Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Počáteční stavy

Hromadné vložení

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Adresáře osob a dodavatelů

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Prodloužení platnosti API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Náklady od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Výstup ročního vyúčtování

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Export dokladů ve formátu ISDOC

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 8

Kontakty

Zákaznická podpora

Základy ovládání aplikace

Aplikace je rozdělena do několika modulů. Tyto moduly přepínáte v pravé horní části prostřednictvím ikonek (1). V rámci menu máte k dispozici hlavní menu (2) a v rámci hlavního menu poté záložky (3).


Moduly Domsys

Zde vidíte modulovou lištu se všemi ikonami, které je možné v Domsysu využívat. Některé ikony jsou vázány na využívání některých modulů, pokud tedy některý z modulů nepoužíváte, nebude v aplikaci ikona tohoto modulu zobrazena.

Ikony modulů

V pravé části lišty jsou uvedeny ikony, díky kterým lze přecházet mezi jednotlivými moduly.

SPRÁVCE (1) - slouží pro nastavení týkající se celé správcovské společnosti. Zakládání/mazání Nemovitostí, šablony pasportů, obecné nastavení, které může ovlivnit všechny nemovitosti. Organizace modulu je po Správcovských společnostech (ano, můžete prostřednictvím jednoho účtu spravovat více správcovských společností)

CRM (2) - slouží pro nastavení Zákazníka - na tomto místě můžete hromadně provést nastavení přiřazených nemovitostí k danému zákazníkovi (použije se například pokud je spravováno více domů jednoho majitele nebo nájemci z více nemovitostí platí na jeden společný účet). Tato ikona se na liště objeví v okamžiku, kdy bude v modulu  Správce založen alespoň jeden zákazník. Více: Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Nemovitost (3) - slouží pro práci s konkrétní nemovitostí, především po ekonomické stránce. Činnosti provedené v tomto modulu nemají přesah do jiné nemovitosti. Organizace tohoto modulu je po nemovitostech. Více: Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor a Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

TZB (4) - slouží pro práci s konkrétní nemovitostí především po technické stránce. Činnosti provedené v tomto modulu nemají přesah do jiné nemovitosti. Organizace tohoto moduluje po nemovitostech. Více: Pasportizace a evidence činností,revizí

HELPDESK (5) - slouží pro práci s tikety vybrané společnosti. Organizace modulu je po správcovských společnostech, pracujete tedy dohromady s tikety v rámci všech nemovitostí vybraného správce. Tiketem se rozumí popsání události, tedy požadavku, který má být řešen v daném časovém úseku a může se na jeho řešení podílet více osob. Více: Požadavky s vytvářením tiketů

Portál (6) - speciální modul sloužící pro poskytnutí vzdáleného přístupu vlastníkům/nájemníkům. Organizace tohoto modulu je po Nemovitostech. Uživatel se tedy může přepínat mezi všemi nemovitostmi, kde má oprávnění na jednotku/jednotky. Tato ikona se na liště objeví v okamžiku, kdy má nastavené oprávnění k přístupu na Portál. Více: Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Upozorně (7) - slouží jako centrum upozornění. Upozorňováno je na změny v modulu HelpDesk nebo v případě, kdy je využíváno automatické stahování výpisů z bank (zde ve zvonečku naleznete upozornění o tom, že byl stažen výpis)

Uživatel (8) - zde naleznete možnost úpravy údajů a hesla uživatele, nápovědu k oblasti, v které právě pracujete, prohledávání v uložených dokumentech, insolvenční rejstřík, možnost odhlášení z Domsysu

Výběr spravované agendy

V každém modulu je k dispozici ikona Lupy, pomocí které můžete přecházet mezi jednotlivými agendami dle toho v kterém modulu se právě nacházíte. Stačí do vyhledávacího okna začít psát. V modulu Nemovitost můžete takto vyhledávat nejen nemovitosti, ale také vlastníky/nájemce/osoby pomocí jména, e-mailu.

Informace o aktuálně spravované nemovitosti

V prostřední části lišty jsou uvedeny informace o aktuálně otevřené nemovitosti. Zde naleznete adresu aktuálně spravované Nemovitosti (1), název Správce, který spravuje danou nemovitost (2), název Zákazníka pokud nemovitost je k zákazníkovi přiřazena (3) a název právě aktuálně spravované nemovitosti (4).

Kliknutím na jednotlivé názvy (2-4) rychle získáte adresu a identifikační údaje správce, nemovitosti i případného zákazníka.

