Připomínání termínů činností, revizí
Každý řešitel po přihlášení do Domsys má k dispozici kalendář, v kterém nalezne záložku Činnosti s přehledem všech činností, které má aktuálně řešit.
1. připomenutí v kalendáři uživatele v Domsysu
2. možnost automatického vytváření tiketů na expiraci činnosti
Uživatel může informace obdržet do svého mailu či kalendáře
- připomenutí na e-mail uživatele (řešitele)
- propojení kalendáře Domsys s jinými aplikacemi (např. kalendáři Outlook, Google atd.)
Termíny vypršení jsou připomínány předem podle nastavení v činnosti a zároveň je připomínání automaticky zobrazováno v kalendáři řešitele, který je nastaven v činnosti (viz. kapitola 1.3).
Připomínání se automaticky posouvá podle zadaného data posledního provedení činnosti v modulu TZB->Činnosti->pr.tlačítko Upravit (např. na činnosti je nastavena perioda roční, připomenutí předem 30 dnů, poslední provedení je 31.12.2015 - v kalendáři se činnost připomene 1.12.2015)
V den připomenutí se objeví na kalendáři číselná informace o počtu připomínaných termínů (1).
Po kliknutí na kalendář je připomenutí vypsáno v seznamu úkolů (2), kde lze řádek označit jako dokončený úkol (3) a zároveň se informace objeví v kalendáři (4).
Chcete vědět více o kalendáři uživatele? Podívejte se na článek Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů
Chce-li mít správce přehled o všech připomínaných činnostech na jednom místě a zároveň sledovat jejich řešení může využít vytváření tiketů na připomenutí činností.
Vytvořené tikety budou k dispozici v modulu HELPDESK. I takto vytvářené tikety budou řešiteli zodpovědnému za vyřešení připomenuty a naplánovány do kalendáře.
V modulu Správce je pro tento účel potřeba udělat nastavení.
- Vytvořte frontu, do které budou tikety vytvářeny (modul Správce->Nastavení->Tikety). Fronty slouží ke seskupení tiketů dle vašich potřeb.
- V Nastavení->Obecné upravte způsob expirace na záložce Upozornění.
Na činnost je tímto nastavením vytvořen tiket v modulu HELPDESK. Zpracováním tiketu lze uložit datum posledního provedení přímo k činnosti.
- Termíny naplánované v kalendáři si může uživatel nechat zasílat na email. Přehled naplánovaných termínů činností obdrží uživatel, který je u činnosti nastaven jako řešitel. Pro zaslání se použije e-mail, který daný uživatel používá k přihlášení do aplikace.
Uživatel má možnost ve svém nastavení určit zasílání kalendáře do e-mailu a jeho četnosti s přehledem naplánovaných úkolů včetně popisu. Přehled bude k e-mailu přiložen jako příloha a zároveň bude zobrazen jako obsah e-mailu. Četnost připomínání lze kombinovat (např. může přijít e-mail na začátku měsíce s termíny na celý měsíc a zároveň každé pondělí s termíny na aktuální týden).
- Vytvoření tiketu na připomenutí činnosti je uživateli zobrazeno v ikoně zvonečku.
Toto upozornění může uživatel zároveň obdržet e-mailem. Slouží k tomu nastavení v ikoně tří teček - Nastavení - Uživatele, kde je pro upozornění k nastavení Ano/Ne pro Upozornění do e-mailu.
Možné propojení s Gmail, Zimbra, Outlook. Naplánované události v kalendáři Domsys bude tímto propojení zobrazovat také kalendář vybrané aplikace.
Po otevření kalendáře Domsys toto nastavíte na záložce Externí kalendář:
Zveřejnit ICS soubor - zvolte Ano
Odkaz k ICS - zobrazený odkaz zkopírujte do Vaší kalendářové aplikace.
