Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Časté dotazy (FAQ)

Základní evidence

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Adresáře osob a dodavatelů

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Export do STORMWARE Pohoda-účtovací vzory CRM

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro katastr nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

Aktualizováno 3 years ago od Vaňková

Principy zpracování jednotlivých agend - evidence úhrad, SIPO, příkazy k úhradě atd. jsou totožné jako zpracování v modulu Nemovitost. Proto můžete nahlédnout i do tématických článků v Centru podpory:

ÚČTY/pokladny - platby předpisů a dokladů
Účty - příkazy k úhradě
Účty - import výpisů/transakcí

V modulu CRM je možné zpracovávané transakce přiřazovat ke konkrétním nemovitostem přiřazeným k zákazníkovi. Můžete je tedy na jednom místě jednoduše zpracovávat.

Založení účtů a pokladen

Abychom mohli evidovat platby, musíme nejdříve evidovat používané bankovní účty a pokladny.

Modul CRM->Nastavení->Účty

Nový účet

Typ účtu

  • banka – jedná se o bankovní účet pro bezhotovostní transakce
  • pokladna – jedná se o pokladnu pro hotovostní operace
  • SIPO – transakce na virtuálním SIPO účtu, který vede pošta
  • Složenky – toto je typ účtů pouze informativní, který bude použit jen pro výběr účtu pro platby v nastavení vlastníka
  • Interní – typ účtu, který může být využit na transakce, které nemají ovlivnit stav bankovních účtů a pokladen (například zápočet nedoplatku dodavatelské faktury s přeplatkem na dodavatelské faktuře)

Název účtu – vyplňte například jméno ústavu, kde je účet veden, není třeba vypisovat celé jméno SVJ apod. Stačí vyplnit RB, ČSOB apod.

Číslo účtu – vyplňte číslo včetně předčíslí a za lomítkem kód banky. Aplikace kontroluje správnost zadaného čísla na překlepy (nikoli to, že účet existuje). Můžete nechat dočasně nevyplněno, nebo musíte vyplnit správně.

Počáteční stav – zadejte počáteční stav, což je stav účtu před první evidovanou transakcí v Domsys.

Číslo organizace – jen v případě, že se jedná o SIPO účet. Je to šestimístné číslo přidělené organizaci, která vybírá peníze.

Formát souboru – jen v případě, že se jedná o SIPO účet. Pouze změny = bude se tvořit změnový soubor, Celý kmen = bude se tvořit soubor obsahující všechny platby.

Párování

Párovat dle – nabízí dvě úrovně shody (tyto úrovně budou použity v případě importů souborů z internetového bankovnictví)

  • VS a částka – pro spárování musí sedět výše platby i variabilní symbol
  • pouze VS – ke spárování je dostačující, je-li nalezen vlastník dle variabilního symbolu

Použít protiúčet – nebude-li možné platbu spárovat pomocí Párovat dle, bude platba přiřazena vlastníkovi, u kterého dojde ke shodě čísla účtu plátce a vlastníka, který použil stejné číslo účtu alespoň v jedné z jeho posledních plateb.

TIP: Doporučujeme používat výchozí nastavení, ve kterém mohou nastat chyby spárování zcela výjimečně a ve zcela specifických případech.

Číselná řada- příjem/výdaj – tvořené doklady na transakce lze číslovat vlastní číselnou řadou, která se vytvoří v Nastavení -> Číselné řady a do nastavení účtu se číselné řady vyberou.

Sdílený účet – určíme, zda účet má být sdílen s přiřazenými nemovitostmi (ANO - transakce na tomto účtu můžeme sdílet se všemi nemovitostmi zákazníka, NE – účet bude možné použít pouze pro vybranou nemovitost)

Záložka Stahování výpisů

V tuto chvíli pouze Fio Banka nabízí bezplatné API rozhraní pro automatické stahování výpisů. Pro nastavení automatického stahování z Fio banky vyberte typ komunikace „Fio banka“.

V pravé části doplníte Token, který jste vytvořili v FIO internetovém bankovnictví.

Vyberte správný datum „stahovat od“. Od té chvíle bude Domsys automaticky stahovat výpisy. Můžete také zadat datum v minulosti. Domsys poté stáhne dle zvolené periody všechny výpisy až do posledního možného.

Příklad č. 1: Aktuálně je například 5.4.2015. Chcete zadat FIO účet a začít stahovat výpisy od začátku roku 2015. Zadáte tedy „Stahovat od“  1.1.2015. Zadaná perioda: Měsíčně. V ranních hodinách následujícího dne Domsys stáhne z FIO banky výpis za leden, únor, březen.  Za duben bude stažen poté automaticky 1.5.2015.

O stažení upozornit – vyberte pracovníka, který bude upozorněn o staženém výpise v notifikacích.

Máte-li vytvořené účty, pravým tlačítkem či přes tlačítko Akce vybrat výchozí účet pro platbu předpisů.

