Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením první nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Časté dotazy (FAQ)

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - automatický import přes API (KB,FIO)

Import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Časté dotazy (FAQ)

Lze vytvořit měřidla hromadně pro všechny jednotky?

Ano lze a to v nabídce Nemovitost –> záložka Měřidla a nabídka Měřící soustavy, kde u dané měřící soustavy přes volbu Akce dáme Hromadné vytvoření měřidel a po označení požadovaných jednotek, ke kterým se mají měřidla vytvořit vytvoříme měřidla.

Jak přečíslovat označení již vytvořených měřidel.

Pokud jste vytvořili měřidla a po té zjistili, že jste je vytvořili se špatným kód, pak lze aktualizovat označení. Nejprve v měřící soustavě upravíme kód na požadovaný a po té přes volbu Akce dáme Aktualizovat označení měřidel. Přečíslují se tak všechna měřidla v dané měřící soustavě.

Mohu přidat k jednotce složku předpisu?

Způsobem jak přiřadit ke konkrétní jednotce složku předpisu je také využít v nabídce Nemovitost -> záložka Jednotky a přes pravé tlačítko myši výběr Přiřadit složku.

Jak nastavím datum splatností vytvářených předpisů

Toto nastavení je v základním nastavení předpisů v nabídce Nastavení -> záložka Předpisy a pomocí Upravit lze nastavit vytváření předpisů včetně Splatnosti. Splatnost lze nastavit také individuálně pro každého vlastníka/nájemce a to po jeho upravení na záložce Ostatní.

Lze konkrétnímu předpisu změnit splatnost?

Lze a to pomocí úpravy konkrétního předpisu v modulu Nemovitost->Finance->Předpisy, kde použijete na označeném předpisu Upravit z nabídky pravého tlačítka myši.

Ukončili jsme platnost nájemní smlouvy, ale stále se tvoří předpisy

Nájemní smlouva je pouze nástroj pro výpočet výše složek předpisu. Pokud s nájemní smlouvou ukončil platnost také nájemník, pak je důležitým úkonem ukončit nájemníka a to v nabídce Nájemníci -> záložka Nájemníci a zvoleného nájemníka Upravit zadáním data ukončení do kolonky Nájemník do.

Potřebuji, aby přijaté platby hradily nejstarší neuhrazené předpisy

Toto nastavení je v základním nastavení předpisů v nabídce Nastavení -> záložka Předpisy a pomocí Upravit lze nastavit vytváření předpisů včetně Pořadí úhrady předpisů.

Nastavení kódů SIPO

Každý kód poplatku může být k jednomu spojovacímu číslu (vlastníkovi/nájemníkovi) přiřazen pouze jednou. Základní nastavení kódů se provádí ve složkách předpisů, kdy každá složka bude mít svůj kód SIPO. Pokud vlastník/nájemník má dvě jednotky, pak je třeba přímo ve vlastníkovi provést Individuální nastavení složky -> záložka Vyúčtování, kde změníme přiřazené kódy SIPO ke složkám tak, aby 2x použitá složka předpisu měla dva různé kódy SIPO. (např. vlastník/nájemník má dvě jednotky, kdy na každé jednotce platí zálohy na energii, kde ve složce předpisu je nastaven kód SIPO např. 1, pak je potřeba přímo ve vlastníkovi/nájemníkovi, individuálním nastavením složky, na jedné z jednotek upravit kód složky záloha na energii na jiné kód např. na kód 2)

Jakým způsobem se vyúčtování zahrne do předpisu následujícího roku?

Při vytváření ročního vyúčtování zadáte parametry, kterými se nastaví Měsíc pro započítání vyúčtování, kdy tento měsíc určuje, do kterého měsíce se v následujícím roce automaticky vytvoří předpis na výsledek vyúčtování. Předpis na výsledek vyúčtování se vytvoří všem vyúčtovaným vlastníkům/nájemníkům.

U nájemce jsou přiřazené složky, ale v předpisu nejsou částky za nájem a služby. Evidujeme nájemní smlouvy komplexně.

