Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Úvod do složek předpisů a předpisů

Počáteční stavy

Hromadné vložení/zadání hodnot

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Garáže/parkovací stání/sklepy

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Adresáře osob a dodavatelů

Plochy (místnosti) jednotky

Koeficienty, plochy pro vytápění a teplou vodu

Veličiny

Směrná čísla

Vybavení jednotky

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Upomínky

Dlužníci

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Změna způsobu rozúčtování složky předpisu

Vyúčtování fondu

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Změna složky ve vytvořeném předpisu

Hromadné rozdělení předepsané částky procentem (ze složky do jiné složky)

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Použití zůstatku konta na úhradu předpisu

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení, nastavení, kontrola zůstatku

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Platby přes QR kód

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul Nemovitost)

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

SIPO - CRYPTA - šifrování a podepisování

SIPO - jedno číslo organizace pro více SVJ/BD

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

INKASO - vytvoření souboru s příkazy k inkasu

Úvěry - evidence splátek (SVJ/družstvo->banka)

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Účty - automatický import z MONETA Money Bank

Prodloužení platnosti bankovního API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Bankovní API - když propojení nefunguje?

Evidence záloh a vyúčtovacích faktur od dodavatelů

Úvod do evidence záloh dodavatelům

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů, dokladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů (evidenční složky)

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Změna složky nákladu (přesunutí mezi složkami)

Úhrada přijatého dokladu přeplatkem (zápočet přeplatku faktury)

Odhad výše nákladu do vyúčtování (nepřišel doklad)

Doklady vydané-vystavení jednorázové faktury, nastavení výstupu

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Podklady pro/od rozúčtovatele

Ruční vložení nákladů od rozúčtovatele

Import nákladů od rozúčtovatele

Nastavení párování importu od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Doporučené kontroly před ročním vyúčtováním

Nastavení rozúčtování vytápění, ohřevu teplé vody

Roční vyúčtování

Vyúčtování - specifika pronájmů

Výstup ročního vyúčtování a možné zobrazení

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

Odeslání vyúčtování vlastníkům/nájemcům

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování - srovnání spotřeb dle vyhlášky

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů (Helpdesk)

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - co je rozšíření pro správu majitelů investic

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Mobilní aplikace Domsys (APP)

Mobilní aplikace Domsys Správce a Domsys Portál

APP 2024 představení nové mobilní aplikace

APP 2024 mobilní aplikace - instalace a přihlášení

APP 2024 mobilní aplikace - Helpdesk

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Účetnictví - importy a nastavení

Export dokladů ve formátu ISDOC

Export do účetnictví-jak to funguje?

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3 - nastavení a export z Domsys

Money - upřesnění pro export dokladů s DPH

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-nastavení a export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

PREMIER XML-export dokladů z Domsys

PREMIER XML-export předpisů z Domsys

PREMIER-vytvoření předkontací

Nastavení předkontací pro složky předpisu

Nastavení předkontací pro evidenční složky

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Účetnictví - řešení některých situací

Mzdy

Náklady příštích období

Dohadné položky (Domsys vs. účetnictví)

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Vyúčtování v účetnictví

Užitečné funkce

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu uživateli

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Doménový/technický administrátor

Co dělat když je problém s přihlášením

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Přesun nemovitostí k jinému správci

Novinky Domsys 8

Novinky Domsys 9 v ročním vyúčtování pro rok 2022

Kontakty

Zákaznická podpora

Roční vyúčtování

Vyúčtování je porovnání výše nákladů na služby se zaplacenými či předepsanými zálohami (dle zvoleného nastavení). V rámci vyúčtování proběhne automaticky rozúčtování nákladů na vlastníky/nájemce dle stanovených parametrů.

Modul NEMOVITOST->Správa->Vyúčtování (Vyúčtování pracuje s částkami k úhradě. U plátců DPH nejsou tedy uvedeny hodnoty základu dph a částce dph)

Vyúčtování je v naší aplikaci už jen třešničkou na dortu. Máte-li vše zaevidováno, stačí dát pokyn ke spočítání.

Proč je v Domsys vyúčtování jednoduché?
V průběhu roku v Domsys evidujete náklady, které rovnou rozdělujete do potřebných složek předpisu. Protože na složkách předpisu jste již při založení nebo její úpravě nastavili pravidlo rozúčtování nákladu, není tedy pro Domsys problém náklad rozúčtovat. Je však potřeba, aby nastaveným pravidlům odpovídalo nastavení parametrů pro jednotky, vlastníky/nájemce.

