Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Úvod do složek předpisů a předpisů

Počáteční stavy

Hromadné vložení/zadání hodnot

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Garáže/parkovací stání/sklepy

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Adresáře osob a dodavatelů

Plochy (místnosti) jednotky

Koeficienty, plochy pro vytápění a teplou vodu

Veličiny

Směrná čísla

Vybavení jednotky

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Upomínky

Dlužníci

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Změna způsobu rozúčtování složky předpisu

Vyúčtování fondu

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Změna složky ve vytvořeném předpisu

Hromadné rozdělení předepsané částky procentem (ze složky do jiné složky)

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Použití zůstatku konta na úhradu předpisu

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení, nastavení, kontrola zůstatku

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Platby přes QR kód

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul Nemovitost)

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

SIPO - CRYPTA - šifrování a podepisování

SIPO - jedno číslo organizace pro více SVJ/BD

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

INKASO - vytvoření souboru s příkazy k inkasu

Úvěry - evidence splátek (SVJ/družstvo->banka)

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Účty - automatický import z MONETA Money Bank

Prodloužení platnosti bankovního API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Bankovní API - když propojení nefunguje?

Evidence záloh a vyúčtovacích faktur od dodavatelů

Úvod do evidence záloh dodavatelům

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů, dokladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů (evidenční složky)

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Změna složky nákladu (přesunutí mezi složkami)

Úhrada přijatého dokladu přeplatkem (zápočet přeplatku faktury)

Odhad výše nákladu do vyúčtování (nepřišel doklad)

Doklady vydané-vystavení jednorázové faktury, nastavení výstupu

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Podklady pro/od rozúčtovatele

Ruční vložení nákladů od rozúčtovatele

Import nákladů od rozúčtovatele

Nastavení párování importu od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Doporučené kontroly před ročním vyúčtováním

Nastavení rozúčtování vytápění, ohřevu teplé vody

Roční vyúčtování

Vyúčtování - specifika pronájmů

Výstup ročního vyúčtování a možné zobrazení

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

Odeslání vyúčtování vlastníkům/nájemcům

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování - srovnání spotřeb dle vyhlášky

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů (Helpdesk)

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - co je rozšíření pro správu majitelů investic

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Mobilní aplikace Domsys (APP)

Mobilní aplikace Domsys Správce a Domsys Portál

APP 2024 představení nové mobilní aplikace

APP 2024 mobilní aplikace - instalace a přihlášení

APP 2024 mobilní aplikace - Helpdesk

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Účetnictví - importy a nastavení

Export dokladů ve formátu ISDOC

Export do účetnictví-jak to funguje?

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3 - nastavení a export z Domsys

Money - upřesnění pro export dokladů s DPH

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-nastavení a export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

PREMIER XML-export dokladů z Domsys

PREMIER XML-export předpisů z Domsys

PREMIER-vytvoření předkontací

Nastavení předkontací pro složky předpisu

Nastavení předkontací pro evidenční složky

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Účetnictví - řešení některých situací

Mzdy

Náklady příštích období

Dohadné položky (Domsys vs. účetnictví)

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Vyúčtování v účetnictví

Užitečné funkce

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu uživateli

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Doménový/technický administrátor

Co dělat když je problém s přihlášením

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Přesun nemovitostí k jinému správci

Novinky Domsys 8

Novinky Domsys 9 v ročním vyúčtování pro rok 2022

Kontakty

Zákaznická podpora

Měřidla - vytvoření a výměna

Jaká měřidla evidujete v Domsys?

Měřidla poměrová = měřidla, u kterých evidujete odečty a slouží pro rozúčtování nákladů dle spotřeby.

Měřidla fakturační = měřidlo, podle kterého nelze rozúčtovávat náklad dle spotřeby, ale můžete jen evidovat odečty (např. elektroměr pro společné prostory, kdy náklad rozúčtováváte jiným způsobem než dle spotřeb poměrových měřidel nebo to může být např. patní měřidlo pro vodu)

Příklady fakturačních měřidel:

Poměrové měřidlo není měřidlo elektrické energie dodané do společných prostor, jelikož toto je měřidlo pro dodavatele elektrické energie a náklady vzniklé odběrem budou rozúčtovány jiným způsobem (dle plochy, počtu osob apod.). Takováto měřidla je možné zadat jako fakturační, tedy pouze informativní.

Měřidla pro spotřebu vody v úklidových komorách se nezadávají jako poměrová. Chcete-li je evidovat, pak to jsou měřidla fakturační. Spotřeba na těchto měřidlech se vyjádří penězi zaevidováním do odpovídající složky předpisu. Tím se sníží náklady řekněme na studenou vodu o tu část, která se přesune na úklid.

Podívejte se na ukázková videa.

EVIDENCE MĚŘIDEL

Modul NEMOVITOST-> Nemovitost->Měřidla

1. MĚŘÍCÍ SOUSTAVA

Měřidla stejného média je třeba seskupit, k tomu slouží Měřící soustavy. Typickou Měřící soustavou je například Studená voda, TUV, Vytápění.