Je důležité zkontrolovat, zda jsou u nájemníka ve složkách předpisu vyplněny všechny údaje k výpočtu. Pokud není u některé ze složek uvedena částka, ale uvedeno “bez smlouvy“, pak to znamená, že složka se vypočítává dle nájemní smlouvy a je potřeba k nájemníkovi přiřadit v nabídce Nájemníci nájemní smlouvu, na které bude zadána platnost smlouvy a všechny údaje potřebné pro výpočet výše nájmu a služeb.

Chceme zveřejnit roční vyúčtování na portálu

Nastavení zveřejnění se provede v nabídce Správa -> záložka Vyúčtování, kde je v pravé části, nad řádky s výsledky vyúčtování, tlačítko Nezveřejněno, které kliknutím změníme na Zveřejněno a tím je vyúčtování zveřejněné na portálu.

Jak upravím částku předpisu přímo pro vybraného vlastníka/nájemníka?

Úpravu částky provedeme v nabídce Vlastník/Nájemník -> záložka Vlastník/Nájemník, kde přes nabídku pravého tlačítka myši dáme Otevřít a vybereme záložku Složky předpisu. V této záložce vybereme složku, u které potřebujeme nastavit částku a pomocí Akce dáme Individuální nast. složky pro vlastníka/nájemníka. V tomto nastavení použijeme záložku Předpis, kde označíme druh částky jako Konečná částka a novou částku zadáme do měsíce, od kterého má být její platnost.

Vlastník/Nájemce má na kontě zůstatek, jak zjistím jak vznikl?

Pokud v nabídce Vlastníci/Nájemníci zjistíte, že některé jméno má ve sloupečku Konto zůstatek, pak vlastníka/nájemce 2x rozklikněte a v záložce Jeho finance naleznete Změna stavu konta, kde jsou transakce, které ovlivnili stav konta.

Potřebuji opravit již vygenerované předpisy, protože nastala změna ve složkách předpisu

Pro obnovu vytvořených předpisů použijeme Generovat předpisy plateb a po výběru měsíce a popřípadě vlastníků/nájemců, kterým je třeba předpis přegenerovat či dovygenerovat, se v informativní tabulce objeví ve sloupečku "K vytvoření" informace o počtu předpisů, které lze nově vytvořit a ve sloupečku K aktualizaci počet již vytvořených předpisů – u obou sloupců si uživatel může nastavit co se má s takto uvedenými předpisy udělat.

Mohu přegenerovat jen konkrétní předpis?

Ve Finance-Předpisy použijte u konkrétního předpisu pravé tlačítko myši - Přegenerovat předpis (tuto funkce naleznete také v horní liště v nabídce Další)

Je potřeba evidovat, které předpisy jsou součástí soudního či jiného řízení, jak na to?

U předpisů lze evidovat druhy řízení, do kterých je zahrnut. Řízení k předpisům zaevidujete pomocí Upravit v nabídce pravého tlačítka myši. Toto můžete udělat pro jednotlivé předpisy či pro více označených předpisů. Předpisy, které mají takto evidované řízení jsou označeny ikonou, po otevření předpisu je k dispozici konkrétní informace o řízení.

Po importu výpisu z banky se automaticky nespárovali platby

Pro správné párování plateb je potřeba nastavit párování v úpravě účtu v nabídce Nastavení - Účty. Důležité pro párování je, aby v importu bankovního výpisu byly variabilní symboly shodné s variabilními symboly přiřazenými k vlastníkům/nájemníkům a s variabilními symboly v evidovaných dokladech. Variabilní symbol vlastníka/nájemce upravíte v nabídce Vlastníci/Nájemci, kde na označeném řádku použijte Upravit.

