Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům
Portál je speciální modul sloužící pro poskytnutí vzdáleného přístupu vlastníkům/nájemcům. Organizace tohoto modulu je po Nemovitostech. Uživatel se tedy může přepínat mezi všemi nemovitostmi, kde má oprávnění na jednotku/jednotky.
Tento modul vidí jen uživatel, který má na něj přístup ikona modulu vypadá takto:
Pro uživatele portálu je k dispozici mobilní aplikace Domsys Portál.
Informace dostupné na portálu jsou seskupovány do jednotlivých záložek dle charakteru informací. Seskupení do záložek je obdobné jako v Domsys, ve kterém je zpracovávána samotná správa. Více o zveřejňování informací na portál získáte v tomto článku: Zveřejňování informací a dokumentů
V Domsys jsou nabízeny dvě systémové role:
Předseda - vidí všechny jednotky, všechny vlastníky/nájemce, platby, upomínky atd., náklady celého domu
Vlastník/Nájemce - má přístup jen k jednotkám, u kterých je platným vlastníkem/nájemcem. Vidí jen své předpisy, platby atd., náklady celého domu
Role vytváříte v modulu Správce->Oprávnění->Role. Více o nastavení role najdete v tomto článku: Role pro nastavení práv
Oprávnění pomocí role
Přístup je umožněn pomocí oprávnění na základě role. Role určuje kam má uživatel v rámci modulu přístup (jaká nabídka a v rámci nabídky jaké záložky).
Role oprávnění jsou nastavovány v modulu Správce -> Oprávnění -> Role. Domsys nabízí dvě systémové role pro portál:
Předseda = uživatel s touto rolí má k dispozici veškeré údaje zaevidované a zveřejněné k celému domu
Vlastník = uživatel má přehled o údajích ke svému bytu (resp. jednotce) či o více svých jednotkách, dále má zobrazeny údaje týkající se nemovitosti
Výše uvedené systémové role lze v modulu Správce-> Oprávnění zkopírovat a upravit dle vlastních požadavků. Vytvořit tak roli vlastní (vytváříte-li roli pro Portál, pak na prvcích, ke kterým má mít uživatel přístup, nastavte "Zápis")
Evidované role použijete při nastavení přístupu vlastníkům/nájemcům dle níže uvedeného návodu.
U každého uživatele portálu je možnost se podívat co je na portálu vidět (jak se podívat je popsáno na konci článku).
.
1. možnost: Nastavení přístupu pro vybranou osobu
modul Nemovitost-Vlastníci/Nájemci-Adresář
- Zadání kontaktního e-mailu
Nastavení přístupu na portál je možné pouze v případě, že máte u jednotlivých osob uveden kontaktní e-mail. Při nastavení bude tento kontaktní e-mail použit jako přihlašovací jméno. V případě, že máte uvedeno více kontaktních e-mailů oddělených čárkami, bude použit první v řadě.
Do kontaktního políčka e-mail vyplňte Odpovědné osobě e-mailový kontakt (5).
- Nastavení přístupu
Nástroj pro nastavení přístupu naleznete v následující záložce Přístupy.
Určete umožnění přihlášení (1), vyplňte Přihlašovací jméno, kterým bude email osoby (2).
Vyberte roli, kterou chcete nastavit (3)
Nezapomeňte zvolit, zda chcete uživatele o zřízeném oprávnění informovat (4). Pakliže oprávnění uživatelům zřizujete (neupravujete), doporučujeme ponechat volbu Ano = odeslat informaci, protože uživatel dostane v e-mailu pokyn k aktivaci účtu. Pokud provádíte úpravu role uživateli, který již má přístup zřízen, je vhodné uživatele již neinformovat.
Tímto způsobem nastavíte přístup také členům výboru, kteří nevlastní jednotku v konkrétním společenství vlastníků. Osobu zaevidujte do adresáře a nastavte přístup. Stejný postup je i v případě správy pronajímané nemovitosti, kde chcete dát přístup majitelům nemovitosti.
