Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením první nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Časté dotazy (FAQ)

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - automatický import přes API (KB,FIO)

Import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Pasportizace a evidence činností,revizí

"Pasport je evidencí hmotného a/nebo nehmotného majetku pro jeho efektivní provoz, údržbu a modernizaci."  Používán zejména při řešení technické části správy nemovitosti.

Nastavení pasportizace vychází z prvotního nastavení šablon v modulu Správce, kde zde nastavené pasporty můžete po té použít v jednotlivých nemovitostech.

Příklad vytvořeného pasportu

1. Šablona pasportu

modul SPRÁVCE->Pasportizace->Šablony pasportů

Zde založíte šablony (typy) pasportů, s údaji, které chcete sledovat a jaké údaje o nich chcete evidovat. Takto vytvořené šablony pasportů použijete v jednotlivých spravovaných nemovitostech. Cílem je vytvořit na jednu evidovanou oblast (např. hydranty) jeden pasport, který lze použít ve více nemovitostech i vícekrát a zároveň v jednotlivých nemovitostech určit, co vše je třeba z pasportu evidovat.

Nová šablona Pomocí Nová šablona pasportu vytvoříte šablonu zadáním Názvu šablony a popřípadě popisu.

1.1 Přiřazení položky pasportu

Po uložení šablony jí přidáte položky, které chcete evidovat. Položky pasportu Položka je součástí šablony pasportu (domu, bytu, konstrukčního prvku, vybavení domu či bytu), vytváříte si tím vlastní údaje, které chcete evidovat. Přidáte přes nabídku pravého tlačítka myši. Takto pořízené položky se ukládají do položek Pasportů (jsou automaticky ukládány do Pasportizace->Položky) a jsou k dispozici pro použití v dalších pasportech. 

Položky přidáte přes nabídku pravého tlačítka myši. Takto pořízené položky se ukládají do položek Pasportů (1) a jsou k dispozici pro použití v dalších pasportech.

1.2 Vytvoření položky pasportu

Položka je součástí šablony pasportu (domu, bytu, konstrukčního prvku, vybavení domu či bytu), vytváříte si tím vlastní údaje, které chcete evidovat.

Název-zadejte Popis-lze zadat podrobný popis např. co položka znamená Formát-sem uvedete, v jakém formátu budete vyplňovat údaje do položky (Text krátký - dva řádky, Text dlouhý - několik odstavců textu, Datum - automatický formát data DD.MM.RRRR, Volba - ANO/NE (např. havarijní stav A/N), Seznam - zde si připravíte seznam(např. vyvložkovaný, cihlový.... Tento seznam se bude nabízet při vyplňování tohoto údaje), Jednotka - byt (= výběr ze seznamu evidovaných jednotek), Osoba/Dodavatel - z Adresáře Osob či Dodavatelů (= výběr z adresáře osob či dodavatelů)

V případě použití formátu Jednotka nebo Osoba/Dodavatel, budou na pasportu uvedeny kontakty, které jsou v adresářích uloženy. 

např. Pasport celého domu a v něm (pomocí položek pasportu) evidovat dle vašich potřeb: střechu- rozměry, poslední oprava, počet komínových lávek apod.), stoupačky- počet, revize, opravy, zastavěná plocha, rozměry, vnitroblok.... atd.

např. Pasport konkrétních jednotek (bytů): podlahová plocha- typ (lino, parkety), rozměry, poslední výměna..., vstupní dveře - typ (vchodové, vnitřní), počet, stav, datum poslední výměny, opravy...atd.

1.3 Přiřazení činnosti

Pro potřeby evidování a spravování pravidelných činností (např. revize, kontroly) je třeba přiřadit k pasportu činnosti, které budou tyto úkony vyjadřovat.

Popis vyplňovaných údajů: Název-např. revize výtahu, Popis -např. typ výtahu, umístění, kdo má klíče od strojovny, vizuální kontrola, Výchozí řešitel- kdo odpovídá za daný úkol (může být určena pracovní pozice nebo osoba z adresář. Napište první písmeno osoby a program nabídne odpovídající osoby z adresářů. V případě použití pracovní pozice bude na tomto místě použita výchozí osoba přiřazená pozici za správce a zároveň je možno v jednotlivých nemovitostech určit osobu, která vykonává pozici za nemovitost. Tímto se v případě použití činností v nemovitostech k činnosti přiřadí vždy osoba z pracovní pozice určené k dané nemovitosti. (Pracovní pozici vytvoříte v modulu SPRÁVCE->Nastavení->Pracovní pozice). Dodavatel - vyberte výchozího dodavatele (vybíráte z adresáře, který je v modulu Správce). V modulu TZB je možné vybrat dodavatele pro konkrétní nemovitost. Perioda -zvolte z nabízených period nebo zadejte vlastní, Druh-zvolte (kontrola, revize, údržba nebo si založte vlastní činnost - např. test...)

Upozornit: zvolte počet dnů, kdy vás má předem program upozornit na danou činnost a datum nejbližší revize, prohlídky....

