Z Domsys můžete poslat jakýkoliv výstup či zprávu jednotlivě i hromadně. Jak funguje zasílání je popsáno zde: Zasílání dokumentů a zpráv
V článku, na který se nyní díváte s podíváme na to jak jednoduše poslat výstup, dokument či zprávu hromadně aniž by bylo potřeba ručně zadávat jednotlivé mailové adresy příjemců.
Co je chytrá zpráva:
Umožňuje odeslat vlastníkům/nájemcům zprávy i s dynamickou přílohou (automaticky vytvářený evidenční list, změnový list, oznámení o výnosech, detailní přehled předpisů a úhrad) a to i hromadně.
Vybíráte příjemce jako vlastníky/nájemce a tak každý příjemce obdrží pouze své přílohy a v příjemcích neuvidí ostatní.
Umožní zaslat mailem či poštou kombinaci výstupu s dynamickou přílohou právě pro konkrétní vybrané vlastníky/nájemce.
Příjemce lze vkládat napsáním - čísla jednotky, jména vlastníka, skupiny jednotek, napsáním Celá nemovitost (vloží se vlastníci /nájemci zvoleného roku). Domsys automaticky zjistí na jaké adresy mají být zprávy odeslány.
Jako přílohu můžete vložit vlastní soubor, uložený dokument kdekoliv v nemovitosti, ale také automaticky vytvořený Evidenční list, Vyúčtování, Změnový list, Detailní přehled předpisů a plateb, Oznámení o výnosech či Vyúčtování fondu na vlastníky.
Příjemci se v mailu navzájem neuvidí.
Postup je jednoduchý:
Vyberte požadovaný výstup nebo použijte nabídku Komunikace.
Určete způsob zaslání
Pro Komunikaci vybíráte takto:
Pro konkrétní výstup vybíráte takto:
Přepněte Základní zprávu na Chytrou zprávu (Použijete-li základní zprávu, můžete do Komu vypsat příjemce jen jako konkrétní mailové adresy. K základní zprávě nelze připojit dynamické přílohy a po odeslání příjemce v přijaté zprávě vidí také ostatní příjemce. Na konkrétní e-maily můžete odeslat i výstupy z ostatních modulů).
V kolonce Od vyberte e-mail, který chcete použít pro odeslání. Chcete-li e-mail zaslat pod jinou identitou, vyberte ji pomocí šipky. Poznámka: Nastavení ostatních identit provede zcela vpravo v rohu nahoře přes ikonu "tří teček"-Nastavení uživatele.
Vyberte adresáta v Komu. V chytré zprávě vybíráte adresáty jako vlastníky/nájemce/družstevníky - jejich kontakty se převezmou z adresáře a z jejich nastavení. Příjemce neuvidí ostatní příjemce. Můžete zde zadat např. číslo jednotky, jméno vlastníka/nájemce/družstevníka, název skupiny jednotek (lze vytvořit v Nemovitost->Uspořádní). Chcete-li zaslat např. evidenční listy všem vlastníkům, zadejte Celá nemovitost. Seznam příjemců - příjemci a jejich kontakty jsou automaticky vypsáni dle nastavení v adresáři a v návaznosti na zadaný údaj v Komu. Kliknutím na ikonu diskety Vám bude odeslán seznam příjemců - necháte-li si jej zaslat v xls, pak jednoduše vyfiltrujete např. příjemce bez mailu. Potřebujete příjemce vyfiltrovat na určitou skupinu, např. jen osoby konkrétního typu odpovědných osob, klikněte na ikonu trychtýře.
Potřebujete-li, vyplňte adresáty do Skryté kopie(pro e-mail) - zde můžete adresáty zadat pomocí jmen vlastníků/nájemců nebo přímo napsáním e-mailové adresy.
Zasíláte-li výstup z Domys, je již ke zprávě přiložen. Použitím šipky u Přiložit přílohu vyberte přílohu, která bude v chytré zprávě hromadně všem příjemcům odeslána. Každý příjemce obdrží přílohu, která náleží přímo jemu. Hromadně lze všem příjemcům zaslat také soubor, který přiložíte z disku či z aktovky Domsys.
Do zprávy napište průvodní text. Text zprávy můžete také vložit pomocí výběrového okna Vyberte šablonu, kde můžete využít systémové šablony nebo klientské=své vytvořené. Šablony lze vytvářen v modulu Správce->Nastavení->Textové šablony.Pro lepší orientaci v odeslaných zprávách si můžete zprávy označit v kolonce Vlastní označení. Odesíláte-li Chytrou zprávu, můžete vybrat jednoho či více adresátů "Na vědomí", kteří obdrží jednu zprávu včetně příloh (kromě dynamických, které jsou vytvářeny konkrétním adresátům jako je např. evidenční list, vyúčtování atd.). Uživatel, který obdrží zprávu "Na vědomí", bude mít uvedeno kolika adresátům bylo odesláno a textově také jaké dynamické přílohy byly vloženy.
Pro odeslání použijtePokračovat.Na zobrazené stránce máte možnost upřesnit komu má být zpráva zaslána pomocí Ano/Ne.
Zprávu odešlete kliknutím na Odeslat a výběrem požadované možnosti
Odeslat testovací - na váš mail přijdou maily tak jak by přišly příjemcům
Odeslat za 10 minut - po odeslání zpráv Domsys čeká 10 minut než zprávy skutečně odešle. Pokud se spletete, můžete je během 10 minut smazat v Komunikace-Odeslaná pošta aniž by byly odeslány.
Odeslat zítra dopoledne- zprávy budou skutečně odeslány následující den dopoledne mezi 9 - 10 hod.. Pokud se spletete, můžete do doby skutečného odeslání zprávy smazat v Komunikace-Odeslaná pošta aniž by byly odeslány.
Odeslat bez čekání - zpráva bude okamžitě odeslána
Kde najdete odeslané zprávy?
Modul Nemovitost->Komunikace->Odeslaná pošta (zde naleznete přehled všech odeslaných zpráv v rámci nemovitosti)
Modul Správce -> Komunikace (zde naleznete všechny odeslané zprávy zaslané vámi jako správcem)
