Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením první nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Časté dotazy (FAQ)

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - automatický import přes API (KB,FIO)

Import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

Tento manuál slouží k nastavení údajů potřebných pro vytvoření souborů se změnami SIPO, vytvoření souborů a následné stažení souboru s úhradami.

1. SIPO - nastavení

Aktivace SIPO v Domsysu proběhne tak, že vytvoříte nový účet typu SIPO v dané nemovitosti Nastavení->Účty->Nový. V nastavení účtu je potřeba vyplnit - Typ účtu, Název, Číslo organizace a Formát souboru (zde je možnost vytváření souboru pouze se změnami nebo soubor, který bude obsahovat celý kmen). Pokud nemovitost je přiřazena k zákazníkovi a platí pro ni SIPO účet zákazníka, pak výše popsané nastavení se provede na daném zákazníkovi v modulu CRM.

Po vytvoření účtu typu SIPO se zpřístupní možnost nastavit v konkrétních nemovitostech spojovací čísla SIPO kódů vlastníkům/nájemcům a nastavení SIPO kódů u Složek předpisu.

Nastavení SIPA pro vlastníka/nájemce provedete ve Vlastníci/Nájemníci->vyberete a dáte Upravit. Je potřeba nastavit - Účet pro platby, Spojovací číslo, SIPO kód. SIPO kód je možno nastavit jako výchozí ze složky předpisu nebo zadat kód přímo pro vlastníka/nájemníka, který bude mít přednost před kódem ze složky předpisu.

Nastavení SIPO kódu pro složku předpisu provedete v Nemovitosti->Složky předpisu->vyberete složku a dáte Upravit. Je potřeba nastavit Kód SIPO. Tímto nastavením budou jednotlivé částky SIPO u vlastníka rozloženy na jednotlivé částky dle jednotlivých složek předpisu. Všechny složky předpisů se stejným SIPO kódem budou sjednoceny do jedné položky na SIPO účtu.

2. SIPO  změnové soubory

Změnový soubor: Modul NEMOVITOST->Správa->SIPO změny->Nová dávka

(pro zákazníka SIPO změny nastavíte dle výše uvedeného v modulu CRM)

Domsys automaticky generuje obsah souborů pro úpravu výběru plateb přes SIPO. Odesílat můžete měsíčně celý kmen, nebo pouze změnové soubory ve chvíli, kdy byla provedena změna předpisu/kódu poplatku/změna spojovacího čísla plátce (formát souboru nastavíte viz. kapitola SIPO-nastavení). Toto vše je automaticky rozpoznáno a je vytvořen odpovídající změnový soubor.

V dávce je potřeba vybrat Účet a :

SIPO měsíc - vyberte měsíc, pro který tvoříte změnový soubor. Chcete-li vytvořit soubor, který bude platný od dubna, vyberte duben i přesto, že jej tvoříte zřejmě cca v únoru.

Zdroj dat - vyberte měsíc předpisů, z kterých čerpáte částky. Automaticky vybere stejný měsíc, jaký jste zvolili v SIPO měsíc. Chcete-li tedy poslat změnový soubor za duben, je třeba mít dubnové předpisy vytvořené, nebo zde zvolit měsíc, ve kterém jsou předpisy vytvořené, a víte, že jsou stejné, jako budou předpisy v dubnu.

V tabulce pod tímto nastavením se zobrazí řádky, které budou vloženy do výsledného změnového SIPO souboru.

SIPO dávku uložíte kliknutím na Uložit.

Před vytvořením změnového souboru je potřeba mít vytvořené předpisy na daný měsíc v nemovitosti (Finance->Předpisy).

SIPO úprava údajů v dávce

Potřebujete-li provést v automaticky připravené SIPO dávce (změnovém souboru) jakoukoli změnu manuálně, proveďte tak obvyklou úpravou - otevřete dávku a poté můžete jednotlivé řádky měnit, přidávat, odebírat. (pomocí tlačítka plus (1) nebo Akce (2) ->Upravit, Smazat)