Spravujete pronájmy? Podívejte se na článek, který popisuje některá specifika ve vyúčtování: Vyúčtování - specifika pronájmů

Správa->Vyúčtování->Nové roční vyúčtování

Vyúčtování vytvoříte ve čtyřech jednoduchých krocích:

  1. NASTAVENÍ

V prvním kroku nastavte parametry:

  • Výchozí nastavení pro nemovitost (1) je k dispozici v modrém pruhu. Toto nastavení můžete upravit pomocí tlačítka Změnit.

Jaké nastavení má vliv na vytvoření vyúčtování:

Sada předpisu pro vyúčtování - zde je přednastavena sada pro předpis, který bude automaticky vytvořen na výsledky vyúčtování (přeplatky, nedoplatky). Pomocí takto nastavené sady bude předpis na výsledek vyúčtování figurovat jako zcela samostatný předpis a tedy i příchozí platba může být přesně přiřazena jako úhrada nedoplatku či přeplatku vyúčtování. Sady lze vytvářet v modulu Nemovitost->Nastavení->Sady předpisů. Spravujete-li více nemovitostí máte možnost v modulu Správce->Nastavení->Výchozí hodnoty nastavit sadu pro předpis na výsledky vyúčtování a to hromadně pro všechny Vámi spravované nemovitosti.Zahrnout neuhrazené vyúčtování do dalšího vyúčtování - zvolíte-li Ano, zahrnou se neuhrazené předpisy na vyúčtování do dalšího vyúčtování.

Výstup vyúčtování - volba "Zkrácený" dává smysl prakticky jen pro nájemní bydlení, kdy neprobíhá vyúčtování za celý dům, ale pouze za některé jednotky. V takovém případě není relevantní zobrazovat na vyúčtování náklady za celou nemovitost, neboť je jako takové neevidujete. Evidujete pouze pohyby v rámci několika spravovaných/pronajímaných jednotek.

Zaokrouhlení výsledku vyúčtování - vyberte způsob zaokrouhlení celkového výsledku vyúčtování

Zahrnout neuhrazené vyúčtování do dalšího vyúčtování - volbou ano bude ve vyúčtování zobrazen řádek s výsledkem vyúčtování předchozího roku s uvedením uhrazené částky za vyúčtování. Nedoplatek vyúčtování předchozího roku bude započítán do výsledku vyúčtování aktuálního roku.

Vyúčtovat oproti - uvedeno, zda mají být náklady ve vyúčtování vyúčtované oproti uhrazeným částkám od vlastníků/nájemců nebo oproti předepsaným částkám vlastníkům/nájemcům.

Vyúčtovat po - u SVJ a Družstva můžete vytvářet vyúčtování po vlastnících/družstevnících či po jednotkách

Po vlastnících/družstevnících = vyúčtování bude vytvořeno všem, kteří byly během vyúčtovávaného roku vlastníky či družstevníky

Po jednotkách = vyúčtování bude vytvořeno vlastníkovi/družstevníkovi platnému ke konci zúčtovacího období. V případě, že vyúčtováváte po jednotkách a i přesto je třeba vytvořit vyúčtování pro konkrétního ukončeného vlastníka/nájemníka, je nutné před vytvářením vyúčtování nastavit v modulu Nemovitost->Vlastníci/Nájemníci->Vlastníci/Nájemníci->Upravit vybraného Vlastníka/Nájemníka->záložka Ostatní a zde nastavit Samostatné vyúčtování Ano/Ne.

Chcete vlastníkům/nájemcům do vyúčtování zahrnout jejich konto? Použijte:

Vyrovnat nechráněnou výši konta - má-li vlastník/nájemce zůstatek na kontu ke konci vyúčtovávaného hospodářského roku, je možné tento zůstatek ponížený o chráněnou výši konta zahrnout do vyúčtování. Co je chráněná výše konta? Je to částka, kterou vlastníkovi/nájemci určíte jako chráněnou = částka, která nemá být v rámci vyúčtování vrácena. Příklad: Vlastník XYZ má během roku 9563Kč přeplatek na kontě. V Úpravě vlastníka jste nastavili 5000Kč jako chráněnou výši konta. Vyberete-li Ano, vyrovnat nechráněnou výši konta, bude 4563Kč zahrnuto do vyúčtování (= vráceno) a 5000Kč stále zůstane jako přeplatek na kontě vlastníka.

Kontrolovat, zda jsou všechny transakce zpracované - volbou ano bude při výpočtu zároveň zkontrolováno, že neexistuje transakce, která je nezpracovaná (v cíli: Neuvedeno). V případě, že takováto transakce existuje, v průběhu vyúčtování se zobrazí chyba s informací.

