Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Úvod do složek předpisů a předpisů

Počáteční stavy

Hromadné vložení

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Garáže/parkovací stání/sklepy

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Adresáře osob a dodavatelů

Plochy (místnosti) jednotky

Koeficienty, plochy pro vytápění a teplou vodu

Veličiny

Směrná čísla

Vybavení jednotky

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Upomínky

Dlužníci

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Změna způsobu rozúčtování složky předpisu

Vyúčtování fondu

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Změna složky ve vytvořeném předpisu

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Použití zůstatku konta na úhradu předpisu

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení, nastavení, kontrola zůstatku

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Platby přes QR kód

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul Nemovitost)

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

SIPO - CRYPTA - šifrování a podepisování

SIPO - jedno číslo organizace pro více SVJ/BD

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

INKASO - vytvoření souboru s příkazy k inkasu

Úvěry - evidence splátek (SVJ/družstvo->banka)

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Prodloužení platnosti bankovního API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Bankovní API - když propojení nefunguje?

Evidence záloh a vyúčtovacích faktur od dodavatelů

Úvod do evidence záloh dodavatelům

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů (evidenční složky)

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Změna složky nákladu (přesunutí mezi složkami)

Úhrada přijatého dokladu přeplatkem (zápočet přeplatku faktury)

Odhad výše nákladu do vyúčtování (nepřišel doklad)

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Náklady od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Doporučené kontroly před ročním vyúčtováním

Nastavení rozúčtování vytápění, ohřevu teplé vody

Roční vyúčtování

Vyúčtování - specifika pronájmů

Výstup ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

Odeslání vyúčtování vlastníkům/nájemcům

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování - srovnání spotřeb dle vyhlášky

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů (Helpdesk)

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - co je rozšíření pro správu majitelů investic

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Mobilní aplikace Domsys (APP)

Mobilní aplikace Domsys Správce a Domsys Portál

APP 2024 představení nové mobilní aplikace

APP 2024 mobilní aplikace - instalace a přihlášení

APP 2024 mobilní aplikace - Helpdesk

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Účetnictví - importy a nastavení

Export dokladů ve formátu ISDOC

Export do účetnictví-jak to funguje?

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3 - nastavení a export z Domsys

Money - upřesnění pro export DPH

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-nastavení a export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

PREMIER XML-export dokladů z Domsys

PREMIER XML-export předpisů z Domsys

PREMIER-vytvoření předkontací

Nastavení předkontací pro složky předpisu

Nastavení předkontací pro evidenční složky

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Účetnictví - řešení některých situací

Mzdy

Náklady příštích období

Dohadné položky (Domsys vs. účetnictví)

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Vyúčtování v účetnictví

Užitečné funkce

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu uživateli

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Doménový/technický administrátor

Co dělat když je problém s přihlášením

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Přesun nemovitostí k jinému správci

Novinky Domsys 8

Novinky Domsys 9 v ročním vyúčtování pro rok 2022

Kontakty

Zákaznická podpora

Základy ovládání aplikace

Aplikace je rozdělena do několika modulů. Tyto moduly přepínáte v pravé horní části prostřednictvím ikonek (1). V rámci menu máte k dispozici hlavní menu (2) a v rámci hlavního menu poté záložky (3).

MODULY DOMSYS

Zde vidíte modulovou lištu se všemi ikonami, které je možné v Domsysu využívat. Některé ikony jsou vázány na využívání některých modulů, pokud tedy některý z modulů nepoužíváte, nebude v aplikaci ikona tohoto modulu zobrazena.

V pravé části lišty jsou uvedeny ikony, díky kterým lze přecházet mezi jednotlivými moduly.

