Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením první nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Časté dotazy (FAQ)

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - automatický import přes API (KB,FIO)

Import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Zveřejňování informací a dokumentů

Portál je speciální modul sloužící pro poskytnutí vzdáleného přístupu vlastníkům/nájemcům. Organizace tohoto modulu je po Nemovitostech. Uživatel se tedy může přepínat mezi všemi nemovitostmi, kde má oprávnění na jednotku/jednotky.

Pro uživatele portálu je k dispozici mobilní aplikace Domsys Portál.

Informace dostupné na portálu jsou seskupovány do jednotlivých záložek dle charakteru informací. Seskupení do záložek je obdobné jako v Domsys, ve kterém je zpracovávána samotná správa.

Vlastníci/Nájemci, kteří mají přístup na modul Portál, mají možnost použít funkci Žádosti, díky níž mohou správci zasílat žádosti či požadavky, ať ekonomického či technického charakteru, zaslání informace o změně počtu žijících osob v jednotce a nahlášení samoodečtu. Hlášení samoodečtů je vlastníkům/nájemcům umožněno v období od 1.12 do 31.1..

Na vytvořené žádosti budou aplikací vytvářeny tzv. tikety, které budou evidovány a dále správcem zpracovávány v modulu HELPDESK.

O žádostech více v manuálu Zasílání žádostí z portálu .

Jak vytvořit přístup na portál naleznete v tomto článku:  Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Postupy zveřejnění informací:

Zveřejňování informací a dokumentů

V tomto návodu Vám ukážeme jaké údaje lze zveřejnit na portálu a jak je zveřejnit.                  

Zveřejňování provádíme pomocí šedého tlačítka Nezveřejněno (po kliknutí se změní na zelené Zveřejněno). Zveřejnění lze po kliknutí změnit zpět na Nezveřejněno.

BANKOVNÍ ÚČTY A POKLADNY

1. U účtů a pokladen se zveřejňují zůstatky hotovosti a jednotlivé transakce.                                      Nastavení zveřejnění účtů a pokladen je v Domečku: Nastavení -> Účty -> na účtu Upravit (tímto se nastaví zveřejnění účtů - zůstatků a transakcí. Transakce zadané ručně jsou zveřejněny tímto automaticky, pro zveřejnění importovaných transakcí je třeba zveřejnit i importované výpisy) -> Uložit

2. Pořizujete-li transakce na účtech pomocí importů, pak je třeba zveřejnit také importované soubory

  • Automatické zveřejnění všech importovaných souborů s transakcemi. Nastavení: Nastavení -> Nemovitost -> Obecné a pomocí tlačítka Upravit . Tímto se všechny importované výpisy budou automaticky zveřejňovat, ale u jednotlivých výpisů můžeme zveřejnění ovlivnit stejně jako v následujícím bodě 3.
  • Zveřejnění jednotlivých importovaných souborů s transakcemi.

Nastavení: Finance -> Banka (1) -> Import (2) -> po otevření výpisu lze zveřejnit.

-  Jak vypadají zveřejněné zůstatky a jednotlivé transakce účtů a pokladen

Zveřejněné zůstatky jsou dostupné v nabídce Portál, v záložce Přehled (1). Jednotlivé transakce na pokladně a bance jsou dostupné v nabídce Náš dům, v záložce Banka či Pokladna (2) (viz. druhý obrázek) a zároveň jsou dostupné všem vlastníkům/nájemcům všechny platby, které byly připsané na jejich konto a to v nabídce Moje agenda, v záložce Platby předpisů.


FOND OPRAV

Nastavením můžete ovlivnit zveřejnění zůstatku na fondů oprav (tedy všech složek předpisu, které jsou typ - Fond oprav)                                                                 

Nastavení zveřejnění fondů je v Domečku: Nemovitost->Složky předpisu-> po otevření požadované složky (2x klikněte na řádek či použijte nabídku pravého tlačítky myši Otevřít) zvolte volbu Zveřejněno/Nezveřejněno.

Náklady, které ovlivňují stav fondu oprav za vybraný hospodářský rok jsou uvedeny v nabídce Náš dům, v záložce Náklady složek.

-  Jak vypadají zveřejněné zůstatky fondů

VYÚČTOVÁNÍ

Nastavení: Správa -> Vyúčtování.

-  Jak vypadá zveřejněné vyúčtování?

V případě, že je vytvořené vyúčtování, na portálu bude zveřejněné v nabídce Moje agenda, v záložce Vyúčtování. Otevřením řádku vyúčtování (2xklik) jsou zobrazeny jednotlivé řádky vyúčtování.

