Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Časté dotazy (FAQ)

Základní evidence

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Adresáře osob a dodavatelů

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Export do STORMWARE Pohoda-účtovací vzory CRM

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro katastr nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Evidence plateb

  1. RUČNĚ

Platba vytváříte ručně pomocí Nový příjem/výdej ve Finance-Banka/Pokladna/Interní. Níže jsou uvedeny postupy zpracování plateb.

  1. IMPORTEM

Platby na bankovním účtu či přes SIPO lze importovat a to vložením souboru z internetového bankovnictví (či krypty) do Domsys. Takovéto platby po uložení naleznete ve Finance-Banka/SIPO. Uložené platby lze dále upravovat (postup ručního zpracování plateb je uveden níže). Nevíte jak importovat soubory? Podívejte se na článek Účty - import výpisů/transakcí .

Kontrola zůstatků

Aktuální zůstatek je uveden u každého účtu v Nastavení-Účty.

Zůstatek k požadovanému dni zjistíte ve Finance-Banka/Pokladna, když označíte jakoukoliv transakci s požadovaným datem a dáte F7 či použijete nabídku Další->Stav účtů. Zobrazí se tak stav k požadovanému dni a konečný stav k dnešnímu dni.

Níže naleznete postupy zpracování transakcí. Tyto postupy jsou totožné pro banku, pokladnu i interní účty.

ÚHRADA OD VLASTNÍKA/NÁJEMCE

Finance->Banka/Pokladna/SIPO

Předpis může být uhrazen přes všechny dostupné účty (banka/pokladna/SIPO). Pro účely manuálu budeme uvažovat, že platby probíhají na bankovní účet.

Úhrada předpisu je příjmem na účtu. Zvolíme tedy

Nový příjem/výdej

Máte-li vedeno více bankovních účtů, vyberte účet, na který platba přišla.

Cíl příjmu – zde vyberte Konto, jelikož se jedná o příjem na konto některého z vlastníků.

Vlastník/nájemce – vyberte vlastníka, na jehož konto bude částka připsána (v případě, že vyberete přes VS, bude doplněno dle vybraného VS)

Název – automaticky je doplněn text „Úhrada předpisu“, můžete si libovolně přepsat.

Datum – datum přijetí platby na bankovní účet

Variabilní symbol – pomocí variabilního symbolu můžete dohledat vlastníka. Do tohoto políčka můžete pro účely našeptávače vypsat také jméno vlastníka. Najdete-li vlastníka, který má více nezaplacených předpisů, vyberte nejlépe ten, který odpovídá částkou. Výběr předpisu není přenesen do párování na pravé straně! Na pravé straně probíhá párování dle zvolené strategie v nastavení (Nastavení->Nemovitost->Předpisy->Pořadí úhrady předpisů).

Částka – zadejte částku bankovní transakce (v případě, že vyberete přes VS, bude doplněno dle vybraného VS)

V pravé části najdete unikátní způsob párování platby na předpisy.

Dle zadaného data, částky a nastavené strategie párování Domsys automaticky doplní párování k měsícům. Chcete-li spárovat platbu jinak, využijte k tomu tlačítko x na konci řádku, tím měsíc odeberete a výběrový seznam „Vyberte“, kde máte k dispozici všechny neuhrazené měsíce. Tímto způsobem můžete platbu spárovat naprosto libovolně. V drtivé většině odpovídá automaticky nabídnutý způsob spárování.

Nevyhovuje Vám automatické párování? Zamyslete se, zda je aplikace správně nastavena - nastavení pravidel pro automatické doplnění párovaných předpisů provedete v modulu Nemovitost->Nastavení->Nemovitost->Předpisy (zde jsou jednotlivá nastavení vysvětlena v kontextové nápovědě, která se zobrazí použitím klávesy F1 či použitím nabídky ikony tří teček v pravém horním rohu aplikace).

