Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor
Základní princip správy nájemních domů/bytů je obdobný jako např. správa společenství vlastníků. Níže uvedený videomanuál Vám ukáže, jak jednoduchá správa může být.
Návod krok za krokem - Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor
Založení nemovitosti
Nemovitost vytvoříte v modulu Správce (ikona zeměkoule) -> nabídka Správce -> záložka Nemovitosti -> Nová stavba (či pozemek).
Příklady založení nemovitosti:
Vlastníte celou nemovitost, v které pronajímáte jednotlivé jednotky = založíte nemovitost s její konkrétní adresou, v které budou pronajímané jednotky.
Vlastníte jednotky v různých nemovitostech a pronajímáte je = založíte nemovitosti s jejich konkrétními adresami a v každé nemovitosti budou jen vámi pronajímané jednotky.
Spravujete nějakému majiteli jeho jednotky, které má na různých adresách = založíte nemovitosti s jejich konkrétními adresami, v kterých budou jednotky jen konkrétního majitele.
Důležité údaje, které je třeba vyplnit jsou označeny *. Zadejte Název, vyberte Formu nemovitosti "Pronájem" a adresu nemovitosti. Adresu nemovitosti začněte vypisovat a budou Vám nabízeny platné adresy z registru. Takto vytvořenou nemovitost uložte pomocí Uložit.
Přejděte k samotné správně nemovitosti a to označením požadované nemovitosti a použitím tlačítka Spravovat.
Aplikace otevře konkrétní nemovitost v modulu Nemovitost (ikona domečku), kde probíhá správa jen vybrané nemovitosti. Mezi nemovitostmi se můžete přepínat pomocí ikony lupy v horní liště.
Nemovitosti vytvořte jednotky, které jsou pronajímány a to v nabídce Nemovitost -> Jednotky -> Nová jednotka.
Podívejte se co vše k nemovitosti a jednotkám můžete evidovat: Evidence nemovitostí a jednotek
Poměrová měřidla
Zadáme měřící soustavy, které sdružují poměrová měřidla. Evidujete taková měřidla, která slouží k rozúčtování. Pro potřeby rozúčtování neevidujeme např. měřidlo elektřiny společných prostor, protože neslouží k rozúčtování nákladů. Měřidla evidujeme v menu Nemovitost (1) -> Měřidla (2). Abychom mohli vytvořit naše první měřidla, založíme Měřící soustavu. Založíme měřidla pro rozúčtování studené vody. Měřící soustavu založíme kliknutím na tlačítko Měřící soustavy (3).
Nová měřící soustava Studená voda
Kliknutím na Nová měřící soustava (1) se nám zobrazí okno pro zadání nové měřící soustavy. Měřící soustava sdružuje poměrová měřidla. Zadáte název měřící soustavy, měrnou jednotku patního měřidla - v tomto případě m3. Odečet poměrového měřidla ponecháte Stav. Spotřeba slouží pro takové měřiče (např. RTN na radiátorech), které každý rok počítají od nuly. Kliknutím na Uložit (2) Měřící soustavu uložíme.
Vytvoříme poměrová měřidla
Klikem pravým tlačítkem na měřící soustavě zobrazíme místní nabídku, kde vybereme Hromadné vytvoření měřidel.
Hromadné vytvoření poměrových měřidel
Vybereme jednotky, pro které chceme měřidlo vytvořit. V našem případě vytvoříme všem jedno poměrové měřidlo studené vody. Označíme všechny jednotky klikem na Označit vše (1), dále vyplníme vlastní název měridla. Například dle jeho umístění (2). Kliknutím na Uložit (3) necháme všechna měřidla vytvořit. Vytvořená měřidla si prohlédneme kliknutím na záložku Měřidla.
Počáteční stavy měřidel
Do vytvořených měřidel doplníme počáteční stavy, s kterými začínají v Domsys (je-li vámi první zpracovávané období v Domsys rok 2019, pak počáteční stav je roven odečtu k 31.12.2018). Počáteční stav doplníte v úpravě měřidla.
Složky předpisu
Složka předpisu je základním stavebním kamenem předpisu plateb. Složkou předpisu se rozumí jednotlivé položky, z kterých se bude skládat předpis plateb. Složkou předpisu říkáte, co v dané nemovitosti nájemci budou platit za služby a další položky pravidelných plateb (později vzniklých předpisů). Na složce předpisu můžete nastavit výchozí pravidlo jak má být částka do předpisu vypočítána - lze-li nějaké určit a pokud je složka zálohou, pak určíte jak mají být evidované náklady rozúčtovány mezi jednotlivé nájemce.
Do složky předpisu také evidujete náklady (náklady pořizujete v modulu Nemovitost či CRM->Finance, přiřazené náklady do složek najdete v modulu Nemovitost->Finance-Náklady složek).
