Roční vyúčtování
Ročním vyúčtováním je myšleno porovnání výše nákladů na služby se zaplacenými či předepsanými zálohami (dle zvoleného nastavení) za zvolený hospodářský rok (tedy za období od 1.1. do 31.12.).
Převzali jste do správy nemovitost v průběhu roku nebo naopak ukončujete správu nemovitosti v průběhu roku a potřebujete vytvořit vyúčtování pro necelý první či poslední rok ve správě?
Domsys to umožňuje. Je k tomu potřeba upravit období, za které máte nemovitost ve správě a to v modulu Správce-Správce-Nemovitosti, kde požadovanou nemovitost dáte upravit a zadáte potřebné datum Ve správě od či Ve správě do. Touto úpravou aplikace bude vědět, že první či poslední rok ve správě není celý, ale jen částečný a v rozúčtování to zohlední. Do vyúčtování budou použita všechny data evidovaná v prvním či posledním roce správy, proto zaevidujte jen to co pro dané období platí (požadované předpisy, platby, náklady, odečty průběžné a k vyúčtování atd., nezapomeňte, že počáteční stavy měřidel je potřeba zadat do počátečního stavu a ne jako průběžný odečet)
V rámci vyúčtování proběhne automaticky rozúčtování nákladů na vlastníky/nájemce dle stanovených parametrů.
Modul NEMOVITOST->Správa->Vyúčtování (Vyúčtování pracuje s částkami k úhradě. U plátců DPH nejsou tedy uvedeny hodnoty základu dph a částce dph)
Vyúčtování je v naší aplikaci už jen třešničkou na dortu. Máte-li vše zaevidováno, stačí dát pokyn ke spočítání.
V průběhu roku v Domsys evidujete náklady, které rovnou rozdělujete do potřebných složek předpisu. Protože na složkách předpisu jste již při založení nebo její úpravě nastavili pravidlo rozúčtování nákladu, není tedy pro Domsys problém náklad rozúčtovat. Je však potřeba, aby nastaveným pravidlům pro rozúčtování odpovídalo nastavení parametrů pro jednotky, vlastníky/nájemce (m2, počet osob, odečty pro výpočet spotřeby na měřidle atd.).
Spravujete pronájmy? Podívejte se na článek, který popisuje některá specifika ve vyúčtování: Vyúčtování - specifika pronájmů
Správa->Vyúčtování->Nové roční vyúčtování
Vyúčtování vytvoříte ve čtyřech jednoduchých krocích:
- NASTAVENÍ
V prvním kroku nastavte parametry:
- Výchozí nastavení pro nemovitost (1) je k dispozici v modrém pruhu. Toto nastavení můžete upravit pomocí tlačítka Změnit.
Jaké nastavení má vliv na vytvoření vyúčtování:
Sada předpisu pro vyúčtování - zde je přednastavena sada pro předpis, který bude automaticky vytvořen na výsledky vyúčtování (přeplatky, nedoplatky). Pomocí takto nastavené sady bude předpis na výsledek vyúčtování figurovat jako zcela samostatný předpis a tedy i příchozí platba může být přesně přiřazena jako úhrada nedoplatku či přeplatku vyúčtování. Sady lze vytvářet v modulu Nemovitost->Nastavení->Sady předpisů. Spravujete-li více nemovitostí máte možnost v modulu Správce->Nastavení->Výchozí hodnoty nastavit sadu pro předpis na výsledky vyúčtování a to hromadně pro všechny Vámi spravované nemovitosti.Zahrnout neuhrazené vyúčtování do dalšího vyúčtování - zvolíte-li Ano, zahrnou se neuhrazené předpisy na vyúčtování do dalšího vyúčtování.
Výstup vyúčtování - volba "Zkrácený" dává smysl prakticky jen pro nájemní bydlení, kdy neprobíhá vyúčtování za celý dům, ale pouze za některé jednotky. V takovém případě není relevantní zobrazovat na vyúčtování náklady za celou nemovitost, neboť je jako takové neevidujete. Evidujete pouze pohyby v rámci několika spravovaných/pronajímaných jednotek.
Zaokrouhlení výsledku vyúčtování - vyberte způsob zaokrouhlení celkového výsledku vyúčtování
Zahrnout neuhrazené vyúčtování do dalšího vyúčtování - volbou ano bude ve vyúčtování zobrazen řádek s výsledkem vyúčtování předchozího roku s uvedením uhrazené částky za vyúčtování. Nedoplatek vyúčtování předchozího roku bude započítán do výsledku vyúčtování aktuálního roku.
Vyúčtovat oproti - uvedeno, zda mají být náklady ve vyúčtování vyúčtované oproti uhrazeným částkám od vlastníků/nájemců nebo oproti předepsaným částkám vlastníkům/nájemcům.