Proúčtovat zaokrouhlení - při výpočtu jednotlivých vyúčtování vzniká hodnota zaokrouhlení (Domsys zaokrouhluje na celé koruny nahoru). Toto zaokrouhlení je možné v rámci ekonomiky domu zahrnout automaticky pomocí interní transakce do některé ze složek (např. ve společenství vlastníků do dlouhodobé zálohy). Chcete-li zaokrouhlení takto zpracovat, určete účet, kterým bude toto provedeno, složku, do které bude zaokrouhlení vloženo a k jakému dni má být zaokrouhlení proúčtováno.

Nerozúčtovatelný zbytek - co je nerozúčtovatelný zbytek popisuje článek: Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

  • Nastavení pro konkrétní hospodářský rok (2)

Měsíc předpisu pro výsledek vyúčtování - zvolte měsíc, do kterého bude vložen požadavek na úhradu výsledku vyúčtování a to formou vytvořeného předpisu. Domsys vytvoří automaticky předpis na výsledek vyúčtování a to v okamžiku, kdy budete generovat předpisy pro zvolený měsíc.

Splatnost nedoplatku, Splatnost přeplatku - vyúčtování, která skončí nedoplatkem či přeplatkem budou mít toto datum evidované pro výpis dlužných částek. Toto datum má přednost před datem splatnosti předpisu, v kterém je požadavek uveden.

Po pokračování ve vytváření vyúčtování klikněte na "další" (3).

  1. ZPRÁVA

Na záložce Zpráva lze vybrat šablonu pro vyúčtování (1) a zároveň lze upravit vlastní text ve zobrazovaných zprávách při tisku vyúčtování (zprávou se rozumí doplňující text, který bude uveden na konci vyúčtování - např. informace o reklamační lhůtě). Takto zadané zprávy zůstávají uložené u vyúčtování daného roku. To znamená, že i při pozdějším tisku bude vyúčtování stále ve stejné podobě. (Zprávy lze upravovat i po vygenerování vyúčtování a to pomocí Upravit. Zprávu takto můžete upravit pro konkrétní vyúčtování nebo pro více označených vyúčtování najednou).

Šablony lze vytvořit v modulu Správce->Nastavení->Šablony.

Ve zprávě  je nabízena poslední Vámi použitá zpráva pro vyúčtovávanou nemovitost.

Do textu zprávy můžete použít datum splatností nedoplatku, přeplatku a reklamace. Data budou automaticky na vyúčtování doplněna z kroku předchozího 1.Nastavení. Stačí do zprávy doplnit tyto znaky: 

-pro datum splatnosti přeplatku [SPL_PRE]

-pro datum splatnosti nedoplatku [SPL_NED]

-pro datum podání reklamace [DAT_REK]

Tuto funkci můžete použít i ve vlastních šablonách pro vyúčtování.

  1. PŘÍPRAVA DAT

V dalším kroku aplikace zkontroluje maximální množství návazností a zda jsou vyplněna potřebná data. Dále provede přípravu výpočtů dat.

Je-li nalezen problém proč vyúčtování nelze provést, jste o tomto problému srozumitelně a konkrétně informováni.

V rámci této přípravy dat je také kontrolováno, zda neexistují nezpracované transakce. Tuto kontrolu je možné vypnout v modulu Nemovitost-Nastavení-Nemovitost-Vyúčtování.

  1. NÁHLED

V posledním kroku je vytvořen náhled za celou nemovitost.

Složka předpisu - je název složky předpisu zahrnuté ve vyúčtování.

Náklad složky - je náklad získaný součtem z nákladů složek ponížený o případná vytvořená konečná vyúčtování v daném roce

Náklady ve vyúčtování  - jsou náklady, které jsou sečteny z provedených vyúčtování. Z principu tyto dvě hodnoty musí být stejné. Nejsou-li, ověřte, že ve vyúčtování mají být skutečně jiné náklady než evidované v nákladech složek. Jsou situace, kdy se může lišit, například pokud použijete vstupy od externích rozúčtovatelů, kteří rozúčtovali jinou výši nákladů, než která je aktuálně platná v aplikaci.

Uhrazené předpisy - zde vidíte součet přijatých plateb.

nebo

Předepsáno je výše předepsaných částek na složku předpisu.

Výsledek je celkový přehled vyúčtování, kde máte ještě před uložením přehled zda se bude spíše vracet či naopak budou větší nedoplatky podle jednotlivých složek. Toto zobrazení již na první pohled signalizuje, zda v některých složkách vznikly příliš velké přeplatky či nedoplatky, které mohou signalizovat neúplnost zadaných dat.

