Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Časté dotazy (FAQ)

Základní evidence

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Adresáře osob a dodavatelů

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Export do STORMWARE Pohoda-účtovací vzory CRM

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro katastr nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Pasportizace a evidence činností,revizí

"Pasport je evidencí hmotného a/nebo nehmotného majetku pro jeho efektivní provoz, údržbu a modernizaci."  Používán zejména při řešení technické části správy nemovitosti.

Nastavení pasportizace vychází z prvotního nastavení šablon v modulu Správce, kde zde nastavené pasporty můžete po té použít v jednotlivých nemovitostech.

Příklad vytvořeného pasportu

Šablona pasportu

modul SPRÁVCE-Pasportizace-Šablony pasportů

Zde založíte šablony (typy) pasportů, s údaji, které chcete sledovat a jaké údaje o nich chcete evidovat. Takto vytvořené šablony pasportů použijete v jednotlivých spravovaných nemovitostech. Cílem je vytvořit na jednu evidovanou oblast (např. hydranty) jeden pasport, který lze použít ve více nemovitostech i vícekrát a zároveň v jednotlivých nemovitostech určit, co vše je třeba z pasportu evidovat.

  1. Vytvoření šablony

Pomocí Nová šablona pasportu vytvoříte šablonu zadáním Názvu šablony a popřípadě popisu.

  1. Položky pasportu

Po uložení šablony jí přidáte položky, které chcete evidovat. Položka je součástí šablony pasportu (domu, bytu, konstrukčního prvku, vybavení domu či bytu), vytváříte si tím vlastní údaje, které chcete evidovat. Přidáte přes nabídku pravého tlačítka myši. Takto pořízené položky se ukládají do položek Pasportů (jsou automaticky ukládány do Pasportizace->Položky) a jsou k dispozici pro použití v dalších pasportech. 

Položky přidáte přes nabídku pravého tlačítka myši. Takto pořízené položky se ukládají do položek Pasportů (1) a jsou k dispozici pro použití v dalších pasportech.

Položce nastavíte:

Název-zadejte

Popis-lze zadat podrobný popis např. co položka znamená

Formát-sem uvedete, v jakém formátu budete vyplňovat údaje do položky (Text krátký - dva řádky, Text dlouhý - několik odstavců textu, Datum - automatický formát data DD.MM.RRRR, Volba - ANO/NE (např. havarijní stav A/N), Seznam - zde si připravíte seznam(např. vyvložkovaný, cihlový.... Tento seznam se bude nabízet při vyplňování tohoto údaje), Jednotka - byt (= výběr ze seznamu evidovaných jednotek), Osoba/Dodavatel - z Adresáře Osob či Dodavatelů (= výběr z adresáře osob či dodavatelů)

V případě použití formátu Jednotka nebo Osoba/Dodavatel, budou na pasportu uvedeny kontakty, které jsou v adresářích uloženy. 

např. Pasport celého domu a v něm (pomocí položek pasportu) evidovat dle vašich potřeb: střechu- rozměry, poslední oprava, počet komínových lávek apod.), stoupačky- počet, revize, opravy, zastavěná plocha, rozměry, vnitroblok.... atd.

např. Pasport konkrétních jednotek (bytů): podlahová plocha- typ (lino, parkety), rozměry, poslední výměna..., vstupní dveře - typ (vchodové, vnitřní), počet, stav, datum poslední výměny, opravy...atd.

Rozložení položek

Po pořízení položek pasportu je možné upravit jejich umístění v pasportu pomocí Rozložení položek. Položky posouváme kliknutím a přetažením.

  1. Činnosti

Pro potřeby evidování a spravování pravidelných činností (např. revize, kontroly) je třeba přiřadit k pasportu činnosti, které budou tyto úkony vyjadřovat.

Popis vyplňovaných údajů:

Název-např. revize výtahu

Popis -např. typ výtahu, umístění, kdo má klíče od strojovny, vizuální kontrola

Výchozí řešitel- kdo odpovídá za daný úkol (může být určena pracovní pozice nebo osoba z adresář. Napište první písmeno osoby a program nabídne odpovídající osoby z adresářů. V případě použití pracovní pozice bude na tomto místě použita výchozí osoba přiřazená pozici za správce a zároveň je možno v jednotlivých nemovitostech určit osobu, která vykonává pozici za nemovitost. Tímto se v případě použití činností v nemovitostech k činnosti přiřadí vždy osoba z pracovní pozice určené k dané nemovitosti. (Pracovní pozici vytvoříte v modulu SPRÁVCE->Nastavení->Pracovní pozice)

Dodavatel - vyberte výchozího dodavatele (vybíráte z adresáře, který je v modulu Správce). V modulu TZB je možné vybrat dodavatele pro konkrétní nemovitost

Perioda -zvolte z nabízených period nebo zadejte vlastní

Druh-zvolte (kontrola, revize, údržba nebo si založte vlastní činnost - např. test...)

Upozornit: zvolte počet dnů, kdy vás má předem program upozornit na danou činnost a datum nejbližší revize, prohlídky....

