Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Počáteční stavy

Hromadné vložení

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Adresáře osob a dodavatelů

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Použití zůstatku konta na úhradu předpisu

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

SIPO - CRYPTA - šifrování a podepisování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

INKASO - vytvoření souboru s příkazy k inkasu

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Prodloužení platnosti API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Úhrada přijatého dokladu přeplatkem

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Náklady od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Výstup ročního vyúčtování

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - co je rozšíření pro správu majitelů investic

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Export dokladů ve formátu ISDOC

Úvod do exportu do účetnictví

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 8

Kontakty

Zákaznická podpora

Požadavky s vytvářením tiketů

Modul HELPDESK

Slouží pro práci s tikety vybrané společnosti. Tiketem se rozumí požadavek, který má přiřazené pořadové číslo, svého řešitele a termín dokončení. Organizace modulu je řazena po správcovských společnostech, pracujete tedy dohromady s požadavky v rámci všech nemovitostí vybraného správce.

Po kliknutí na ikonu modulu můžete ihned vytvořit Nový tiket či Přejít do modulu. Dále jsou zde vypsány tikety přiřazené přihlášenému uživateli. Po kliknutí na vybraný tiket bude zobrazen jeho detail.

Vytvoření tiketu

možnosti:

Ruční

Pomocí Nový tiket (F2), kde můžete určit:

- k jaké spravované nemovitosti je vázán

- případně k jaké konkrétní jednotce patří

- žadatele - zadejte žadatele jako jméno osoby, od které byl požadavek přijat. Evidujete-li osobu v Domsysu, stačí začít psát jméno a Domsys nabídne evidované osoby a po výběru kontakty doplní. Kontakty lze doplnit také ručně kliknutím na Zadejte telefon/Zadejte e-mail

- řešitele - zadejte pracovníka, který má mít tiket na starost. Možno zadat jméno pracovníka nebo název pracovní pozice.

- co a popis tiketu - Stačí kliknout na šedé názvy polí a vyplnit informaci o přijatém požadavku. V den vypršení termínu z tiketu je vytvořeno připomenutí do kalendáře uživatele (řešitele).

- termín - potřebujete-li, vyplňte termín, do kterého má být tiket vyřešeen. V den vypršení termínu z tiketu je vytvořeno připomenutí do kalendáře uživatele (řešitele).

Tiket také lze vytvořit přímo v modulu Helpdesk.

INFORMOVÁNÍ (NOTIFIKACE) ŽADATELE
Potřebujete, aby žadatel byl automaticky informován o stavu tiketu, zda je vyřešený atd. (není informován o evidovaných komentářích)? Použijte k tomu tlačítko Vypnuto/Zapnuto u žadatele. Tiket může sledovat uživatel, který má přístup do portálu.

Má se ve vytvářených tiketech žadatel automaticky nastavit jako sledující? Upravte nastavení v modulu Správce-Nastavení-Obecné. Tímto bude při vytváření tiketu automaticky u žadatele zvoleno Zapnuto. I přesto můžete v jednotlivých tiketech sledování u žadatele vypnout.

POVINNÉ ÚDAJE TIKETU
Potřebujete, aby vytvořený tiket měl vždy vyplněnu nemovitost, email žadatele či telefon? Či aby tiket šel přiřadit jen řešitelům z vybrané nemovitosti? Nastavte toto v modulu Správce-Nastavení-záložka Obecné a Domsys to ohlídá.

Automatické na činnosti/revize a platnosti nájemních smluv

Aplikace umožňuje Automatické vytvoření tiketu na vypršení termínu činnosti z pasportizace nebo na konec platnosti nájemních smluv. Nastavení vytváření tiketů na činnosti a smlouvy je v modulu SPRÁVCE-Nastavení-Obecné-Upozornění. Při tomto nastavení se tiket vytvoří dle stanoveného termínu upozornění předem u jednotlivých činností a smluv - zároveň je informace zaslána řešiteli (uživateli) do ikony Zvonečku (má-li uživatel nastaveno v Nastavení uživatele, pak je zaslána informace i mailem) a v den vypršení termínu činnosti či konce smlouvy se vytvoří úkol v kalendáři uživatele (řešitele). Pro automatické vytváření tiketů je třeba v nastavení upozornění zvolit frontu, do které budou tikety řazeny (frontu založíte v modulu Správce-Nastavení-Tikety. O frontách je napsáno více v článku Řazení tiketů do front ).

Ve vytvořeném tiketu lze použít tlačítko Zpracovat - máte tak možnost k činnosti zaevidovat provedení aniž by bylo potřeba přejít do modulu TZB.

Automatické na žádosti z Portálu

Pracujete-li s žádostmi vytvořenými uživateli Portálu, jsou automaticky vytvářeny tikety i na takovéto žádosti vytvořené přes Portál. O žádostech z portálu se více dozvíte v článku Zasílání žádostí z portálu .