2. možnost: Nastavení přístupů vlastníkům/nájemcům hromadně
modul Nemovitost-Vlastníci/Nájemci-Vlastníci/Nájemci
- Zadání kontaktního e-mailu
Hromadné nastavení přístupu na portál je možné pouze v případě, že máte u jednotlivých osob uveden kontaktní e-mail. Při hromadném nastavení bude tento kontaktní e-mail použit jako přihlašovací jméno. V případě, že máte uvedeno více kontaktních e-mailů oddělených čárkami, bude použit první v řadě.
Do kontaktního políčka e-mail vyplňte všem Odpovědným osobám e-mailový kontakt (5). Můžete vyplnit konkrétním osobám na záložce Adresář nebo přes záložku Vlastníci/Nájemci, kde u konkrétních vlastníků upravíte jednotlivé odpovědné osoby (i odtud upravujete stejnou kartu osoby jako ze záložky Adresář).
- Hromadné nastavení přístupu
Nástroj pro hromadné nastavení přístupu naleznete v Vlastníci/Nájemci->Vlastníci/Nájemci->Další->Hromadné nastavení přístupu (3).
V obrazovce máte ve dvou záložkách zobrazeny osoby, které mají vyplněn e-mail (4) a ty, které nemají vyplněn e-mail (5) a tedy jim nemůže být přístup automaticky zřízen.
Vyberte roli, kterou chcete hromadně nastavit (6) a nezapomeňte zvolit, zda chcete uživatele o zřízeném oprávnění informovat (7). Pakliže oprávnění uživatelům zřizujete (neupravujete), doporučujeme ponechat volbu Ano = odeslat informaci, protože uživatel dostane v e-mailu pokyn k aktivaci účtu. Pokud provádíte hromadnou úpravu role uživatelům, kteří již mají přístup zřízen, je vhodné uživatele již neinformovat.
Přepínačem (8) můžete vybrat osoby, kterých se hromadné nastavení bude týkat.
Hromadná změna role uživatelům, kteří mají právo
Tuto funkci můžete také úspěšně využít pro hromadnou změnu role oprávnění. Příklad použití:
1. Všem vlastníkům vytvoříme přístup v roli Vlastník a budeme je informovat o zřízeném oprávnění.
2. Vyvoláme obrazovku pro hormadné nastavení přístupu znovu a nyní pomocí Ano/Ne označíme volbou Ano pouze ty osoby, které jsou ve výboru. Dále vybereme roli Předseda a zvolíme Neinformovat uživatele. Tímto krokem hromadně změníme roli pouze vybraným osobám (např. výboru).
Omezení přístupu na portál k vlastníkovi/nájemci(jednotce)
Výše uvedenými postupy se nastavují přístupy, kterými mají osoby přístup v konkrétní nemovitosti ke všem jednotkám v rámci vlastníků/nájemců, u kterých jsou evidovány v odpovědných osobách. Nemá-li mít uživatel přístup na portál k datům jednotky, lze toto deaktivovat na konkrétní vazbě osoby k vlastníkovi/nájemci. Je to případ, kdy jedna osoba je evidována u více vlastníků/nájemců (například jednou jako vlastník v SVJ a podruhé jako spolubydlící u jiného vlastníka) a má nastavený přístup na portál. Přes Vlastnosti odpovědné osoby je možné nastavit, že neuvidí informace o konkrétním vlastníkovi/nájemci a jeho přiřazených jednotkách, pro které se nastavení provádí. Toto nastavení uděláte v odpovědných osobách->na konkrétní osobě zvolíte Akce->Vlastnosti odp.osoby.
Po nastavení přístupu se lze podívat na náhled portálu tak jak jej vlastník/nájemce nebo konkrétní osoba uvidí. Na stejném místě lze vlastníkovi/nájemci či konkrétní osobě dodatečně odeslat informaci o aktivaci přístupu.
Toto provedete: modul NEMOVITOST->Vlastníci/Nájemce->Vlastníci/Nájemci nebo Adresář, kde po výběru řádku, který má přístup na portál kliknete na ikonu Portálu a pomocí Akce->Náhled portálu/Odeslat aktivační mail.
