Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Časté dotazy (FAQ)

Základní evidence

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Adresáře osob a dodavatelů

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Export do STORMWARE Pohoda-účtovací vzory CRM

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro katastr nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Základní princip správy nájemních domů/bytů je obdobný jako např. správa společenství vlastníků. Níže uvedený videomanuál Vám ukáže, jak jednoduchá správa může být.

Pod videoukázkou naleznete návod, který Vás názorně provede krok za krokem zaevidováním nemovitosti, nájemců a dalších s tím spojených úkonů.

Založení nemovitosti

Nemovitost vytvoříte v modulu Správce (ikona zeměkoule) -> nabídka Správce -> záložka Nemovitosti -> Nová stavba (či pozemek).

Příklady založení nemovitosti:

Vlastníte celou nemovitost, v které pronajímáte jednotlivé jednotky = založíte nemovitost s její konkrétní adresou, v které budou pronajímané jednotky.

Vlastníte jednotky v různých nemovitostech a pronajímáte je = založíte nemovitosti s jejich konkrétními adresami a v každé nemovitosti budou jen vámi pronajímané jednotky.

Spravujete nějakému majiteli jeho jednotky, které má na různých adresách = založíte nemovitosti s jejich konkrétními adresami, v kterých budou jednotky jen konkrétního majitele.

Důležité údaje, které je třeba vyplnit jsou označeny *. Zadejte Název, vyberte Formu nemovitosti "Pronájem" a adresu nemovitosti. Adresu nemovitosti začněte vypisovat a budou Vám nabízeny platné adresy z registru. Takto vytvořenou nemovitost uložte pomocí Uložit.

Platí nájemci z různých nemovitostí na jeden účet nebo více nemovitostí patří jednomu majiteli, u kterého probíhá veškerá ekonomika? Pak využijete modulu CRM, který pro tyto účely slučuje nemovitosti. Více se dozvíte v článku Správa více domů jednoho majitele (modul CRM) .

Přejděte k samotné správně nemovitosti a to označením požadované nemovitosti a použitím tlačítka Spravovat.

Aplikace otevře konkrétní nemovitost v modulu Nemovitost (ikona domečku), kde probíhá správa jen vybrané nemovitosti. Mezi nemovitostmi se můžete přepínat pomocí ikony lupy v horní liště.

Nemovitosti vytvořte jednotky, které jsou pronajímány a to v nabídce Nemovitost -> Jednotky -> Nová jednotka.

Podívejte se co vše k nemovitosti a jednotkám můžete evidovat: Evidence údajů o nemovitosti

Poměrová měřidla

Zadáme měřící soustavy, které sdružují poměrová měřidla. Evidujete taková měřidla, která slouží k rozúčtování. Pro potřeby rozúčtování neevidujeme např. měřidlo elektřiny společných prostor, protože neslouží k rozúčtování nákladů. Měřidla evidujeme v menu Nemovitost (1) -> Měřidla (2). Abychom mohli vytvořit naše první měřidla, založíme Měřící soustavu. Založíme měřidla pro rozúčtování studené vody. Měřící soustavu založíme kliknutím na tlačítko Měřící soustavy (3).

 

Nová měřící soustava Studená voda

Kliknutím na Nová měřící soustava (1) se nám zobrazí okno pro zadání nové měřící soustavy. Měřící soustava sdružuje poměrová měřidla. Zadáte název měřící soustavy, měrnou jednotku patního měřidla - v tomto případě m3. Odečet poměrového měřidla ponecháte Stav. Spotřeba slouží pro takové měřiče (např. RTN na radiátorech), které každý rok počítají od nuly. Kliknutím na Uložit (2) Měřící soustavu uložíme.

Vytvoříme poměrová měřidla

Klikem pravým tlačítkem na měřící soustavě zobrazíme místní nabídku, kde vybereme Hromadné vytvoření měřidel.

 

Hromadné vytvoření poměrových měřidel

Vybereme jednotky, pro které chceme měřidlo vytvořit. V našem případě vytvoříme všem jedno poměrové měřidlo studené vody. Označíme všechny jednotky klikem na Označit vše (1), dále vyplníme vlastní název měridla. Například dle jeho umístění (2). Kliknutím na Uložit (3) necháme všechna měřidla vytvořit. Vytvořená měřidla si prohlédneme kliknutím na záložku Měřidla.

 

Složky předpisu

Složka předpisu je každá položka, z které se skládá pravidelná platba od nájemce a také je to položka jejíž náklady se nájemcům rozúčtovávají. V záložce Nemovitost->Složky předpisu založíme jednotlivé složky předpisu.

Před vytvořením složek předpisu si ujasněte, zda budete vytvářet také konečná vyúčtování odstěhovaným nájemcům. Toto rozhodnutí má vliv na způsob jakým budete složky předpisu vytvářet. Podívejte se na článek Vyúčtování odstěhovanému nájemci , kde je popsána práce s konečným vyúčtováním.

Vytvoření složky předpisu

V níže uvedeném příkladu vytvoříme složku Studená voda. Klikneme na Nová složka.

