SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad
Tento manuál slouží k nastavení údajů potřebných pro vytvoření souborů se změnami SIPO, vytvoření souborů a následné stažení souboru s úhradami.
1. SIPO - nastavení
Aktivace SIPO v Domsysu proběhne tak, že vytvoříte nový účet typu SIPO v dané nemovitosti Nastavení->Účty->Nový. V nastavení účtu je potřeba vyplnit - Typ účtu, Název, Číslo organizace a Formát souboru (zde je možnost vytváření souboru pouze se změnami nebo soubor, který bude obsahovat celý kmen). Pokud nemovitost je přiřazena k zákazníkovi a platí pro ni SIPO účet zákazníka, pak výše popsané nastavení se provede na daném zákazníkovi v modulu CRM.
Po vytvoření účtu typu SIPO se zpřístupní možnost nastavit v konkrétních nemovitostech spojovací čísla SIPO kódů vlastníkům/nájemcům a nastavení SIPO kódů u Složek předpisu.
Nastavení SIPA pro vlastníka/nájemce provedete ve Vlastníci/Nájemníci->vyberete a dáte Upravit. Je potřeba nastavit - Účet pro platby, Spojovací číslo, SIPO kód. SIPO kód je možno nastavit jako výchozí ze složky předpisu nebo zadat kód přímo pro vlastníka/nájemníka, který bude mít přednost před kódem ze složky předpisu.
Nastavení SIPO kódu pro složku předpisu provedete v Nemovitosti->Složky předpisu->vyberete složku a dáte Upravit. Je potřeba nastavit Kód SIPO. Tímto nastavením budou jednotlivé částky SIPO u vlastníka rozloženy na jednotlivé částky dle jednotlivých složek předpisu. Všechny složky předpisů se stejným SIPO kódem budou sjednoceny do jedné položky na SIPO účtu.
2. SIPO změnové soubory
Změnový soubor: Modul NEMOVITOST->Správa->SIPO změny->Nová dávka
(pro zákazníka SIPO změny nastavíte dle výše uvedeného v modulu CRM)
Domsys automaticky generuje obsah souborů pro úpravu výběru plateb přes SIPO. Odesílat můžete měsíčně celý kmen, nebo pouze změnové soubory ve chvíli, kdy byla provedena změna předpisu/kódu poplatku/změna spojovacího čísla plátce (formát souboru nastavíte viz. kapitola SIPO-nastavení). Toto vše je automaticky rozpoznáno a je vytvořen odpovídající změnový soubor.
V dávce je potřeba vybrat Účet a :
SIPO měsíc - vyberte měsíc, pro který tvoříte změnový soubor. Chcete-li vytvořit soubor, který bude platný od dubna, vyberte duben i přesto, že jej tvoříte zřejmě cca v únoru.
Zdroj dat - vyberte měsíc předpisů, z kterých čerpáte částky. Automaticky vybere stejný měsíc, jaký jste zvolili v SIPO měsíc. Chcete-li tedy poslat změnový soubor za duben, je třeba mít dubnové předpisy vytvořené, nebo zde zvolit měsíc, ve kterém jsou předpisy vytvořené, a víte, že jsou stejné, jako budou předpisy v dubnu.
V tabulce pod tímto nastavením se zobrazí řádky, které budou vloženy do výsledného změnového SIPO souboru.
SIPO dávku uložíte kliknutím na Uložit.
Před vytvořením změnového souboru je potřeba mít vytvořené předpisy na daný měsíc v nemovitosti (Finance->Předpisy).
SIPO úprava údajů v dávce
Potřebujete-li provést v automaticky připravené SIPO dávce (změnovém souboru) jakoukoli změnu manuálně, proveďte tak obvyklou úpravou - otevřete dávku a poté můžete jednotlivé řádky měnit, přidávat, odebírat. (pomocí tlačítka plus (1) nebo Akce (2) ->Upravit, Smazat)
1. Vygenerujte změnový soubor za poslední měsíc, který má Česká pošta k dispozici (např. v původním programu se generoval v prosinci soubor na leden, tudíž v Domsysu se musí vygenerovat soubor na leden). Klikněte na Nová dávka a zvolte potřebný SIPO měsíc, dejte Uložit.
2. Podle takto vygenerovaného souboru je potřeba zkontrolovat, zda údaje souhlasí se skutečností, která odpovídá údajům pro generování následujícího měsíce (např. v lednovém souboru viz.1. zkontrolujeme, zda obsahuje všechny údaje-vlastníky/nájemce se správnými spojovacími čísly a kódy, které mají být v souboru na únor). 2x klikně na vytvořenou dávku a zkontrolujte údaje ke každému vlastníkovi, nájemci.
