podívejte se na článek, který se věnuje rozdělení hromadné platby: Rozdělit hromadnou transakci

ÚHRADA DOKLADU

Finance->Banka/Pokladna

Doklad může být uhrazen Bankou či Pokladnou. Pro účely manuálu budeme uvažovat typický příklad: Odchozí platba z banky, která hradí přijatý doklad (fakturu).

Nový příjem/výdaj

Účet – vyberte účet, máte-li jich zadaných více

Cíl výdaje – vyberte Doklad, jelikož budete chtít transakci provázat s dokladem

Částka – po zadání částky se zpřístupní párování k dokladům v pravé části

Vyberte doklad – v pravé části zvolte doklad, ke kterému chcete platbu připojit. Můžete postupně platbu připojit k více dokladům, pakliže jste hradili více faktur jednou transakcí.

OSTATNÍ TRANSAKCE

Finance->Banka/Pokladna

Bankovní/Pokladní transakce mohou být několika typů. Se dvěma z nich jsme se již seznámili:

  • Konto – pohyb na kontech vlastníků/nájemníků (úhrada předpisu, vyplacení přeplatku z vyúčtování apod.)
  • Doklad – platba, která hradí přijatý/vydaný doklad (fakturu)

Nyní se budeme věnovat zbylým třem typům Cíle příjmu/výdaje:

  • Neuvedeno
  • Bez vlivu
  • Složka

Neuvedeno – je typ, kterým transakci označíte k pozdějšímu zpracování. Tímto typem jsou označeny například importované transakce z bankovního výpisu, které nebyly automaticky spárovány.

Bez vlivu (bez vlivu na vyúčtování, na konta vlastníků) - Je to například uhrazená záloha na energie v lednu, která však byla uplatněna ve vyúčtování v předcházejícím roce, který byl zpracován v jiném software. Vyplacený přeplatek z vyúčtování v prvním roce užívání Domsys, který však neví o vzniklém přeplatku v roce minulém, proto nejde vyplatit z vlastníkova konta, jelikož na kontě přeplatek není zapsán.

Složka – to jsou takové transakce, které:

1. spadají do vyúčtování, ovlivňují tedy náklady některé ze složek, avšak nejsou úhradou dokladu (faktury). Typické použití je pro zálohy na energie dle platebního kalendáře, kladné/záporné úroky, bankovní poplatky apod.

2. nespadají do vyúčtování, ale je třeba je evidovat. Takovéto transakce je možné evidovat pomocí evidenčních složek (složky vytvoříte v Nemovitost->Evidenční složky). Příkladem takovýchto transakcí může být výběr hotovosti (tzv. peníze na cestě), ke kterému je třeba udělat příjmovou transakci v pokladně nebo evidence nákladů pronajímatele či družstva.- Zařazování transakce přímo do složky probíhá obdobně jako definování složek u Dokladu.

TIP: Automatické dopárování - jsou v Domsys transakce, které jsou nezpracované (cíl: Neuvedeno), ale víte, že jste již dozadali doklady a předpisy, na které je možné platby napárovat? Domsys Vám může pomoci. Použijte v nabídce Další -> Spárovat nezpracované transakce. Všechny transakce bez zadaného cíle zkusíme automaticky spárovat (stejným způsobem jako při funkci importu) s aktuálně evidovanými předpisy/doklady. Transakce, které jsou jakýmkoli způsobem zpracované zůstanou beze změny.


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)