Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Úvod do složek předpisů a předpisů

Počáteční stavy

Hromadné vložení

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Garáže/parkovací stání/sklepy

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Adresáře osob a dodavatelů

Plochy (místnosti) jednotky

Koeficienty, plochy pro vytápění a teplou vodu

Veličiny

Směrná čísla

Vybavení jednotky

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Upomínky

Dlužníci

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Změna způsobu rozúčtování složky předpisu

Vyúčtování fondu

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Změna složky ve vytvořeném předpisu

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Použití zůstatku konta na úhradu předpisu

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení, nastavení, kontrola zůstatku

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Platby přes QR kód

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul Nemovitost)

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

SIPO - CRYPTA - šifrování a podepisování

SIPO - jedno číslo organizace pro více SVJ/BD

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

INKASO - vytvoření souboru s příkazy k inkasu

Úvěry - evidence splátek (SVJ/družstvo->banka)

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Prodloužení platnosti bankovního API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Bankovní API - když propojení nefunguje?

Evidence záloh a vyúčtovacích faktur od dodavatelů

Úvod do evidence záloh dodavatelům

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů (evidenční složky)

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Změna složky nákladu (přesunutí mezi složkami)

Úhrada přijatého dokladu přeplatkem (zápočet přeplatku faktury)

Odhad výše nákladu do vyúčtování (nepřišel doklad)

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Náklady od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Doporučené kontroly před ročním vyúčtováním

Nastavení rozúčtování vytápění, ohřevu teplé vody

Roční vyúčtování

Vyúčtování - specifika pronájmů

Výstup ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

Odeslání vyúčtování vlastníkům/nájemcům

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování - srovnání spotřeb dle vyhlášky

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů (Helpdesk)

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - co je rozšíření pro správu majitelů investic

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Mobilní aplikace Domsys (APP)

Mobilní aplikace Domsys Správce a Domsys Portál

APP 2024 představení nové mobilní aplikace

APP 2024 mobilní aplikace - instalace a přihlášení

APP 2024 mobilní aplikace - Helpdesk

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Účetnictví - importy a nastavení

Export dokladů ve formátu ISDOC

Export do účetnictví-jak to funguje?

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3 - nastavení a export z Domsys

Money - upřesnění pro export DPH

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-nastavení a export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

PREMIER XML-export dokladů z Domsys

PREMIER XML-export předpisů z Domsys

PREMIER-vytvoření předkontací

Nastavení předkontací pro složky předpisu

Nastavení předkontací pro evidenční složky

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Účetnictví - řešení některých situací

Mzdy

Náklady příštích období

Dohadné položky (Domsys vs. účetnictví)

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Vyúčtování v účetnictví

Užitečné funkce

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu uživateli

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Doménový/technický administrátor

Co dělat když je problém s přihlášením

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Přesun nemovitostí k jinému správci

Novinky Domsys 8

Novinky Domsys 9 v ročním vyúčtování pro rok 2022

Kontakty

Zákaznická podpora

Vytvoření přístupu uživateli

Aktualizováno od Vaňková

Modul SPRÁVCE->Oprávnění->Uživatelé  - zde zakládáte a spravujete uživatele, kteří budou mít oprávnění pracovat v aplikaci. Uživatele založte pomocí Nový uživatel.

Přístup uživatelům umožňujete pomocí role, v které definujete způsob přístupu do jednotlivých modulů, nabídek a záložek (co uživatel uvidí, bude mít možnost záznamy upravovat či je mít jen pro čtení)

Role vytváříte v modulu Správce->Oprávnění->Role. Více o nastavení role najdete v tomto článku: Role pro nastavení práv

Uživatel, který má přístup do aplikace má možnost se přihlašovat pomocí dvoufázového ověření, které je vyšším zabezpečením uživatelského účtu pomocí kódu z mobilní aplikace (potřebné nastavení provede uživatel v Nastavení uživatele, které je dostupné v pravém horním rohu aplikace v ikoně "tří teček").

VYTVOŘENÍ PŘÍSTUPU PRO UŽIVATELE (PRACOVNÍKY)

Modul SPRÁVCE->Oprávnění->Uživatelé

Pro pořízení přístupu nového zaměstnance (uživatele) je třeba založit nového uživatele. Uživatelem je osoba, která má mít přístup do aplikace Domsys.

