Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Úvod do složek předpisů a předpisů

Počáteční stavy

Hromadné vložení/zadání hodnot

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Garáže/parkovací stání/sklepy

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Adresáře osob a dodavatelů

Plochy (místnosti) jednotky

Koeficienty, plochy pro vytápění a teplou vodu

Veličiny

Směrná čísla

Vybavení jednotky

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Upomínky

Dlužníci

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Změna způsobu rozúčtování složky předpisu

Vyúčtování fondu

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Změna složky ve vytvořeném předpisu

Hromadné rozdělení předepsané částky procentem (ze složky do jiné složky)

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Použití zůstatku konta na úhradu předpisu

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení, nastavení, kontrola zůstatku

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Platby přes QR kód

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul Nemovitost)

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

SIPO - CRYPTA - šifrování a podepisování

SIPO - jedno číslo organizace pro více SVJ/BD

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

INKASO - vytvoření souboru s příkazy k inkasu

Úvěry - evidence splátek (SVJ/družstvo->banka)

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Účty - automatický import z MONETA Money Bank

Prodloužení platnosti bankovního API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Bankovní API - když propojení nefunguje?

Evidence záloh a vyúčtovacích faktur od dodavatelů

Úvod do evidence záloh dodavatelům

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů, dokladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů (evidenční složky)

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Změna složky nákladu (přesunutí mezi složkami)

Úhrada přijatého dokladu přeplatkem (zápočet přeplatku faktury)

Odhad výše nákladu do vyúčtování (nepřišel doklad)

Doklady vydané-vystavení jednorázové faktury, nastavení výstupu

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Podklady pro/od rozúčtovatele

Ruční vložení nákladů od rozúčtovatele

Import nákladů od rozúčtovatele

Nastavení párování importu od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Doporučené kontroly před ročním vyúčtováním

Nastavení rozúčtování vytápění, ohřevu teplé vody

Roční vyúčtování

Vyúčtování - specifika pronájmů

Výstup ročního vyúčtování a možné zobrazení

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

Odeslání vyúčtování vlastníkům/nájemcům

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování - srovnání spotřeb dle vyhlášky

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů (Helpdesk)

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - co je rozšíření pro správu majitelů investic

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Mobilní aplikace Domsys (APP)

Mobilní aplikace Domsys Správce a Domsys Portál

APP 2024 představení nové mobilní aplikace

APP 2024 mobilní aplikace - instalace a přihlášení

APP 2024 mobilní aplikace - Helpdesk

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Účetnictví - importy a nastavení

Export dokladů ve formátu ISDOC

Export do účetnictví-jak to funguje?

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3 - nastavení a export z Domsys

Money - upřesnění pro export dokladů s DPH

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-nastavení a export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

PREMIER XML-export dokladů z Domsys

PREMIER XML-export předpisů z Domsys

PREMIER-vytvoření předkontací

Nastavení předkontací pro složky předpisu

Nastavení předkontací pro evidenční složky

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Účetnictví - řešení některých situací

Mzdy

Náklady příštích období

Dohadné položky (Domsys vs. účetnictví)

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Vyúčtování v účetnictví

Užitečné funkce

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu uživateli

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Doménový/technický administrátor

Co dělat když je problém s přihlášením

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Přesun nemovitostí k jinému správci

Novinky Domsys 8

Novinky Domsys 9 v ročním vyúčtování pro rok 2022

Kontakty

Zákaznická podpora

Import nákladů od rozúčtovatele

Aktualizováno od Vaňková

Rozúčtovává náklady externí firma? Domsys podporuje import částek, tedy nákladů na vlastníka/nájemce pro jednotlivé složky. Firmám, které za vás rozúčtovávají náklady v Domsys říkáme externí rozúčtovatelé.