Upozornění se zároveň provádí automatickým odesláním zprávy na zadaný mail řešitele. Pravidelnost zasílání upozornění je třeba nastavit v nastavení uživatele v pravém horním rohu v ikoně "tří teček"-> Nastavení uživatele -> Upozornění

Takto pořízené činnosti se ukládají do položek Činností (1) a jsou k dispozici pro použití v dalších pasportech.

1.4 Rozložení položek

Po pořízení položek pasportu je možné upravit jejich umístění v pasportu pomocí Rozložení položek. Položky posouváme kliknutím a přetažením.

Tímto krokem je šablona připravena k použití v nemovitostech. V případě, že je potřeba do šablony pasportu doplnit položku či činnost, změní se obsah pasportu automaticky i v pasportech v jednotlivých nemovitostech, vždy v závislosti na použité šabloně.

V případě potřeby doplnění položky či činnosti jen u pasportu konkrétní nemovitosti, je tato možnost přímo u pasportu v nemovitosti přes Individuální položky, Individuální činnosti.

2. Vytvoření pasportu pro nemovitost

modul TZB->Pasporty->Nový pasport

V tomto modulu vytvoříte pasporty pro každou nemovitost samostatně. Tím budete na každé nemovitosti evidovat jen to, co je třeba.

V modulu TZB se pohybujete mezi domy pomocí lupy nebo F3.

Při zakládání nového pasportu využíváte šablon, které jste vytvořili v modulu Správce

Pokud je již v nějaké nemovitosti připravený pasport, který chcete použít, lze jej importovat a to v Pasporty->nabídka Nový pasport->Import pasportů z nemovitosti.

Při založení nového pasportu, po vyplnění Názvu, využíváte již vytvořených šablon (viz.kapitola 1.). K výběru šablony slouží záložka Šablona pasportu, kde vyberete šablonu (1).

Na tomto místě lze určit, které položky (2) a činnosti (3) je třeba evidovat u dané nemovitosti (Ano/Ne). Zároveň lze u činností zanechat všechny Ano a po té u těchto činností změnit stav dle potřeby (Aktivní, Pozastavit, Zastavit) – tato možnost je v otevření pasportu (záložka činnosti) nebo v Činnostech (modul TZB->Pasportizace->Činnosti).

2.1 Vyplnění pasportu

modul TZB->Pasporty->na vybraném pasportu Vyplnit pasport (pomocí nabídky přes pravé tlačítko myši)

Po vytvoření pasportu je potřeba do jednotlivých položek vyplnit potřebné údaje pro evidenci.

2.2  Činnosti

V otevření pasportu (na vybraném pasportu přes pravé tlačítko myši Otevřít) je na druhé záložce Činnosti seznam všech činností vztahujících se k pasportu.

Zde je potřeba přes výběr stavu určit, zda činnosti spustit=aktivovat (tím budou sledovány termíny vypršení).

Evidence činností (revizí, kontrol atd.) a jejich provedení pro konkrétní nemovitost

modul TZB->Činnosti

Na činnosti můžete měnit stav dle jejich využívání – z Aktivní změnit na Pozastavit či Zastavit. Pomocí volby Upravit můžete doplnit data provedených činností (například poslední revize). Od uloženého data se počítá termín pro připomínání na základě nastavené periody u činnosti. 

V úpravě činnosti je také možnost změny Řešitele z Výchozího (nastaven při vytváření činnosti v modulu Správce) na Vybraného (vyberete přímo osobu). Doporučujeme nechat nastavení Výchozí, protože tak můžete docílit jednoduché a rychlé změny osoby řešitele – stačí změnit řešitele na činnosti v modulu Správce nebo změnit osobu v pracovní pozici, v případě, že řešitelem je pracovní pozice. Změna bude na potřebných místech promítnuta. Takto se promítne jakákoliv změna provedená v činnosti v modulu Správce (např. změna periody nebo dnů upozornění).

Dále je možné vybrat dodavatele, který pro konkrétní nemovitost činnost vykonává a zaevidovat očekávanou cenu služby.

V přehledu je u každé činnosti uveden řešitel, termíny poslední a budoucího provedení činnosti a ukazatel počtu dnů do vypršení následujícího termínu provedení. 

Na vybrané činnosti přes pravé tlačítko myši zvolíte Upravit a doplníte datum. Od tohoto data se počítá termín pro připomínání na základě nastavené periody u činnosti.

K činnosti lze zaevidovat jejich provedení s podrobnějšími informacemi i s evidencí zjištěných závad a to pomocí ikony klíče na konci řádku dané činnosti či na záložce Provedení činností. Podívejte se na článek Evidence provedení jednotlivých činností .

2.3 Tisk pasportu

Veškeré údaje, které jsou evidovány na pasportu lze zobrazit rozkliknutím vybraného pasportu. Zde jsou vypsané evidované položky, sledované činnosti a pokud položky pasportu jsou vázány na adresáře, jsou zde uvedeny také kontakty (např. na dodavatele nebo vlastníka/nájemníka).

