Doporučené kontroly před ročním vyúčtováním
Před samotným procesem výpočtu vyúčtování doporučujeme zkontrolovat správnost nastavení a zadání údajů v dané nemovitosti.
- Podíly na společných částech domu
- Toto doporučujeme zkontrolovat v případě, že nemovitost je forma Vlastnictví/Družstvo
Nemovitost->Jednotky
U nemovitostí, které mají formu Vlastnictví či Družstvo - zkontrolujeme, zda součet podílů odpovídá jmenovateli. V případě, že podíly neodpovídají, je toto vyznačeno nad seznamem jednotek.
- Odečty měřidel
- Toto zkontrolujte v případě, že některou ze složek rozúčtováváte dle měřící soustavy
Nemovitost->Měřidla
Jednoduchým způsobem je třeba zkontrolovat, zda jsou zadané ke všem měřidlům odečty k poslednímu dni roku (k 31.12.)
Vytváříte vyúčtování pro všechny nájemce či všechny vlastníky, kteří byli platní v konkrétním hospodářském roce? Zkontrolujte si, zda máte pro všechny konce platností zadané odečty - použijte pro kontrolu reporting v modulu Správce-Reporting-Kontroly, kde je výstup Stěhování-kontrola odečtů.
Fakturovaná spotřeba
Aby bylo možné na vyúčtování uvést celkovou spotřebu fakturovanou dodavatelem služeb, je potřeba spotřebu uvést při pořizování přijatých dokladů a to v Finance->Doklady (2) v daném dokladu doplníte údaj do Spotřeba (3).
Takto zadané spotřeby slouží také k výpočtům povinných údajů uváděných ve vyúčtování na základě vyhlášky o rozúčtování nákladů na vytápění a společnou přípravu teplé vody pro dům.
- Způsob rozúčtování nákladů
Nemovitost->Složky předpisu, kde ve sloupci Metoda rozúčtování naleznete nastavené metody.
(pro kontrolu lze také použít výstup do XLS, který naleznete v Nemovitost->Složky předpisu nad složkami předpisu v ikoně "disketa")
Metodu rozúčtování nákladů pro složky předpisu typu "záloha (rozúčtování skut.nákladů)" způsob rozúčtování nastavíte v úpravě složky předpisu na záložce Rozúčtování.
Podíl - V tabulce nastavte, jaká část skutečných nákladů bude rozúčtována jakým způsobem. Vždy musí být součet podílů 100%.
Metoda rozúčtování – Jakým způsobem bude část nákladů rozúčtována (více metod pro jednu složku vytvoříte kliknutím na +).
Příklad č.1: Studená voda
100% Měřící soustava: Studená voda
Příklad č.2: Vytápění
40% Započitatelná podlahová plocha
60% Měřící soustava: Kalorimetry
Příklad č.3: Správcovský poplatek
100% na jednotku (rovný díl)
Rozložení nákladů v roce – toto nastavení je pro nemovitosti formy Pronájem a ovlivňuje velmi detailně způsob, jakým budou náklady rozúčtovány. Bez hlubších znalostí a speciálních požadavků nemáte potřebu zadávat cokoli jiného než „standardní“.
Sledovat odchylku nákladů – nastavení je určeno pro rozúčtování nákladů na vytápění a společnou přípravu teplé vody. Toto nastavení nastavte na Ano, chcete-li při vyúčtování kontrolovat, zda průměrné náklady na m2 nepřekračují náklad na m2 v jednotkách o + zadané procento. Proč se to počítá a co to znamená - viz. vyhláška o rozúčtování nákladů na vytápění a společnou přípravu teplé vody pro dům (či její novely a náhrady).
- Kontrola počtu přiřazených jednotek ke složkám předpisu
Vizuální kontrolou přiřazených jednotek k jednotlivých složkám předpisu lze zjistit, zda nebylo pozapomenuto na některou jednotku v přiřazování složek předpisu. V případě složek předpisu typu "záloha (vyúčtuje se)" není potřeba mít vygenerované předpisy plateb, protože vyúčtování je počítáno jako porovnání skutečných nákladů oproti zaplaceným částkám. To znamená, že pokud při této kontrole přiřadíte zapomenutou jednotku ke složce předpisu z důvodu potřeby rozúčtování nákladů také této jednotce, není potřeba zpětně měnit předpisy.
Které jednotky jsou ke složce přiřazeny si zobrazíte po rozkliknutí složky předpisu na záložce Jednotky.
- Kontrola počtu osob (uživatelů) do služeb
Rozúčtováváte složku předpisu dle počtu osob? Doporučujeme zkontrolovat počty evidovaných uživatelů pomocí výstupu Roční přehled počtu uživatelů, který najdete ve Vlastníci/Nájemci.
- Kontrola plateb
Finance->Banka (Pokladna)
V transakcích banky a pokladny je třeba zkontrolovat, zda položky uložené s příznakem "Neuvedeno" a "Bez vlivu" jsou správně uložené a opravdu nemají být určeny jako jiný cíl (konto, složka, úhrada dokladu). Kontrolu provedete rychlým filtrem pomocí štíku "Cíl pohybu".
- Kontrola dokladů
Finance->Doklady
V dokladech je třeba zkontrolovat, zda některý z dokladů není "Ke zpracování" a popřípadě určit jak má být doklad zpracován (úpravou dokladu náklad přiřadíte ke složce) . Kontrolu provedete rychlým filtrem pomocí štíku "Stav".
- Náklady
Finance->Náklady složek
Náklady přiřazené do jednotlivých složek lze také zkontrolovat v tiskovém výstupu.
PŘEHLED DODÁVEK CELÉ NEMOVITOSTI
Chcete-li, aby součástí vyúčtování byl přehled dodávek celé nemovitosti s celkovou spotřebou fakturovanou dodavatelem služeb, je potřeba spotřebu uvést při pořizování přijatých dokladů. Ve Finance->Doklady v daném dokladu doplníte údaj do Spotřeba.