Pro zřízení přístupu je třeba vyplnit:

Záložka Obecné - Příjmení a jméno -  vyplňte jméno

Záložka Rozšíření – Mobil – vyplňte telefonní číslo (tento údaj je možné zobrazit v tiskových výstupech)

Záložka Přístupy: 

Umožnit přihlášení – zadáme ANO 

Přihlašovací jméno (email) – zadáme mail (tento mail je možné zobrazit v tiskových výstupech).  Na tento e-mail přijde uživateli informace o přihlašovacích údajích. 

Uživateli je potřeba pomocí Role určit jeho práva pro práci s Domsysem. V kartě uživateli určíte výchozí roli.

Role oprávnění - zde vyberte roli, kterou řeknete k jakým úkonům bude mít uživatel oprávnění. Vyberte ze systémových rolí nebo z rolí vámi vytvořených. Nové role můžete vytvořit v modulu Správce->Oprávnění->Role (nastavení rolí je řešeno v článku Role pro nastavení práv).

Systémové role:

Administrátor - plně oprávněný pracovník (vedoucí, IT specialista...) , má přístup do všech modulů a menu - včetně možnosti vlastního nastavování Oprávnění (přístupů) do Domsysu

Řešitel - uživatel programu, který má přístup do modulu Helpdesk k řešení tiketů a v rámci modulu má přístup k tiketům, která má řešit.

Informovat nového uživatele - použijete-li Ano, bude uživatel informován e-mailem o nově zřízeném přístupu a přihlašovacích údajích

Zrušení přístupu do Domsys - nemá některý z uživatelů mít již přístup do aplikace? V úpravě uživatele na záložce Přístupy nastavte Umožnit přihlášení NE.
NASTAVENÍ OPRÁVNĚNÍ KONKRÉTNÍMU UŽIVATELI (UŽŠÍ SPECIFIKOVÁNÍ OPRÁVNĚNÍ)

Modul SPRÁVCE->Oprávnění->Uživatelé->Nastavení oprávně

Dále je možné přímo pro uživatele přístup blíže specifikovat pro jednotlivé moduly (1) a nemovitosti (2), v případě potřeby umožnit přístup jen do určitých nemovitostí.

Zde lze použít k nastavení přístupu již přednastavené systémové role či role vlastní.

Oprávnění lze specifikovat/nastavit těmito způsoby:

1. Přenastavení rolí

Zde je možné změnit role individuálně pro vybrané moduly či nemovitosti. Takto změněné role budou mít přednost před výchozí vybranou rolí v nastavení přístupu uživatele.

Na záložce Obecné je možné změnit role pro konkrétní moduly a na záložkách Modul NEMOVITOST, TZB a HELPDESK je možné při přístupu ke všem nemovitostem změnit roli pro vybrané nemovitosti. Výběr nemovitostí provedete přesunutím do individuálního oprávnění a to kliknutím na šipku u požadované nemovitosti. Změnu role provedete po kliknutí na tlačítko Role na řádku nemovitosti.

2. Přístup jen pro vybrané nemovitosti

Má-li mít uživatel přístup jen na vybrané nemovitosti, je třeba na záložce Obecné u požadovaných modulů nastavit přístup k nemovitostem kliknutím na Vybrané a na záložce vybraného modulu provést výběr nemovitosti přesunutím do individuálního oprávnění a to kliknutím na šipku u požadované nemovitosti. I u takto vybraných nemovitostí lze přenastavit jinou roli pro přístup než je nastavena u uživatele jako výchozí. Změnu role provedete po kliknutí na tlačítko Role na řádku nemovitosti.

3. Přístup k dokumentům a nástrojům

Na záložce Dokumenty a Nástroje lze nastavit přístup k těmto údajům jen pro konkrétní místa. Jedná se o nastavení přístupu k dokumentům v Aktovce, Štítkům, Úkolům a Poznámkám, které jsou k dispozici na každém řádku v Domsys.

Přístupy lze pro dokumenty i hromadně označit/odznačit kliknutím na název sloupce.

Přehled oprávnění

Pro kontrolu správného nastavení oprávnění uživatele lze vytvořit přes pravé tlačítko myši Přehled oprávnění uživatele.

JAK SE NOVÝ UŽIVATEL PŘIHLÁSÍ ?

Uživatel, kterému jste nastavili oprávnění, obdrží na email informaci o přístupu do aplikace. Email je odeslán na email, který jste zadali do oprávnění jako přihlašovací jméno (email). V obdržené informaci uživatel naleznete vše potřebné pro přihlášení do aplikace a to včetně informace ohledně hesla.

Příklad zasílaného emailu:


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)