Bankovní/pokladní transakce

Modul CRM->Finance->Banka/Pokladna

Úhrady předpisů

Předpis může být uhrazen přes všechny dostupné účty (banka/pokladna/SIPO). Pro účely manuálu budeme uvažovat, že platby probíhají na bankovní účet.

Úhrada předpisu je většinou příjmem na účtu. Zvolíme tedy

Nový příjem

Vyberte nemovitost, ke které se platba má přiřadit.

Máte-li vedeno více bankovních účtů, vyberte účet, na který platba přišla.

Cíl příjmu – zde vyberte Konto, jelikož se jedná o příjem na konto některého z vlastníků.

Název – automaticky je doplněn text „Úhrada předpisu“, můžete si libovolně přepsat.

Datum – datum přijetí platby na bankovní účet

Variabilní symbol – pomocí variabilního symbolu můžete dohledat vlastníka. Do tohoto políčka můžete pro účely našeptávače vypsat také jméno vlastníka. Najdete-li vlastníka, který má více nezaplacených předpisů, vyberte nejlépe ten, který odpovídá částkou. Výběr předpisu není přenesen do párování na pravé straně! Na pravé straně probíhá párování dle zvolené strategie v nastavení (Nastavení->Nemovitost->Předpisy->Pořadí úhrady předpisů).

Částka – zadejte částku bankovní transakce (v případě, že vyberete přes VS, bude doplněno dle vybraného VS)

V pravé části najdete unikátní způsob párování platby na předpisy.

Dle zadaného data, částky a nastavené strategie párování Domsys automaticky doplní párování k měsícům (pravidlo pro párování nastavujete pro každou evidovanou nemovitost v modulu Nemovitost->Nastavení->Nemovitost->Předpisy). Chcete-li spárovat platbu s měsíci v jiné podobě, využijte k tomu křížek na konci řádku, tím měsíc odeberete a výběrový seznam „Vyberte“, kde máte k dispozici všechny neuhrazené měsíce. Tímto způsobem můžete platbu spárovat naprosto libovolně. V drtivé většině odpovídá automaticky nabídnutý způsob spárování. Pakliže nikoli, je vhodné se zamyslet, zda je aplikace správně nastavena.

TIP: Máte-li bankovní ústav, který umožňuje stahování bankovních výpisů, doporučujeme použít import bankovních výpisů. Modul CRM->Import. Import pro modul CRM je obdobný jako pro modul Nemovitost, proto se neváhejte podívat na článek Účty - import výpisů/transkací .

Úhrada dokladů

Doklad může být uhrazen Bankou či Pokladnou. Pro účely manuálu budeme uvažovat typický příklad: Odchozí platba z banky, která hradí přijatý doklad (fakturu).

Nový výdaj

Účet – vyberte účet, máte-li jich zadaných více

Cíl výdaje – vyberte Doklad, jelikož budete chtít transakci provázat s dokladem.

Částka – po zadání částky se zpřístupní párování k dokladům v pravé části

Vyplňte Var. symbol a nabídne se doklad se shodným VS

nebo použijte Vyberte doklad – zvolte doklad, ke kterému chcete platbu připojit. Můžete postupně platbu připojit k více dokladům, pakliže jste hradili více faktur jednou transakcí.

Ostatní platby

Bankovní/Pokladní transakce mohou být několika typů. Se dvěma z nich jsme se již seznámili:

  • Konto – pohyb na kontech vlastníků/nájemníků (úhrada předpisu, vyplacení přeplatku z vyúčtování apod.)
  • Doklad – platba, která hradí přijatý/vydaný doklad (fakturu)

Nyní se budeme věnovat zbylým třem typům Cíle příjmu/výdaje:

  • Neuvedeno
  • Bez vlivu
  • Složka

Neuvedeno – je typ, kterým transakci označíte k pozdějšímu zpracování. Tímto typem jsou označeny například importované transakce z bankovního výpisu, které nebyly automaticky spárovány.

Bez vlivu – platba, která není k čemu spárovat, ale chcete ji mít označenou jako zpracovanou.

Složka – to jsou takové transakce, které chcete evidovat jako náklad, ovlivňují tedy náklady některé ze složek zvolené nemovitosti, avšak nejsou úhradou dokladu (faktury). Zařazování transakce přímo do složky probíhá obdobně jako definování složek u Dokladu.

Import bankovních výpisů

Modul CRM->Finance->Import

Domsys podporuje chytré ukládání bankovních výpisů s autodetekcí formátu. Vám stačí získat z internetového bankovnictví elektronicky čitelný formát výpisu či transakcí a vložit do Domsysu.

Zpracování importu probíhá obdobně jako zpracování importu v modulu Nemovitost. Podívejte se tedy na článek Účty - import výpisů/transkací .

Některé z podporovaných bank:

  • Česká spořitelna
  • GE Money Bank
  • systém Gemini
  • GPC (vnitřní i standardní formát)
  • Fio banka
  • Komerční banka
  • Raiffeisen BANK
  • ČSOB

Import výpisů z bank, které nemáme zatím implementované, implementujeme na podnět zákazníků zdarma.

