Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením první nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Časté dotazy (FAQ)

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - automatický import přes API (KB,FIO)

Import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Nájemní smlouvy

Nájemní smlouvy lze v aplikaci Domsys evidovat dvěma způsoby (režimy). Záleží pouze na uživateli, který si zvolí. Režim evidování nájemních smluv je třeba určit v modulu SPRÁVCE->Nemovitosti->v úpravě nebo při založení nové nemovitosti, kde požadovaný režim nájemních smluv vyberte na záložce Rozšířené.

Aplikace Domsys umožňuje evidenci Profilů = vytvoření uživatelsky definovatelných polí. Potřebujete-li ke smlouvám evidovat více údajů, než Domsys nabízí, vytvořte si vlastní pole, do kterých údaje vyplníte.Tvorbou profilů a jejich vyplněním Vás provede článek Profily (uživatelsky definovatelná pole).
Na končící nájemní smlouvy můžete být upozorňováni. U každé smlouvy/nájemce (dle zvoleného režimu nájemních smluv) máte možnost nastavit jak dopředu o konci chcete vědět.
Vyberte si, která forma upozornění Vám vyhovuje:
1. Upozorněn může být uživatel pomocí vytvořeného úkolu v jeho kalendáři. Upozornění vidí pouze on. O kalendáři je více v článku: Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů .
2. Na blíží se konec nájemní smlouvy bude automaticky vytvořen tiket v modulu HelpDesk. Tiket bude mít konkrétní osobu, která jej má vyřešit. Tikety mohou vidět všichni uživatelé správce. O tiketech je více v článku: Požadavky s vytvářením tiketů

Zde naleznete manuály k jednotlivým režimům nájemních smluv:

režim ZJEDNODUŠENÝ

modul NEMOVITOST->Nájemci->Nájemci

Pomocí tohoto režimu lze pouze evidovat některé informace ze smlouvy přímo u nájemce. Zadané informace jsou evidenční a nemají vliv na tvorbu předpisů. Tyto informace zadáte při vytváření nového nájemce (pomocí Nový nájemce) nebo při jeho úpravě (pomocí Upravit) a to na záložce Podmínky.

Na blížící se konec platnosti takto evidované nájemní smlouvy může být uživatel Domsysu upozorňován předem dle zadaného počtu dnů pro upozornění.

režim KOMPLEXNÍ

modul NEMOVITOST->Nájemci->Nájemní smlouvy

Pomocí tohoto režimu lze ke každému nájemci evidovat neomezený počet nájemních smluv, na kterých je možné zadat podrobné informace ze smlouvy. Pomocí takovýchto nájemních smluv je možné ovlivnit výši předpisů - je možno zadat výši nájemného, výši služeb, výši požadované kauce. Smlouvu vytvoříte v Nájemci->Nájemní smlouvy (1)->pomocí Nová smlouva (2).

Pro možnost zadání nájemní smlouvy je třeba mít založeného nájemce, ke kterému bude přiřazena jednotka (v modulu NEMOVITOST->Nájemci->Nájemci naleznete seznam  nájemců, kde můžete nájemce nejen založit, ale také evidovat platnosti jemu přiřazených jednotek).

Vytvoření nové nájemní smlouvy

Pro vytvoření nové smlouvy použijte Nová smlouva. Nejprve určete nájemce, pro kterého je smlouva vytvářena.

V záložce OBECNÉ evidujeme tyto informace:

Stav smlouvy - stav smlouvy je pouze informativního charakteru a není s ním v žádném výpočtu počítáno (povinný údaj).

Číslo smlouvy - číslem se rozumí vlastní označení smluv (povinný údaj).

Perioda předpisů - nastavujete-li na nájemní smlouvě také částky, které mají vstupovat do předpisu plateb, vyberte zde periodu=určete jak často mají být do předpisu počítány.

Upozornit na konec smlouvy - na blížící se konec platnosti takto evidované nájemní smlouvy může být uživatel Domsysu upozorňován a to dle zadaného počtu dnů pro upozornění.

Záložka PLATNOST - vyberte druh platnosti (1) a doplňte data ze smlouvy (2).

Zde evidujete (opisujete) údaje ze smlouvy. 