Vytvoření složky předpisu
V níže uvedeném příkladu vytvoříme složku Studená voda. Klikneme na Nová složka.
Zadáme název složky (1), typ složky (2) - zda se vyúčtovává dle skutečných nákladů či nikoli (je-li to např. záloha, která se ve vyúčtovává, pak je typ Záloha, placený nájem je typu Nájem a vybíraná kauce je typu Kauce). Pro případ studené vody se složka vyúčtovává a je typ Záloha.
Výchozí výše platby - zvolte jakým způsobem bude vypočítán požadavek na zálohu (3). Například dle počtu evidovaných osob (uživatelů). Dále zadáme částku na jednu osobu, kterou určíme tzv. časovou osou (4). O zbytek se postará Domsys. Dle počtu osob bude tvořit předpisy. Pokud není možné stanovit částku pomocí nějakého výpočtu a nájemcům jsou částky stanoveny individuálně, pak zde zvolíte Nepočítat automaticky.
Jelikož jsme zvolily složku typu "záloha (vyúčtuje se)", je zapotřebí ještě zvolit, jak budou náklady ve vyúčtování rozúčtovány. Klikneme na záložku Rozúčtování (5).
Rozúčtování složky předpisu
V tabulce vyberete jakou část nákladů (1) budete rozúčtovávat jakou metodou (2). Rozložení nákladů v roce ponechejte jako standardní (více vysvětluje nápověda po stisku F1).
Abychom rozúčtovali náklady na studenou vodu dle náměrů, zvolíme metodu rozúčtování Měřící soustava: Studená voda. (2) (tu jsme si založili již dle předchozího kroku).
Kliknutím Uložit (3) novou složku uložíme.
Přiřazení složek k jednotkám
Každá jednotka může mít přiřazeny různé složky. Nyní máme založeny složky, ale nepřiřadili jsme je žádné jednotce. Klikneme na Přiřadit jednotky postupně (1) a (2). Přiřazením určíme, které jednotky se složce podílejí a mají ji platit.
Zobrazí se nám okno Přiřadit jednotky ke složce. Označíme všechny kliknutím na Označit vše (3) a poté Uložit (4). Nechceme-li složku přiřadit všem jednotkám, vybereme ze seznamu za pomocí Shift/Ctrl a kliknutí (standardně jako ve Windows) ty jednotky, ke kterým přiřadíme.
Evidence nájemců
Nabídka Nájemci -> Záložka nájemci -> Nový nájemce
Vyberte jednotku, ke které chcete nájemce přiřadit.
K nájemci vyplňte potřebné údaje:
Nájemce od – zadejte od kdy je nájemcem (od kdy jednotku užívá), „počátek“ znamená bez zadaného začátku tedy je tam od chvíle, kdy Nemovitost v Domsys evidujete
Nájemce do – zadejte, ke kterému dni chcete nájemce v aplikaci ukončit (k jakému dni ukončil užívání jednotky). „Současnost“ znamená, že nájemce není ukončen.
Vztah k nemovitosti - určuje vztah k nemovitosti. Tímto nastavením ovlivníte pouze terminologii na evidenčním listu. Je-li nájemce spíše podnájemce, zde to změňte, jinak ponechejte "Výchozí".
Účet pro platby – „výchozí účet“ znamená, že bude použit účet označený jako Výchozí pro platbu předpisů (používané účty a způsoby plateb nastavíte v modulu Nemovitost->nabídka Nastavení->záložka Účty). Pokud používá Nemovitost více účtů a někdo hradí předpisy na jiný, než výchozí, vyberte jej na tomto místě.
Variabilní symbol – můžete upravit variabilní symbol, který je tvořen automaticky dle nastavení (nastavení změníte v nabídce Nastavení->Nemovitost->Obecné). Doporučujeme prověřit, zda bude některý ze způsobů vyhovovat. Do budoucna tak nemusíte myslet na to, jak VS pro nového vlastníka vytvořit.
Záložka Odpovědné osoby
Osoby rozlišujeme na Odpovědné osoby a Uživatele, jelikož s někým je nájemní vztah uzavřen a někdo jiný může být jejím uživatelem. Do záložky Odpovědné osoby evidujete osoby, které jsou součástí nájemního vztahu. Osobu můžete zadat ručně pomocí „Nová osoba“ nebo vybrat z adresáře „Vybrat z adresáře“.
Lze evidovat nejen nájemce, ale také osoby, které mají různý vztah k jednotce a nájemci jako např. zástupce, ostatní. Evidovat tak můžete např. spolubydlící.
Počet osob, který vstupuje do výpočtu částek ze složek předpisu, které jsou vázány na tyto počty je potřeba zadat do záložky Uživatelé.
Záložka Uživatelé
Lze zaevidujte uživatele jako počet, dle kterého budou počítány služby.