Vyúčtovat po - u SVJ a Družstva můžete vytvářet vyúčtování po vlastnících/družstevnících či po jednotkách
Po vlastnících/družstevnících = vyúčtování bude vytvořeno všem, kteří byly během vyúčtovávaného roku vlastníky či družstevníky
Po jednotkách = vyúčtování bude vytvořeno vlastníkovi/družstevníkovi platnému ke konci zúčtovacího období. V případě, že vyúčtováváte po jednotkách a i přesto je třeba vytvořit vyúčtování pro konkrétního ukončeného vlastníka/nájemníka, je nutné před vytvářením vyúčtování nastavit v modulu Nemovitost->Vlastníci/Nájemníci->Vlastníci/Nájemníci->Upravit vybraného Vlastníka/Nájemníka->záložka Ostatní a zde nastavit Samostatné vyúčtování Ano/Ne.
Chcete vlastníkům/nájemcům do vyúčtování zahrnout jejich konto? Použijte:
Vyrovnat nechráněnou výši konta - má-li vlastník/nájemce zůstatek na kontu ke konci vyúčtovávaného hospodářského roku, je možné tento zůstatek ponížený o chráněnou výši konta zahrnout do vyúčtování. Co je chráněná výše konta? Je to částka, kterou vlastníkovi/nájemci určíte jako chráněnou = částka, která nemá být v rámci vyúčtování vrácena. Příklad: Vlastník XYZ má během roku 9563Kč přeplatek na kontě. V Úpravě vlastníka jste nastavili 5000Kč jako chráněnou výši konta. Vyberete-li Ano, vyrovnat nechráněnou výši konta, bude 4563Kč zahrnuto do vyúčtování (= vráceno) a 5000Kč stále zůstane jako přeplatek na kontě vlastníka.
Kontrolovat, zda jsou všechny transakce zpracované - volbou ano bude při výpočtu zároveň zkontrolováno, že neexistuje transakce, která je nezpracovaná (v cíli: Neuvedeno). V případě, že takováto transakce existuje, v průběhu vyúčtování se zobrazí chyba s informací.
Proúčtovat zaokrouhlení - při výpočtu jednotlivých vyúčtování vzniká hodnota zaokrouhlení (Domsys zaokrouhluje na celé koruny nahoru). Toto zaokrouhlení je možné v rámci ekonomiky domu zahrnout automaticky pomocí interní transakce do některé ze složek (např. ve společenství vlastníků do dlouhodobé zálohy). Chcete-li zaokrouhlení takto zpracovat, určete účet, kterým bude toto provedeno, složku, do které bude zaokrouhlení vloženo a k jakému dni má být zaokrouhlení proúčtováno.
Nerozúčtovatelný zbytek - co je nerozúčtovatelný zbytek popisuje článek: Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek
- Nastavení pro konkrétní hospodářský rok (2)
Měsíc předpisu pro výsledek vyúčtování - zvolte měsíc, do kterého bude vložen požadavek na úhradu výsledku vyúčtování a to formou vytvořeného předpisu. Domsys vytvoří automaticky předpis na výsledek vyúčtování a to v okamžiku, kdy budete generovat předpisy pro zvolený měsíc.
Splatnost nedoplatku, Splatnost přeplatku - vyúčtování, která skončí nedoplatkem či přeplatkem budou mít toto datum evidované pro výpis dlužných částek. Toto datum má přednost před datem splatnosti předpisu, v kterém je požadavek uveden.
Po pokračování ve vytváření vyúčtování klikněte na "další" (3).
- ZPRÁVA
Na záložce Zpráva lze vybrat šablonu pro vyúčtování (1) a zároveň lze upravit vlastní text ve zobrazovaných zprávách při tisku vyúčtování (zprávou se rozumí doplňující text, který bude uveden na konci vyúčtování - např. informace o reklamační lhůtě). Takto zadané zprávy zůstávají uložené u vyúčtování daného roku. To znamená, že i při pozdějším tisku bude vyúčtování stále ve stejné podobě. (Zprávy lze upravovat i po vygenerování vyúčtování a to pomocí Upravit. Zprávu takto můžete upravit pro konkrétní vyúčtování nebo pro více označených vyúčtování najednou).
Šablony lze vytvořit v modulu Správce->Nastavení->Šablony.
Ve zprávě je nabízena poslední Vámi použitá zpráva pro vyúčtovávanou nemovitost.
Do textu zprávy můžete použít datum splatností nedoplatku, přeplatku a reklamace. Data budou automaticky na vyúčtování doplněna z kroku předchozího 1.Nastavení. Stačí do zprávy doplnit tyto znaky:
-pro datum splatnosti přeplatku [SPL_PRE]
-pro datum splatnosti nedoplatku [SPL_NED]
-pro datum podání reklamace [DAT_REK]
Tuto funkci můžete použít i ve vlastních šablonách pro vyúčtování.
- PŘÍPRAVA DAT
V dalším kroku aplikace zkontroluje maximální množství návazností a zda jsou vyplněna potřebná data. Dále provede přípravu výpočtů dat.
Je-li nalezen problém proč vyúčtování nelze provést, jste o tomto problému srozumitelně a konkrétně informováni.