Zadáme název složky (1), typ složky (2) - zda se vyúčtovává dle skutečných nákladů či nikoli (je-li to např. záloha, která se ve vyúčtovává, pak je typ Záloha, placený nájem je typu Nájem a vybíraná kauce je typu Kauce). Pro případ studené vody se složka vyúčtovává a je typ Záloha.

Výchozí výše platby - zvolte jakým způsobem bude vypočítán požadavek na zálohu (3). Například dle počtu evidovaných osob (uživatelů). Dále zadáme částku na jednu osobu, kterou určíme tzv. časovou osou (4). O zbytek se postará Domsys. Dle počtu osob bude tvořit předpisy. Pokud není možné stanovit částku pomocí nějakého výpočtu a nájemcům jsou částky stanoveny individuálně, pak zde zvolíte Nepočítat automaticky.

Jelikož jsme zvolily složku typu "záloha (vyúčtuje se)", je zapotřebí ještě zvolit, jak budou náklady ve vyúčtování rozúčtovány. Klikneme na záložku Rozúčtování (5).

Rozúčtování složky předpisu

V tabulce vyberete jakou část nákladů (1) budete rozúčtovávat jakou metodou (2). Rozložení nákladů v roce ponechejte jako standardní (více vysvětluje nápověda po stisku F1).

Abychom rozúčtovali náklady na studenou vodu dle náměrů, zvolíme metodu rozúčtování Měřící soustava: Studená voda. (2) (tu jsme si založili již dle předchozího kroku).

Kliknutím Uložit (3) novou složku uložíme.

Přiřazení složek k jednotkám

Každá jednotka může mít přiřazeny různé složky. Nyní máme založeny složky, ale nepřiřadili jsme je žádné jednotce. Klikneme na Přiřadit jednotky postupně (1) a (2). Přiřazením určíme, které jednotky se složce podílejí a mají ji platit.

Zobrazí se nám okno Přiřadit jednotky ke složce. Označíme všechny kliknutím na Označit vše (3) a poté Uložit (4). Nechceme-li složku přiřadit všem jednotkám, vybereme ze seznamu za pomocí Shift/Ctrl a kliknutí (standardně jako ve Windows) ty jednotky, ke kterým přiřadíme.

Evidence nájemců

Nabídka Nájemci -> Záložka nájemci -> Nový nájemce

Vyberte jednotku, ke které chcete nájemce přiřadit.

K nájemci vyplňte potřebné údaje:

Nájemce od – zadejte od kdy je nájemcem (od kdy jednotku užívá), „počátek“ znamená bez zadaného začátku tedy je tam od chvíle, kdy Nemovitost v Domsys evidujete

Nájemce do – zadejte, ke kterému dni chcete nájemce v aplikaci ukončit (k jakému dni ukončil užívání jednotky). „Současnost“ znamená, že nájemce není ukončen.

Vztah k nemovitosti - určuje vztah k nemovitosti. Tímto nastavením ovlivníte pouze terminologii na evidenčním listu. Je-li nájemce spíše podnájemce, zde to změňte, jinak ponechejte "Výchozí".

Účet pro platby – „výchozí účet“ znamená, že bude použit účet označený jako Výchozí pro platbu předpisů (používané účty a způsoby plateb nastavíte v modulu Nemovitost->nabídka Nastavení->záložka Účty). Pokud používá Nemovitost více účtů a někdo hradí předpisy na jiný, než výchozí, vyberte jej na tomto místě.

Variabilní symbol – můžete upravit variabilní symbol, který je tvořen automaticky dle nastavení (nastavení změníte v nabídce Nastavení->Nemovitost->Obecné). Doporučujeme prověřit, zda bude některý ze způsobů vyhovovat. Do budoucna tak nemusíte myslet na to, jak VS pro nového vlastníka vytvořit.

Záložka Odpovědné osoby

Osoby rozlišujeme na Odpovědné osoby a Uživatele, jelikož s někým je nájemní vztah uzavřen a někdo jiný může být jejím uživatelem. Do záložky Odpovědné osoby evidujete osoby, které jsou součástí nájemního vztahu. Osobu můžete zadat ručně pomocí „Nová osoba“ nebo vybrat z adresáře „Vybrat z adresáře“.

Lze evidovat nejen nájemce, ale také osoby, které mají různý vztah k jednotce a nájemci jako např. zástupce, ostatní. Evidovat tak můžete např. spolubydlící.

Počet osob, který vstupuje do výpočtu částek ze složek předpisu, které jsou vázány na tyto počty je potřeba zadat do záložky Uživatelé.

Záložka Uživatelé

Lze zaevidujte uživatele jako počet, dle kterého budou počítány služby.

Metoda – počet osob (uživatelů) lze v aplikaci Domsys evidovat dvěma způsoby.

