Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Počáteční stavy

Hromadné vložení

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Adresáře osob a dodavatelů

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Použití zůstatku konta na úhradu předpisu

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

SIPO - CRYPTA - šifrování a podepisování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

INKASO - vytvoření souboru s příkazy k inkasu

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Prodloužení platnosti API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Úhrada přijatého dokladu přeplatkem

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Náklady od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Výstup ročního vyúčtování

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - co je rozšíření pro správu majitelů investic

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Export dokladů ve formátu ISDOC

Úvod do exportu do účetnictví

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 8

Kontakty

Zákaznická podpora

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Aktualizováno 10 months ago od Vaňková

Portál je speciální modul sloužící pro poskytnutí vzdáleného přístupu vlastníkům/nájemcům. Organizace tohoto modulu je po Nemovitostech. Uživatel se tedy může přepínat mezi všemi nemovitostmi, kde má oprávnění na jednotku/jednotky.

Tento modul vidí jen uživatel, který má na něj přístup (ikona modulu vypadá takto:

Pro uživatele portálu je k dispozici mobilní aplikace Domsys Portál.

Informace dostupné na portálu jsou seskupovány do jednotlivých záložek dle charakteru informací. Seskupení do záložek je obdobné jako v Domsys, ve kterém je zpracovávána samotná správa. Více o zveřejňování informací na portál získáte v tomto článku: Zveřejňování informací a dokumentů

Přístup vlastníkům/nájemcům umožňujete pomocí role, v které definujete k jakým údajům mají mít přístup. 

V Domsys jsou nabízeny dvě systémové role:

Předseda - vidí všechny jednotky, všechny vlastníky/nájemce, platby, upomínky atd., náklady celého domu
Vlastník/Nájemce - má přístup jen k jednotkám, u kterých je platným vlastníkem/nájemcem. Vidí jen své předpisy, platby atd., náklady celého domu

Role vytváříte v modulu Správce->Oprávnění->Role. Více o nastavení role najdete v tomto článku: Role pro nastavení práv

Oprávnění pomocí role

Přístup je umožněn pomocí oprávnění na základě role. Role určuje kam má uživatel v rámci modulu přístup (jaká nabídka a v rámci nabídky jaké záložky).

Role oprávnění jsou nastavovány v modulu Správce -> Oprávnění -> Role. Domsys nabízí dvě systémové role pro portál:

Předseda = uživatel s touto rolí má k dispozici veškeré údaje zaevidované a zveřejněné k celému domu

Vlastník = uživatel s touto rolí má k dispozici pouze údaje týkající se jeho jednotek

Výše uvedené systémové role lze v modulu Správce-> Oprávnění zkopírovat a upravit dle vlastních požadavků. Vytvořit tak roli vlastní (vytváříte-li roli pro Portál, pak na prvcích, ke kterým má mít uživatel přístup, nastavte "Zápis")

.

Přístup vlastníkům/nájemcům lze vytvořit hromadně či individuálně pro vybranou osobu. Tady jsou oba postupy:

1. možnost: Nastavení přístupu pro vybranou osobu

  1. Zadání kontaktního e-mailu

Nastavení přístupu na portál je možné pouze v případě, že máte u jednotlivých osob uveden kontaktní e-mail. Při nastavení bude tento kontaktní e-mail použit jako přihlašovací jméno. V případě, že máte uvedeno více kontaktních e-mailů oddělených čárkami, bude použit první v řadě.

Do kontaktního políčka e-mail vyplňte Odpovědné osobě e-mailový kontakt (5).

  1. Nastavení přístupu

Nástroj pro nastavení přístupu naleznete v následující záložce Přístupy.

Určete umožnění přihlášení (1), vyplňte Přihlašovací jméno, kterým bude email osoby (2).

Vyberte roli, kterou chcete nastavit (3)

Nezapomeňte zvolit, zda chcete uživatele o zřízeném oprávnění informovat (4). Pakliže oprávnění uživatelům zřizujete (neupravujete), doporučujeme ponechat volbu Ano = odeslat informaci, protože uživatel dostane v e-mailu pokyn k aktivaci účtu. Pokud provádíte úpravu role uživateli, který již má přístup zřízen, je vhodné uživatele již neinformovat.

Tímto způsobem nastavíte přístup také členům výboru, kteří nevlastní jednotku v konkrétním společenství vlastníků. Osobu zaevidujte do adresáře a nastavte přístup.