Výsledek celkem – zobrazuje v červené kladné hodnotě nedoplatek vlastníků, v záporné hodnotě, kolik bude vlastníkům vráceno.

Po uložení vyúčtování pomocí "Uložit" jsou vytvořena vyúčtování jednotlivých vlastníků/nájemníků.

Po uložení vyúčtování zkontrolujete a zjistíte-li jakýkoli problém, můžete jej kdykoli smazat prostřednictvím tlačítka Smazat roční vyúčtování, potřebné opravit a pokračovat opět vytvořením nového ročního vyúčtování.
Úprava data splatnosti, reklamace a měsíce předpisu

Potřebujete na vytvořeném vyúčtování změnit data splatností, reklamace či měsíc, do kterého se má vytvořit předpis? Označte jedno či více řádků vyúčtování, použijte tlačítko Upravit a změňte na záložkách (splatnosti je potřeba změnit jak na záložce Zpráva pro uvedení na vyúčtování, tak Splatnost pro použití na vytvářeném předpisu).

DETAIL VYÚČTOVÁNÍ

Vytvořená vyúčtování, tedy jednotlivé řádky lze otevřít kliknutím myši nebo přes pravé tlačítko myši. Takto získáte detail vyúčtování aniž by bylo nutné vytvořit výstup vyúčtování.

Zde rychle zjistíte, zda vlastník/nájemce před vytvořením vyúčtování uhradil všechny předpisy, jaké transakce byly do vyúčtování zahrnuty, jaká zpráva je na vyúčtování uvedena a více podrobností k vyúčtovávaným nákladům.

SOUHRN VYÚČTOVÁNÍ

Nabídka Další -> Souhrn vyúčtování - kliknutím, nebo stiskem klávesy F7 zobrazíte součtovou tabulku provedených vyúčtování (uvedené Náklady na nemovitost = součet nákladů vyúčtovaných vlastníkům/nájemníkům).

VÝSTUPY

Seznam výsledků vyúčtování

Seznam výsledků vyúčtování lze vytvořit pomocí diskety.

Příklad seznamu výsledků vyúčtování:

Tisk vyúčtování pro jednotlivé vlastníky/nájemce

Tisk provedete pomocí Výstupy.

Vyúčtování jednotky - výstup obsahuje vyúčtování pro vlastníka/nájemce za jednu konkrétní jednotku

Roční vyúčtování vlastníka - výstup obsahuje vyúčtování pro vlastníka/nájemce. Zohledňuje tedy i nastavení výstupu u vlastníka/nájemce, který pod jedním variabilním symbolem má více jednotek (nastavení zda se má použít souhrnný list, kdy toto nastavení provedete v úpravě vlastníka).

Podrobnější informace o výstupech vyúčtování najdete zde: Výstup ročního vyúčtování

Výstupy je možné provést pro jedno či více označených vyúčtování.

Pro následný oboustranný tisk uloženého vyúčtování zvolte volbu Oboustranný tisk Ano (2).

Výsledek vyúčtování pro vlastníka/nájemce si lze také i bez tisku prohlédnout otevřením řádku vyúčtování (pravé tlačítko myši -> Otevřít).

Vyúčtování lze zasílat pomocí hromadné komunikace v Komunikace->Nový e-mail a jako přílohy vybere Vyúčtování.

příklad výstupu vyúčtování:

Více o úpravě výstupu a odeslání vyúčtování je v tomto článku: Výstup ročního vyúčtování

VÝPLATA PŘEPLATKŮ Z VYÚČTOVÁNÍ

Na přeplatky lze vytvořit příkaz pomocí nabídky pravého tlačítka myši ve Správa-Vyúčtování. Dalším možným způsobem je vytvořit příkaz obsahující již konkrétní předpisy vytvořené na výsledek vyúčtování.

Postupy vytvoření příkazů naleznete v tomto článku: Výplata přeplatků z vyúčtování

VYTVOŘENÍ PŘEDPISU NA VÝSLEDEK VYÚČTOVÁNÍ

Na jednotlivé výsledky vyúčtování (nedoplatky/přeplatky) budou v následujícím roce vytvořeny předpisy. V následujícím roce použijte ve Finance-Předpisy tlačítko Generovat předpisy plateb, kde zvolte měsíc, který jste pro vytvoření předpisu vybrali při tvorbě vyúčtování.

U sady určené pro vyúčtování je automaticky nastaveno, že se mají vytvořit nenulové předpisy.


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)