Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Počáteční stavy

Hromadné vložení

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Adresáře osob a dodavatelů

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Prodloužení platnosti API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Náklady od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Výstup ročního vyúčtování

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Export dokladů ve formátu ISDOC

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 8

Kontakty

Zákaznická podpora

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence faktur (dokladů)

Modul NEMOVITOST->Finance->Doklady

Domsys umožňuje pohodlnou evidenci všech dokladů (faktur). U takto evidovaných dokladů budete mít také jednoduše přehled o jejich úhradách.

Doklady pořídíte pomocí Nový přijatý doklad / Nový vydaný doklad / Nový interní doklad.

Interní doklad je možné použít v případě, kdy je potřeba zaevidovat skutečný náklad, na který je vystaven doklad jiný než faktura a je zároveň třeba evidovat jeho úhradu - například mzdy vyplácené na základě smluv či zálohy, které jsou placeny dodavatelům na základě splátkového kalendáře či zálohového listu.

Každý evidovaný doklad můžete měnit na jiný typ a to pomocí nabídky pravého tlačítka myši - Změna typu.

Začněte kliknutím na Nový doklad

Typ dokladu – Přijatý, Vydaný, Interní

Název – popis dokladu

Datum vystavení – zadejte datum, kdy byla faktura vystavena

Datum splatnosti – zadejte datum splatnosti

Dodavatel – vyberte dodavatele z adresáře tak, že začnete psát jeho jméno, našeptávač nabídne možné dodavatele. Nemáte-li dodavatele v adresáři, kliknutím na ikonu panáčka můžete Přidat dodavatele.

Variabilní symbol – zadejte variabilní symbol faktury

Částka – celková částka faktury

V pravé části ihned unikátním způsobem zpracujete fakturu z pohledu začlenění do složek předpisu.

Vyberte složku – klikněte na rozbalovací seznam a vyberte složku, do které bude celá částka faktury, či její část vložena. Částka faktury může být rozdělena do více složek a to jak do složek předpisu (ovlivňujících vlastníky/nájemce), tak do evidenčních složek (sloužících pouze jako evidence ostatních nákladů neovlivňujících vlastníky/nájemce). Chcete vědět více o složkách? Podívejte se na tento článek: Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Výběrem složky se zobrazí blok, který umožňuje zadat tyto detaily:

Cíl – Výchozí=náklad patří všem jednotkám, které jsou přiřazeny ke složce předpisu.

V případě, že náklad nenáleží všem jednotkám přiřazeným ke složce, lze zde vybrat jednotky, které se budou na nákladu podílet.

Spotřeba – jedná-li se například o vyúčtování spotřeby studené vody, zadejte odpovídající spotřebu, která vyjadřuje množství vody dodané v rámci daného dokladu. Součet všech spotřeb zadané ke složce bude zobrazen ve výstupu Vyúčtování pro vlastníky, aby měli přehled, kolik média bylo dodáno na patě.

Rok – vyberte hospodářský rok, do jehož vyúčtování chcete částku vložit.

Období – zadejte období, v jakém bude částka rozúčtována. V drtivé většině případů ponechte celý rok. Zadáte-li například interval jednoho měsíce, daná částka bude ve vyúčtování rozúčtována pouze těm, kdo vlastnil jednotky během vybraného období.

Popis – rozdělujete-li částku na několik částí, doporučujeme vložit popis, který bude ve výpisech nadřazen obecnému Názvu dokladu.

Upozornění: Doklad není možné uložit, není-li 100% částky rozděleno do složek. Nevyberete-li ani jednu složku, bude doklad veden jako „Ke zpracování“.

Potřebujete evidovat doklady včetně evidence DPH? Určete v úpravě nemovitosti či zákazníka, že je plátce DPH.

Evidence nákladů bez faktur

Evidovat můžete i náklady, ke kterým není faktura:

Zálohový doklad či splátkový kalendář na zálohy od dodavatele

- tyto náklady lze evidovat dvěma způsoby, které popisuje článek Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Úhrada na bankovním účtu či pokladně

- takovýto náklad přiřadíte do požadované složky předpisu rovnou v úpravě transakce. Podívejte se na článek ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd. . Takovouto úhradou může být například bankovní poplatek, připsaný úrok, vyplacená odměna/mzda.

Chcete mít pod kontrolou, že jste vše zaplatili, ale nemáte fakturu/doklad (např. odměny/mzdy, pojištění na základně pojistné smlouvy atd.)? Pak můžete takovýto náklad zaevidovat jako doklad ve Finance->Doklady, kdy použijete např. Nový interní doklad. Na tento doklad po té máte možnost párovat úhrady ve Finance->Banka/Pokladna/Interní a tím mít pod kontrolou, že je vše zaplaceno jak má být.

Kontrola zadaných nákladů do složek

Modul NEMOVITOST->Finance->Náklady složek

V sestavě Náklady složek naleznete všechny vstupy do jednotlivých složek ať již formou přímou z transakce (cíl Složka) nebo z Dokladů.

Je dobré si uvědomit, že zadaný náklad formou Dokladu (faktury) vstupuje do vyúčtování bez ohledu na to, zda byl nebo nebyl ve skutečnosti uhrazen.

Přehled nákladů a obecně pohybů v jednotlivých složkách získáte také formou PDF výstupu kliknutím na Výstupy->Náklady dle složek.

Chcete-li během roku zkontrolovat výši evidovaných nákladů k jednotlivým složkám, můžete použít tlačítko Součty pohybů (případně klávesu F7).

Změna složky

Je-li potřeba změnit cílovou složku na již uhrazeném dokladu nebo hromadně z více dokladů přesunout částky ze složky do jiné složky, lze k tomuto jednoduše bez úpravy samotných dokladů použít nabídku tlačítka Další -> Hromadná změna složky předpisu. Tato funkce je dostupná také u transakcí evidovaných na účtech. Změnu složky lze provést také v Nákladech složek (Finance->Náklady složek), kde pomocí tlačítka Změna složky můžete jednoduše označené náklady přesunout z požadované složky do jiné.

Změna složky konkrétního dokladu: rozklikněte požadovaný doklad a klikněte na ikonu u názvu složky

Změna složky na vybraných dokladech:

Změna složky přímo v seznamu nákladů = Nákladech složek (tato změna se automaticky propíše do dokladů):


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)