Máte-li k dispozici také od externích rozúčtovatelů protokoly pro jednotlivé vlastníky/nájemce, můžete je po vytvoření vyúčtování k jednotlivým vyúčtování naimportovat - jak na to se dozvíte zde: Protokoly od rozúčtovatele

VLOŽENÍ NÁKLADŮ OD ROZÚČTOVATELE

Před tím, než získáte náklady od rozúčtovatele bude možná rozúčtovatel požadovat nějaké podklady od vás. Jak je získat najdete zde: Podklady rozúčtovatele

Co je potřeba pro vložení nákladů:

1. vytvoření externího rozúčtovatele na konkrétní komoditu

2. nastavení importu

3. složce předpisu nastavit metodu rozúčtování konkrétním externím rozúčtovatelem

4. složce předpisu přiřadit jednotky, které se mají na nákladu podílet

5. import nákladů (Jaký soubor potřebujete od rozúčtovatele je popsáno zde: Podklady rozúčtovatele )

6. nepárují-li se náklady na vlastníky/nájemce, nastavit párování (Jak najdete zde: Nastavení párování importu od rozúčtovatele )

Jak to zařídit? Postup najdete zde:

1. VYTVOŘTE EXTERNÍHO ROZÚČTOVATELE

Modul NEMOVITOST-> Nemovitosti->Ext. rozúčtovatelé

Pro vytvoření ext. rozúčtovatele použijte tlačítko Nový ext.rozúčtovatel.

Rozúčtovává-li společnost XYZ v rámci nemovitosti náklady na Vytápění, Ohřev TUV, Studenou vodu a Studenou vodu pro TUV, zadáme postupně 4 externí rozúčtovatele.

záložka Obecné

Název – uvedeme např. Studená voda

Dodavatel – vybereme z adresáře dodavatelů dodavatele, který náklady rozúčtovává

(není-li, doplníme dodavatele v Modul SPRÁVCE->Adresář->Dodavatelé)

záložka Import vstupů   

Pro možnost importovat soubor s náklady od ext. rozúčtovatele je třeba zde vybrat typ souboru = typ souboru, který od externího rozúčtovatele získáte. Dále je potřeba vybrat konkrétní sloupec, z kterého bude náklad Kč převzat a uložen do Domsys.

Vzory typů souborů, které je možné importovat do Domsysu, naleznete na záložce Import v odkazu "Vzorové formáty + popis".

Využíváte-li Domsysem nepodporovaného rozúčtovatele, můžete jím poskytnutý soubor upravit tak, aby odpovídal některému z podporovaných formátů nebo přímo formátu Domsys.

Postupně tedy zadáme všechny 4 položky.

Pozn.: Pro ruční vkládání nákladů od rozúčtovatele do Domsys nastavte si pořadí pomocí tlačítka Pořadí ext. rozúčtovatelů. Budou se vám dobře vkládat výsledné náklady, ke kterým rozúčtovatel XYZ došel (toto pořadí je poté aplikováno v tabulce, kde zadáváte jednotlivé hodnoty přehledně pod sebou a nejlépe v takovém pořadí, v jakém jsou vytištěny od externího rozúčtovatele).

2. NASTAVTE, ŽE NÁKLAD BUDE ROZÚČTOVÁN EXT.ROZÚČTOVATELEM

Modul NEMOVITOST->Nemovitost->Složky předpisu

Vybrané složce předpisu nastavte, že náklad nebude rozúčtován Domsysem, ale bude do vyúčtování přebrán náklad od externího rozúčtovatele.

V úpravě složky na záložce Rozúčtování vyberte v metodě rozúčtování vámi vytvořeného externího rozúčtovatele.

3. IMPORT NÁKLADŮ (ČÁSTEK)

Modulu NEMOVITOST->Správa->Ext. vstupy

Máte-li k dispozici od externího rozúčtovatele soubor s náklady (csv,xls ..), pak je můžete importovat. Importovat lze podporované typy souborů. Jaký soubor potřebujete od rozúčtovatele je popsáno zde: Podklady rozúčtovatele

Jak se data při importu propojí? Aby náklady byly v Domsys uloženy správnému vlastníkovi/nájemci slouží pro identifikaci párovací symboly. Párovací symboly jsou dva a to jeden pro vlastníka/nájemce, kterým se v první řadě rozpozná kdo náklad bude platit a druhý pro jednotku, která v případě, že vlastník/nájemce má pod jedním variabilním symbolem více jednotek a tím rozpozná, které jednotce náklad do vyúčtování patří. Níže v návodu najdete postup jak správně párovací symboly nastavit.