Princip importu je snadný:

  • přihlásíte se do internetového bankovnictví banky
  • stáhnete elektronickou verzi výpisu/transakcí
  • nahrajete do  Domsys v Modul NEMOVITOST->Finance->Import-> Nový import
  • Po uložení výpisu se zobrazí ve stavu „Připraveno“, výpis otevřete (např. dvojitým kliknutím)
  • Domsys zobrazí, jaké transakce výpis obsahuje a jakým způsobem jej umí zpracovat (které transakce budou automaticky spárované a jak, a které nikoli).
  • Kliknutím na Uložit dojde k uložení transakcí. Uložené transakce jsou v Finance->Banka. Zároveň takto uložené transakce se uloží k nemovitostem, ke kterým byly přiřazeny.
Uživatelské pravidla pro automatické párování

Finance->Import->Pravidla pro import

Domsys umožňuje unikátní práci s transakcemi dle pravidel. Automaticky tak např. zařadíte zálohové platby za elektřinu do odpovídající složky, stejně tak úroky, poplatky. Všechny tyto transakce po nastavení pravidla nemusíte již nikdy přiřazovat ručně. Ušetříte si tím tak čas každý měsíc.
Pravidla nastavíte ve Finance->Import->Pravidla pro import (TIP: použijte na tomto místě klávesu F1 a získáte nápovědu).

Příkazy k úhradě

Modul CRM->Finance->Banka->Příkazy k úhradě

Zde můžete evidovat a vytvářet příkazy k úhradě. Do příkazu lze zadávat položky ručně nebo přímo určením konkrétního předpisu či dokladu určeného k zaplacení. Příkazy lze filtrovat dle účtu, z kterého má být placeno. U příkazu je evidován název, celková hodnota v Kč, datum splatnosti příkazu a stav jeho zpracování.

Vytváření příkazů probíhá obdobně jako v modulu Nemovitost. Podívejte se tedy na článek Účty - příkazy k úhradě .

Nové příkazy vytvoříte pomocí Nový příkaz.

Nový příkaz

Název - může být například jako číselné pořadí příkazu nebo slovní název.

Účet - vyberte účet, z kterého má být placeno.

Datum spl. - zadejte datum splatnosti příkazu.

Položky příkazu ručně vložíte po otevření příkazu (pomocí tlačítka Otevřít nebo poklikáním na vybraný příkaz).
Jednotlivé řádky příkazu přidáváte pomocí tlačítka +. Potřebné údaje doplňujete ručně.

Název - zadejte položce název (např. slovní identifikaci platby)

Další údaje vyplňte pro správné zpracování příkazu ve vaší bance.

Na příkazu k úhradě lze měnit stav rozpracování a to pomocí nabídky pravého tlačítka myši. 

Tisk a výstup do ABO

Příkaz k úhradě lze prohlédnout či uložit pomocí nabídky Výstupy->Hromadný příkaz k úhradě.

Pořízené příkazy k úhradě lze jednoduše exportovat do formátu pro internetové bankovnictví a to pomocí Výstup->Výstup do ABO (*.KPC).

Úhrada konkrétních předpisů či dokladů

Chcete-li vložit řádek pro vyplacení konkrétního předpisu či dokladu, nepřidávejte tyto řádky ručně, ale využijte funkce 'Do příkazu k úhradě', která se zobrazí po stisku pravého tlačítka na vybraném záznamu - Dokladu či Předpisu. Takto je možné řádky přidat hromadně za více záznamů. Tuto funkci naleznete v modulu Nemovitost-> Finance-> Předpisy či Doklady, v modulu CRM Nemovitost->Doklady.
Jednotlivé záznamy takto zahrnuté do příkazu k úhradě jsou označeny specifickou ikonou.

Označené záznamy můžete vkládat do již existujícího rozpracovaného příkazu a to výběrem příkazu na záložce Existující.
U jednotlivých příkazů je k dispozici název příkazu, datum jeho splatnosti, číslo účtu, z kterého má být placeno, aktuální celková výše k úhradě.
Tlačítko Vložit - obsahuje informaci o počtu řádků a celkové hodnotě přidávaných záznamů. Použitím tohoto tlačítka přidáte požadované záznamy do vybraného příkazu.

Na označené záznamy lze vytvořit zcela nový příkaz a to použitím záložky Nový, do kterého budou požadované záznamy vloženy.

Název - zadejte název příkazu (slovní označení nebo např. jen číselné označení)

Účet - vyberte účet, z kterého má být placeno

Datum spl. - datum splatnosti příkazu

Do příkazu nebudou vloženy řádky, které již příkaz obsahuje a řádky, které povahou neznamenají platbu z účtu (nejsou záporným předpisem či dlužnou částkou z dokladů).

Příkazy jsou k dispozici pro další editaci a zpracování v modulu CRM->Finance->Banka->Příkazy k úhradě.


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)