  • časová osa – neznáte-li jména uživatelů a chcete evidovat pouze číselně, velmi doporučujeme použít časovou osu. Časová osa má hned několik výhod. Můžete evidovat změnu osob libovolně v průběhu roku i v budoucích měsících a máte výborný přehled o nastavení počtu osob.
  • dle zadaných osob – pro výpočet počtu osob je použit způsob Evidovaní uživatelé, kde jmenovitě evidujete jednotlivé osoby spolu s intervaly, kdy jednotku užívali. Ve vyúčtování je poté provedeno rozúčtování přesně na dny, dle zadaných intervalů užívání.

Záložka Ostatní

Splatnost předpisu – má-li mít nájemce individuální splatnost předpisu oproti výchozímu nastavení pro Nemovitost (Nastavení->Nemovitost->Předpisy)

Účet pro přeplatky – je-li evidováno více osob a u nich bankovní účty, vyberte, kterému z nich budou zasílány případné přeplatky z vyúčtování.

Vytvářet upomínky – zde můžete generálně blokovat vytváření upomínek pro daného nájemce.

Chráněná výše konta – zadejte částku, která bude na vlastníkově kontu zachována i v rámci vyúčtování. Tedy bude-li chráněná výše konta 10000Kč, nájemci se do vyúčtování započítá jen ve výši, která překračuje 10000Kč.

Jazyk – nájemci můžete generovat výstupy v jiném jazyce, než v kterém Domsys užíváte. V tuto chvíli můžete zvolit Česky, Slovensky, Anglicky.

Záložka Podmínky - tato záložka je dostupná v nemovitosti, kdy režim nájemních smluv je Zjednodušený (režim nastavíte v modulu Správce->v úpravě nemovitosti na záložce Rozšířené)

Na této záložce evidujete informace k nájemní smlouvě:

Smlouva od/Smlouva do/Číslo smlouvy - zadejte údaje ze smlouvy

Upozornit dnů před koncem smlouvy - aplikace upozorní na blížící se konec nájemní smlouvy předem a to dle zde zadaného počtu dnů. Upozornění probíhá pomocí pracovní pozice (pracovní pozici založíte v modulu Správce->Nastavení->Pracovní pozice)

Kauce - zaevidujte si informace k vybírané kauci

Kauce lze také evidovat přehledněji a to včetně všech požadavků k úhradě a jednotlivých připsaných plateb.
Více o kaucích naleznete v tomto článku: Kauce

Potřebujete k nájemci evidovat více údajů? Využijte možnost vytvoření vlastních profilů (libovolných položek) v modulu Správce->Správce->Profil. Máte-li profily vytvořené, stačí konkrétního vlastníka/nájemce Otevřít či rozkliknout a údaje doplnit.

Tvorbou profilů a jejich vyplněním Vás provede článek Profily (uživatelsky definovatelná pole) .

Nastavení výše předpisu pro konkrétního nájemce

Je-li potřeba nájemci nastavit platby individuálně přímo jen pro něj, stačí na vybraném nájemci použít nabídku pravého tlačítka myši - Otevřit (či 2x kliknout) a v Jeho finance->Složky předpisu změnit nastavení požadované složky předpisu pomocí Akce->Individuální nastavení složky pro nájemce.

Zde můžete pomocí časové osy zaznamenat konečnou částku, která mu bude vstupovat do předpisu. Časová osa slouží k zaznamenání změn z průběhu roku.

Kontrola výše plateb

Ano, nyní máme zadáno vše pro výpočet výše měsíčních plateb a můžeme vytvořit Evidenční list. Před vytvořením si však výši plateb zkontrolujeme.

Nájemci -> Nájemci -> pravé tlačítko na nájemci -> Přehled výpočtu plateb

V tabulce vidíme, jakou výši bude nájemce hradit. Kliknutím na částku, dojde k zobrazení okna, kde je původ částky vysvětlen. Tímto způsobem si můžeme rychle zkontrolovat, zda se budou nájemci vypočítávat předpisy dle očekávání.

 

Evidenční list

V menu Nájemci -> Nájemci -> Výstupy vytiskneme evidenční listy. Označte jednoho či více nájemců (klik + SHIFT, klik + CTRL, CTRL+A pro označení všech) a vyberte Výstupy->Evidenční list.

V okně Nastavení výstupu vyberte měsíc, pro který chcete Evidenční list vytvořit a dále zda chcete přiložit platební kalendář a pokud ano, od jakého měsíce.

Klikem na Exportovat vytvoříte PDF Evidenční listy pro všechny označené nájemce. 

Po vyexportování si PDF s Evidenčními listy stáhněte kliknutím na Stáhnout nebo prohlédněte pomocí Náhled.

 

Platí nájemci z více nemovitostí na účet patřící jednomu subjektu? Pak použijte modul CRM, kde lze nemovitosti přiřadit tzv. zákazníkovi a spravovat např. bankovní účet na jednom místě. Více o modulu CRM a zákazníkovi se dozvíte zde: Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Další informace a manuály jsou k dispozici v tematických článcích zde na Centru podpory, např.:

Evidence nájemců

Nájemní smlouvy

Předpis plateb

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Kauce

Evidence nákladů

Měřidla a odečty

Strážce spotřeby


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)