SPRÁVCE (1) - slouží pro nastavení týkající se celé správcovské společnosti. Zakládání/mazání Nemovitostí, šablony pasportů, obecné nastavení, které může ovlivnit všechny nemovitosti. Organizace modulu je po Správcovských společnostech (ano, můžete prostřednictvím jednoho účtu spravovat více správcovských společností)

CRM (2) - slouží pro nastavení Zákazníka - na tomto místě můžete hromadně provést nastavení přiřazených nemovitostí k danému zákazníkovi (použije se například pokud je spravováno více domů jednoho majitele nebo nájemci z více nemovitostí platí na jeden společný účet). Tato ikona se na liště objeví v okamžiku, kdy bude v modulu  Správce založen alespoň jeden zákazník. Více: Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Nemovitost (3) - slouží pro práci s konkrétní nemovitostí, především po ekonomické stránce. Činnosti provedené v tomto modulu nemají přesah do jiné nemovitosti. Organizace tohoto modulu je po nemovitostech. Více: Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor a Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

TZB (4) - slouží pro práci s konkrétní nemovitostí především po technické stránce. Činnosti provedené v tomto modulu nemají přesah do jiné nemovitosti. Organizace tohoto moduluje po nemovitostech. Více: Pasportizace a evidence činností,revizí

HELPDESK (5) - slouží pro práci s tikety vybrané společnosti. Organizace modulu je po správcovských společnostech, pracujete tedy dohromady s tikety v rámci všech nemovitostí vybraného správce. Tiketem se rozumí popsání události, tedy požadavku, který má být řešen v daném časovém úseku a může se na jeho řešení podílet více osob. Více: Požadavky s vytvářením tiketů

Portál (6) - speciální modul sloužící pro poskytnutí vzdáleného přístupu vlastníkům/nájemníkům. Organizace tohoto modulu je po Nemovitostech. Uživatel se tedy může přepínat mezi všemi nemovitostmi, kde má oprávnění na jednotku/jednotky. Tato ikona se na liště objeví v okamžiku, kdy má nastavené oprávnění k přístupu na Portál. Více: Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Upozorně (7) - slouží jako centrum upozornění. Upozorňováno je na změny v modulu HelpDesk nebo v případě, kdy je využíváno automatické stahování výpisů z bank (zde ve zvonečku naleznete upozornění o tom, že byl stažen výpis)

Uživatel (8) - zde naleznete možnost úpravy údajů a hesla uživatele, nápovědu k oblasti, v které právě pracujete, prohledávání v uložených dokumentech, insolvenční rejstřík, možnost odhlášení z Domsysu

VÝBĚR SPRAVOVANÉ AGENDY

V každém modulu je k dispozici ikona Lupy, pomocí které můžete přecházet mezi jednotlivými agendami dle toho v kterém modulu se právě nacházíte. Stačí do vyhledávacího okna začít psát. V modulu Nemovitost můžete takto vyhledávat nejen nemovitosti, ale také vlastníky/nájemce/osoby pomocí jména, e-mailu.

INFOMACE O AKTUÁLNĚ SPRAVOVANÉ NEMOVITOSTI

V prostřední části lišty jsou uvedeny informace o aktuálně otevřené nemovitosti. Zde naleznete adresu aktuálně spravované Nemovitosti (1), název Správce, který spravuje danou nemovitost (2), název Zákazníka pokud nemovitost je k zákazníkovi přiřazena (3) a název právě aktuálně spravované nemovitosti (4).

Kliknutím na jednotlivé názvy (2-4) rychle získáte adresu a identifikační údaje správce, nemovitosti i případného zákazníka.

Název Správce a Zákazníka lze pro účely uvedení na tomto místě a ve výběru nemovitostí (Lupa F3) zaměnit za Zkratku, kterou lze pro Správce nastavit v modulu Správce -> Nastavení -> Obecné -> v úpravě vyplníme políčko Zkratka a pro Zákazníka nastavíme v modulu Správce -> Správce -> Zákazníci -> v úpravě na záložce Rozšířené vyplníme políčko Zkratka

 

VYUŽITÍ ZKRATEK PRO NÁZEV SPRÁVCE A ZÁKAZNÍKA

Název Správce a Zákazníka lze pro účely uvedení na tomto místě a ve výběru nemovitostí (Lupa F3) zaměnit za Zkratku, kterou lze:

- pro Správce nastavit v modulu Správce -> Nastavení -> Obecné -> v úpravě vyplníme políčko Zkratka

- pro Zákazníka nastavit v modulu Správce -> Správce -> Zákazníci -> v úpravě na záložce Rozšířené vyplníme políčko Zkratka

Takto nastavené zkraty budou použity u názvu aktuálně spravované nemovitosti (1) a v lupě (F3) pro výběr nemovitostí (2)

 

KLÁVESOVÉ ZKRATKY

V aplikaci Domsys je možné i přesto, že je to webová aplikace, využívat k práci také klávesnici a klávesové zkratky. Zde je jejich přehled.