Chceme nastavit výši složky pro všechny jednotky a vlastníky jednotně

Je potřeba u všech jednotek a vlastníků upravit individuální nastavení složky na Nenastaveno. U vlastníků je potřeba toto udělat pro každého zvlášť v otevření vlastníka -> Jeho finance ->Složky předpisu -> Individuální nastavení. U jednotek lze individuální nastavení složek udělat hromadně označením všech jednotek, kterých se toto týká a přes pravé tlačítko ->Individuální nast.složky. V případě, že jsou takto složky přenastavené, lze změnit nastavení samotné složky předpisu v Nemovitost -> Složky předpisu.

Zadání počátečního stavu nesplacené anuity

Pro potřebu správného výpočtu zůstatku anuity je potřeba k jednotce zadat počáteční stav anuity. K práci s anuitou je třeba mít pro tyto účely vytvořenou složku předpisu, kdy touto složkou bude možné družstevníkovi zadat informace pro výpočet měsíčního předpisu a zároveň se v jednotce objeví záložka s možností zadání počátečního stavu anuity. Částku počátečního stavu zadáte v nabídce Nemovitost -> na vybrané Jednotce -> Otevřít -> záložka Složky předpisu -> Otevřít -> Individuální nast. Složky pro jednotku -> záložka Anuita a zde vyplníme počáteční stav jako kladné číslo.

Hromadné přečíslování záznamů banky a pokladny

Transakce lze přečíslovat v nabídce Nastavení -> záložka Účty a nad řádkem účtu přes pravé tlačítko myši vybereme Hromadné přečíslování záznamů. Tímto se nám přečíslují všechny transakce. Posloupnost číslování je dle data a to od nejstaršího.

Hromadné přečíslování dokladů

Doklady lze hromadně přečíslovat v nabídce Nastavení -> záložka Nemovitost a pomocí výběru Nástroje dáme Hromadné přečíslování dokladu. Tímto se nám přečíslují všechny doklady. Posloupnost číslování je dle data a to od nejstaršího.

Jak nastavit účet, na který má být vrácen přeplatek z vyúčtování?

Účet vložíme v modulu Nemovitost->Vlastníci/Nájemníci->vybraného vlastníka/nájemníka přes nabídku pravého tlačítka myši Otevřete->Odpovědné osoby->na vybrané osobě zvolíte Akce->Úprava osoby a do záložky Rozšířené doplníte číslo účtu. Takto vložené číslo účtu bude automaticky nastavené k vlastníkovi/nájemníkovi jako účet pro přeplatky.

Je možné evidovat statutární orgány (zástupce)?

Zástupce lze evidovat přímo v dané nemovitosti a to v modulu Nemovitost->Zástupci, kde pomocí ikony + vytvoříte zástupce. Osoby takto přiřazené jsou zároveň ve všech adresářích označeny zvláštní ikonou.

Jak přizpůsobit zobrazení aplikace, abych měl k dispozici co nejvíce zobrazených informací?

Pomocí současného použití klávesy Ctrl a kolečka na myši si můžete zmenšovat či zvětšovat zobrazení aplikace. Čím menší zobrazení budete mít, tím více informací bude zobrazeno. Původní zobrazení vrátíte zpět pomocí současného použití klávesy Ctrl a čísla 0. Dále můžete využít schování levé nabídky a to pomocí ikony umístěné vedle lupy v horní části aplikace.

Nepamatuji si jaké jednotky patří do jednotlivých vchodů nemovitosti. Lze je nějak seskupit? 

Můžete se pomoci uspořádáním, které je k dispozici v modulu Nemovitost->Nemovitost->Uspořádání. Tato funkce umožní seskupit jednotky do požadovaných skupinek (např. do jednotlivých vchodů, pater). Pomocí těchto skupinek můžete například rychleji přiřazovat jednotky k nákladům. (např. přijde-li faktura za vodné pro 1.vchod, můžete v dokladu říci, že náklad patří skupině 1.vchod a tím určíte k jakým jednotkám má být náklad přiřazen. Nemusíte tedy myslet na to, jaké jednotky patří do 1.vchodu a vybírat je jednotlivě).

Spravujeme jednotky, které jejich majitel pronajímá. Lze evidovat i náklady, které např. majitel vynaložil na opravu jednotky a které nemají vliv na finance nájemce?