Zároveň lze pasport vytisknout pomocí Výstupy->Pasport

3. Reporting - přehled činností za spravované nemovitosti

Za spravované nemovitosti lze vytvořit přehled činností a jejich termíny vypršení. Je zde možnost výběru, za které nemovitosti lze přehled vytvořit a to za všechny spravované, za všechny označené společným štítkem, nemovitosti určeného zákazníka nebo jen jedné vybrané (4). Dalším parametrem je období vypršení termínu činnosti (5).

Tento přehled vytvoříte v modulu SPRÁVCE->Reporting->Technická správa->Exportovat

4. Zveřejnění činností na portále

modul TZB->Činnosti

Prováděné činnosti lze zveřejnit na portál vlastníkům/nájemníkům.

Vybranou činnost otevřete (nabídka pravého tlačítka myši Otevřít nebo poklikání na řádku činnosti) a použijte tlačítko Nezveřejněno/Zveřejněno.

5. Zveřejnění pasportu na portále

modul TZB->Pasporty

Evidované pasporty lze zveřejnit na portál vlastníkům/nájemníkům.

Vybraný pasport otevřete (nabídka pravého tlačítka myši Otevřít nebo poklikání na řádku pasportu) a použijte tlačítko Nezveřejněno/Zveřejněno.

6. Připomínání činností řešiteli

Každý řešitel po přihlášení do Domsys má k dispozici kalendář, v kterém nalezne záložku Činnosti s přehled všech činností, které má aktuálně řešit.

Činnosti se také připomínají. Připomínání činností probíhá více způsoby:

1. připomenutí v kalendáři uživatele v Domsysu

2. připomenutí na e-mail uživatele (řešitele)

3. propojení kalendáře s jinými aplikacemi

6.1 Připomenutí v kalendáři Domsys

Termíny vypršení jsou připomínány předem podle nastavení v činnosti a zároveň je připomínání automaticky zobrazováno v kalendáři řešitele, který je nastaven v činnosti (viz. kapitola 1.3).

Připomínání se automaticky posouvá podle zadaného data posledního provedení činnosti v modulu TZB->Činnosti->pr.tlačítko Upravit (např. na činnosti je nastavena perioda roční, připomenutí předem 30 dnů, poslední provedení je 31.12.2015 - v kalendáři se činnost připomene 1.12.2015)

V den připomenutí se objeví na kalendáři číselná informace o počtu připomínaných termínů (1).

Po kliknutí na kalendář je připomenutí vypsáno v seznamu úkolů (2), kde lze řádek označit jako dokončený úkol (3) a zároveň se informace objeví v kalendáři (4).

Chcete vědět více o kalendáři uživatele? Podívejte se na článek Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

6.2 Připomenutí na e-mail uživatele

E-mail s přehledem termínů činností obdrží uživatel, který je u činnosti nastaven jako řešitel. Pro zaslání se použije e-mail, který daný uživatel používá k přihlášení do aplikace.

Uživatel má možnost ve svém nastavení (1) určit zasílání e-mailu a četnosti s přehledem naplánovaných termínů včetně popisu. Přehled bude k e-mailu přiložen jako příloha a zároveň bude zobrazen jako obsah e-mailu. Četnost připomínání lze kombinovat (např. může přijít e-mail na začátku měsíce s termíny na celý měsíc a zároveň každé pondělí s termíny na aktuální týden).

6.3 Propojení kalendáře s jinými aplikacemi

Integrace kalendáře pomocí ICS s jinými aplikacemi

Možné propojení s Gmail, Zimbra, Outlook.

Po otevření kalendáře Domsys toto nastavíte na záložce Externí kalendář:

Zveřejnit ICS soubor - zvolte Ano 

Odkaz k ICS -  zobrazený odkaz zkopírujte do Vaší kalendářové aplikace.

7. Vytvoření tiketu na připomenutí činnosti

Chce-li mít správce přehled o všech připomínaných činnostech na jednom místě a zároveň sledovat jejich řešení může využít vytváření tiketů na připomenutí činností.

Vytvořené tikety budou k dispozici v modulu HELPDESK. I takto vytvářené tikety budou řešiteli zodpovědnému za vyřešení připomenuty a naplánovány do kalendáře.

V modulu Správce je pro tento účel udělat nastavení.

1. Vytvořte frontu, do které budou tikety vytvářeny (modul Správce->Nastavení->Tikety). Fronty slouží ke seskupení tiketů dle vašich potřeb.

2. V Nastavení->Obecné upravte způsob expirace na záložce Upozornění.

Na činnost je tímto nastavením vytvořen tiket v modulu HELPDESK. Zpracováním tiketu lze uložit datum posledního provedení přímo k činnosti.

Chcete vědět více o modulu HELPDESK a samotných tiketech? Podívejte se na tento článek: Požadavky s vytvářením tiketů


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)