Import nákladů od rozúčtovatele
Rozúčtovává náklady externí firma? Domsys podporuje import částek, tedy nákladů na vlastníka/nájemce pro jednotlivé složky. Firmám, které za vás rozúčtovávají náklady v Domsys říkáme externí rozúčtovatelé.
Máte-li k dispozici také od externích rozúčtovatelů protokoly pro jednotlivé vlastníky/nájemce, můžete je po vytvoření vyúčtování k jednotlivým vyúčtování naimportovat - jak na to se dozvíte zde: Protokoly od rozúčtovatele
VLOŽENÍ NÁKLADŮ OD ROZÚČTOVATELE
Před tím, než získáte náklady od rozúčtovatele bude možná rozúčtovatel požadovat nějaké podklady od vás. Jak je získat najdete zde: Podklady rozúčtovatele
Co je potřeba pro vložení nákladů:
1. vytvoření externího rozúčtovatele na konkrétní komoditu
2. nastavení importu
3. složce předpisu nastavit metodu rozúčtování konkrétním externím rozúčtovatelem
4. složce předpisu přiřadit jednotky, které se mají na nákladu podílet
5. import nákladů (Jaký soubor potřebujete od rozúčtovatele je popsáno zde: Podklady rozúčtovatele )
6. nepárují-li se náklady na vlastníky/nájemce, nastavit párování (Jak najdete zde: Nastavení párování importu od rozúčtovatele )
Jak to zařídit? Postup najdete zde:
Modul NEMOVITOST-> Nemovitosti->Ext. rozúčtovatelé
Pro vytvoření ext. rozúčtovatele použijte tlačítko Nový ext.rozúčtovatel.
Rozúčtovává-li společnost XYZ v rámci nemovitosti náklady na Vytápění, Ohřev TUV, Studenou vodu a Studenou vodu pro TUV, zadáme postupně 4 externí rozúčtovatele.
záložka Obecné
Název – uvedeme např. Studená voda
Dodavatel – vybereme z adresáře dodavatelů dodavatele, který náklady rozúčtovává
(není-li, doplníme dodavatele v Modul SPRÁVCE->Adresář->Dodavatelé)
záložka Import vstupů
Pro možnost importovat soubor s náklady od ext. rozúčtovatele je třeba zde vybrat typ souboru = typ souboru, který od externího rozúčtovatele získáte. Dále je potřeba vybrat konkrétní sloupec, z kterého bude náklad Kč převzat a uložen do Domsys.
Vzory typů souborů, které je možné importovat do Domsysu, naleznete na záložce Import v odkazu "Vzorové formáty + popis".
Využíváte-li Domsysem nepodporovaného rozúčtovatele, můžete jím poskytnutý soubor upravit tak, aby odpovídal některému z podporovaných formátů nebo přímo formátu Domsys.
Postupně tedy zadáme všechny 4 položky.
Pozn.: Pro ruční vkládání nákladů od rozúčtovatele do Domsys nastavte si pořadí pomocí tlačítka Pořadí ext. rozúčtovatelů. Budou se vám dobře vkládat výsledné náklady, ke kterým rozúčtovatel XYZ došel (toto pořadí je poté aplikováno v tabulce, kde zadáváte jednotlivé hodnoty přehledně pod sebou a nejlépe v takovém pořadí, v jakém jsou vytištěny od externího rozúčtovatele).
Modul NEMOVITOST->Nemovitost->Složky předpisu
Vybrané složce předpisu nastavte, že náklad nebude rozúčtován Domsysem, ale bude do vyúčtování přebrán náklad od externího rozúčtovatele.
V úpravě složky na záložce Rozúčtování vyberte v metodě rozúčtování vámi vytvořeného externího rozúčtovatele.
v Modulu NEMOVITOST->Správa->Ext. vstupy
Máte-li k dispozici od externího rozúčtovatele soubor s náklady (csv,xls ..), pak je můžete importovat. Importovat lze podporované typy souborů. Jaký soubor potřebujete od rozúčtovatele je popsáno zde: Podklady rozúčtovatele
Jak se data při importu propojí? Aby náklady byly v Domsys uloženy správnému vlastníkovi/nájemci slouží pro identifikaci párovací symboly. Párovací symboly jsou dva a to jeden pro vlastníka/nájemce, kterým se v první řadě rozpozná kdo náklad bude platit a druhý pro jednotku, která v případě, že vlastník/nájemce má pod jedním variabilním symbolem více jednotek a tím rozpozná, které jednotce náklad do vyúčtování patří. Níže v návodu najdete postup jak správně párovací symboly nastavit.
