Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Počáteční stavy

Hromadné vložení

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Adresáře osob a dodavatelů

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Prodloužení platnosti API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Náklady od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Výstup ročního vyúčtování

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Export dokladů ve formátu ISDOC

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 8

Kontakty

Zákaznická podpora

Schvalovací procesy

Schvalovací procesy dávají možnost schvalovat objednávky, tikety či doklady na různých úrovních vymezených částkami s nastavením kvóra (počet nutných souhlasů pro schválení na dané úrovni vyjádřený počtem osob či %).Záznamy v nastavení přidáváte pomocí symbolu + , pomocí "Akce-Upravit" záznamy editujete.

SCHVALOVACÍ PROCESY

Schvalování probíhá v jednotlivých uživatelem definovaných úrovních, které jsou podmíněny výší plnění dokladu či objednávky. Ke každé úrovni lze definovat osoby, které schvalují jménem, případně obecným výrazem Nadřízený, který bude zvolen podle toho, kdo je nadřízený osoby, která objednávku či doklad do systému vložila. Každému uživateli lze přiřadit nadřízeného. Osob v rámci jedné úrovně může být více a u každé lze definovat, zda je její souhlas v dané úrovni nezbytný pro schválení dané úrovně. Je-li uvedeno více osob, bude počet nutných souhlasů definovat kvórum (počet nutných souhlasů pro schválení na dané úrovni).Po spuštění schvalovacího procesu osoby ve schvalovacím procesu obdrží žádost o schválení formou informace v aplikaci. V uživatelském nastavení si uživatelé mohou nastavit zasílání těchto žádostí na e-mail. Samotné schvalování probíhá v aplikaci pod přihlášením uživatele. Schvalování probíhá dotazem na „schválit“, „zamítnout“ přímo z výstupu PDF objednávky či dokladu součástí kterého jsou také přílohy uložené v aktovce konkrétní objednávky či dokladu. Jakmile je schváleno první osobou, bude objednávka zablokována proti změnám, včetně změny souborů v přílohách, doklady je možné i přes schválení upravovat (právo k úpravám je řešeno v nastavení uživatelské role). Pokud je objednávka či doklad při schvalovacím procesu některou z osob zamítnuta, je pro uložení tohoto rozhodnutí vyžadován důvod.Zadavatel objednávky či dokladu je informován o konečném stavu schvalování (schváleno/zamítnuto). Každý uživatel zahrnutý do schvalovacího procesu má k dispozici přehled schvalování, ke kterým se vyjádřil.V detailu každé objednávky či dokladu je k dispozici aktuální stav schvalování s přehledem hlasování jednotlivých osob zahrnutých do procesu.

Založení schvalovacího procesu

Modul SPRÁVCE->Nastavení->Číselníky

Schvalovací proces přidáváte pomocí symbolu + , pomocí "Akce-Upravit" záznamy editujete.

Obecné

Název - zadejte název (pojmenování) schvalovacího procesu

Popis – v případě potřeby zadejte popis schvalovacího procesu (např. v jakých případech bude použit)

Úrovně

Vytvořte úrovně, které budou vymezené částkami. V případě objednávky vyšší než určená částka bude použito pro schválení kvórum a osoby přiřazené dané úrovni.Úrovní může být libovolný počet. Úrovně přidáváte a ubíráte pomocí + -.

Název – zadejte název úrovně

Částka větší než – zadejte částku, která určí hranici při jejímž překročení bude použito kvórum (počet nutných souhlasů pro schválení na dané úrovni) a přiřazené osoby.

Kvórum – zde vyberte způsob stanovení počtu nutných souhlasů pro schválení. Je možno nastavit pomocí procentuálního vyjádření (např. je třeba, aby alespoň 50% z přiřazených osob k úrovni objednávku schválilo) nebo pomocí počtu osob (např. je třeba, aby alespoň dvě osoby přiřazené k úrovni objednávku schválili).

Osoby

Ke každé úrovni přiřadíte osoby, které budou schvalovat. Výběr z možností:

Přidat osobu - výběr z uživatelů (z modulu Správce-Oprávnění-Uživatelé)

Přidat nadřízeného - schvalovat bude nadřízený uživatele, který objednávku vytváří (uživateli přiřadíte nadřízeného v modulu Správce-Oprávnění-Uživatelé-Upravit-záložka Ostatní)

Přidat zástupce nemovitosti - schvalování bude vyžadováno od všech zástupců nemovitostí, které jsou v objednávce zařazeny do Určeno pro, tedy pro které je objednávka určena (zadání zástupců nemovitosti provedete v modulu Nemovitost-Nemovitost-Zástupci).

U každé osoby je možno nastavit, zda pro schválení na dané úrovni je nutný (tedy vyžadován) její souhlas.

Každý uživatel (osoba) si může pro účely schvalovacího procesu určit na určité období svého zástupce, který se bude za něj k objednávkám vyjadřovat. Zástupce si může uživatel nastavit pod svým přihlášením do aplikace a to v ikoně "tří teček" (v pravém horním rohu)->Schvalování->Nastavení.

Osobám zařazeným do schvalovacího procesu budou zobrazovány žádosti o schválení ve Zvonečku (ikona vpravo nahoře), zároveň tyto osoby si mohou v Nastavení uživatele určit, že tyto žádosti jim mají přicházet také na e-mail.

