Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Počáteční stavy

Hromadné vložení

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Adresáře osob a dodavatelů

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Prodloužení platnosti API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Náklady od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Výstup ročního vyúčtování

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Export dokladů ve formátu ISDOC

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 8

Kontakty

Zákaznická podpora

Zveřejňování informací a dokumentů

Portál je speciální modul sloužící pro poskytnutí vzdáleného přístupu vlastníkům/nájemcům. Organizace tohoto modulu je po Nemovitostech. Uživatel se tedy může přepínat mezi všemi nemovitostmi, kde má oprávnění na jednotku/jednotky.

Pro uživatele portálu je k dispozici mobilní aplikace Domsys Portál.

Informace dostupné na portálu jsou seskupovány do jednotlivých záložek dle charakteru informací. Seskupení do záložek je obdobné jako v Domsys, ve kterém je zpracovávána samotná správa.

Vlastníci/Nájemci, kteří mají přístup na modul Portál, mají možnost použít funkci Žádosti, díky níž mohou správci zasílat žádosti či požadavky, ať ekonomického či technického charakteru, zaslání informace o změně počtu žijících osob v jednotce a nahlášení samoodečtu. Hlášení samoodečtů je vlastníkům/nájemcům umožněno v období od 1.12. do 31.1..

Na vytvořené žádosti budou aplikací vytvářeny tzv. tikety, které budou evidovány a dále správcem zpracovávány v modulu HELPDESK.

O žádostech více v manuálu Zasílání žádostí z portálu .

Jak vytvořit přístup na portál naleznete v tomto článku:  Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům
Uživatelé na portále uvidí jen ty nabídky a záložky, které odpovídají nastavenému oprávnění pro přístup.

Postupy zveřejnění informací:

Zveřejňování informací a dokumentů

V tomto návodu Vám ukážeme jaké údaje lze zveřejnit na portálu a jak je zveřejnit.                  

Zveřejňování provádíme pomocí šedého tlačítka Nezveřejněno (po kliknutí se změní na zelené Zveřejněno). Zveřejnění lze po kliknutí změnit zpět na Nezveřejněno.

BANKOVNÍ ÚČTY A POKLADNY

1. U účtů a pokladen se zveřejňují zůstatky hotovosti a jednotlivé transakce.                                      Nastavení zveřejnění účtů a pokladen je v Domečku: Nastavení -> Účty -> na účtu Upravit (tímto se nastaví zveřejnění účtů - zůstatků a transakcí. Transakce zadané ručně jsou zveřejněny tímto automaticky, pro zveřejnění importovaných transakcí je třeba zveřejnit i importované výpisy) -> Uložit

2. Pořizujete-li transakce na účtech pomocí importů, pak je třeba zveřejnit také importované soubory

  • Automatické zveřejnění všech importovaných souborů s transakcemi. Nastavení: Nastavení -> Nemovitost -> Obecné a pomocí tlačítka Upravit . Tímto se všechny importované výpisy budou automaticky zveřejňovat, ale u jednotlivých výpisů můžeme zveřejnění ovlivnit stejně jako v následujícím bodě 3.
  • Zveřejnění jednotlivých importovaných souborů s transakcemi.

Nastavení: Finance -> Banka (1) -> Import (2) -> po otevření výpisu lze zveřejnit.

-  Jak vypadají zveřejněné zůstatky a jednotlivé transakce účtů a pokladen

Zveřejněné zůstatky jsou dostupné v nabídce Portál, v záložce Přehled (1). Jednotlivé transakce na pokladně a bance jsou dostupné v nabídce Náš dům, v záložce Banka či Pokladna (2) (viz. druhý obrázek) a zároveň jsou dostupné všem vlastníkům/nájemcům všechny platby, které byly připsané na jejich konto a to v nabídce Moje agenda, v záložce Platby předpisů.

FOND OPRAV

Nastavením můžete ovlivnit zveřejnění zůstatku na fondů oprav (tedy všech složek předpisu, které jsou typ - Fond oprav)                                                                 

Nastavení zveřejnění fondů je v Domečku: Nemovitost->Složky předpisu-> po otevření požadované složky (2x klikněte na řádek či použijte nabídku pravého tlačítky myši Otevřít) zvolte volbu Zveřejněno/Nezveřejněno.


Náklady, které ovlivňují stav fondu oprav za vybraný hospodářský rok jsou uvedeny v nabídce Náš dům, v záložce Náklady složek.

-  Jak vypadají zveřejněné zůstatky fondů

VYÚČTOVÁNÍ

Nastavení: Správa -> Vyúčtování.

-  Jak vypadá zveřejněné vyúčtování?

V případě, že je vytvořené vyúčtování, na portálu bude zveřejněné v nabídce Moje agenda, v záložce Vyúčtování. Otevřením řádku vyúčtování (2xklik) jsou zobrazeny jednotlivé řádky vyúčtování.