Přecházíte na Domsys a potřebujete v něm vytvořit první změnový list? Pak tady máte postup:
1. Vygenerujte změnový soubor za poslední měsíc, který má Česká pošta k dispozici (např. v původním programu se generoval v prosinci soubor na leden, tudíž v Domsysu se musí vygenerovat soubor na leden). Klikněte na Nová dávka a zvolte potřebný SIPO měsíc, dejte Uložit.
2. Podle takto vygenerovaného souboru je potřeba zkontrolovat, zda údaje souhlasí se skutečností, která odpovídá údajům pro generování následujícího měsíce (např. v lednovém souboru viz.1. zkontrolujeme, zda obsahuje všechny údaje-vlastníky/nájemce se správnými spojovacími čísly a kódy, které mají být v souboru na únor). 2x klikně na vytvořenou dávku a zkontrolujte údaje ke každému vlastníkovi, nájemci.
3. Upravíme údaje u vlastníka/nájemce tak, aby podle nich mohla Česká pošta inkasovat sipem správné částky pod správnými kódy a spojovacími čísly
4. Vygenerujeme předpisy na nový měsíc, ke kterému má být vytvořen změnový soubor sipo (u našeho příkladu vygenerujeme předpisy na únor)
5. Změnový soubor výchozí (v našem případě leden) upravíme tak, aby odpovídal souboru, který má Česká pošta. V SIPO - SIPO změny 2x klikněte na dávku a získáte informaci o jejím obsahu. Jednotlivé řádky můžete upravit pomocí Akce - Upravit.
6. Nakonec vytvoříme změnový soubor na nový měsíc (v našem případě na únor)

Případně nahlédněte do návodu SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO stažení dávky (souboru) pro kryptování v Crypta 2

Máte-li změnový soubor nachystán, klikněte na Stáhnout změnový soubor.

Stáhne se ZIP soubor, který obsahuje dva potřebné soubory k následnému kryptování v Crypta 2 (soubory OPxxxxxx.txt a ZMxxxxxx.txt).

Velice doporučujeme, aby organizace měla v rámci konfigurace nastavení u České pošty uvedeno, že Česká pošta přijme pouze celou správnou dávku - tímto nastavením se od pošty dozvíte, že dávka případně obsahuje nevhodná data ke zpracování.

3. Import přijatých plateb a pravidla automatického párování

V nastavení účtu SIPO (Nastavení->Účty) je třeba určit podle jakých pravidel bude probíhat automatické párování s předpisy. Jsou zde k nastavení dvě možnosti - párovat dle VS nebo párovat dle VS a částka. Variabilní symbol = spojovací číslo, částka = částka předpisu a u párování SIPA je zároveň kontrolován měsíc, zda odpovídá měsíc předpisu měsíci v souboru ze SIPA. Pokud nesouhlasí všechny tři podmínky najednou, pak platba není automaticky spárována.

a) Import souboru s úhradami

Ve chvíli, kdy obdržíte soubor s přehledem vybraných plateb (rozšifrovaný soubor, který je většinou označen ZA..), naimportujete jej úplně stejně, jako každý jiný bankovní výpis v dané nemovitosti - Modul NEMOVITOST->Finance->Import->Nový import a Uložíte (3). V seznamu importů vyberete soubor s přehledem plateb a po Otevření (pravé tlačítko - Otevřít) se zobrazí přehled plateb a jejich napárování dle pravidel a dáte Uložit (4). Uložením se platby promítnou do transakcí v SIPU (Finance->SIPO) (5).

(pro zákazníka SIPO změny nastavíte dle výše uvedeného v modulu CRM)

Importované transakce budou automaticky spárovány dle nastavení účtu (Nastavení->Účty->Akce->Upravit)

Hromadný import zpětných ZA souborů - Importem souborů v archivu ZIP dojde k automatickému roztřídění napříč nemovitostmi. Uložte hromadný soubor ZIP do jakékoliv nemovitosti a jednotlivé obsažené soubory budou uloženy do správných nemovitostí lze čísel organizací.

b) Rychlý import

Rychlý import naimportuje okamžitě řádky transakcí do záložky SIPO (Finance->SIPO). Importované transakce jsou automaticky spárovány dle nastavených pravidel (viz. výše).  K takto naimportovaným transakcím je zároveň uložen importovaný soubor v záložce Import, která je vysvětlena výše v bodě a)

Výše uvedeným importem zaevidujete jednotlivé platby od vlastníků/nájemců. Na bankovním účtu naleznete přijatou platbu od České pošty v celkové výši všech plateb od vlastníků/nájemců poníženou o případné poplatky za službu.
Jak příjem na účtu zpracovat?
1. možnost - celou transakci zpracujte jako cíl Bez vlivu
2. možnost - v nemovitosti vytvořte evidenční složku, do které transakci přiřadíte. Potřebujete-li např. z důvodu účetnictví evidovat zvlášť částku zaplacenou od vlastníků/nájemců a částku na poplatek za služby, rozdělte transakci na dvě a každou samostatně zpracujte (např. zaplacenou částku od vlastníků/nájemců vložte do vytvořené evidenční složky a poplatek za služby do požadované složky).


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)