  1. Náhled portálu či odeslání aktivačního mailu

Po nastavení přístupu vlastníka se lze podívat na náhled portálu tak jak jej vlastník uvidí. Na stejném místě lze vlastníkovi dodatečně odeslat informaci o aktivaci přístupu.

Toto provedete: modul NEMOVITOST->Vlastníci->Vlastníci->po výběru vlastníka, který má přístup na portál kliknete na ikonu Portálu a pomocí Akce->Náhled portálu/Odeslat aktivační mail.

Při prvním použití Náhledu portálu je možné, že prohlížeč automaticky zakáže vyskakovací okna (5). Je tedy potřeba kliknutím na upozornění takováto okna povolit (viz. obrázek).

2. možnost: Nastavení přístupů vlastníkům/nájemcům hromadně

  1. Zadání kontaktního e-mailu

Hromadné nastavení přístupu na portál je možné pouze v případě, že máte u jednotlivých osob uveden kontaktní e-mail. Při hromadném nastavení bude tento kontaktní e-mail použit jako přihlašovací jméno. V případě, že máte uvedeno více kontaktních e-mailů oddělených čárkami, bude použit první v řadě.

Do kontaktního políčka e-mail vyplňte všem Odpovědným osobám e-mailový kontakt (5).

  1. Hromadné nastavení přístupu

Nástroj pro hromadné nastavení přístupu naleznete v Vlastníci->Vlastníci->Další->Hromadné nastavení přístupu (3).

V obrazovce máte ve dvou záložkách zobrazeny osoby, které mají vyplněn e-mail (4) a ty, které nemají vyplněn e-mail (5) a tedy jim nemůže být přístup automaticky zřízen.

Vyberte roli, kterou chcete hromadně nastavit (6) a nezapomeňte zvolit, zda chcete uživatele o zřízeném oprávnění informovat (7). Pakliže oprávnění uživatelům zřizujete (neupravujete), doporučujeme ponechat volbu Ano = odeslat informaci, protože uživatel dostane v e-mailu pokyn k aktivaci účtu. Pokud provádíte hromadnou úpravu role uživatelům, kteří již mají přístup zřízen, je vhodné uživatele již neinformovat.

Přepínačem (8) můžete vybrat osoby, kterých se hromadné nastavení bude týkat.

 

Hromadná změna role uživatelům, kteří mají právo

Tuto funkci můžete také úspěšně využít pro hromadnou změnu role oprávnění. Příklad použití:

1. Všem vlastníkům vytvoříme přístup v roli Vlastník a budeme je informovat o zřízeném oprávnění.

2. Vyvoláme obrazovku znovu a nyní pomocí Ano/Ne označíme volbou Ano pouze ty osoby, které jsou ve výboru. Dále vybereme roli Předseda a zvolíme Neinformovat uživatele. Tímto krokem hromadně změníme roli pouze vybraným osobám (např. výboru).

Omezení přístupu na portál k vlastníkovi/nájemci(jednotce)

Výše uvedenými postupy se nastavují přístupy, kterými mají osoby přístup v konkrétní nemovitosti ke všem jednotkám v rámci vlastníků/nájemců, u kterých jsou evidovány v odpovědných osobách. Nemá-li mít uživatel přístup na portál k datům jednotky, lze toto deaktivovat na konkrétní vazbě osoby k vlastníkovi/nájemci. Je to případ, kdy jedna osoba je evidována u více vlastníků/nájemců (například jednou jako vlastník v SVJ a podruhé jako spolubydlící u jiného vlastníka) a má nastavený přístup na portál. Přes Vlastnosti odpovědné osoby je možné nastavit, že neuvidí informace o konkrétním vlastníkovi/nájemci a jeho přiřazených jednotkách, pro které se nastavení provádí. Toto nastavení uděláte v odpovědných osobách->na konkrétní osobě zvolíte Akce->Vlastnosti odp.osoby.

Náhled portálu či odeslání aktivačního mailu

Po nastavení přístupu vlastníka se lze podívat na náhled portálu tak jak jej vlastník uvidí. Na stejném místě lze vlastníkovi dodatečně odeslat informaci o aktivaci přístupu.

Toto provedete: modul NEMOVITOST->Vlastníci->Vlastníci->po výběru vlastníka, který má přístup na portál kliknete na ikonu Portálu a pomocí Akce->Náhled portálu/Odeslat aktivační mail.

Při prvním použití Náhledu portálu je možné, že prohlížeč automaticky zakáže vyskakovací okna (5). Je tedy potřeba kliknutím na upozornění takováto okna povolit (viz. obrázek).


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)