3. Upravíme údaje u vlastníka/nájemce tak, aby podle nich mohla Česká pošta inkasovat sipem správné částky pod správnými kódy a spojovacími čísly
4. Vygenerujeme předpisy na nový měsíc, ke kterému má být vytvořen změnový soubor sipo (u našeho příkladu vygenerujeme předpisy na únor)
5. Změnový soubor výchozí (v našem případě leden) upravíme tak, aby odpovídal souboru, který má Česká pošta. V SIPO - SIPO změny 2x klikněte na dávku a získáte informaci o jejím obsahu. Jednotlivé řádky můžete upravit pomocí Akce - Upravit.
6. Nakonec vytvoříme změnový soubor na nový měsíc (v našem případě na únor)
Případně nahlédněte do návodu SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys
SIPO stažení dávky (souboru) pro kryptování v Crypta 2
Máte-li změnový soubor nachystán, klikněte na Stáhnout změnový soubor.
Stáhne se ZIP soubor, který obsahuje dva potřebné soubory k následnému kryptování v Crypta 2 (soubory OPxxxxxx.txt a ZMxxxxxx.txt). Oba soubory si ve vašem počítači uložte do nějakého adresáře (tím je vysvobodíte ze zipu) a poté můžete šifrovat v kryptě dle níže zobrazeného návodu od České pošty.
Přesný návod šifrování souborů naleznete v návodu na stránkách České pošty (www.postsignum.cz). Zde je zkopírována konkrétní část ze strany 25 návodu.
3. Import přijatých plateb a pravidla automatického párování
V nastavení účtu SIPO (Nastavení->Účty) je třeba určit podle jakých pravidel bude probíhat automatické párování s předpisy. Jsou zde k nastavení dvě možnosti - párovat dle VS nebo párovat dle VS a částka. Variabilní symbol = spojovací číslo, částka = částka předpisu a u párování SIPA je zároveň kontrolován měsíc, zda odpovídá měsíc předpisu měsíci v souboru ze SIPA. Pokud nesouhlasí všechny tři podmínky najednou, pak platba není automaticky spárována.
a) Import souboru s úhradami
Ve chvíli, kdy obdržíte soubor s přehledem vybraných plateb (rozšifrovaný soubor, který je většinou označen ZA..), naimportujete jej úplně stejně, jako každý jiný bankovní výpis v dané nemovitosti - Modul NEMOVITOST->Finance->Import->Nový import a Uložíte (3). V seznamu importů vyberete soubor s přehledem plateb a po Otevření (pravé tlačítko - Otevřít) se zobrazí přehled plateb a jejich napárování dle pravidel a dáte Uložit (4). Uložením se platby promítnou do transakcí v SIPU (Finance->SIPO) (5).
(pro zákazníka SIPO změny nastavíte dle výše uvedeného v modulu CRM)
Importované transakce budou automaticky spárovány dle nastavení účtu (Nastavení->Účty->Akce->Upravit)
Hromadný import zpětných ZA souborů - Importem souborů v archivu ZIP dojde k automatickému roztřídění napříč nemovitostmi. Uložte hromadný soubor ZIP do jakékoliv nemovitosti a jednotlivé obsažené soubory budou uloženy do správných nemovitostí lze čísel organizací.
b) Rychlý import
Rychlý import naimportuje okamžitě řádky transakcí do záložky SIPO (Finance->SIPO). Importované transakce jsou automaticky spárovány dle nastavených pravidel (viz. výše). K takto naimportovaným transakcím je zároveň uložen importovaný soubor v záložce Import, která je vysvětlena výše v bodě a)
Na bankovním účtu naleznete přijatou platbu od České pošty v celkové výši všech plateb od vlastníků/nájemců poníženou o případné poplatky za službu (platby na účtu evidujete ve Finance-Banka)
Jak příjem na účtu zpracovat?
1. možnost - celou transakci zpracujte jako cíl Bez vlivu
2. možnost - v nemovitosti vytvořte evidenční složku, do které transakci přiřadíte. Potřebujete-li např. z důvodu účetnictví evidovat zvlášť částku zaplacenou od vlastníků/nájemců a částku na poplatek za služby, rozdělte transakci na dvě a každou samostatně zpracujte (např. zaplacenou částku od vlastníků/nájemců vložte do vytvořené evidenční složky a poplatek za služby do požadované složky).