V rámci jedné měřící soustavy může mít jednotka libovolné množství měřidel. Tedy například několik vodoměrů studené vody. Každá jednotka může mít jiný počet měřidel.

Pro zadání měřidel nejdříve zadáme Měřící soustavu. V modulu Nemovitost->Nemovitost->Měřidla klikněte na tlačítko Měřící soustavy.

Dále na Nová měřící soustava (nebo ikonu +)

Název – například Studená voda

Kód – označení, které se přenese do jednoznačného identifikátoru každého měřidla v této měřící soustavě. Pro měřící soustavu Studená voda bude automaticky předvyplněno: SV

Cyklus revize – cyklus revize/výměny

Měrná jednotka odečtu fakturačního měřidla – v jaké jednotce je dodáváno na patě. Poměrová měřidla v principu měří „dílky“, nikoli tu stejnou jednotku jako na patě. Dílky jsou použity k rozúčtování výsledných nákladů.

Jednotka pro poměrové měřiče – chcete-li i přesto, že poměrová měřidla měří v principu dílky, uvádět např. m3 pro poměrové vodoměry, zvolte Ano. Necháte-li Ne, v odečtových listech apod. (všude tam, kde se zobrazují odečty a spotřeby) se nebude jednotka uvádět.

Odečet poměrového měřidla – pokud měřidlo stále načítá a roční spotřeba je rozdílem od předchozího stavu, vyberte Stav (např. vodoměry). Pokud se jedná o jednorázové měřidlo měřící každý rok od nuly (např. odpařovací RTN na radiátoru), zvolte Spotřeba.

Příklad - u studené vody na patě domu se odečítá spotřeba v m3, ale při odečtu bytových domů se pro účely vyúčtování odečítají dílky, protože dílek určuje poměr, kterým se měřidlo podílí na celkové spotřebě patního měřidla. Součet spotřeb bytových měřidel nemusí odpovídat celkové spotřebě na patním měřidle - tento rozdíl je po té v ceně. Vyúčtování nerozúčtovává celkovou spotřebu v m3 na patním měřidle, ale celkový náklad v Kč.

Máme-li vytvořenu měřící soustavu, můžeme vytvořit měřidla. Hromadně či manuálně.

2. VYTVOŘENÍ MĚŘIDEL

Hromadné vytvoření měřidel

Na vybrané měřící soustavě použijte nabídku Akce->Hromadné vytvoření měřidel. Označte v seznamu jednotek ty jednotky, kterým chcete zadané měřidlo vytvořit (Ctrl+označit jednotky). Pro vytvoření měřidel všem jednotkám použijte tlačítko Označit vše. Po kliknutí na Uložit bude každé vybrané jednotce vytvořeno měřidlo.

Tento způsob můžete použít tolikrát, kolik potřebujete pro konkrétní označené jednotky vytvořit měřidel.

Jednotky můžete vybírat jako skupiny jednotek - vyberte z nabídky Celá nemovitost. (skupiny jednotek vytváříte v modulu Nemovitost - Nemovitost - Uspořádání)

Vlastní název - mají-li jednotky více jak jedno měřidlo, můžete jednotlivá měřidla označit např. umístěním (koupelna, kuchyň atd.). Toto označení bude uvedeno také v odečtovém archu a tím pracovníkovi, který odečítá měřidla, usnadní orientaci v jejich umístění.

Takto vytvořená měřidla naleznete v nabídce Nemovitost->Měřidla, kde je pomocí Upravit můžete doplňovat o další informace jako například počáteční stav měřidla, výrobní číslo atd.

Potřebujete počáteční stavy a výrobní čísla zadat rychleji? Podívejte se na návod jak je zadat hromadně: Hromadné vložení

Ruční vytvoření měřidla

Vytvoříte v nabídce Nemovitost->Měřidla pomocí tlačítka Nové poměrové měřidlo.

Měřící soustava – výběr měřící soustavy, v které měřidlo vytváříme.

Jednotka – ke které jednotce měřidlo patří

Nadřazené měřidlo – toto nastavení je povětšinou „neuvedeno“, umožňuje řešit velmi specifický případ, např. Byt A má vodoměr pro byt A a zároveň z bytu A pokračuje trubka do bytu B, který má vodoměr. To znamená, že spotřeba na vodoměru bytu A je ve skutečnosti byt A + byt B. Nastavíme-li vodoměru v bytě B, že jeho nadřazeným vodoměrem je vodoměr bytu A, bude se spotřeba bytu A ponižovat o vodoměr v bytě B a vše se spočítá automaticky.

Vlastní název – pokud má jednotka více měřidel, rozlište si je například umístění měřidla.

Platnost – bude-li měřidlo vyměněno, původním měřidlům ukončíte platnost a vytvoříte nová od následujícího dne. Ukončená měřidla musí mít před vyúčtováním zadaný odečet ke dni ukončení.

Počáteční hodnota – počáteční hodnotu vyplňujte při pořizování měřidla - obvykle konec předcházejícího roku

Opačný chod – je-li měřidlo (např. vodoměr) nainstalováno obráceně a každý další odečet je menší, než ten minulý, systém bude v případě nastavení na Ano obracet znaménko. Tedy místo -100m3 bude regulérně počítat 100m3. Nastavíte-li opačný chod na Ano, uvědomte si, že počáteční hodnotu musíte nastavit na MAXIMUM, které měřidlo zobrazuje (např. 999999,999).

