Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Úvod do složek předpisů a předpisů

Počáteční stavy

Hromadné vložení/zadání hodnot

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Garáže/parkovací stání/sklepy

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Adresáře osob a dodavatelů

Plochy (místnosti) jednotky

Koeficienty, plochy pro vytápění a teplou vodu

Veličiny

Směrná čísla

Vybavení jednotky

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Upomínky

Dlužníci

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Změna způsobu rozúčtování složky předpisu

Vyúčtování fondu

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Změna složky ve vytvořeném předpisu

Hromadné rozdělení předepsané částky procentem (ze složky do jiné složky)

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Použití zůstatku konta na úhradu předpisu

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení, nastavení, kontrola zůstatku

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Platby přes QR kód

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul Nemovitost)

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

SIPO - CRYPTA - šifrování a podepisování

SIPO - jedno číslo organizace pro více SVJ/BD

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

INKASO - vytvoření souboru s příkazy k inkasu

Úvěry - evidence splátek (SVJ/družstvo->banka)

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Účty - automatický import z MONETA Money Bank

Prodloužení platnosti bankovního API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Bankovní API - když propojení nefunguje?

Evidence záloh a vyúčtovacích faktur od dodavatelů

Úvod do evidence záloh dodavatelům

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů, dokladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů (evidenční složky)

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Změna složky nákladu (přesunutí mezi složkami)

Úhrada přijatého dokladu přeplatkem (zápočet přeplatku faktury)

Odhad výše nákladu do vyúčtování (nepřišel doklad)

Doklady vydané-vystavení jednorázové faktury, nastavení výstupu

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Podklady pro/od rozúčtovatele

Ruční vložení nákladů od rozúčtovatele

Import nákladů od rozúčtovatele

Nastavení párování importu od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Doporučené kontroly před ročním vyúčtováním

Nastavení rozúčtování vytápění, ohřevu teplé vody

Roční vyúčtování

Vyúčtování - specifika pronájmů

Výstup ročního vyúčtování a možné zobrazení

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

Odeslání vyúčtování vlastníkům/nájemcům

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování - srovnání spotřeb dle vyhlášky

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů (Helpdesk)

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - co je rozšíření pro správu majitelů investic

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Portál pro vlastníky - co nabízí?

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Mobilní aplikace Domsys (APP)

APP 2024 představení nové mobilní aplikace

APP 2024 mobilní aplikace - instalace a přihlášení

APP 2024 mobilní aplikace - Helpdesk

APP 2024 mobilní aplikace - Portál

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů - informace v záhlaví a zápatí

Nastavení výstupů-razítka a loga

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Hromadné odeslání chytrou zprávou

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů-odesílatel,podpis,logo

Nastavení e-mailů - údaje uživatele, který odesílá

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Účetnictví - importy a nastavení

Export dokladů ve formátu ISDOC

Export do účetnictví-jak to funguje?

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3 - nastavení a export z Domsys

Money - upřesnění pro export dokladů s DPH

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-nastavení a export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

PREMIER XML-export dokladů z Domsys

PREMIER XML-export předpisů z Domsys

PREMIER-vytvoření předkontací

Nastavení předkontací pro složky předpisu

Nastavení předkontací pro evidenční složky

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Účetnictví - řešení některých situací

Mzdy

Náklady příštích období

Dohadné položky (Domsys vs. účetnictví)

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Vyúčtování v účetnictví

Užitečné funkce

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu uživateli

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Doménový/technický administrátor

Co dělat když je problém s přihlášením

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Přesun nemovitostí k jinému správci

Novinky Domsys 8

Novinky Domsys 9 v ročním vyúčtování pro rok 2022

Kontakty

Zákaznická podpora

Zveřejňování informací a dokumentů

Portál je speciální modul sloužící pro poskytnutí vzdáleného přístupu vlastníkům/nájemcům. Organizace tohoto modulu je po Nemovitostech. Uživatel se tedy může přepínat mezi všemi nemovitostmi, kde má oprávnění na jednotku/jednotky.

Pro uživatele portálu je k dispozici mobilní aplikace Domsys Portál.

Informace dostupné na portálu jsou seskupovány do jednotlivých záložek dle charakteru informací. Seskupení do záložek je obdobné jako v Domsys, ve kterém je zpracovávána samotná správa.

Vlastníci/Nájemci, kteří mají přístup na modul Portál, mají možnost použít funkci Žádosti, díky níž mohou správci zasílat žádosti či požadavky, ať ekonomického či technického charakteru, zaslání informace o změně počtu žijících osob v jednotce a nahlášení samoodečtu. Hlášení samoodečtů je vlastníkům/nájemcům umožněno v období od 1.12. do 31.1..

Na vytvořené žádosti budou aplikací vytvářeny tzv. tikety, které budou evidovány a dále správcem zpracovávány v modulu HELPDESK.

O žádostech více v manuálu Zasílání žádostí z portálu .

