PREMIER XML-export dokladů z Domsys
Jak funguje export dat do účetnictví?
Pro potřeby účetnictví je v Domsysu funkce Export, pomocí kterého můžete data stáhnout do souboru xml a soubor naimportovat do účetního programu.
Export dat do účetnictví má za cíl ušetřit část práce se zadáváním dokladů do účetního programu a částečně ušetřit čas se zaúčtováním.
Princip je jednoduchý - v Domsysu je potřeba založit a přiřadit předkontace, které jsou používány pro účtování v účetním programu. Ty po té po importu do účetního programu budou použity pro zaúčtování.
Pro import exportovaných dat do účetnictví je nezbytné mít převodový můstek dat od firmy PREMIER system, a.s..
Pro jaké doklady je tento návod?
1. Přijaté a vydané doklady, které jsou evidovány ve Finance-Doklady
2. Předpisy jako faktury = předpisy číslované v číselné řadě (předpis jako faktura evidované ve Finance-Předpisy), jak v Domsys vytvořit "předpis jako faktura vydaná" naleznete zde: Předpis jako faktura vydaná
V importovaných dokladech bude importován údaj ZAKÁZKA = název nemovitosti (název nemovitosti musí souhlasit s názvem zakázky v účetním programu), STŘEDISKO = pokud je středisko vyplněné v modulu Nemovitost-Jednotky-Uspořádání (název střediska musí souhlasit s názvem střediska v účetním programu).
Pro nastavení účetnictví je třeba nejdříve jít do modulu Správce-Správce-Nemovitosti, kde konkrétní nemovitost dáte upravit a na záložce Účetnictví zvolit účetnictví PREMIER XML.
Pokud používáte modul CRM, pak je třeba jít do modulu Správce-Správce-Zákazníci, kde konkrétního zákazníka dáte upravit a na záložce Účetnictví zvolíte účetnictví PREMIER XML.
Účtování je pomocí předkontací. V modulu Nemovitost či CRM-Účetnictví-Předkontace vytvořte předkontace, které budou obsahovat MD/D. Tyto předkontace budou použity dle níže uvedeného. Konkrétní MD/D v předkontaci představují zaúčtování jednotlivých účetních případů.
Kód – vaše označení předkontace, kterým se budete v Domsys orientovat
Popis – váš popis, kterým říkáte k čemu je předkontace určena
Na záložce Účty předkontace vyplňte konkrétní MD/D, kterým bude po importu do účetního programu položka zaúčtována.
Jaký účet bude po importu dán do hlavičky dokladu? Není-li v Premieru nastavena asociace Dal/MD, pak při importu je do hlavičky použit účet z předkontace první položky vzniklého dokladu (Dal pro doklady přijaté, MD pro doklady vydané). Je-li v Premieru nastavena u dokladové řady asociace Dal/MD, pak import bude ignorovat pro účely hlavičky účet Dal či MD v předkontaci.
Na níže uvedených místech vybíráte předkontace kliknutím na tuto ikonu :
co jsou SLOŽKY PŘEDPISU - slouží k předepisování pravidelných plateb vlastníků(v SVJ)/nájemců(při pronájmu) a evidování nákladů, které jsou s vlastníky/nájemci spojeny
co jsou EVIDENČNÍ SLOŽKY - slouží k evidenci nákladů, které jsou například přímé náklady pronajímatele v případě spravování nemovitosti formy pronájem. U SVJ může být využita např. na tzv. peníze na cestě.
Níže je postup pro:
- nastavení složek pro nemovitost, která je i účetní agendou (např. SVJ)
- nastavení složek v případě modulu CRM (zákazníka)
Nastavení účtování položek dokladů pro modul Nemovitost (SVJ a nemovitosti, které jsou i účetní agendou)
Účtování jednotlivých položek dokladů evidovaných ve Finance-Doklady
V modulu Nemovitost-Nemovitost-Složky předpisu upravte složku na záložce Premier a doplňte předkontace:
Předkontace pro faktury vydané (ne pro předpisy)
Příjem aktuální rok: vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtovaný např. výnos v roce, v kterém doklad vznikl (např. doklad je vystaven v roce 2022 a výnosem patří do roku 2022 =předkontace představující zaúčtování 311/640).
Příjem časové rozlišení minulý rok: vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtovaný doklad, když například výnosem patří do roku předcházejícího rok vystavení dokladu (např. doklad je vystaven v roce 2022, ale výnosem patří do roku 2021 = předkontace představující zaúčtování 311/385 příjmy příštích období).