Metoda – počet osob (uživatelů) lze v aplikaci Domsys evidovat dvěma způsoby.
- časová osa – neznáte-li jména uživatelů a chcete evidovat pouze číselně, velmi doporučujeme použít časovou osu. Časová osa má hned několik výhod. Můžete evidovat změnu osob libovolně v průběhu roku i v budoucích měsících a máte výborný přehled o nastavení počtu osob.
- dle zadaných osob – pro výpočet počtu osob je použit způsob Evidovaní uživatelé, kde jmenovitě evidujete jednotlivé osoby spolu s intervaly, kdy jednotku užívali. Ve vyúčtování je poté provedeno rozúčtování přesně na dny, dle zadaných intervalů užívání.
Záložka Ostatní
Splatnost předpisu – má-li mít nájemce individuální splatnost předpisu oproti výchozímu nastavení pro Nemovitost (Nastavení->Nemovitost->Předpisy)
Účet pro přeplatky – je-li evidováno více osob a u nich bankovní účty, vyberte, kterému z nich budou zasílány případné přeplatky z vyúčtování.
Vytvářet upomínky – zde můžete generálně blokovat vytváření upomínek pro daného nájemce.
Chráněná výše konta – zadejte částku, která bude na vlastníkově kontu zachována i v rámci vyúčtování. Tedy bude-li chráněná výše konta 10000Kč, nájemci se do vyúčtování započítá jen ve výši, která překračuje 10000Kč.
Jazyk – nájemci můžete generovat výstupy v jiném jazyce, než v kterém Domsys užíváte. V tuto chvíli můžete zvolit Česky, Slovensky, Anglicky.
Záložka Podmínky - tato záložka je dostupná v nemovitosti, kdy režim nájemních smluv je Zjednodušený (režim nastavíte v modulu Správce->v úpravě nemovitosti na záložce Rozšířené)
Na této záložce evidujete informace k nájemní smlouvě:
Smlouva od/Smlouva do/Číslo smlouvy - zadejte údaje ze smlouvy
Upozornit dnů před koncem smlouvy - aplikace upozorní na blížící se konec nájemní smlouvy předem a to dle zde zadaného počtu dnů. Upozornění probíhá pomocí pracovní pozice (pracovní pozici založíte v modulu Správce->Nastavení->Pracovní pozice)
Kauce - zaevidujte si informace k vybírané kauci
Více o kaucích naleznete v tomto článku: Kauce
Využijte možnost vytvoření vlastních profilů (libovolných položek) v modulu Správce->Správce->Profil. Máte-li profily vytvořené, stačí konkrétního vlastníka/nájemce Otevřít či rozkliknout a údaje doplnit. Tvorbou profilů a jejich vyplněním Vás provede článek Profily (uživatelsky definovatelná pole) .
Nastavení výše předpisu pro konkrétního nájemce
Je-li potřeba nájemci nastavit platby individuálně přímo jen pro něj, stačí na vybraném nájemci použít nabídku pravého tlačítka myši - Otevřit (či 2x kliknout) a v Jeho finance->Složky předpisu změnit nastavení požadované složky předpisu pomocí Akce->Individuální nastavení složky pro nájemce.
Zde můžete pomocí časové osy zaznamenat konečnou částku, která mu bude vstupovat do předpisu. Časová osa slouží k zaznamenání změn z průběhu roku.
Kontrola výše očekávaných plateb
Ano, nyní máme zadáno vše pro výpočet výše měsíčních plateb a můžeme vytvořit Evidenční list. Před vytvořením si však výši očekávaných plateb zkontrolujeme.
Nájemci -> Nájemci -> pravé tlačítko na nájemci -> Přehled výpočtu předpisů
V tabulce vidíme, jakou výši bude nájemce hradit. Kliknutím na částku, dojde k zobrazení okna, kde je původ částky vysvětlen. Tímto způsobem si můžeme rychle zkontrolovat, zda se budou nájemci vypočítávat předpisy dle očekávání.
Evidenční list
V menu Nájemci -> Nájemci -> Výstupy vytiskneme evidenční listy. Označte jednoho či více nájemců (klik + SHIFT, klik + CTRL, CTRL+A pro označení všech) a vyberte Výstupy->Evidenční list.
V okně Nastavení výstupu vyberte měsíc, pro který chcete Evidenční list vytvořit a dále zda chcete přiložit platební kalendář a pokud ano, od jakého měsíce.
Klikem na Exportovat vytvoříte PDF Evidenční listy pro všechny označené nájemce.
Po vyexportování si PDF s Evidenčními listy stáhněte kliknutím na Stáhnout nebo prohlédněte pomocí Náhled.
Tím v Domsys zjistíte, který nájemce dluží, jakou má platební morálku a můžete například vytvořit upomínky.
Pokračujte těmito návody:
Předpisy plateb
ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.
Upomínky
