Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Úvod do složek předpisů a předpisů

Počáteční stavy

Hromadné vložení

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Garáže/parkovací stání/sklepy

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Adresáře osob a dodavatelů

Plochy (místnosti) jednotky

Koeficienty, plochy pro vytápění a teplou vodu

Veličiny

Směrná čísla

Vybavení jednotky

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Upomínky

Dlužníci

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Změna způsobu rozúčtování složky předpisu

Vyúčtování fondu

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Změna složky ve vytvořeném předpisu

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Použití zůstatku konta na úhradu předpisu

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení, nastavení, kontrola zůstatku

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Platby přes QR kód

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul Nemovitost)

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

SIPO - CRYPTA - šifrování a podepisování

SIPO - jedno číslo organizace pro více SVJ/BD

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

INKASO - vytvoření souboru s příkazy k inkasu

Úvěry - evidence splátek (SVJ/družstvo->banka)

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Prodloužení platnosti bankovního API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Bankovní API - když propojení nefunguje?

Evidence záloh a vyúčtovacích faktur od dodavatelů

Úvod do evidence záloh dodavatelům

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů (evidenční složky)

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Změna složky nákladu (přesunutí mezi složkami)

Úhrada přijatého dokladu přeplatkem (zápočet přeplatku faktury)

Odhad výše nákladu do vyúčtování (nepřišel doklad)

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Náklady od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Doporučené kontroly před ročním vyúčtováním

Nastavení rozúčtování vytápění, ohřevu teplé vody

Roční vyúčtování

Vyúčtování - specifika pronájmů

Výstup ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

Odeslání vyúčtování vlastníkům/nájemcům

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování - srovnání spotřeb dle vyhlášky

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů (Helpdesk)

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - co je rozšíření pro správu majitelů investic

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Mobilní aplikace Domsys (APP)

Mobilní aplikace Domsys Správce a Domsys Portál

APP 2024 představení nové mobilní aplikace

APP 2024 mobilní aplikace - instalace a přihlášení

APP 2024 mobilní aplikace - Helpdesk

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Účetnictví - importy a nastavení

Export dokladů ve formátu ISDOC

Export do účetnictví-jak to funguje?

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3 - nastavení a export z Domsys

Money - upřesnění pro export DPH

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-nastavení a export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

PREMIER XML-export dokladů z Domsys

PREMIER XML-export předpisů z Domsys

PREMIER-vytvoření předkontací

Nastavení předkontací pro složky předpisu

Nastavení předkontací pro evidenční složky

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Účetnictví - řešení některých situací

Mzdy

Náklady příštích období

Dohadné položky (Domsys vs. účetnictví)

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Vyúčtování v účetnictví

Užitečné funkce

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu uživateli

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Doménový/technický administrátor

Co dělat když je problém s přihlášením

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Přesun nemovitostí k jinému správci

Novinky Domsys 8

Novinky Domsys 9 v ročním vyúčtování pro rok 2022

Kontakty

Zákaznická podpora

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Evidence plateb

  1. RUČNĚ

Platba vytváříte ručně pomocí Nový příjem/výdej ve Finance-Banka/Pokladna/Interní. Níže jsou uvedeny postupy zpracování plateb.

  1. IMPORTEM

Platby na bankovním účtu či přes SIPO lze importovat a to vložením souboru z internetového bankovnictví (či krypty) do Domsys. Takovéto platby po uložení naleznete ve Finance-Banka/SIPO. Uložené platby lze dále upravovat (postup ručního zpracování plateb je uveden níže). Nevíte jak importovat soubory? Podívejte se na článek Účty - import výpisů/transakcí .

Kontrola zůstatků

Aktuální zůstatek je uveden u každého účtu v Nastavení-Účty.

Zůstatek k požadovanému dni zjistíte ve Finance-Banka/Pokladna, když označíte jakoukoliv transakci s požadovaným datem a dáte F7 či použijete nabídku Další->Stav účtů. Zobrazí se tak stav k požadovanému dni a konečný stav k dnešnímu dni.

Níže naleznete postupy zpracování transakcí. Tyto postupy jsou totožné pro banku, pokladnu i interní účty.

Evidence nových plateb či úpravu již evidovaných plateb provádíte ve Finance-Banka/Pokladna/Interní.

Pro zaevidování platby volíte tlačítko Nový příjem/výdej. Máte-li již platby zaevidované, můžete je upravovat kliknutím na danou platbu a dáte tlačítko Upravit (najdete také v nabídce pravého tlačítka myši). Zpracování platby její úpravou je totožné jako zadání nové platby - viz. níže.

ÚHRADA OD VLASTNÍKA/NÁJEMCE

Finance->Banka/Pokladna/SIPO

Předpis může být uhrazen přes všechny dostupné účty (banka/pokladna/SIPO). Pro účely manuálu budeme uvažovat, že platby probíhají na bankovní účet.

Úhrada předpisu je příjmem na účtu.

Pro zaevidování platby zvolíte Nový příjem/výdej.

Máte-li vedeno více bankovních účtů, vyberte účet, na který platba přišla.

Cíl příjmu – zde vyberte Konto, jelikož se jedná o příjem na konto některého z vlastníků.

Vlastník/nájemce – vyberte vlastníka, na jehož konto bude částka připsána (v případě, že vyberete přes VS, bude doplněno dle vybraného VS)

Název – automaticky je doplněn text „Úhrada předpisu“, můžete si libovolně přepsat.