  1. NASTAVENÍ IMPORTU U EXTERNÍHO ROZÚČTOVATELE

modul NEMOVITOST -> Nemovitost -> Ext.rozúčtovatelé

Externího rozúčtovatele zakládáte v Domsysu jako jednotlivé služby včetně určení firmy, která poskytuje službu rozúčtování nákladů. Pomocí těchto externích rozúčtovatelů můžete nastavit rozúčtování na požadované složce předpisu. Nového ext. rozúčtovatele založíte pomocí tlačítka Nový ext. rozúčtovatel či ikony +.

Pro potřeby importu souboru s náklady je potřeba provést nastavení na záložce Import vstupů.

Typ souboru - vyberte typ souboru, který od externího rozúčtovatele budete importovat (na této obrazovce také naleznete odkaz ke stažení vzorů podporovaných typů souborů). Je zde zobrazen seznam podporovaných rozúčtovatelů a formáty Domsys pro import od nepodporovaných rozúčtovatelů.

Sloupec - vyberte hodnotu, která bude ze souboru s rozúčtováním nákladů převzata jako náklad vlastníka/nájemce pro konkrétní položku ext. rozúčtovatele.

  1. ZÍSKÁNÍ SOUBORU OD EXT. ROZÚČTOVATELE

Požádejte firmu, která Vám poskytuje službu externího rozúčtování nákladů, aby zaslala Vámi požadovaný typ souboru.

Vzory jednotlivých typů souborů, které je možné v Domsysu zpracovat jsou k dispozici v nastavení externího rozúčtovatele (viz. kapitola Nastavení externího rozúčtovatele). Každý soubor je nazvaný tak, jak jej také eviduje ext. rozúčtovatel.

  1. IMPORT SOUBORU

modul NEMOVITOST -> Správa -> Ext. vstupy

Před importem nákladů zkontrolujte, zda máte na požadovaných složkách předpisu nastaven způsob rozúčtování dle externího rozúčtovatele a ke složce předpisu přiřazeny správné jednotky. Toto nastavení je podmínkou pro možný import nákladů od externího rozúčtovatele.

Získaný soubor od ext. rozúčtovatele naimportujete pomocí Importovat.

Vyberte typ souboru - je třeba, aby byl totožný s nastavením importu v Externím rozúčtovatli (viz. kapitola Nastavení externího rozúčtovatele).

Na této obrazovce také naleznete odkaz ke stažení vzorů podporovaných typů souborů.

V pravé části klikněte na Soubor nepřiložen a vložte soubor od externího rozúčtovatele (1). Při úspěšném vložení jste informováni o počtu vložených záznamů (2) a pokračujte pomocí Pokračovat (3).

  1. KONTROLA PÁROVÁNÍ VLOŽENÉHO SOUBORU

Před samotným uložením ext. vstupů s náklady doporučujeme zkontrolovat data, která budou uložena. Data k uložení jsou podbarvena bílou barvou a znamenají, že je bylo možné spárovat s konkrétním vlastníkem a jednotkou. Data podbarvená červenou barvou nebylo možné spárovat a uložena nebudou. Před uložením souboru je možné provést nastavení, pomocí kterého je možné přesněji data spárovat - je to úprava párovacích symbolů pro vlastníka či jednotku (1) - jak nastavit párování najdete zde: Nastavení párování importu od ext. rozúčtovatele .

  1. ULOŽENÍ SOUBORU

Máte-li provedený import, který chcete uložit, použijte k tomuto účelu ikonu Uložit (1). Ukládáte-li vstupy, kde jsou nespárovaná data (barevně označená), budou tato data neuložena a uživateli, který provádí tuto akci, bude zaslán informací e-mail se seznamem neuložených řádků (2)

Takto vložené náklady od externího rozúčtovatele budou uvedeny jako náklad jednotlivých vlastníků/nájemců v ročním vyúčtování.

(Evidujete-li v Domsysu měřidla s odečty, ale rozúčtování provádí externí rozúčtovatel, máte možnost takováto měřidla nezobrazit v jednotlivých vyúčtování. Stačí v Nemovitost->Měřidla->Měřící soustavy na požadované měřící soustavě použít tlačítko Upravit a na záložce Vyúčtování toto nastavit v kolonce "Zobrazit měřidla ve vyúčtování ANO/NE".)


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)