K tomuto můžete využít Evidenční složky, které lze využít pro transakce a náklady, které neovlivňují výpočet předpisu a nákladů pro vyúčtování. Lze je například využít pro evidenci nákladů a transakcí družstva, kdy tyto náklady či transakce vstupují do hospodářského výsledku a nevyúčtovávají se, jen je třeba je evidovat. Evidenční složky založíte v modulu Nemovitost->Nemovitost->Evidenční složky.

Potřebujeme předpis vypočítat dle počtu osob užívajících jednotku. Co je potřeba nastavit?

Kromě nastavení způsobu výpočtu na složce předpisu, je třeba u jednotlivých vlastníků/nájemců zaevidovat počet uživatelů. Toto provedete v modulu Nemovitost->Vlastníci/Nájemci a pomocí Upravit u každého vlastníka/nájemce na záložce Uživatelé zaevidujete počet uživatelů. Pro kontrolu počtu evidovaných uživatelů můžete využít sestavu ve Výstupy, která se nazývá Roční přehled počtu uživatelů.

Přišla úhrada od vlastníka/nájemce za více předpisů, které ale jsou evidované pod jinými variabilními symboly. Jak platbu mohu přiřadit k předpisům, kdy každý má jiný variabilní symbol?

Je-li potřeba jednu transakci spárovat s předpisy, které mají např. různé VS, pak můžete transakci rozdělit. Ve vlastnících/nájemcích označte společným štítkem, pomocí kterého bude možné rozdělit automaticky transakci na úhrady různých VS. Na evidované transakci použijte v pravém tlačítku myši Rozdělit transakci na konta dle štítků.

Jak pošlu evidenční listy e-mailem všem vlastníkům/nájemcům hromadně?

Pomocí nabídky Komunikace, v modulu Nemovitost. Zde je možné zasílat e-mail jednotlivým vlastníkům/nájemcům, skupinám z uspořádání nebo celé nemovitosti (začněte vypisovat např. jméno a program bude napovídat). Seznam příjemců lze zkontrolovat pomocí Seznam příjemců. Hromadně můžete zasílat např. vše, co je nabídnuto v Příloha-Přiložit přílohu, kdy příjemci obdrží přílohu určenou pouze pro ně.

Jak pošlu evidenční listy všem vlastníkům/nájemcům hromadně přes Českou poštu?

Pro zasílání pošty je třeba zřídit u České pošty službu Dopis Online, díky které můžete z Domsys zasílat dokumenty velmi jednoduše od stolu. Službu Dopis Online můžete využít i mimo Domsys. (Nastavení pro Domsys provedete v Nastavení-Nemovitost-DopisOnline). Samotné zasílání je stejné jako hromadné zasílání e-mailem (viz. výše) a to pomocí Komunikace, která je dostupná v modulu Nemovitost.

(více o službě na https://www.postaonline.cz/sluzby-pri-podani/dopis-online)

Nelze mi kopírovat označený text v Domsysu pomocí Ctrl+C, jak označený text zkopíruji?

Označte text myší a než pustíte tlačítko na myši použijte klávesovou zkratku Ctrl + C.

Potřebuji z kteréhokoliv místa v Domsysu rychle zjistit adresu a IČ nemovitosti. Lze to?

Ano, lze. Například v modulu Nemovitost je u ikony Lupy uvedena informace o právě spravované nemovitosti. U každé nemovitosti je také uveden s ikonou Zeměkoule název správce, s ikonou § případný zákazník, pod kterého nemovitost patří a s ikonou Domečku název nemovitosti. Na jakoukoliv informaci kliknete, obdržíte tzv. vizitku, v které je název, adresa a IČ s DIČ. Stejným způsob můžete najít vizitku jednotlivých správců v modulu Správce.

Lze v tabulkovém výstupu do PDF, který dělám pomocí diskety, upravit výšku řádků?

