Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Časté dotazy (FAQ)

Základní evidence

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Adresáře osob a dodavatelů

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Export do STORMWARE Pohoda-účtovací vzory CRM

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro katastr nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Aktualizováno 11 months ago od Vaňková

Portál je speciální modul sloužící pro poskytnutí vzdáleného přístupu vlastníkům/nájemcům. Organizace tohoto modulu je po Nemovitostech. Uživatel se tedy může přepínat mezi všemi nemovitostmi, kde má oprávnění na jednotku/jednotky.

Pro uživatele portálu je k dispozici mobilní aplikace Domsys Portál.

Informace dostupné na portálu jsou seskupovány do jednotlivých záložek dle charakteru informací. Seskupení do záložek je obdobné jako v Domsys, ve kterém je zpracovávána samotná správa. Více o zveřejňování informací na portál získáte v tomto článku: Zveřejňování informací a dokumentů

Přístup vlastníkům/nájemcům umožňujete pomocí role, v které definujete k jakým údajům mají mít přístup. 

V Domsys jsou nabízeny dvě systémové role:

Předseda - vidí všechny jednotky, všechny vlastníky/nájemce, platby, upomínky atd., náklady celého domu
Vlastník/Nájemce - má přístup jen k jednotkám, u kterých je platným vlastníkem/nájemcem. Vidí jen své předpisy, platby atd., náklady celého domu

Role vytváříte v modulu Správce->Oprávnění->Role. Více o nastavení role najdete v tomto článku: Role pro nastavení práv

Přístup vlastníkům/nájemcům lze vytvořit hromadně či individuálně pro vybranou osobu. Oba postupy jsou popsány níže:

1. možnost: Nastavení přístupu pro vybranou osobu

Zadání kontaktního e-mailu

Nastavení přístupu na portál je možné pouze v případě, že máte u jednotlivých osob uveden kontaktní e-mail. Při nastavení bude tento kontaktní e-mail použit jako přihlašovací jméno. V případě, že máte uvedeno více kontaktních e-mailů oddělených čárkami, bude použit první v řadě.

Do kontaktního políčka e-mail vyplňte Odpovědné osobě e-mailový kontakt (5).

Nastavení přístupu

Nástroj pro nastavení přístupu naleznete v následující záložce Přístupy.

Určete umožnění přihlášení (1), vyplňte Přihlašovací jméno, kterým bude email osoby (2).

Vyberte roli, kterou chcete nastavit (3) (role oprávnění jsou nastavovány v modulu Správce -> Oprávnění -> Role). Domsys nabízí dvě systémové role pro portál:

Předseda = uživatel s touto rolí má k dispozici veškeré údaje zaevidované a zveřejněné k celému domu

Vlastník = uživatel s touto rolí má k dispozici pouze údaje týkající se jeho jednotek

Výše uvedené systémové role lze v modulu Správce-> Oprávnění zkopírovat a upravit dle vlastních požadavků. Vytvořit tak roli vlastní.

Nezapomeňte zvolit, zda chcete uživatele o zřízeném oprávnění informovat (4). Pakliže oprávnění uživatelům zřizujete (neupravujete), doporučujeme ponechat volbu Ano = odeslat informaci, protože uživatel dostane v e-mailu pokyn k aktivaci účtu. Pokud provádíte úpravu role uživateli, který již má přístup zřízen, je vhodné uživatele již neinformovat.

 

Tímto způsobem nastavíte přístup také členům výboru, kteří nevlastní jednotku v konkrétním společenství vlastníků. Osobu zaevidujte do adresáře a nastavte přístup.

Náhled portálu či odeslání aktivačního mailu

Po nastavení přístupu vlastníka se lze podívat na náhled portálu tak jak jej vlastník uvidí. Na stejném místě lze vlastníkovi dodatečně odeslat informaci o aktivaci přístupu.

Toto provedete: modul NEMOVITOST->Vlastníci->Vlastníci->po výběru vlastníka, který má přístup na portál kliknete na ikonu Portálu a pomocí Akce->Náhled portálu/Odeslat aktivační mail.