Příjem časové rozlišení následující rok: vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtovaný doklad, když například výnosem patří do roku následujícího roku vystavení dokladu (např. doklad je vystaven v roce 2022, ale výnosem patří do roku 2023 = předkontace představující zaúčtování 311/384 výnosy příštích období).
Předkontace pro faktury přijaté
Výdaj aktuální rok: vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtován např. náklad v roce, v kterém doklad vznikl (např. doklad je z roku 2022 a náklad patří do roku 2022 =předkontace představující zaúčtování 315/321).
Výdaj časové rozlišení minulý rok: vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtovaný doklad, když například nákladem patří do roku předcházejícího rok vystavení dokladu (např. doklad je z roku 2022, ale náklad patří do roku 2021 = předkontace představující zaúčtování 389/321 dohadné položky).
Výdaj časové rozlišení následující rok: vyberte předkontaci, kterou určíte jak má být zaúčtovaný doklad, když například nákladem patří do roku následujícího roku vystavení dokladu (např. doklad je z roku 2022, ale náklad patří do roku 2023 = předkontace představující zaúčtování 311/381 náklady příštích období).
Účtování jednotlivých položek dokladů “předpis jako faktura“ (předpisy v číselné řadě)
V modulu Nemovitost-Nemovitost-Složky předpisu upravte složku na záložce Premier a doplňte předkontace:
Předpis jako faktura – kladné/záporné položky – vyberte předkontaci, která určuje zaúčtování (MD/D) pro účtování předpisu konkrétní složky (např. 311/324). Většinou předkontace pro záporné položky budou stejné jako pro kladné položky (záporná položka = předepsána částka s mínusovým znaménkem).
Nastavení účtování položek dokladů pro modul CRM (jednotlivé zákazníky)
Princip: u zákazníka vytvoříte účtovací vzory dle charakteru služeb, nájmů atd., které po té použijete v nastavení jednotlivých složek v nemovitostech. Účtovací vzor slučuje nastavení DPH pro předpisy, účtování pro předpis složky, položek z faktur, které byly na složku přiřazeny. Když časem bude potřeba změnit některé ze zaúčtování, uděláte změnu jen v účtovacím vzoru a promítne se všude, kde je vzor použit.
Vytvoříte například účtovací vzor, který bude řešit Vodné (účtování pro doklady na předpisy i položky z dokladů).
- Nastavení účtovacího vzoru
V modulu CRM-CRM-Účtovací vzory vytvořte Nový vzor nebo stávající upravte.
Název – vaše označení vzoru, kterým se budete v Domsys orientovat
Na záložce PREMIER XML vyberte předkontace k zaúčtování položek dokladů (evidovaných ve Finance-Doklady) a položek dokladů na předpisy (evidované předpisy ve Finance-Předpisy, které jsou číslované v číselné řadě)
- Nastavení složek předpisu
V modulu Nemovitost-Nemovitost-Složky předpisu upravte složku a na záložce rozšířené vyberte již vytvořený účtovací vzor (tím se převezme nastavení DPH pro předpisy a zúčtování):
Po uložení nastavené zaúčtování ověříte po rozkliknutí složky předpisu. Po kliknutí na název předkontace se zobrazí aktuální nastavení zaúčtování.
V pořizování dokladů v Domsys jsou částky přiřazovány do složek. Co složka v dokladu, to bude položka dokladu v účetnictví. Zaúčtování položek bude dle nastavené předkontace na složce - toto zaúčtování je výchozí.
Předkontaci dokladu přiřazeného do složky předpisu lze změnit z "výchozí" na konkrétní požadovanou a to v úpravě dokladu Finance->Doklady nebo hromadně ve Finance-Náklady složek.
Dokladovou řadu pro doklady vyplňte v modulu Nemovitost či CRM-Účetnictví-Nastavení-Číselné řady pro každou číselnou řadu samostatně.
V Účetnictví-Export klikněte na Export do XML u řádku Přijaté faktury (Doklady – přijaté) / Vydané faktury (Doklady – vydané). Stažený soubor naimportujte do účetnictví.
U těchto agend vybíráte záznamy dle data vystavení: Přijaté faktury (Doklady-přijaté), Vydané faktury (Doklady - vydané), Banka, Pokladna
Pro předpisy vystavené jako faktura, kdy tyto doklady exportujete v rámci Vydaných faktur vybíráte datum od do jako období (měsíce), pro které jsou předpisy vytvořeny. Pokud je u předpisu ručně přepsán datum vystavení, má přednost ve výběru.
Pro import souboru použijte v účetním programu PREMIER záložku Start-Správce-Komunikace s externími systémy