V nastavení uživatele (v pravém horním rohu v ikoně "tří teček") si může každý uživatel (na záložce Nastavení) určit výchozí výšku řádků (standardní či úzké). Toto nastavení je také možné přímo na některých dalších výstupech, kde si výšku řádku můžete určit v nastavení konkrétního výstupu.

Na výstupech nechci uvádět datum tisku. Mohu toto někde nastavit?

V nastavení nemovitosti (modul Nemovitost->Nastavení) je záložka Tisk, kde lze nastavit uvádění data a času výstupu a informace o autorovi.

Rychlá změna složky v dokladech či transakcích

Je-li potřeba změnit cílovou složku na již uhrazeném dokladu nebo hromadně z více dokladů přesunout částky ze složky do jiné složky, lze k tomuto jednoduše bez úpravy samotných dokladů použít nabídku tlačítka Další -> Hromadná změna složky předpisu. Tato funkce je dostupná také u transakcí evidovaných na účtech.

Změnu složky lze provést také v Nákladech složek (Finance-Náklady složek), kde pomocí tlačítka Změna složky můžete jednoduše označené náklady přesunout z požadované složky do jiné.

Používáme externího rozúčtovatele a nechceme na vyúčtování uvádět měřidla, jejichž spotřebu právě rozúčtovává ext. rozúčtovatel. Lze to?

Toto nastavíte přímo v úpravě měřící soustavy v modulu Nemovitost -> Měřidla -> Měřící soustava.

Potřebuji dokument poslat jen skupině osob, např. jen výboru bez nutnosti přidávání po jednom do Komu

Zprávu nastavte jako Základní. Do kolonky Komu v e-mailu můžete přidávat osoby pomocí štítků. Chcete-li například poslat dokument jen osobám ve výboru, použijte v adresáři štítky, kterými vybrané osoby označíte – např. štítek Výbor. (modul Nemovitost->Vlastníci/Nájemci->Adresář). Po té můžete v odesílání dokumentu zadat do kolonky Komu slovo Výbor a budou automaticky vloženy všechny e-mailové adresy potřebných osob.

Potřebuji rychle najít vlastníka/nájemce, když znám jen variabilní symbol

V modulu Nemovitost použijte Lupu (F3), do které zadejte požadovaný variabilní symbol, před který napište vs (např. vs1471401). Právě použití písmenek vs před číslem určíte, že hledáte variabilní symbol.

Pro zadání některých údajů mi nevyhovují nabízené kolonky v Domsys. Lze vytvořit vlastní?

Lze pomocí tzv. profilů. V modulu Správce -> Správce-> na záložce Profily si založte profily, kterým určíte na jakém místě je chcete vidět. Po té konkrétní záznam (např. nemovitost, nájemce, jednotku) rozkliknětě a na záložce Profily doplňte požadované údaje, které chcete evidovat. Info v článku Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Potřebuji přeplatkem z vyúčtování uhradit dlužný předpis. Jak na to?

Např. pomocí interního účtu, který založíte v Nastavení->Účty vytvořte výdajovou platbu na úhradu přeplatku a příjmovou platbu na úhradu dlužného předpisu. Je to vlastně forma zápočtu. Chcete-li mít zápočet vytištěný a podepsaný vlastníkem/nájemcem, použijte funkci Zápočty - informace naleznete v článku Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování) .

Pravidelně během roku provádíme v jednotkách odečty a potřebujeme porovnání, zda nastavené zálohy na nájemci jsou dostačující na pokrytí jeho spotřeby. Pomůže nám s tím Domsys?

K tomuto účelu využijete Strážce spotřeby. V měřící soustavě vyplňte částku za MJ a určete, s kterou složkou předpisu (tedy vytvořenými předpisy v rámci vybrané složky) má být spotřeba porovnána. Po té v nabídce Správa->Strážce spotřeby najdete tabulku, v které Domsys přehledně zobrazí porovnání nastavených předpisů se spotřebou. Více informací naleznete v článku Strážce spotřeby .


Byl pro vás tento článek užitečný?

Powered by HelpDocs (opens in a new tab)