Ve vytvořených tiketech na žádosti pro změnu počtu osoba a samoodečet je možnost použít tlačítko Zpracovat, kterým automaticky zaevidujete údaje aniž by bylo potřeba přejít do modulu Nemovitost ke konkrétnímu vlastníkovi/nájemci nebo měřidlu.

Kdo je nabízen jako řešitel?

Řešitele z uživatelů evidovaných modulu Správce - Oprávnění - Uživatelé nebo z pracovních pozic, které evidujete v modulu Správce - Nastavení - Pracovní pozice. Stačí do kolonky Řešitel začít vypisovat jméno či název pracovní pozice. Nemá-li se některý z uživatelů nabízet jako řešitel, stačí toto na uživateli nastavit. Nastavení provedete v modulu Správce - Oprávnění - použijte Upravit na daném uživateli a na záložce Ostatní zadejte Přímý řešitel tiketů NE.

Evidence tiketů

Tikety jsou pro přihlášeného uživatele řazeny do jednotlivých záložek:

Moje úkoly – tikety, u kterých je řešitelem přihlášený uživatel

Mnou vytvořené – tikety vytvořené přihlášeným uživatelem

Mnou sledované – tikety, u kterých si přihlášený uživatel určil, že je chce sledovat

Všechny – veškeré tikety evidované za daného správce

Na začátku řádků tiketů jsou k dispozici ikony pro přiřazení dokumentu, naplánování do kalendáře, označení štítkem a zapsání poznámky.

Jaké informace (notifikace) o tiketu řešitel obdrží?

Informace o přiřazení (vytvoření) nového tiketu a probíhající změny na tiketech, jsou řešitelům zobrazovány v ikoně Zvonečku (nová upozornění jsou viditelně zobrazena jejich počtem), ze kterého lze po kliknutí na požadované upozornění vstoupit.do jeho detailu.

Zároveň si může uživatel ve svém nastavení určit, že tyto informace chce zasílat na e-mail. Tím bude o všech změnách a nových tiketech informován aniž by byl přihlášen do aplikace Domsys. Nastavení zasílání informace na e-mail je v Nastavení uživatele (ikona "tří teček")-záložka Upozornění.

Řazení do front

Tikety lze přiřazovat k frontám. Fronta může řešit například tématické rozdělení tiketů (např. budete-li chtít mít pohromadě tikety technického charakteru, vytvoříte frontu s názvem Technická část). Tiket lze přiřadit do fronty již při jeho vytváření nebo pomocí Upravit.Fronty vytvoříte v modulu SPRÁVCE-Nastavení-Tikety

Práce s tikety

K tiketu můžete evidovat informaci o jejím stavu rozpracovanosti (Nový /V řešení / Čekající / Zamítnutý / Vyřešený) pomocí Akce->Změna stavu nebo pomocí nabídky pravého tlačítka myši nebo po otevření tiketu (2x klik myší či tlačítko Otevřít).

Po otevření tiketu je možné ve změně stavu doplnit komentář či doplňující informace.

Při změně na Vyřízeno v otevřeném tiketu je možné zadat poznámku a soubor, které budou po uložení zaslány žadateli, je-li vyplněn.

Tikety mohou být předávány jinému řešiteli nebo od jiného převzaty, také k nim lze evidovat stav rozpracovanosti a strávený čas s finančními náklady. Použijte nabídku Akce či pravé tlačítko myši.

Každý uživatel si může ze všech tiketů vybrat, které chce sledovat - po otevření tiketu (pravé tlačítko-Otevřít) toto nastavení provede pomocí tlačítka Nesleduji/Sleduji.

Ke každému tiketu je možnost přidat komentáře – přes pravé tlačítko myši->Otevřít.

Komentář může být veřejný=je zobrazen i na portále (je-li tiket na portále zveřejněn) nebo interní=vidí jej jen uživatelé pracující s Domsys, kteří k nim mají přístup.

O všech změnách provedených s tiketem - změna stavu tiketu, změna řešitele, přidané komentáře, je řešitel upozorněn pomocí oznámení v ikoně zvonečku a mailem, má-li v Nastavení uživatele nastaveno, že upozornění mají být zasílány mailem.

Karta tiketu

Každý tiket lze vytisknout jako tzv. Kartu tiketu lze vytisknout po exportu ve Výstupy->Karta tiketu (pro potřeby zaznamenání poznámek na vytištěný tiket je zde připravené okénko Záznamy).

.

Náš TIP:

Tikety lze schvalovat pomocí schvalovacích procesů. Více naleznete v tomto článku: Schvalovací procesy .A víte, že tikety lze spravovat také v rámci naší mobilní aplikace Domsys Správce. Více o mobilních aplikacích najdete v článku:  Mobilní aplikace .


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)