Výrobní číslo – jedinečné označení měřidla

Číslo plomby – dodatečný evidenční údaj bez dalších návazností

Rok výroby/Rok poslední revize – zatím čistě evidenční údaj bez dalších návazností.

záložka RTN

Vyplňte koeficienty pro vytápění dle potřeby. Dle názvu si vyberte, kam se vámi potřebný koeficient hodí. Pro rozúčtování bude odečtená spotřeba vynásobena koeficientem, kterým dojde ke snížení či zvýšení výsledné spotřeby použité pro rozúčtování.

Potřebujete evidovat i fakturační měřídla? Vytvoříte je stejnými způsoby jako měřidla poměrová, jen použijte Nové fakturační měřidlo.

MĚNA MĚŘIDEL

Pro výměnu měřidel je potřeba provést tyto kroky, které jsou níže názorně popsány:

1. stará měřidla ukončit - zadat jim datum platnosti místo současnost zadat konkrétní datum. To lze při označení více měřidel udělat hromadně přes Upravit

2. nová měřidla vytvořit - buď kopií původních nebo přes hromadné vytvoření měřidel přes měřící soustavy

3. novým měřidlům zadat počáteční stav pokud nezačínají s hodnotou nula a to v úpravě každého měřidla nebo hromadně přes měřící soustavy

4. je-li potřeba, zadat novým měřidlům výrobní čísla nebo čísla radiových modulů a zadat ve vašem případě čísla rádiových modulů to v úpravě každého měřidla nebo hromadně přes měřící soustavy

1. UKONČENÍ STARÝCH MĚŘIDEL
  1. Ukončení jednoho konkrétního

V případě, že potřebujete z nějakého důvodu ukončit měřidlo (například výměna vodoměrů), je třeba měřidlo ukončit v Nemovitost->Měřidla->na vybraném měřidlu použít Upravit. Do měřidla zadáte datum platnosti do.

Zároveň je potřeba k tomuto měřidlu zadat stav (odečet) k datu ukončení a to tak, že na daném měřidlu přes pravé tlačítko myši dáte Nový odečet měřidla

  1. Hromadné ukončení více měřidel

U Vámi vybraných měřidel můžete pomocí tlačítka Upravit v nabídce pravého tlačítka myši změnit například hromadně platnost (dále je možné upravit vlastní název, rok výroby, rok poslední revize, koeficient spotřeby).

2. VYTVOŘENÍ NOVÝCH MĚŘIDEL

K vytvoření nových měřidel můžete:

  1. Jednoduše použít funkci kopírování měřidel, která je dostupná v nabídce pravého tlačítka myši.

Kopírovat lze jednotlivá měřidla i více označených měřidel.

Počátek platnosti bude automaticky vyplněn následující den po datu ukončení kopírovaného měřidla. Nemá-li kopírované měřidlo datum ukončení, bude nové založeno od počátku.

Takto vytvořená měřidla převezmou nastavení těch původních (např. zkopírují se vlastní názvy, nastavení RTN).

  1. Použít hromadné vytvoření měřidel a to použitím Hromadné vytvoření měřidel. Nezapomeňte, že je potřeba při vytváření nejen vybrat měřící soustavu, jednotky, kterým mají být měřidla vytvořena, ale i doplnit kolonku Platnost od.

3. ZADÁNÍ POČÁTEČNÍCH STAVŮ NOVÝM MĚŘIDLŮM, jsou-li jiné než 0
  1. Pro konkrétní měřidlo

V seznamu měřidel dáte vybrané měřidlo upravit (tlačítkem Upravit, které najdete také v pravém tlačítku myši) a vyplníte počáteční hodnotu.

  1. Hromadně pro více měřidel

K hromadnému zadání přejděte do měřících soustav a na vybrané měřící soustavě zvolte Akce-Hromadné zadání počátečních stavů měřidel, kde si můžete vyfiltrovat jen měřidla platná k dnešnímu dni. U měřidel se zobrazí zadané počáteční stavy, které můžete opravit na požadované a po uložení se uloží k měřidlům.

4. ZAEVIDOVÁNÍ DALŠÍCH ÚDAJŮ K MĚŘIDLŮM, JE-LI POTŘEBA (NAPŘ. VÝROBNÍCH ČÍSEL ČI ČÍSEL RADIOVÝCH MODULŮ
  1. Pro konkrétní měřidlo

V seznamu měřidel dáte vybrané měřidlo upravit (tlačítkem Upravit, které najdete také v pravém tlačítku myši) a vyplníte potřebné údaje.

  1. Hromadné zadání výrobních čísel či čísel radiových modulů

K hromadnému zadání přejděte do měřících soustav a na vybrané měřící soustavě zvolte Akce-Hromadné zadání výrobních čísel měřidel či Hromadné zadání čísel radiových modulů, kde si můžete vyfiltrovat jen měřidla platná k dnešnímu dni a měřidla bez vyplněných čísel.


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)