Druh platnosti - doba určitá:

Doba trvání (2) - na výběr je Konečné datum, kdy konečným datem se rozumí přesný datum ukončení nebo Počet měsíců, kdy se rozumí výběr počtu měsíců (3), kdy aplikace sama dopočítá datum trvání (doplní Smlouva do a Platná do)

Automatické prodloužení (4) - Ano - pak doplňte Prodloužení o = doba, po kterou bude smlouva prodloužena, pokud nebude dána výpověď smlouvy do určených měsíců před ukončením smlouvy - tyto měsíce se zapíšou do kolonky Měsíc před koncem. V případě určení Ne - pak smlouva nebude prodlužována. (Tyto údaje zde pouze evidujete, aplikace s nimi nijak nepracuje)

Druh platnostidoba neurčitá: určí se datum platnosti smlouvy a smlouva nemá pevně stanovené datum ukončení.

Smlouva od - datum od kdy je smlouva považována za platnou.

Smlouva do - datum do kdy je smlouva sepsána.

Platná do - datum do kdy je smlouva považována za platnou (tedy i do kdy byla případně prodloužena).

Záložka UKONČENÍ

Informace zde evidované jsou pouze informativního charakteru.

Záložka JEDNOTKY

Jednotky přiřadíme ke smlouvě pomocí + v modrém poli (1). Aplikace nabízí pouze jednotky, v kterých je nájemník evidován.

Jednotky lze také odřadit a to pomocí ikonky Akce->odřadit jednotku (2).

Záložky Nájemné, Služby, Kauce

Na těchto záložkách lze nastavit výše do předpisu. Pro takovéto nastavení je třeba složkám předpisu nastavit, že mají být hodnoty do předpisu přebírány z nájemní smlouvy.

Níže v článku naleznete sekci PŘEDPIS PLATEB, kde je způsob nastavení vysvětlen.

Záložka SLEVY Z NÁJMU

Zde můžete evidovat časově omezené slevy vyjádřené procentem či pevnou částkou (zda je částka s DPH či bez DPH se řídí nastavením na smlouvě - záložka Obecné).Nelze evidovat slevy se shodným obdobím v rámci platnosti. Slevy se uplatní na každou složku na smlouvě zvlášť a platí pro celou periodu vytváření předpisů (perioda je nastavena pro celou smlouvu a to na záložce Obecné).

Slevy přidáváte pomocí ikony +.

Příklad: mají-li být vytvořeny předpisy čtvrtletně a sleva je pouze na období jednoho měsíce, pak se z vytvořeného předpisu na každou složku odečte jen výše slevy, která se vypočítá v poměrové výši dle platnosti slevy s přesností na dny.

Dále je možno určit:

- minimální předpis po slevě (tato částka má přednost před částkou po slevách, pokud bude nižší než zde uvedená)

- opakovat ročně (opakovat ročně se bude pouze taková sleva, která má platnost od-do ve stejném roce a místo roku bude uvažován rok z vytvářeného předpisu.)

- ve výpovědní době (má být sleva počítána i ve výpovědní době?)

Je třeba určit, ke kterým jednotkám se sleva vztahuje. Platnost slevy určíte u každé vypsané jednotky pomocí přepínače Ano/Ne.

Záložka INDEXACE A ÚROKY

Zde lze zaevidovat údaje potřebné k indexaci a výpočtu úroků a poplatků z prodlení.

Tato evidence neovlivňuje výpočet předpisů.

TIP: Jak do předpisu nastavit částku po indexaci? Chcete-li, aby do předpisu byl počítán nájem již po indexaci, je třeba na záložce Nájemné doplnit přepočítanou částku do kolonky "Aktuální (po indexaci) od počátek". Tato částka bude započítána okamžitě do všech počítaných předpisů (nově generovaných, případně přegenerovaných předpisů). Je tedy potřeba částku zapsat až po té, co jsou vytvořeny všechny předpisy s částkou před změnou!! 
TIP: Chcete z takto zaevidované smlouvy tvořit smlouvu k podpisu? Můžete si ji vytvořit pomocí vlastní šablony. Více informací naleznete v článku: Tvorba dokumentů z vlastních šablon .

