Nájemní smlouvy
Nájemní smlouvy lze v aplikaci Domsys evidovat dvěma způsoby (režimy). Níže jsou oba vysvětleny. Záleží pouze na uživateli, který si zvolí.
Podívejte se jak upozornění nastavit: Upozornění na konec nájemních smluv
Domsysem doporučovaný - režim ZJEDNODUŠENÝ (tedy standartní evidence)
modul NEMOVITOST->Nájemci->Nájemci
Pomocí tohoto režimu můžete evidovat základní informace ze smlouvy přímo u nájemce. Tyto informace zadáte při vytváření nového nájemce (pomocí Nový nájemce) nebo při jeho úpravě (pomocí Upravit) a to na záložce Podmínky.
Na blížící se konec platnosti takto evidované nájemní smlouvy může být uživatel Domsysu upozorňován předem dle zadaného počtu dnů pro upozornění.
PŘEDPISY PLATEB
Údaje pro předpisy plateb je možné nastavit jednoduše pomocí nastavení složky předpisu pro celý dům
či individuálně pro jednotku či vlastníka, kdy nastavení částek provádíte pomocí časových os (podívejte se na naše video Individuální nastavení složek, které je součástí článku Předpisy plateb ).
režim KOMPLEXNÍ
modul NEMOVITOST->Nájemci->Nájemní smlouvy
Může existovat více smluv pro nájemce, které budou platné pro stejné období (tzv. souběh smluv)-částky do předpisu budou z platných smluv sčítány.
Pro souběh smluv je nutné, aby byly všechny smlouvy ve stejné periodě (měsíční, čtvrtletní atd.) a měly stejný typ DPH (bez DPH/s DPH).
Pomocí tohoto režimu lze ke každému evidovanému nájemci evidovat neomezený počet nájemních smluv, na kterých je možné zadat podrobné informace ze smlouvy. Pomocí takovýchto nájemních smluv je možné evidovat také částky do předpisů (je možno zadat výši nájemného, výši služeb, výši požadované kauce) - změna částky do předpisu, kterou má nájemce platit, se eviduje novou nájemní smlouvou.
Evidence smluv komplexním režimem je třeba zapnout v modulu SPRÁVCE->Nemovitosti->v úpravě nebo při založení nové nemovitosti na záložce Rozšířené.
Smlouvu vytvoříte v Nájemci->Nájemní smlouvy (1)->pomocí Nová smlouva (2). Změna výše částky, kterou má nájemce platit, se eviduje novou nájemní smlouvou.
Pro možnost zadání nájemní smlouvy je třeba mít založeného nájemce, ke kterému bude přiřazena jednotka (v modulu NEMOVITOST->Nájemci->Nájemci naleznete seznam nájemců, kde můžete nájemce nejen založit, ale také evidovat platnosti jemu přiřazených jednotek).
Vytvoření nové nájemní smlouvy
Pro vytvoření nové smlouvy použijte Nová smlouva. Nejprve určete nájemce, pro kterého je smlouva vytvářena.
V záložce OBECNÉ evidujeme tyto informace:
Stav smlouvy - stav smlouvy je pouze informativního charakteru a není s ním v žádném výpočtu počítáno (povinný údaj).
Číslo smlouvy - číslem se rozumí vlastní označení smluv (povinný údaj).
Perioda předpisů - nastavujete-li na nájemní smlouvě také částky, které mají vstupovat do předpisu plateb, vyberte zde periodu=určete jak často mají být do předpisu počítány.
Upozornit na konec smlouvy - na blížící se konec platnosti takto evidované nájemní smlouvy může být uživatel Domsysu upozorňován a to dle zadaného počtu dnů pro upozornění.
Záložka PLATNOST - vyberte druh platnosti (1) a doplňte data ze smlouvy (2).
Zde evidujete (opisujete) údaje ze smlouvy.
Druh platnosti - doba určitá:
Doba trvání (2) - na výběr je Konečné datum, kdy konečným datem se rozumí přesný datum ukončení nebo Počet měsíců, kdy se rozumí výběr počtu měsíců (3), kdy aplikace sama dopočítá datum trvání (doplní Smlouva do a Platná do)
Automatické prodloužení (4) - Ano - pak doplňte Prodloužení o = doba, po kterou bude smlouva prodloužena, pokud nebude dána výpověď smlouvy do určených měsíců před ukončením smlouvy - tyto měsíce se zapíšou do kolonky Měsíc před koncem. V případě určení Ne - pak smlouva nebude prodlužována. (Tyto údaje zde pouze evidujete, aplikace s nimi nijak nepracuje)
Druh platnosti - doba neurčitá: určí se datum platnosti smlouvy a smlouva nemá pevně stanovené datum ukončení.
Smlouva od - datum od kdy je smlouva považována za platnou.
Smlouva do - datum do kdy je smlouva sepsána.
Platná do - datum do kdy je smlouva považována za platnou (tedy i do kdy byla případně prodloužena).
Záložka UKONČENÍ
Informace zde evidované jsou pouze informativního charakteru.