Jak vytvořit přístup na portál naleznete v tomto článku:  Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům
Uživatelé na portále uvidí jen ty nabídky a záložky, které odpovídají nastavenému oprávnění pro přístup.

Postupy zveřejnění informací:

Zveřejňování informací a dokumentů

V tomto návodu Vám ukážeme jaké údaje lze zveřejnit na portálu a jak je zveřejnit.                  

Zveřejňování provádíme pomocí šedého tlačítka Nezveřejněno (po kliknutí se změní na zelené Zveřejněno). Zveřejnění lze po kliknutí změnit zpět na Nezveřejněno.

BANKOVNÍ ÚČTY A POKLADNY
  1. U účtů a pokladen se zveřejňují zůstatky hotovosti a jednotlivé transakce.                                     

Nastavení zveřejnění účtů a pokladen je v Domečku: Nastavení -> Účty -> na účtu Upravit (tímto se nastaví zveřejnění účtů - zůstatků a transakcí. Transakce zadané ručně jsou zveřejněny tímto automaticky, pro zveřejnění importovaných transakcí je třeba zveřejnit i importované výpisy) -> Uložit

  1. Pořizujete-li transakce na účtech pomocí importů, pak je třeba zveřejnit také importované soubory
  • Automatické zveřejnění všech importovaných souborů s transakcemi. Nastavení: Nastavení -> Nemovitost -> Obecné a pomocí tlačítka Upravit . Tímto se všechny importované výpisy budou automaticky zveřejňovat, ale u jednotlivých výpisů můžeme zveřejnění ovlivnit stejně jako v následujícím bodě 3.
  • Zveřejnění jednotlivých importovaných souborů s transakcemi.

Nastavení: Finance -> Banka (1) -> Import (2) -> po otevření výpisu lze zveřejnit.

-  Jak vypadají zveřejněné zůstatky a jednotlivé transakce účtů a pokladen

Zveřejněné zůstatky jsou dostupné v nabídce Portál-v záložce Přehled (1). Jednotlivé transakce na pokladně a bance jsou dostupné v nabídce Náš dům, v záložce Banka či Pokladna (2) (viz. druhý obrázek)

Zpracováno do = zobrazené datum je datum před první nezpracovanou platbou

Zůstatek = zůstatek k dnešnímu dni zahrnující všechny evidované platby

Všechny platby, které byly připsané na konto vlastníků/nájemců jsou zobrazeny v nabídce Moje agenda-v záložce Platby předpisů.

Na této záložce jsou zobrazeny platby ikdyž nejsou jednotlivé účty zveřejněny.

FOND OPRAV

Nastavením můžete ovlivnit zveřejnění zůstatku na fondů oprav (tedy všech složek předpisu, které jsou typ - Fond oprav)                                                                 

Nastavení zveřejnění fondů je v Domečku: Nemovitost->Složky předpisu-> po otevření požadované složky (2x klikněte na řádek či použijte nabídku pravého tlačítky myši Otevřít) zvolte volbu Zveřejněno/Nezveřejněno.

Náklady, které ovlivňují stav fondu oprav za vybraný hospodářský rok jsou uvedeny v nabídce Náš dům, v záložce Náklady složek.

-  Jak vypadají zveřejněné zůstatky fondů

NÁKLADY SLOŽEK

Jaké náklady jsou zobrazeny:

1. z evidovaných dokladů

2. z evidovaných transakcí za podmínky, že:

- účty jsou zveřejněné

- jsou zveřejněné importované soubory z internetového bankovnictví

(zveřejnění účtů a pokladen je popsáno v sekci výše s názvem BANKOVNÍ ÚČTY A POKLADNY)

-  Jak vypadají zobrazené náklady?

VYÚČTOVÁNÍ

Nastavení: Správa -> Vyúčtování.

-  Jak vypadá zveřejněné vyúčtování?

V případě, že je vytvořené vyúčtování, na portálu bude zveřejněné v nabídce Moje agenda, v záložce Vyúčtování. Otevřením řádku vyúčtování (2xklik) jsou zobrazeny jednotlivé řádky vyúčtování.

SLOŽKY DOKUMENTŮ

Pokud jsou dokumenty ukládány do složek, pak lze zveřejnit celou složku.                                                                                                                                                           Nastavení: Správa -> Dokumenty -> na složce Upravit -> po zveřejnění Uložit

-  Jak vypadají zveřejněné složky?

Složky jsou zobrazeny jako záložky.

DOKUMENTY ze SPRÁVY

Uložené dokumenty lze zveřejňovat samostatně aniž by byly zahrnuty ve složce.                                                                                                      

Nastavení: Správa (1) -> Dokumenty (2)-> otevřeme danou složku (2x kliknutí) (3) .....

...... a u vybraného dokumentu (1) dáme Upravit (2) -> po zveřejnění Uložit

Takto zveřejněné dokumenty se na portálu objeví na hlavní stránce (záložka Přehled) ve Vybraných dokumentech.    