SLOŽKY DOKUMENTŮ

Pokud jsou dokumenty ukládány do složek, pak lze zveřejnit celou složku.                                                                                                                                                           Nastavení: Správa -> Dokumenty -> na složce Upravit -> po zveřejnění Uložit

-  Jak vypadají zveřejněné složky?

Složky jsou zobrazeny jako záložky.

DOKUMENTY ze SPRÁVY

Uložené dokumenty lze zveřejňovat samostatně aniž by byly zahrnuty ve složce.                                                                                                      

Nastavení: Správa (1) -> Dokumenty (2)-> otevřeme danou složku (2x kliknutí) (3) .....

...... a u vybraného dokumentu (1) dáme Upravit (2) -> po zveřejnění Uložit

Takto zveřejněné dokumenty se na portálu objeví na hlavní stránce (záložka Přehled) ve Vybraných dokumentech.    

-  Jak vypadají zveřejněné dokumenty?

Zveřejněné složky jsou dostupné v záložce Dokumenty (1). Jednotlivé publikované složky se zobrazí jako záložky (2), kde jsou k dispozici i zveřejněné dokumenty (3).

Zveřejněné dokumenty se na portálu objeví také na hlavní stránce - záložka Přehled - v části nazvané Vybrané dokumenty.  

DOKUMENTY z AKTOVKY

Máte-li uložené dokumenty u záznamů v aktovce, můžete je zveřejnit také. Stačí v aktovce vybrat dokument a použít ikonu oka (zveřejnit lze jednotlivé dokumenty či všechny ve zvolené složce).

Nahrávané dokumenty mohou být automaticky zveřejněny. Tuto podmínku nastavíte v modulu Správce-Nastavení-Obecné. I přesto, že dokumenty budou po vložení do aktovky automaticky zveřejněny, lze jednotlivým dokumentům nastavit, aby zveřejněné nebyly (viz. obrázek výše).

Zveřejněné dokumenty v modulu Nemovitost-Vlastník/Nájemce

Uživatelé se systémovou rolí Předseda - výchoze vidí zveřejněné dokumenty všech vlastníků/nájemců.

Uživatelé se systémovou rolí Vlastník/Nájemce - výchoze vidí zveřejněné dokumenty jen své.

V nastavení role (modul Správce-Oprávnění-Role) lze určit, zda uživatel má vidět dokumenty všech vlastníků/nájemců nebo jen ty své.

DODAVATELSKÉ SMLOUVY

Nastavení: Správa - Dod. smlouvy - otevřeme vybranou smlouvu (2x klik), zveřejníme (1) a uložíme pomocí Zavřít (2).

-  Jak vypadá zveřejněná dodavatelská smlouva?

Zveřejněné dodavatelské smlouvy jsou dostupné v nabídce Náš dům, v záložce Dodavatelské smlouvy.

PASPORTY

Nastavení: modul TZB->Pasporty->vybraný pasport otevřete (2xklik), zveřejníme (1) a uložíme pomocí Zavřít (2).

Pasporty lze zveřejnit také hromadně - na záložce Pasporty označte potřebné řádky a pomocí nabídky pravého tlačítka myši upravte zveřejnění.

- Jak vypadá zveřejněný pasport?

Zveřejněné pasporty jsou dostupné v nabídce Náš dům, v záložce Pasporty. Otevřením pasportu (2xklik) je k dispozici vše, co je pasportem evidováno.

ČINNOSTI

Nastavení: modul TZB->Činnosti->vybranou činnost otevřete (2xklik), zveřejníme (1) a uložíme pomocí Zavřít (2).

Činnosti lze zveřejnit také hromadně - na záložce Činnosti označte potřebné řádky a pomocí nabídky pravého tlačítka myši upravte zveřejnění.

- Jak vypadají zveřejněné činnosti?

Zveřejněné činnosti jsou dostupné v nabídce Náš dům, v záložce Činnosti.

TIKETY

Zveřejněné tikety jsou uživateli portálu zobrazeny v žádostech. Je třeba, aby měli uživatelé portálu žádosti k dispozici? Podívejte se jak na to: Zasílání žádostí z portálu

Tikety, které správce vytváří v modulu HELPDESK zveřejníte na portál takto:

- jednotlivé tikety - určí-li správce v tiketu nemovitost a jednotku, které se tiket týká, pak je tiket na portál zveřejněn automaticky aktuálnímu vlastníkovi jednotky

- všechny tikety - je možné zveřejnit všechny tikety, které se týkají konkrétní nemovitosti. Toto nastavíte v modulu Nemovitost-Nastavení-Nemovitost

- Jak vypadají zveřejněné tikety?

Zveřejněné tikety jsou dostupné v nabídce Žádosti.

ZÁSTUPCI NEMOVITOSTI (např. výbor)

Na portálu jsou zveřejněni platní zástupci (např. výbor společenství), kteří jsou evidovaní v modulu Nemovitost-Zástupci. U každého zástupce lze nastavit, zda má být zveřejněn.

- Jak vypadají zveřejněné činnosti?

Zveřejnění zástupci jsou dostupní v nabídce Portál, v záložce Přehled.


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)