Datum – datum přijetí platby na bankovní účet

Variabilní symbol – pomocí variabilního symbolu můžete dohledat vlastníka. Do tohoto políčka můžete pro účely našeptávače vypsat také jméno vlastníka. Najdete-li vlastníka, který má více nezaplacených předpisů, vyberte nejlépe ten, který odpovídá částkou. Výběr předpisu není přenesen do párování na pravé straně! Na pravé straně probíhá párování dle zvolené strategie v nastavení (Nastavení->Nemovitost->Předpisy->Pořadí úhrady předpisů).

Částka – zadejte částku bankovní transakce (v případě, že vyberete přes VS, bude doplněno dle vybraného VS)

V pravé části najdete unikátní způsob párování platby na předpisy.

Dle zadaného data, částky a nastavené strategie párování Domsys automaticky doplní párování k měsícům. Chcete-li spárovat platbu jinak, využijte k tomu tlačítko x na konci řádku, tím měsíc odeberete a výběrový seznam „Vyberte“, kde máte k dispozici všechny neuhrazené měsíce. Tímto způsobem můžete platbu spárovat naprosto libovolně. V drtivé většině odpovídá automaticky nabídnutý způsob spárování.

Nevyhovuje Vám automatické párování? Zamyslete se, zda je aplikace správně nastavena - nastavení pravidel pro automatické doplnění párovaných předpisů provedete v modulu Nemovitost->Nastavení->Nemovitost->Předpisy (zde jsou jednotlivá nastavení vysvětlena v kontextové nápovědě, která se zobrazí použitím klávesy F1 či použitím nabídky ikony tří teček v pravém horním rohu aplikace).

Předpis nelze přeplatit - lze jej uhradit jen do výše uvedené ve sloupci Zůstatek (tedy do výše nedoplatku vedeném na předpisu). V případě, že po přiřazení uhrazované částky k předpisům zbývá v údaji "Bilance" kladná hodnota, pak je třeba zbývající částku přiřadit jako úhradu některého z dalších neuhrazených předpisů (předpis přidáte použitím tlačítka "Vyberte") nebo ji ponechat - takto ponechaná hodnota zůstane na tzv. kontě vlastníka/nájemce a je možno ji později použít.

TIP: Evidujete platbu, která hradí předpisy různých jednotek a chcete ji automaticky spárovat? Podívejte se na článek, který se věnuje rozdělení hromadné platby: Rozdělit hromadnou transakci

ÚHRADA DOKLADU

Finance->Banka/Pokladna

Doklad může být uhrazen Bankou či Pokladnou. Pro účely manuálu budeme uvažovat typický příklad: Odchozí platba z banky, která hradí přijatý doklad (fakturu).

Nový příjem/výdaj

Účet – vyberte účet, máte-li jich zadaných více

Cíl výdaje – vyberte Doklad, jelikož budete chtít transakci provázat s dokladem

Částka – po zadání částky se zpřístupní párování k dokladům v pravé části

Vyberte doklad – v pravé části zvolte doklad, ke kterému chcete platbu připojit. Můžete postupně platbu připojit k více dokladům, pakliže jste hradili více faktur jednou transakcí.

OSTATNÍ TRANSAKCE

Finance->Banka/Pokladna

Bankovní/Pokladní transakce mohou být několika typů. Se dvěma z nich jsme se již seznámili:

  • Konto – pohyb na kontech vlastníků/nájemníků (úhrada předpisu, vyplacení přeplatku z vyúčtování apod.)
  • Doklad – platba, která hradí přijatý/vydaný doklad (fakturu)

Nyní se budeme věnovat zbylým třem typům Cíle příjmu/výdaje:

  • Neuvedeno
  • Bez vlivu
  • Složka

Neuvedeno – je typ, kterým transakci označíte k pozdějšímu zpracování. Tímto typem jsou označeny například importované transakce z bankovního výpisu, které nebyly automaticky spárovány.

Bez vlivu (bez vlivu na vyúčtování, na konta vlastníků) - Je to například uhrazená záloha na energie v lednu, která však byla uplatněna ve vyúčtování v předcházejícím roce, který byl zpracován v jiném software. Vyplacený přeplatek z vyúčtování v prvním roce užívání Domsys, který však neví o vzniklém přeplatku v roce minulém, proto nejde vyplatit z vlastníkova konta, jelikož na kontě přeplatek není zapsán.

Složka – to jsou takové transakce, které:

1. spadají do vyúčtování, ovlivňují tedy náklady některé ze složek, avšak nejsou úhradou dokladu (faktury). Typické použití je pro zálohy na energie dle platebního kalendáře, kladné/záporné úroky, bankovní poplatky apod.

2. nespadají do vyúčtování, ale je třeba je evidovat. Takovéto transakce je možné evidovat pomocí evidenčních složek (složky vytvoříte v Nemovitost->Evidenční složky). Příkladem takovýchto transakcí může být výběr hotovosti (tzv. peníze na cestě), ke kterému je třeba udělat příjmovou transakci v pokladně nebo evidence nákladů pronajímatele či družstva.- Zařazování transakce přímo do složky probíhá obdobně jako definování složek u Dokladu.

TIP: Automatické dopárování - jsou v Domsys transakce, které jsou nezpracované (cíl: Neuvedeno), ale víte, že jste již dozadali doklady a předpisy, na které je možné platby napárovat? Domsys Vám může pomoci. Použijte v nabídce Další -> Spárovat nezpracované transakce. Všechny transakce bez zadaného cíle zkusíme automaticky spárovat (stejným způsobem jako při funkci importu) s aktuálně evidovanými předpisy/doklady. Transakce, které jsou jakýmkoli způsobem zpracované zůstanou beze změny.


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)