Upozornění se zároveň provádí automatickým odesláním zprávy na zadaný mail řešitele. Pravidelnost zasílání upozornění je třeba nastavit v nastavení uživatele v pravém horním rohu v ikoně "tří teček"-> Nastavení uživatele -> Upozornění

Takto pořízené činnosti se ukládají do položek Činností (1) a jsou k dispozici pro použití v dalších pasportech.

Vytvořením položek a činností je šablona připravena k použití v nemovitostech. V případě, že do šablony později doplníte položku či činnost, změní se obsah pasportu automaticky i v pasportech v jednotlivých nemovitostech, vždy v závislosti na použité šabloně.

V případě potřeby doplnění položky či činnosti jen u pasportu konkrétní nemovitosti, je tato možnost přímo u pasportu v nemovitosti přes Individuální položky, Individuální činnosti.

Vytvoření pasportu pro nemovitost

modul TZB->Pasporty->Nový pasport

V tomto modulu vytvoříte pasporty pro každou nemovitost samostatně. Tím budete na každé nemovitosti evidovat jen to, co je třeba.

V modulu TZB se pohybujete mezi domy pomocí lupy nebo F3.

  1. Nový pasport

Při zakládání nového pasportu využíváte šablon, které jste vytvořili v modulu Správce

Pokud je již v nějaké nemovitosti připravený pasport, který chcete použít, lze jej importovat a to v Pasporty->nabídka Nový pasport->Import pasportů z nemovitosti.

Novému pasportu vyplňte Název a na záložce Šablona pasportu vyberte šablonu, kterou jste založili v modulu Správce(1).

Po výběru se zobrazí vytvořené položky a činnosti - na tomto místě lze určit, které položky (2) a činnosti (3) je třeba evidovat u dané nemovitosti (Ano/Ne). Zároveň lze u činností zanechat všechny Ano a po té u těchto činností změnit stav dle potřeby (Aktivní, Pozastavit, Zastavit) – tato možnost je v otevření pasportu (záložka činnosti) nebo v Činnostech (modul TZB->Pasportizace->Činnosti).

  1. Vyplnění pasportu

Po vytvoření pasportu je potřeba do jednotlivých položek vyplnit potřebné údaje pro evidenci. Nna vybraném pasportu použijte Vyplnit pasport (pomocí nabídky přes pravé tlačítko myši)

  1. Činnosti

Činnosti je potřeba aktivovat, aby bylo možné s nimi pracovat, evidovat jejich provedení a termín vypršení. Aktivaci provedete zadáním posledního provedení činnosti - pasport otevřete (např. 2x na něj klikněte) a konkrétní činnost aktivujte (můžete provést také na záložce Činnosti, kde jsou všechny činnosti, které s kterými můžete pracovat v rámci vybrané nemovitosti).

Evidence činností (revizí, kontrol atd.) a jejich provedení

modul TZB->Činnosti

Na činnosti můžete měnit stav dle jejich využívání – z Aktivní změnit na Pozastavit či Zastavit. Pomocí volby Upravit můžete doplnit data provedených činností (například poslední revize). Od uloženého data se počítá termín pro připomínání na základě nastavené periody u činnosti. 

V úpravě činnosti je také možnost změny Řešitele z Výchozího (nastaven při vytváření činnosti v modulu Správce) na Vybraného (vyberete přímo osobu). Doporučujeme nechat nastavení Výchozí, protože tak můžete docílit jednoduché a rychlé změny osoby řešitele – stačí změnit řešitele na činnosti v modulu Správce nebo změnit osobu v pracovní pozici, v případě, že řešitelem je pracovní pozice. Změna bude na potřebných místech promítnuta. Takto se promítne jakákoliv změna provedená v činnosti v modulu Správce (např. změna periody nebo dnů upozornění).

Dále je možné vybrat dodavatele, který pro konkrétní nemovitost činnost vykonává a zaevidovat očekávanou cenu služby.

V přehledu je u každé činnosti uveden řešitel, termíny poslední a budoucího provedení činnosti a ukazatel počtu dnů do vypršení následujícího termínu provedení. 

Na vybrané činnosti zvolíte Upravit nebo kliknete na stav a doplníte datum. Od tohoto data se počítá termín pro připomínání na základě nastavené periody u činnosti.

Podrobná evidence provedení jednotlivých činností

Potřebujete evidovat i jednotlivá provedení činností včetně protokolů a evidence závad? Slouží k tomu funkce provedení činností. Pro zaevidování klikněte na ikonku klíče na řádku činnosti a zaevidujte konkrétní provedení se závadami, které zaevidujete na záložce Závady (na každou závadu bude vytvořen samostatný tiket).

Výstupy
Tisk pasportu

Veškeré údaje, které jsou evidovány na pasportu lze zobrazit rozkliknutím vybraného pasportu. Zde jsou vypsané evidované položky, sledované činnosti a pokud položky pasportu jsou vázány na adresáře, jsou zde uvedeny také kontakty (např. na dodavatele nebo vlastníka/nájemníka).