SLOŽKY DOKUMENTŮ

Pokud jsou dokumenty ukládány do složek, pak lze zveřejnit celou složku.                                                                                                                                                           Nastavení: Správa -> Dokumenty -> na složce Upravit -> po zveřejnění Uložit

-  Jak vypadají zveřejněné složky?

Složky jsou zobrazeny jako záložky.

DOKUMENTY

Uložené dokumenty lze zveřejňovat samostatně aniž by byly zahrnuty ve složce.                                                                                                      

Nastavení: Správa (1) -> Dokumenty (2)-> otevřeme danou složku (2x kliknutí) (3) .....

...... a u vybraného dokumentu (1) dáme Upravit (2) -> po zveřejnění Uložit

Takto zveřejněné dokumenty se na portálu objeví na hlavní stránce (záložka Přehled) ve Vybraných dokumentech.    

-  Jak vypadají zveřejněné dokumenty?

Zveřejněné složky jsou dostupné v záložce Dokumenty (1). Jednotlivé publikované složky se zobrazí jako záložky (2), kde jsou k dispozici i zveřejněné dokumenty (3).

Zveřejněné dokumenty se na portálu objeví také na hlavní stránce - záložka Přehled - v části nazvané Vybrané dokumenty.  

Dokumenty v ikoně aktovky

Máte-li uložené dokumenty u záznamů v aktovce, můžete je zveřejnit také. Stačí v aktovce vybrat dokument a použít ikonu oka (zveřejnit lze jednotlivé dokumenty či všechny ve zvolené složce).

Nahrávané dokumenty mohou být automaticky zveřejněny. Tuto podmínku nastavíte v modulu Správce-Nastavení-Obecné. I přesto, že dokumenty budou po vložení do aktovky automaticky zveřejněny, lze jednotlivým dokumentům nastavit, aby zveřejněné nebyly (viz. obrázek výše).

Zveřejněné dokumenty v modulu Nemovitost-Vlastník/Nájemce

Uživatelé se systémovou rolí Předseda - výchoze vidí zveřejněné dokumenty všech vlastníků/nájemců.

Uživatelé se systémovou rolí Vlastník/Nájemce - výchoze vidí zveřejněné dokumenty jen své.

V nastavení role (modul Správce-Oprávnění-Role) lze určit, zda uživatel má vidět dokumenty všech vlastníků/nájemců nebo jen ty své.

DODAVATELSKÉ SMLOUVY

Nastavení: Správa - Dod. smlouvy - otevřeme vybranou smlouvu (2x klik), zveřejníme (1) a uložíme pomocí Zavřít (2).

-  Jak vypadá zveřejněná dodavatelská smlouva?

Zveřejněné dodavatelské smlouvy jsou dostupné v nabídce Náš dům, v záložce Dodavatelské smlouvy.

PASPORTY

Nastavení: modul TZB->Pasporty->vybraný pasport otevřete (2xklik), zveřejníme (1) a uložíme pomocí Zavřít (2).

Pasporty lze zveřejnit také hromadně - na záložce Pasporty označte potřebné řádky a pomocí nabídky pravého tlačítka myši upravte zveřejnění.

- Jak vypadá zveřejněný pasport?

Zveřejněné pasporty jsou dostupné v nabídce Náš dům, v záložce Pasporty. Otevřením pasportu (2xklik) je k dispozici vše, co je pasportem evidováno.

ČINNOSTI

Nastavení: modul TZB->Činnosti->vybranou činnost otevřete (2xklik), zveřejníme (1) a uložíme pomocí Zavřít (2).

Činnosti lze zveřejnit také hromadně - na záložce Činnosti označte potřebné řádky a pomocí nabídky pravého tlačítka myši upravte zveřejnění.

- Jak vypadají zveřejněné činnosti?

Zveřejněné činnosti jsou dostupné v nabídce Náš dům, v záložce Činnosti.

TIKETY

Zveřejněné tikety jsou uživateli portálu zobrazeny v žádostech. Je třeba, aby měli uživatelé portálu žádosti k dispozici? Podívejte se jak na to: Zasílání žádostí z portálu

Tikety, které správce vytváří v modulu HELPDESK zveřejníte na portál takto:

- jednotlivé tikety - určí-li správce v tiketu nemovitost a jednotku, které se tiket týká, pak je tiket na portál zveřejněn automaticky aktuálnímu vlastníkovi jednotky

- všechny tikety - je možné zveřejnit všechny tikety, které se týkají konkrétní nemovitosti. Toto nastavíte v modulu Nemovitost-Nastavení-Nemovitost


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)