Příklad schvalovacího procesu: Vytvořené objednávky, které převyšují částku 6tis., musí být odsouhlaseny panem Novákem a u objednávek, které převyšují 10tis. je třeba souhlas nejen pana Nováka, ale také pana Malého a pana Horkého s tím, že je potřeba vždy souhlas dvou osob a jednou z nich musí být pan Malý. Nastavení tohoto procesu: Úrovně budou vytvořeny dvě: 1. úroveň=částka větší než 6tis., kvórum 100%, 2. úroveň=částka větší než 10tis., kvórum 2 osoby. Osoby:1. úroveň=přidělíme pana Nováka, 2. úroveň=přidělíme pana Horkého a pana Malého, u pana Malého nastavíme Vyžadován souhlas Ano. Při takto nastaveném schvalovacím procesu bude např. objednávka ve výši 11tis. poslána k odsouhlasení panu Novákovi, panu Malému i panu Horkému, protože je větší než 6tis. a také než 10tis.

Schvalování DOKLADŮ

modul NEMOVITOST->Finance->Doklady či modul CRM->Finance->Doklady

Schvalovací procesy je třeba nejdříve povolit v modulu Nemovitost->Nastavení->Doklady či v modulu CRM->Nastavení->Zákazník->Doklady. Pro spuštění schvalování je třeba také nejdříve vytvořit schvalovací procesy v modulu Správce->Nastavení->Číselníky->Schvalovací procesy.

Pro schvalování dokladů můžete použít schvalovacích procesů, díky kterým se zašlou žádosti o schválení osobám, od kterých očekáváte vyjádření. Po rozkliknutí požadované faktury je k dispozici záložka List procesů, kde použijte tlačítko Spustit proces (+), pomocí kterého vyberete požadovaný schvalovací proces, kterým požadujete doklad schválit.

Spustit schvalování lze i pro více vybraných dokladů najednou přes pravé tlačítko myši nebo nabídku Další, kde je volba Spustit schvalovací proces.

Průběh schvalování je dostupný v detailu faktury a na záložce Schvalovací proces (zde jsou informace o vyjádření jednotlivých osob).

Na záložce List procesů lze schvalovací proces stornovat pomocí pravého tlačítka myši-Storno a spustit nový pomocí tlačítka +.

Doklad ve schvalovacím procesu lze upravovat, není tedy v žádném průběhu schvalování uzamknut. Právo na úpravu schválených dokladů je možné upravit v nastavení role v modulu Správce->Oprávnění->Role, kde v konkrétní roli toto nastavení najdete pro modul Nemovitost->Finance.

V seznamu dokladů jsou označeny doklady, na kterých je spuštěn schvalovací proces. Ikony schvalování zobrazují v jaké fázi je schvalovací proces.

Schvalování TIKETŮ

modulu HELPDESK

Schvalování tiketů probíhá stejným principem jako schvalování dokladů. V tiketu je možné vyplnit předpokládanou cenu řešení tiketu, která je po spuštění schvalovacího procesu uzamčena před úpravami. Ostatní údaje tiketu lze v jakékoliv fázi schvalování upravovat.  Po rozkliknutí požadovaného tiketu je k dispozici záložka List procesů, kde použijte tlačítko Spustit proces (+), pomocí kterého vyberete požadovaný schvalovací proces, kterým požadujete tiket schválit.

Na záložce List procesů lze schvalovací proces také stornovat pomocí pravého tlačítka myši-Storno a spustit nový pomocí tlačítka +.

Průběh schvalování je dostupný v detailu tiketu a na záložce Schvalovací proces (zde jsou informace o vyjádření jednotlivých osob).

Schvalování OBJEDNÁVEK

Proces schvalování objednávek včetně nastavení je popsán zvlášť v Článku Objednávky.

Návod pro uživatele, kteří se mají vyjádřit - jak pracovat se schvalováním

Každý uživatel, který je zařazen do schvalovacího procesu a má se dle nastavených úrovní procesu v rámci schválení vyjádřit je automaticky upozorněn mailem (upozornění mailem si může uživatel zrušit - použitím ikony tří teček v pravém horním rohu v Domsysu a nabídky Nastavení uživatele může nastavit na záložce Upozornění - Zasílat Ne, tímto nastavením uživateli nebude zasíláno žádné upozornění, které Domsys vytváří automaticky). 

Samotné schválení provede uživatel v Domsysu. Na ikoně zvonečku se zobrazí nová upozornění, z kterých se může uživatel prokliknout rovnou na žádost, ke které je třeba se vyjádřit.

Každý uživatel má svou záložku Schvalování, kde jsou přehledně rozděleny jen ty žádosti, ke kterým se má uživatel vyjádřit či se již vyjádřil. 

Žádost o schválení může zde zpracovat (schválit/zamítnout) či odložit:

Získat informace ke všem žádostem, ke kterým se již vyjádřil:

Zástupce uživatele pro schvalování

Uživatel může zvolit svého zástupce, kterému budou žádosti o schválení v jeho nepřítomnosti zasílány. Zástupce nastavíte na záložce Nastavení.

Chcete-li, aby notifikace (upozornění) přišlo jak zástupci, tak i Vám jako uživateli, nastavte to. V tomto případě se notifikace zobrazí do ikony zvonečku (případně mailem, pokud máte nastaveno) a v případě schválení jedné z osob (uživatelem či zástupcem) automaticky notifikace zmizí.

Doklad ke schválení je zobrazen ve schvalování (ikona tří teček - Schvalování) jak uživateli, tak jeho zástupci v záložce Aktuální. V případě, že jedna z osob doklad schválí, bude přesunut na záložku Schválené (i s informací, že byl schválen v zastoupení).


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)