Při prvním použití Náhledu portálu je možné, že prohlížeč automaticky zakáže vyskakovací okna (5). Je tedy potřeba kliknutím na upozornění takováto okna povolit (viz. obrázek).

2. možnost: Nastavení přístupů vlastníkům/nájemcům hromadně

Zadání kontaktního e-mailu

Hromadné nastavení přístupu na portál je možné pouze v případě, že máte u jednotlivých osob uveden kontaktní e-mail. Při hromadném nastavení bude tento kontaktní e-mail použit jako přihlašovací jméno. V případě, že máte uvedeno více kontaktních e-mailů oddělených čárkami, bude použit první v řadě.

Do kontaktního políčka e-mail vyplňte všem Odpovědným osobám e-mailový kontakt (5).

Hromadné nastavení přístupu

Nástroj pro hromadné nastavení přístupu naleznete v Vlastníci->Vlastníci->Další->Hromadné nastavení přístupu (3).

V obrazovce máte ve dvou záložkách zobrazeny osoby, které mají vyplněn e-mail (4) a ty, které nemají vyplněn e-mail (5) a tedy jim nemůže být přístup automaticky zřízen.

Vyberte roli, kterou chcete hromadně nastavit (6) a nezapomeňte zvolit, zda chcete uživatele o zřízeném oprávnění informovat (7). Pakliže oprávnění uživatelům zřizujete (neupravujete), doporučujeme ponechat volbu Ano = odeslat informaci, protože uživatel dostane v e-mailu pokyn k aktivaci účtu. Pokud provádíte hromadnou úpravu role uživatelům, kteří již mají přístup zřízen, je vhodné uživatele již neinformovat.

Přepínačem (8) můžete vybrat osoby, kterých se hromadné nastavení bude týkat.

 

Hromadná změna role uživatelům, kteří mají právo

Tuto funkci můžete také úspěšně využít pro hromadnou změnu role oprávnění. Příklad použití:

1. Všem vlastníkům vytvoříme přístup v roli Vlastník a budeme je informovat o zřízeném oprávnění.

2. Vyvoláme obrazovku znovu a nyní pomocí Ano/Ne označíme volbou Ano pouze ty osoby, které jsou ve výboru. Dále vybereme roli Předseda a zvolíme Neinformovat uživatele. Tímto krokem hromadně změníme roli pouze vybraným osobám (např. výboru).

Omezení přístupu na portál k vlastníkovi/nájemci(jednotce)

Výše uvedenými postupy se nastavují přístupy, kterými mají osoby přístup v konkrétní nemovitosti ke všem jednotkám v rámci vlastníků/nájemců, u kterých jsou evidovány v odpovědných osobách. Nemá-li mít uživatel přístup na portál k datům jednotky, lze toto deaktivovat na konkrétní vazbě osoby k vlastníkovi/nájemci. Je to případ, kdy jedna osoba je evidována u více vlastníků/nájemců (například jednou jako vlastník v SVJ a podruhé jako spolubydlící u jiného vlastníka) a má nastavený přístup na portál. Přes Vlastnosti odpovědné osoby je možné nastavit, že neuvidí informace o konkrétním vlastníkovi/nájemci a jeho přiřazených jednotkách, pro které se nastavení provádí. Toto nastavení uděláte v odpovědných osobách->na konkrétní osobě zvolíte Akce->Vlastnosti odp.osoby.

Náhled portálu či odeslání aktivačního mailu

Po nastavení přístupu vlastníka se lze podívat na náhled portálu tak jak jej vlastník uvidí. Na stejném místě lze vlastníkovi dodatečně odeslat informaci o aktivaci přístupu.

Toto provedete: modul NEMOVITOST->Vlastníci->Vlastníci->po výběru vlastníka, který má přístup na portál kliknete na ikonu Portálu a pomocí Akce->Náhled portálu/Odeslat aktivační mail.

Při prvním použití Náhledu portálu je možné, že prohlížeč automaticky zakáže vyskakovací okna (5). Je tedy potřeba kliknutím na upozornění takováto okna povolit (viz. obrázek).


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)