-  Jak vypadají zveřejněné dokumenty?

Zveřejněné složky jsou dostupné v záložce Dokumenty (1). Jednotlivé publikované složky se zobrazí jako záložky (2), kde jsou k dispozici i zveřejněné dokumenty (3).

Zveřejněné dokumenty se na portálu objeví také na hlavní stránce - záložka Přehled - v části nazvané Vybrané dokumenty.  

DOKUMENTY z AKTOVKY

Máte-li uložené dokumenty u záznamů v aktovce, můžete je zveřejnit také. Stačí v aktovce vybrat dokument a použít ikonu oka (zveřejnit lze jednotlivé dokumenty či všechny ve zvolené složce). Dokumenty lze zveřejnit jen u entit, které je možné zpřístupnit na portálu (jsou to ty, o kterých se v tomto návodu píše).

Nahrávané dokumenty mohou být automaticky zveřejněny. Tuto podmínku nastavíte v modulu Správce-Nastavení-Obecné. I přesto, že dokumenty budou po vložení do aktovky automaticky zveřejněny, lze jednotlivým dokumentům nastavit, aby zveřejněné nebyly (viz. obrázek výše).

Zveřejněné dokumenty z modulu Nemovitost-Vlastník/Nájemce

Má-li uživatel portálu přístup do Adresáře, pak dokumenty jsou vidět takto:

Uživatelé se systémovou rolí Předseda - výchoze vidí zveřejněné dokumenty všech vlastníků/nájemců.

Uživatelé se systémovou rolí Vlastník/Nájemce - výchoze vidí zveřejněné dokumenty jen své.

V nastavení role (modul Správce-Oprávnění-Role) lze v roli, která je určena pro portál, nastavit zda uživatel má vidět dokumenty všech vlastníků/nájemců nebo jen ty své.

Na portálu uživatel zveřejněné dokumenty konkrétních vlastníků/nájemců nalezne v Adresář - v tmavé ikoně aktovky.

Nemá-li uživatel portálu přístup do Adresáře a je vlastníkem/nájemcem jednotky, pak dokumenty jsou vidět také na titulní stránce na záložce Přehled a to takto:

DODAVATELSKÉ SMLOUVY

Nastavení: Správa - Dod. smlouvy - otevřeme vybranou smlouvu (2x klik), zveřejníme (1) a uložíme pomocí Zavřít (2).

-  Jak vypadá zveřejněná dodavatelská smlouva?

Zveřejněné dodavatelské smlouvy jsou dostupné v nabídce Náš dům, v záložce Dodavatelské smlouvy.

PASPORTY

Nastavení: modul TZB->Pasporty->vybraný pasport otevřete (2xklik), zveřejníme (1) a uložíme pomocí Zavřít (2).

Pasporty lze zveřejnit také hromadně - na záložce Pasporty označte potřebné řádky a pomocí nabídky pravého tlačítka myši upravte zveřejnění.

- Jak vypadá zveřejněný pasport?

Zveřejněné pasporty jsou dostupné v nabídce Náš dům, v záložce Pasporty. Otevřením pasportu (2xklik) je k dispozici vše, co je pasportem evidováno.

ČINNOSTI

Nastavení: modul TZB->Činnosti->vybranou činnost otevřete (2xklik), zveřejníme (1) a uložíme pomocí Zavřít (2).

Činnosti lze zveřejnit také hromadně - na záložce Činnosti označte potřebné řádky a pomocí nabídky pravého tlačítka myši upravte zveřejnění.

- Jak vypadají zveřejněné činnosti?

Zveřejněné činnosti jsou dostupné v nabídce Náš dům, v záložce Činnosti.

TIKETY

Zveřejněné tikety jsou uživateli portálu zobrazeny v žádostech. Je třeba, aby měli uživatelé portálu žádosti k dispozici. Jak žádosti zpřístupnit popisuje tento návod: Zasílání žádostí z portálu

Tikety, které správce vytváří v modulu HELPDESK zveřejníte na portál takto:

- jednotlivé tikety - určí-li správce v tiketu nemovitost a jednotku, které se tiket týká = je tiket na portál zveřejněn automaticky aktuálnímu vlastníkovi jednotky

- všechny tikety - je možné zveřejnit všechny tikety, které se týkají konkrétní nemovitosti. Toto nastavíte v modulu Nemovitost-Nastavení-Nemovitost

- Jak vypadají zveřejněné tikety?

Zveřejněné tikety jsou dostupné v nabídce Žádosti.

ZÁSTUPCI NEMOVITOSTI (např. výbor)

Na portálu jsou zveřejněni platní zástupci (např. výbor společenství), kteří jsou evidovaní v modulu Nemovitost-Zástupci. U každého zástupce lze nastavit, zda má být zveřejněn.

- Jak vypadají zveřejnění zástupci?

Zveřejnění zástupci jsou dostupní v nabídce Portál, v záložce Přehled.


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)