V rámci této přípravy dat je také kontrolováno, zda neexistují nezpracované transakce. Tuto kontrolu je možné vypnout v modulu Nemovitost-Nastavení-Nemovitost-Vyúčtování.
- NÁHLED
V posledním kroku je vytvořen náhled za celou nemovitost.
Složka předpisu - je název složky předpisu zahrnuté ve vyúčtování.
Náklad složky - je náklad získaný součtem z nákladů složek ponížený o případná vytvořená konečná vyúčtování v daném roce
Náklady ve vyúčtování - jsou náklady, které jsou sečteny z provedených vyúčtování. Z principu tyto dvě hodnoty musí být stejné. Nejsou-li, ověřte, že ve vyúčtování mají být skutečně jiné náklady než evidované v nákladech složek. Jsou situace, kdy se může lišit, například pokud použijete vstupy od externích rozúčtovatelů, kteří rozúčtovali jinou výši nákladů, než která je aktuálně platná v aplikaci.
Uhrazené předpisy - zde vidíte součet přijatých plateb.
nebo
Předepsáno je výše předepsaných částek na složku předpisu.
Výsledek je celkový přehled vyúčtování, kde máte ještě před uložením přehled zda se bude spíše vracet či naopak budou větší nedoplatky podle jednotlivých složek. Toto zobrazení již na první pohled signalizuje, zda v některých složkách vznikly příliš velké přeplatky či nedoplatky, které mohou signalizovat neúplnost zadaných dat.
Výsledek celkem – zobrazuje v červené kladné hodnotě nedoplatek vlastníků, v záporné hodnotě, kolik bude vlastníkům vráceno.
Po uložení vyúčtování pomocí "Uložit" jsou vytvořena vyúčtování jednotlivých vlastníků/nájemníků.
Potřebujete na vytvořeném vyúčtování změnit data splatností, reklamace či měsíc, do kterého se má vytvořit předpis? Označte jedno či více řádků vyúčtování, použijte tlačítko Upravit a změňte na záložkách (splatnosti je potřeba změnit jak na záložce Zpráva pro uvedení na vyúčtování, tak Splatnost pro použití na vytvářeném předpisu).
Vytvořená vyúčtování, tedy jednotlivé řádky lze otevřít kliknutím myši nebo přes pravé tlačítko myši. Takto získáte detail vyúčtování aniž by bylo nutné vytvořit výstup vyúčtování.
Zde rychle zjistíte, zda vlastník/nájemce před vytvořením vyúčtování uhradil všechny předpisy, jaké transakce byly do vyúčtování zahrnuty, jaká zpráva je na vyúčtování uvedena a více podrobností k vyúčtovávaným nákladům.
Nabídka Další -> Souhrn vyúčtování - kliknutím, nebo stiskem klávesy F7 zobrazíte součtovou tabulku provedených vyúčtování (uvedené Náklady na nemovitost = součet nákladů vyúčtovaných vlastníkům/nájemníkům).
Seznam výsledků vyúčtování
Seznam výsledků vyúčtování lze vytvořit pomocí diskety.
Příklad seznamu výsledků vyúčtování:
Tisk vyúčtování pro jednotlivé vlastníky/nájemce
Tisk provedete pomocí Výstupy.
Vyúčtování jednotky - výstup obsahuje vyúčtování pro vlastníka/nájemce za jednu konkrétní jednotku
Roční vyúčtování vlastníka - výstup obsahuje vyúčtování pro vlastníka/nájemce. Zohledňuje tedy i nastavení výstupu u vlastníka/nájemce, který pod jedním variabilním symbolem má více jednotek (nastavení zda se má použít souhrnný list, kdy toto nastavení provedete v úpravě vlastníka).
Podrobnější informace o výstupech vyúčtování najdete zde: Výstup ročního vyúčtování
Výstupy je možné provést pro jedno či více označených vyúčtování.
Pro následný oboustranný tisk uloženého vyúčtování zvolte volbu Oboustranný tisk Ano (2).
Výsledek vyúčtování pro vlastníka/nájemce si lze také i bez tisku prohlédnout otevřením řádku vyúčtování (pravé tlačítko myši -> Otevřít).
Vyúčtování lze zasílat pomocí hromadné komunikace v Komunikace->Nový e-mail a jako přílohy vybere Vyúčtování.
příklad výstupu vyúčtování:
Na přeplatky lze vytvořit příkaz pomocí nabídky pravého tlačítka myši ve Správa-Vyúčtování. Dalším možným způsobem je vytvořit příkaz obsahující již konkrétní předpisy vytvořené na výsledek vyúčtování.
Postupy vytvoření příkazů naleznete v tomto článku: Výplata přeplatků z vyúčtování
Na jednotlivé výsledky vyúčtování (nedoplatky/přeplatky) budou v následujícím roce vytvořeny předpisy. V následujícím roce použijte ve Finance-Předpisy tlačítko Generovat předpisy plateb, kde zvolte měsíc, který jste pro vytvoření předpisu vybrali při tvorbě vyúčtování.
U sady určené pro vyúčtování je automaticky nastaveno, že se mají vytvořit nenulové předpisy.