- NASTAVENÍ IMPORTU U EXTERNÍHO ROZÚČTOVATELE
modul NEMOVITOST -> Nemovitost -> Ext.rozúčtovatelé
Externího rozúčtovatele zakládáte v Domsysu jako jednotlivé služby včetně určení firmy, která poskytuje službu rozúčtování nákladů. Pomocí těchto externích rozúčtovatelů můžete nastavit rozúčtování na požadované složce předpisu. Nového ext. rozúčtovatele založíte pomocí tlačítka Nový ext. rozúčtovatel či ikony +.
Pro potřeby importu souboru s náklady je potřeba provést nastavení na záložce Import vstupů.
Typ souboru - vyberte typ souboru, který od externího rozúčtovatele budete importovat (na této obrazovce také naleznete odkaz ke stažení vzorů podporovaných typů souborů). Je zde zobrazen seznam podporovaných rozúčtovatelů a formáty Domsys pro import od nepodporovaných rozúčtovatelů.
Sloupec - vyberte hodnotu, která bude ze souboru s rozúčtováním nákladů převzata jako náklad vlastníka/nájemce pro konkrétní položku ext. rozúčtovatele.
- ZÍSKÁNÍ SOUBORU OD EXT. ROZÚČTOVATELE
Požádejte firmu, která Vám poskytuje službu externího rozúčtování nákladů, aby zaslala Vámi požadovaný typ souboru.
Vzory jednotlivých typů souborů, které je možné v Domsysu zpracovat jsou k dispozici v nastavení externího rozúčtovatele (viz. kapitola Nastavení externího rozúčtovatele). Každý soubor je nazvaný tak, jak jej také eviduje ext. rozúčtovatel.
- IMPORT SOUBORU
modul NEMOVITOST -> Správa -> Ext. vstupy
Před importem nákladů zkontrolujte, zda máte na požadovaných složkách předpisu nastaven způsob rozúčtování dle externího rozúčtovatele a ke složce předpisu přiřazeny správné jednotky. Toto nastavení je podmínkou pro možný import nákladů od externího rozúčtovatele.
Získaný soubor od ext. rozúčtovatele naimportujete pomocí Importovat.
Vyberte typ souboru - je třeba, aby byl totožný s nastavením importu v Externím rozúčtovatli (viz. kapitola Nastavení externího rozúčtovatele).
Na této obrazovce také naleznete odkaz ke stažení vzorů podporovaných typů souborů.
V pravé části klikněte na Soubor nepřiložen a vložte soubor od externího rozúčtovatele (1). Při úspěšném vložení jste informováni o počtu vložených záznamů (2) a pokračujte pomocí Pokračovat (3).
- KONTROLA PÁROVÁNÍ VLOŽENÉHO SOUBORU
Před samotným uložením ext. vstupů s náklady doporučujeme zkontrolovat data, která budou uložena. Data k uložení jsou podbarvena bílou barvou a znamenají, že je bylo možné spárovat s konkrétním vlastníkem a jednotkou. Data podbarvená červenou barvou nebylo možné spárovat a uložena nebudou. Před uložením souboru je možné provést nastavení, pomocí kterého je možné přesněji data spárovat - je to úprava párovacích symbolů pro vlastníka či jednotku (1) - jak nastavit párování najdete zde: Nastavení párování importu od ext. rozúčtovatele .
- ULOŽENÍ SOUBORU
Máte-li provedený import, který chcete uložit, použijte k tomuto účelu ikonu Uložit (1). Ukládáte-li vstupy, kde jsou nespárovaná data (barevně označená), budou tato data neuložena a uživateli, který provádí tuto akci, bude zaslán informací e-mail se seznamem neuložených řádků (2)
Takto vložené náklady od externího rozúčtovatele budou uvedeny jako náklad jednotlivých vlastníků/nájemců v ročním vyúčtování.
(Evidujete-li v Domsysu měřidla s odečty, ale rozúčtování provádí externí rozúčtovatel, máte možnost takováto měřidla nezobrazit v jednotlivých vyúčtování. Stačí v Nemovitost->Měřidla->Měřící soustavy na požadované měřící soustavě použít tlačítko Upravit a na záložce Vyúčtování toto nastavit v kolonce "Zobrazit měřidla ve vyúčtování ANO/NE".)