Zároveň lze pasport vytisknout pomocí Výstupy->Pasport

Reporting - přehled činností za spravované nemovitosti

Za spravované nemovitosti lze vytvořit přehled činností a jejich termíny vypršení. Je zde možnost výběru, za které nemovitosti lze přehled vytvořit a to za všechny spravované, za všechny označené společným štítkem, nemovitosti určeného zákazníka nebo jen jedné vybrané (4). Dalším parametrem je období vypršení termínu činnosti (5).

Tento přehled vytvoříte v modulu SPRÁVCE->Reporting->Technická správa->Exportovat

Zveřejnění na portále
Zveřejnění činností

modul TZB->Činnosti

Prováděné činnosti lze zveřejnit na portál vlastníkům/nájemníkům.

Vybrané činnosti vyberte označením myší a přes nabídku pravého tlačítka myši zvolte Nezveřejněno/Zveřejněno. Toto můžete provést i u konkrétní činnosti - činnost otevřete a použijte tlačítko Nezveřejněno/Zveřejněno.

Zveřejnění pasportu

modul TZB->Pasporty

Evidované pasporty lze zveřejnit na portál vlastníkům/nájemníkům.

Vybraný pasport otevřete (nabídka pravého tlačítka myši Otevřít nebo poklikání na řádku pasportu) a použijte tlačítko Nezveřejněno/Zveřejněno.

Připomínání činností řešiteli

Každý řešitel po přihlášení do Domsys má k dispozici kalendář, v kterém nalezne záložku Činnosti s přehledem všech činností, které má aktuálně řešit.

Činnosti se také připomínají. Připomínání činností probíhá více způsoby:

1. připomenutí v kalendáři uživatele v Domsysu

2. připomenutí na e-mail uživatele (řešitele)

3. propojení kalendáře Domsys s jinými aplikacemi (např. kalendáři Outlook, Google atd.)

4. níže naleznete také možnost automatického vytváření tiketů na expiraci činnosti

Připomenutí v kalendáři Domsys

Termíny vypršení jsou připomínány předem podle nastavení v činnosti a zároveň je připomínání automaticky zobrazováno v kalendáři řešitele, který je nastaven v činnosti (viz. kapitola 1.3).

Připomínání se automaticky posouvá podle zadaného data posledního provedení činnosti v modulu TZB->Činnosti->pr.tlačítko Upravit (např. na činnosti je nastavena perioda roční, připomenutí předem 30 dnů, poslední provedení je 31.12.2015 - v kalendáři se činnost připomene 1.12.2015)

V den připomenutí se objeví na kalendáři číselná informace o počtu připomínaných termínů (1).

Po kliknutí na kalendář je připomenutí vypsáno v seznamu úkolů (2), kde lze řádek označit jako dokončený úkol (3) a zároveň se informace objeví v kalendáři (4).

Chcete vědět více o kalendáři uživatele? Podívejte se na článek Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Připomenutí na e-mail uživatele

E-mail s přehledem termínů činností obdrží uživatel, který je u činnosti nastaven jako řešitel. Pro zaslání se použije e-mail, který daný uživatel používá k přihlášení do aplikace.

Uživatel má možnost ve svém nastavení (1) určit zasílání e-mailu a četnosti s přehledem naplánovaných úkolů včetně popisu. Přehled bude k e-mailu přiložen jako příloha a zároveň bude zobrazen jako obsah e-mailu. Četnost připomínání lze kombinovat (např. může přijít e-mail na začátku měsíce s termíny na celý měsíc a zároveň každé pondělí s termíny na aktuální týden).

Propojení kalendáře s jinými aplikacemi-integrace kalendářce pomocí ICS s jinými aplikacemi

Možné propojení s Gmail, Zimbra, Outlook.

Po otevření kalendáře Domsys toto nastavíte na záložce Externí kalendář:

Zveřejnit ICS soubor - zvolte Ano 

Odkaz k ICS -  zobrazený odkaz zkopírujte do Vaší kalendářové aplikace.

Vytvoření tiketu na připomenutí činnosti

Chce-li mít správce přehled o všech připomínaných činnostech na jednom místě a zároveň sledovat jejich řešení může využít vytváření tiketů na připomenutí činností.

Vytvořené tikety budou k dispozici v modulu HELPDESK. I takto vytvářené tikety budou řešiteli zodpovědnému za vyřešení připomenuty a naplánovány do kalendáře.

V modulu Správce je pro tento účel udělat nastavení.
  1. Vytvořte frontu, do které budou tikety vytvářeny (modul Správce->Nastavení->Tikety). Fronty slouží ke seskupení tiketů dle vašich potřeb.

  1. V Nastavení->Obecné upravte způsob expirace na záložce Upozornění.

Na činnost je tímto nastavením vytvořen tiket v modulu HELPDESK. Zpracováním tiketu lze uložit datum posledního provedení přímo k činnosti.

Chcete vědět více o modulu HELPDESK a samotných tiketech? Podívejte se na tento článek: Požadavky s vytvářením tiketů


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)