Zveřejňování informací a dokumentů
Portál je speciální modul sloužící pro poskytnutí vzdáleného přístupu vlastníkům/nájemcům. Organizace tohoto modulu je po Nemovitostech. Uživatel se tedy může přepínat mezi všemi nemovitostmi, kde má oprávnění na jednotku/jednotky.
Pro uživatele portálu je k dispozici mobilní aplikace Domsys Portál.
Informace dostupné na portálu jsou seskupovány do jednotlivých záložek dle charakteru informací. Seskupení do záložek je obdobné jako v Domsys, ve kterém je zpracovávána samotná správa.
Vlastníci/Nájemci, kteří mají přístup na modul Portál, mají možnost použít funkci Žádosti, díky níž mohou správci zasílat žádosti či požadavky, ať ekonomického či technického charakteru, zaslání informace o změně počtu žijících osob v jednotce a nahlášení samoodečtu. Hlášení samoodečtů je vlastníkům/nájemcům umožněno v období od 1.12. do 31.1..
Na vytvořené žádosti budou aplikací vytvářeny tzv. tikety, které budou evidovány a dále správcem zpracovávány v modulu HELPDESK.
O žádostech více v manuálu Zasílání žádostí z portálu .
Uživatelé na portále uvidí jen ty nabídky a záložky, které odpovídají nastavenému oprávnění pro přístup.
Postupy zveřejnění informací:
Zveřejňování informací a dokumentů
V tomto návodu Vám ukážeme jaké údaje lze zveřejnit na portálu a jak je zveřejnit.
Zveřejňování provádíme pomocí šedého tlačítka Nezveřejněno (po kliknutí se změní na zelené Zveřejněno). Zveřejnění lze po kliknutí změnit zpět na Nezveřejněno.
- U účtů a pokladen se zveřejňují zůstatky hotovosti a jednotlivé transakce.
Nastavení zveřejnění účtů a pokladen je v Domečku: Nastavení -> Účty -> na účtu Upravit (tímto se nastaví zveřejnění účtů - zůstatků a transakcí. Transakce zadané ručně jsou zveřejněny tímto automaticky, pro zveřejnění importovaných transakcí je třeba zveřejnit i importované výpisy) -> Uložit
- Pořizujete-li transakce na účtech pomocí importů, pak je třeba zveřejnit také importované soubory
- Automatické zveřejnění všech importovaných souborů s transakcemi. Nastavení: Nastavení -> Nemovitost -> Obecné a pomocí tlačítka Upravit . Tímto se všechny importované výpisy budou automaticky zveřejňovat, ale u jednotlivých výpisů můžeme zveřejnění ovlivnit stejně jako v následujícím bodě 3.
- Zveřejnění jednotlivých importovaných souborů s transakcemi.
Nastavení: Finance -> Banka (1) -> Import (2) -> po otevření výpisu lze zveřejnit.
- Jak vypadají zveřejněné zůstatky a jednotlivé transakce účtů a pokladen
Zveřejněné zůstatky jsou dostupné v nabídce Portál-v záložce Přehled (1). Jednotlivé transakce na pokladně a bance jsou dostupné v nabídce Náš dům, v záložce Banka či Pokladna (2) (viz. druhý obrázek)
Zpracováno do = zobrazené datum je datum před první nezpracovanou platbou
Zůstatek = zůstatek k dnešnímu dni zahrnující všechny evidované platby
Všechny platby, které byly připsané na konto vlastníků/nájemců jsou zobrazeny v nabídce Moje agenda-v záložce Platby předpisů. Na této záložce jsou zobrazeny platby ikdyž nejsou jednotlivé účty zveřejněny.
Nastavením můžete ovlivnit zveřejnění zůstatku na fondů oprav (tedy všech složek předpisu, které jsou typ - Fond oprav)
Nastavení zveřejnění fondů je v Domečku: Nemovitost->Složky předpisu-> po otevření požadované složky (2x klikněte na řádek či použijte nabídku pravého tlačítky myši Otevřít) zvolte volbu Zveřejněno/Nezveřejněno.
Náklady, které ovlivňují stav fondu oprav za vybraný hospodářský rok jsou uvedeny v nabídce Náš dům, v záložce Náklady složek.
- Jak vypadají zveřejněné zůstatky fondů
Nastavení: Správa -> Vyúčtování.
- Jak vypadá zveřejněné vyúčtování?
V případě, že je vytvořené vyúčtování, na portálu bude zveřejněné v nabídce Moje agenda, v záložce Vyúčtování. Otevřením řádku vyúčtování (2xklik) jsou zobrazeny jednotlivé řádky vyúčtování.
Pokud jsou dokumenty ukládány do složek, pak lze zveřejnit celou složku. Nastavení: Správa -> Dokumenty -> na složce Upravit -> po zveřejnění Uložit
- Jak vypadají zveřejněné složky?
Složky jsou zobrazeny jako záložky.
Uložené dokumenty lze zveřejňovat samostatně aniž by byly zahrnuty ve složce.
