Chytrá zpráva umožňuje odeslat vlastníkům/nájemcům zprávy i s dynamickou přílohou (automaticky vytvářený evidenční list, změnový list, oznámení o výnosech, detailní přehled předpisů a úhrad) a to i hromadně. Chytrou zprávu využijete v modulu Nemovitost a to v Komunikaci či při zaslání jakéhokoliv výstupu v nemovitosti.
Odesíláte-li pomocí chytré zprávy, vybíráte příjemce jako vlastníky/nájemce a tak každý příjemce obdrží pouze své přílohy a v příjemcích neuvidí ostatní.
Chcete se seznámit se zasíláním dokumentů a zpráv a hromadnou komunikací? Podívejte se na tento článek: Zasílání dokumentů a zpráv
Potřebujete z Domsysu zaslat vlastníkovi/nájemci dokument z nabízených výstupů a zároveň přiložit např. evidenční list? Pak právě k tomuto účelu použijte CHYTROU ZPRÁVU.
Chytrá zpráva Vám umožní zaslat mailem či poštou kombinaci výstupu s dynamickou přílohou právě pro konkrétní vybrané vlastníky/nájemce. Příjemce lze vkládat napsáním - čísla jednotky, jména vlastníka, skupiny jednotek, napsáním Celá nemovitost (vloží se vlastníci /nájemci zvoleného roku).
Jako přílohu můžete vložit vlastní soubor, uložený dokument kdekoliv v nemovitosti, ale také automaticky vytvořený Evidenční list, Vyúčtování, Změnový list, Detailní přehled předpisů a plateb, Oznámení o výnosech či Vyúčtování fondu na vlastníky.
Postup je jednoduchý:
Vyberte požadovaný výstup nebo použijte nabídku Komunikace.
Určete způsob zaslání
Přepněte Základní zprávu na Chytrou zprávu. Použijete-li základní zprávu, můžete do Komu vypsat příjemce jako konkrétní mailové adresy. K základní zprávě nelze připojit dynamické přílohy a po odeslání příjemce v přijaté zprávě vidí také ostatní příjemce.
V kolonce Od vyberte e-mail, který chcete použít pro odeslání. Chcete-li e-mail zaslat pod jinou identitou, vyberte ji pomocí šipky. Poznámka: Nastavení ostatních identit provede zcela vpravo v rohu nahoře přes ikonu "tří teček".
Vyberte adresáta v Komu. V chytré zprávě vybíráte adresáty jako vlastníky/nájemce/družstevníky - jejich kontakty se převezmou z adresáře a z jejich nastavení. Můžete zde zadat např. číslo jednotky, jméno vlastníka/nájemce/družstevníka, název skupiny jednotek (lze vytvořit v Nemovitost->Uspořádní). Chcete-li zaslat např. evidenční listy všem vlastníkům, zadejte Celá nemovitost. V základní zprávě vypisujete konkrétní e-mailové adresy (na konkrétní e-maily můžete odeslat i výstupy z ostatních modulů). Seznam příjemců - příjemci a jejich kontakty jsou automaticky vypsáni dle nastavení v adresáři a v návaznosti na zadaný údaj v Komu. Kliknutím na ikonu diskety Vám bude odeslán seznam příjemců - necháte-li si jej zaslat v xls, pak jednoduše vyfiltrujete např. příjemce bez mailu.
Potřebujete-li, vyplňte adresáty do Skryté kopie(pro e-mail) - zde můžete adresáty zadat pomocí jmen vlastníků/nájemců nebo přímo napsáním e-mailové adresy.
Zasíláte-li výstup z Domys, je již ke zprávě přiložen. Použitím šipky u Přiložit přílohu vyberte přílohu, která bude v chytré zprávě hromadně všem příjemcům odeslána. Každý příjemce obdrží přílohu, která náleží přímo jemu. Hromadně lze všem příjemcům zaslat také soubor, který přiložíte z disku či z aktovky Domsys.
Do zprávy napište průvodní text. Text zprávy můžete také vložit pomocí výběrového okna Vyberte šablonu, kde můžete využít systémové šablony nebo klientské=své vytvořené. Šablony lze vytvářen v modulu Správce->Nastavení->Textové šablony.Pro lepší orientaci v odeslaných zprávách si můžete zprávy označit v kolonce Vlastní označení. Odesíláte-li Chytrou zprávu, můžete vybrat jednoho či více adresátů "Na vědomí", kteří obdrží jednu zprávu včetně příloh (kromě dynamických, které jsou vytvářeny konkrétním adresátům jako je např. evidenční list, vyúčtování atd.). Uživatel, který obdrží zprávu "Na vědomí", bude mít uvedeno kolika adresátům bylo odesláno a textově také jaké dynamické přílohy byly vloženy.
Pro odeslání použijtePokračovat.Na zobrazené stránce máte možnost upřesnit komu má být zpráva zaslána pomocí Ano/Ne.
Zprávu odešlete: Odeslat- Po dokončení/odeslání zprávDomsys čeká 10 minut, než budou zprávy skutečně odeslány. Pokud se spletete, můžete je během 10 minut smazat, aniž by byly odeslány, v menu Komunikace->Odeslaná pošta. Odeslat bez čekání - zpráva bude okamžitě odeslána Odeslat testovací - na váš mail přijdou maily tak jak by přišly příjemcům
Kde najdete odeslané zprávy?
Modul Nemovitost->Komunikace->Odeslaná pošta (zde naleznete přehled všech odeslaných zpráv v rámci nemovitosti)
Modul Správce -> Komunikace (zde naleznete všechny odeslané zprávy zaslané vámi jako správcem)
Více o zasílání dokumentů a odeslané poště naleznete v článku Zasílání dokumentů