Název Správce a Zákazníka lze pro účely uvedení na tomto místě a ve výběru nemovitostí (Lupa F3) zaměnit za Zkratku, kterou lze pro Správce nastavit v modulu Správce -> Nastavení -> Obecné -> v úpravě vyplníme políčko Zkratka a pro Zákazníka nastavíme v modulu Správce -> Správce -> Zákazníci -> v úpravě na záložce Rozšířené vyplníme políčko Zkratka

 

Využití zkratek pro název správce a zákazníka

Název Správce a Zákazníka lze pro účely uvedení na tomto místě a ve výběru nemovitostí (Lupa F3) zaměnit za Zkratku, kterou lze:

- pro Správce nastavit v modulu Správce -> Nastavení -> Obecné -> v úpravě vyplníme políčko Zkratka

- pro Zákazníka nastavit v modulu Správce -> Správce -> Zákazníci -> v úpravě na záložce Rozšířené vyplníme políčko Zkratka

Takto nastavené zkraty budou použity u názvu aktuálně spravované nemovitosti (1) a v lupě (F3) pro výběr nemovitostí (2)

 

Klávesové zkratky

V aplikaci Domsys je možné i přesto, že je to webová aplikace, využívat k práci také klávesnici a klávesové zkratky. Zde je jejich přehled.

  • šipky nahoru/dolů - pohyb v tabulkách, dále PageUp, PageDown, Home, End, v kombinaci s klávesou SHIFT můžete záznamy označovat.
  • Enter – otevře detail záznamu, na kterém právě stojíte (totožné jako tlačítko Otevřít nebo poklikání levým tlačítkem myši na zvoleném řádku)
  • šipky vpravo/vlevo – v detailu záznamu můžete procházet jednotlivé záznamy bez nutnosti vracet se do tabulkového výpisu
  • Del – klávesou Del v tabulkách mažete označené záznamy
  • F1 – integrovaná nápověda vztahující se k aktuální obrazovce
  • F2 – rychlé vytvoření nového tiketu bez opuštění aktuální obrazovky
  • F3 - výběr subjektu (Modul NEMOVITOST), výběr správce (Modul SPRÁVCE), v dalších modulech obdobně
  • F4 – Upravit, při pohybu v tabulce klávesou F4 vstoupíte do úpravy záznamu (totožné jako tlačítko Upravit, které je také v nabídce pravého tlačítka myši)
  • F7 – v mnoha částech aplikace zobrazí součty/souhrny/stavy (pro prohlížeč Chrom je potřeba použít klávesu Ctrl a F7)
  • V aplikaci funguje pravé tlačítko myši pro vyvolání kontextového menu
  • Ctrl + šipky nahoru/dolů – pohyb v nabídkách na levé straně
  • Ctrl + šipky doleva/doprava – pohyb mezi záložkami v jednotlivých nabídkách

Zneviditelnění levé nabídky

Pomocí ikony umístěné u výběrové lupy lze jednoduše levou nabídku v Domsys zneviditelnit. Tím se zároveň zvětší oblast se zobrazovanými daty a uživatel s menším rozlišením obrazovky může mít k dispozici více zobrazovaných údajů.

V takto zneviditelněné nabídce se můžete pohybovat najetím myši na ikonu určenou k zneviditelnění. Levou nabídku vrátíte zpět kliknutím na ikonu určenou k zneviditelnění.

Informace k záznamům

Každý záznam (řádek) v aplikaci má na svém začátku čtyři ikony, které umožní zdokonalení evidence.

Ukládání dokumentů - Součástí Domsysu je integrované úložiště dokumentů Domsys CLOUD. Více: Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Označení štítkem - označení řádku štítkem umožní další možné filtrování záznamů dle vašich potřeb. Více: Filtrování pomocí štítků

Plánování úkolů - ke každému řádku si naplánujete úkol, který se zobrazí ve vašem kalendáři Domsys. Více: Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Poznámka - do poznámky lze uložit jakýkoliv text

Exporty dat do PDF či XLS 

Každá tabulka v Domsys má v pravém horním rohu nad seznamem záznamů ikonu diskety, která umožňuje aktuální tabulku uložit v PDF či XLS pro další zpracování.

Export grafů a diagramů

Grafy a diagramy lze stáhnout jako obrázek .png

Zvětšování oken

Některá okna lze stažením v pravém dolním rohu zvětšit. Tato okna lze zvětšit také poklepáním na záhlaví.

Filtrování záznamů a vyhledávání

V rámci zvoleného hospodářského roku lze tabulkové výpisy filtrovat fulltextově (1) tak, že začnete psát (text hledání vkládáte do vyhledávacího pole v pravém horním rohu), dále pomocí šedých tlačítek bezprostředně nad tabulkou (2) a dostupnými hlavními filtry (3).

Hledání záznamů napříč hospodářskými roky

Vyhledávat záznamy napříč hospodářskými roky můžete v dokladech, transakcích na účtech (pokladna, banka, interní), poště, objednávkách a rejstříku smluv.

Vyskakovací okna

V některých případech (úpravy záznamů, odeslání e-mailů atd.) má Domsys potřebu Vás na něco upozornit či položit potvrzující dotaz o správnosti úkonu. Tato upozornění je potřeba pro správné zpracování odsouhlasit či zamítnout. Upozornění jsou v některých případech formou vyskakovacích oken. Je tedy potřeba v internetovém prohlížeči mít tato okna povolena. Máte-li je blokována, je jedním z možných řešení zavřít prohlížeč a znovu jej otevřít.

.

Má v Domsys pracovat více osob? Přidejte je jako uživatele. Zde je odkaz na článek, který se tomuto tématu věnuje: Vytvoření přístupu


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)