Nastavení: Správa (1) -> Dokumenty (2)-> otevřeme danou složku (2x kliknutí) (3) .....
...... a u vybraného dokumentu (1) dáme Upravit (2) -> po zveřejnění Uložit
Takto zveřejněné dokumenty se na portálu objeví na hlavní stránce (záložka Přehled) ve Vybraných dokumentech.
- Jak vypadají zveřejněné dokumenty?
Zveřejněné složky jsou dostupné v záložce Dokumenty (1). Jednotlivé publikované složky se zobrazí jako záložky (2), kde jsou k dispozici i zveřejněné dokumenty (3).
Zveřejněné dokumenty se na portálu objeví také na hlavní stránce - záložka Přehled - v části nazvané Vybrané dokumenty.
Máte-li uložené dokumenty u záznamů v aktovce, můžete je zveřejnit také. Stačí v aktovce vybrat dokument a použít ikonu oka (zveřejnit lze jednotlivé dokumenty či všechny ve zvolené složce). Dokumenty lze zveřejnit jen u entit, které je možné zpřístupnit na portálu (jsou to ty, o kterých se v tomto návodu píše).
Nahrávané dokumenty mohou být automaticky zveřejněny. Tuto podmínku nastavíte v modulu Správce-Nastavení-Obecné. I přesto, že dokumenty budou po vložení do aktovky automaticky zveřejněny, lze jednotlivým dokumentům nastavit, aby zveřejněné nebyly (viz. obrázek výše).
Zveřejněné dokumenty z modulu Nemovitost-Vlastník/Nájemce
Má-li uživatel portálu přístup do Adresáře, pak dokumenty jsou vidět takto:
Uživatelé se systémovou rolí Předseda - výchoze vidí zveřejněné dokumenty všech vlastníků/nájemců.
Uživatelé se systémovou rolí Vlastník/Nájemce - výchoze vidí zveřejněné dokumenty jen své.
V nastavení role (modul Správce-Oprávnění-Role) lze v roli, která je určena pro portál, nastavit zda uživatel má vidět dokumenty všech vlastníků/nájemců nebo jen ty své.
Na portálu uživatel zveřejněné dokumenty konkrétních vlastníků/nájemců nalezne v Adresář - v tmavé ikoně aktovky.
Nemá-li uživatel portálu přístup do Adresáře a je vlastníkem/nájemcem jednotky, pak dokumenty jsou vidět také na titulní stránce na záložce Přehled a to takto:
Nastavení: Správa - Dod. smlouvy - otevřeme vybranou smlouvu (2x klik), zveřejníme (1) a uložíme pomocí Zavřít (2).
- Jak vypadá zveřejněná dodavatelská smlouva?
Zveřejněné dodavatelské smlouvy jsou dostupné v nabídce Náš dům, v záložce Dodavatelské smlouvy.
Nastavení: modul TZB->Pasporty->vybraný pasport otevřete (2xklik), zveřejníme (1) a uložíme pomocí Zavřít (2).
Pasporty lze zveřejnit také hromadně - na záložce Pasporty označte potřebné řádky a pomocí nabídky pravého tlačítka myši upravte zveřejnění.
- Jak vypadá zveřejněný pasport?
Zveřejněné pasporty jsou dostupné v nabídce Náš dům, v záložce Pasporty. Otevřením pasportu (2xklik) je k dispozici vše, co je pasportem evidováno.
Nastavení: modul TZB->Činnosti->vybranou činnost otevřete (2xklik), zveřejníme (1) a uložíme pomocí Zavřít (2).
Činnosti lze zveřejnit také hromadně - na záložce Činnosti označte potřebné řádky a pomocí nabídky pravého tlačítka myši upravte zveřejnění.
- Jak vypadají zveřejněné činnosti?
Zveřejněné činnosti jsou dostupné v nabídce Náš dům, v záložce Činnosti.
Zveřejněné tikety jsou uživateli portálu zobrazeny v žádostech. Je třeba, aby měli uživatelé portálu žádosti k dispozici. Jak žádosti zpřístupnit popisuje tento návod: Zasílání žádostí z portálu
Tikety, které správce vytváří v modulu HELPDESK zveřejníte na portál takto:
- jednotlivé tikety - určí-li správce v tiketu nemovitost a jednotku, které se tiket týká = je tiket na portál zveřejněn automaticky aktuálnímu vlastníkovi jednotky
- všechny tikety - je možné zveřejnit všechny tikety, které se týkají konkrétní nemovitosti. Toto nastavíte v modulu Nemovitost-Nastavení-Nemovitost
- Jak vypadají zveřejněné tikety?
Zveřejněné tikety jsou dostupné v nabídce Žádosti.
Na portálu jsou zveřejněni platní zástupci (např. výbor společenství), kteří jsou evidovaní v modulu Nemovitost-Zástupci. U každého zástupce lze nastavit, zda má být zveřejněn.
- Jak vypadají zveřejnění zástupci?
Zveřejnění zástupci jsou dostupní v nabídce Portál, v záložce Přehled.