Předpis nelze přeplatit - lze jej uhradit jen do výše uvedené ve sloupci Zůstatek (tedy do výše nedoplatku vedeném na předpisu). V případě, že po přiřazení uhrazované částky k předpisům zbývá v údaji "Bilance" kladná hodnota, pak je třeba zbývající částku přiřadit jako úhradu některého z dalších neuhrazených předpisů (předpis přidáte použitím tlačítka "Vyberte") nebo ji ponechat - takto ponechaná hodnota zůstane na tzv. kontě vlastníka/nájemce a je možno ji později použít.

TIP: Evidujete platbu, která hradí předpisy různých jednotek a chcete ji automaticky spárovat? Podívejte se na článek, který se věnuje rozdělení hromadné platby: Rozdělit hromadnou transakci

ÚHRADA DOKLADU

Finance->Banka/Pokladna

Doklad může být uhrazen Bankou či Pokladnou. Pro účely manuálu budeme uvažovat typický příklad: Odchozí platba z banky, která hradí přijatý doklad (fakturu).

Nový příjem/výdaj

Účet – vyberte účet, máte-li jich zadaných více

Cíl výdaje – vyberte Doklad, jelikož budete chtít transakci provázat s dokladem

Částka – po zadání částky se zpřístupní párování k dokladům v pravé části

Vyberte doklad – v pravé části zvolte doklad, ke kterému chcete platbu připojit. Můžete postupně platbu připojit k více dokladům, pakliže jste hradili více faktur jednou transakcí.

OSTATNÍ TRANSAKCE

Finance->Banka/Pokladna

Bankovní/Pokladní transakce mohou být několika typů. Se dvěma z nich jsme se již seznámili:

  • Konto – pohyb na kontech vlastníků/nájemníků (úhrada předpisu, vyplacení přeplatku z vyúčtování apod.)
  • Doklad – platba, která hradí přijatý/vydaný doklad (fakturu)

Nyní se budeme věnovat zbylým třem typům Cíle příjmu/výdaje:

  • Neuvedeno
  • Bez vlivu
  • Složka

Neuvedeno – je typ, kterým transakci označíte k pozdějšímu zpracování. Tímto typem jsou označeny například importované transakce z bankovního výpisu, které nebyly automaticky spárovány.

Bez vlivu (bez vlivu na vyúčtování, na konta vlastníků) - Je to například uhrazená záloha na energie v lednu, která však byla uplatněna ve vyúčtování v předcházejícím roce, který byl zpracován v jiném software. Vyplacený přeplatek z vyúčtování v prvním roce užívání Domsys, který však neví o vzniklém přeplatku v roce minulém, proto nejde vyplatit z vlastníkova konta, jelikož na kontě přeplatek není zapsán.

Složka – to jsou takové transakce, které:

1. spadají do vyúčtování, ovlivňují tedy náklady některé ze složek, avšak nejsou úhradou dokladu (faktury). Typické použití je pro zálohy na energie dle platebního kalendáře, kladné/záporné úroky, bankovní poplatky apod.

2. nespadají do vyúčtování, ale je třeba je evidovat. Takovéto transakce je možné evidovat pomocí evidenčních složek (složky vytvoříte v Nemovitost->Evidenční složky). Příkladem takovýchto transakcí může být výběr hotovosti (tzv. peníze na cestě), ke kterému je třeba udělat příjmovou transakci v pokladně nebo evidence nákladů pronajímatele či družstva.- Zařazování transakce přímo do složky probíhá obdobně jako definování složek u Dokladu.

TIP: Automatické dopárování - jsou v Domsys transakce, které jsou nezpracované (cíl: Neuvedeno), ale víte, že jste již dozadali doklady a předpisy, na které je možné platby napárovat? Domsys Vám může pomoci. Použijte v nabídce Další -> Spárovat nezpracované transakce. Všechny transakce bez zadaného cíle zkusíme automaticky spárovat (stejným způsobem jako při funkci importu) s aktuálně evidovanými předpisy/doklady. Transakce, které jsou jakýmkoli způsobem zpracované zůstanou beze změny.


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)