PŘEDPISY PLATEB

Údaje pro předpisy plateb je možné nastavit jednoduše pomocí nastavení složky předpisu pro celý dům či individuálně pro jednotku či vlastníka, kdy nastavení částek provádíte pomocí časových os (podívejte se na naše video Individuální nastavení složek, které je součástí článku Předpisy plateb ).

Další možné nastavení je pomocí nájemní smlouvy a to v případě, kdy používáte komplexní režim nájemních smluv. Máte tak možnost zadat do smlouvy finanční údaje, které budou použity do tvorby předpisů plateb (viz. níže).

Oba výše popsané způsoby lze také kombinovat.

Výpočet složky předpisu z údajů evidovaných v nájemní smlouvě

Modul NEMOVITOST->Nemovitost->Složky předpisu

Aby bylo možné do předpisu určovat výši nájmu a služeb z nájemní smlouvy, musí být vytvořeny složky předpisu v Modulu NEMOVITOST->Nemovitost->Složky předpisu, kdy tyto složky budou mít nastaveno Výpočet dle -> Získat z: Nájemní smlouva (1). Takto vytvořené složky předpisu musí být také přiřazeny k daným jednotkám, kterých se nájemní smlouvy týkají.

Vyplnění údajů do smlouvy pro účel výpočtu předpisu

modul Nemovitost->Nájemci->Nájemní smlouvy

Následně je možné, po nastavení složek předpisu, stanovit výši nájmu v Nájemních smlouvách - v záložce Nájem (1). V této záložce budou zobrazeny všechny složky předpisu, které jsou nastaveny jako Typ složky - nájem (vyúčtování předpisů).

Výpočet nájemného je možný zadání sazby/m2 či jednotku (1) nebo zadáním konečné částky (2).

Stejným způsobem nastavíte údaje do záložky Služby (zobrazí se složky předpisu, které nejsou typem Nájem či Kauce), Kauce (zobrazí se složky předpisu, které jsou typ Kauce.

Kauce - požadavek na platbu kauce se zahrne do předpisu, který je vytvořen za první měsíc platnosti smlouvy. Kaucím se věnuje samostatný článek Kauce.

Pro zaznamenání změny výše částek v čase, je třeba vytvořit novou smlouvu (pro identifikaci můžete do čísla smlouvy zadat číslo původní smlouvy + označení "dodatek"), která bude mít platnost odpovídající změně a do této smlouvy zadáte rozdíl, o který se mění výše plateb na jednotlivých složkách. Domsys při generování předpisů plateb sčítá evidované smlouvy a do předpisu vypočítá konečnou částku s ohledem na platnosti smluv.

ZAHRANIČNÍ MĚNY

Výši nájmu, služeb a kauce lze vyčíslit také v zahraničních měnách, kdy částky do předpisů budou vždy přepočítány do CZK.

Zahraniční měny zpřístupníte nastavením kurzu v modul NEMOVITOST->Nastavení->Nemovitost->Měny, zde nastavíte výchozí kurz, který máte možnost použít v nájemních smlouvách (ve smlouvě je další možností přepočtu částky změna výchozího kurzu na vlastní).

Chcete-li evidovat zahraniční měny nejen v nájemních smlouvách, ale také v dokladech a transakcích, podívejte se na článek Cizí měny .

ROZVRH NÁJEMCŮ

modul NEMOVITOST->Přehledy->Výstupy->Rozvrh nájemců

Rozvrh nájemců obsahuje detailní přehled dle nájemců a smluv včetně očekávaného nájmu za nepronajaté prostory. Údaje o nájemní smlouvě a výnosech z ní plynoucích (1) jsou uvedeny jen u nájemníků, kteří mají v Domsysu evidovanou platnou smlouvu. Výstup zobrazuje údaje vždy ke dni vytvoření rozvrhu. Pro získání co nejvíce informací o nájemcích je třeba rozvrh nájemců exportovat do excelu.

Očekávaný roční nájem (2) - v Domsysu lze v nastavení nemovitosti (modul Nemovitost->Nastavení->Nemovitost->Předpokládané výnosy) zadat pro každý typ jednotky předpokládanou výši měsíčního nájmu (3). Pomocí tohoto údaje bude u jednotek, které nejsou navázány na nájemní smlouvu, vypočítaný očekávaný roční nájem - toto slouží pro informaci o výši ušlého nájmu z "nepronajaté jednotky".


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)