Záložka JEDNOTKY
Jednotky přiřadíme ke smlouvě pomocí + v modrém poli (1). Aplikace nabízí pouze jednotky, v kterých je nájemník evidován.
Jednotky lze také odřadit a to pomocí ikonky Akce->odřadit jednotku (2).
Záložky Nájemné, Služby, Kauce
Na těchto záložkách lze nastavit výše do předpisu. Pro takovéto nastavení je třeba složkám předpisu nastavit, že mají být hodnoty do předpisu přebírány z nájemní smlouvy.
Níže v článku naleznete sekci PŘEDPIS PLATEB, kde je způsob nastavení vysvětlen.
Záložka SLEVY Z NÁJMU
Zde můžete evidovat časově omezené slevy vyjádřené procentem či pevnou částkou (zda je částka s DPH či bez DPH se řídí nastavením na smlouvě - záložka Obecné).Nelze evidovat slevy se shodným obdobím v rámci platnosti. Slevy se uplatní na každou složku na smlouvě zvlášť a platí pro celou periodu vytváření předpisů (perioda je nastavena pro celou smlouvu a to na záložce Obecné).
Slevy přidáváte pomocí ikony +.
Příklad: mají-li být vytvořeny předpisy čtvrtletně a sleva je pouze na období jednoho měsíce, pak se z vytvořeného předpisu na každou složku odečte jen výše slevy, která se vypočítá v poměrové výši dle platnosti slevy s přesností na dny.
Dále je možno určit:
- minimální předpis po slevě (tato částka má přednost před částkou po slevách, pokud bude nižší než zde uvedená)
- opakovat ročně (opakovat ročně se bude pouze taková sleva, která má platnost od-do ve stejném roce a místo roku bude uvažován rok z vytvářeného předpisu.)
- ve výpovědní době (má být sleva počítána i ve výpovědní době?)
Je třeba určit, ke kterým jednotkám se sleva vztahuje. Platnost slevy určíte u každé vypsané jednotky pomocí přepínače Ano/Ne.
Záložka INDEXACE A ÚROKY
Zde lze zaevidovat údaje potřebné k indexaci a výpočtu úroků a poplatků z prodlení.
Tato evidence neovlivňuje výpočet předpisů.
PŘEDPISY PLATEB
Komplexní evidencí nájemních smluv máte možnost zadat do smlouvy finanční údaje, které budou použity do tvorby předpisů plateb (viz. níže). Na nájemní smlouvě nelze evidovat změny částek do předpisu - pro tento účel je potřeba nájemci zaevidovat novou smlouvu.
Výpočet složky předpisu z údajů evidovaných v nájemní smlouvě
Modul NEMOVITOST->Nemovitost->Složky předpisu
Aby bylo možné do předpisu určovat výši nájmu a služeb z nájemní smlouvy, musí být vytvořeny složky předpisu v Modulu NEMOVITOST->Nemovitost->Složky předpisu, kdy tyto složky budou mít nastaveno Výpočet dle -> Získat z: Nájemní smlouva (1). Takto vytvořené složky předpisu musí být také přiřazeny k daným jednotkám, kterých se nájemní smlouvy týkají.
Vyplnění údajů do smlouvy pro účel výpočtu předpisu
modul Nemovitost->Nájemci->Nájemní smlouvy
Následně je možné, po nastavení složek předpisu, stanovit výši nájmu v Nájemních smlouvách - v záložce Nájem (1). V této záložce budou zobrazeny všechny složky předpisu, které jsou nastaveny jako Typ složky - nájem (vyúčtování předpisů).
Výpočet nájemného je možný zadání sazby/m2 či jednotku (1) nebo zadáním konečné částky (2).
Stejným způsobem nastavíte údaje do záložky Služby (zobrazí se složky předpisu, které nejsou typem Nájem či Kauce), Kauce (zobrazí se složky předpisu, které jsou typ Kauce.
Kauce - požadavek na platbu kauce se zahrne do předpisu, který je vytvořen za první měsíc platnosti smlouvy. Kaucím se věnuje samostatný článek Kauce.
ROZVRH NÁJEMCŮ
modul NEMOVITOST->Přehledy->Výstupy->Rozvrh nájemců
Rozvrh nájemců obsahuje detailní přehled dle nájemců a smluv včetně očekávaného nájmu za nepronajaté prostory. Údaje o nájemní smlouvě a výnosech z ní plynoucích (1) jsou uvedeny jen u nájemníků, kteří mají v Domsysu evidovanou platnou smlouvu. Výstup zobrazuje údaje vždy ke dni vytvoření rozvrhu. Pro získání co nejvíce informací o nájemcích je třeba rozvrh nájemců exportovat do excelu.
Očekávaný roční nájem (2) - v Domsysu lze v nastavení nemovitosti (modul Nemovitost->Nastavení->Nemovitost->Předpokládané výnosy) zadat pro každý typ jednotky předpokládanou výši měsíčního nájmu (3). Pomocí tohoto údaje bude u jednotek, které nejsou navázány na nájemní smlouvu, vypočítaný očekávaný roční nájem - toto slouží pro informaci o výši ušlého nájmu z "nepronajaté jednotky".