  • šipky nahoru/dolů - pohyb v tabulkách, dále PageUp, PageDown, Home, End, v kombinaci s klávesou SHIFT můžete záznamy označovat.
  • Enter – otevře detail záznamu, na kterém právě stojíte (totožné jako tlačítko Otevřít nebo poklikání levým tlačítkem myši na zvoleném řádku)
  • šipky vpravo/vlevo – v detailu záznamu můžete procházet jednotlivé záznamy bez nutnosti vracet se do tabulkového výpisu
  • Del – klávesou Del v tabulkách mažete označené záznamy
  • F1 – integrovaná nápověda vztahující se k aktuální obrazovce
  • F2 – rychlé vytvoření nového tiketu bez opuštění aktuální obrazovky
  • F3 - výběr subjektu (Modul NEMOVITOST), výběr správce (Modul SPRÁVCE), v dalších modulech obdobně
  • F4 – Upravit, při pohybu v tabulce klávesou F4 vstoupíte do úpravy záznamu (totožné jako tlačítko Upravit, které je také v nabídce pravého tlačítka myši)
  • F7 – v mnoha částech aplikace zobrazí součty/souhrny/stavy (pro prohlížeč Chrom je potřeba použít klávesu Ctrl a F7)
  • V aplikaci funguje pravé tlačítko myši pro vyvolání kontextového menu
  • Ctrl + šipky nahoru/dolů – pohyb v nabídkách na levé straně
  • Ctrl + šipky doleva/doprava – pohyb mezi záložkami v jednotlivých nabídkách
ZNEVIDITELNĚNÍ LEVÉ NABÍDKY

Pomocí ikony umístěné u výběrové lupy lze jednoduše levou nabídku v Domsys zneviditelnit. Tím se zároveň zvětší oblast se zobrazovanými daty a uživatel s menším rozlišením obrazovky může mít k dispozici více zobrazovaných údajů.

V takto zneviditelněné nabídce se můžete pohybovat najetím myši na ikonu určenou k zneviditelnění. Levou nabídku vrátíte zpět kliknutím na ikonu určenou k zneviditelnění.

INFORMACE K ZÁZNAMŮM

Každý záznam (řádek) v aplikaci má na svém začátku čtyři ikony, které umožní zdokonalení evidence.

Ukládání dokumentů - Součástí Domsysu je integrované úložiště dokumentů Domsys CLOUD. Více: Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Označení štítkem - označení řádku štítkem umožní další možné filtrování záznamů dle vašich potřeb. Více: Filtrování pomocí štítků

Plánování úkolů - ke každému řádku si naplánujete úkol, který se zobrazí ve vašem kalendáři Domsys. Více: Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Poznámka - do poznámky lze uložit jakýkoliv text

EXPORTY DAT DO PDF či XLS 

Každá tabulka v Domsys má v pravém horním rohu nad seznamem záznamů ikonu diskety, která umožňuje aktuální tabulku uložit v PDF či XLS pro další zpracování.

EXPORT GRAFŮ A DIAGRAMŮ

Grafy a diagramy lze stáhnout jako obrázek .png

ZVĚTŠOVÁNÍ OKEN

Některá okna lze stažením v pravém dolním rohu zvětšit. Tato okna lze zvětšit také poklepáním na záhlaví.

FILTROVÁNÍ ZÁZNAMŮ A VYHLEDÁVÁNÍ

V rámci zvoleného hospodářského roku lze tabulkové výpisy filtrovat fulltextově (1) tak, že začnete psát (text hledání vkládáte do vyhledávacího pole v pravém horním rohu), dále pomocí šedých tlačítek bezprostředně nad tabulkou (2) a dostupnými hlavními filtry (3).

HLEDÁNÍ ZÁZNAMŮ NAPŘÍČ HOSPODÁŘSKÝMI ROKY

Vyhledávat záznamy napříč hospodářskými roky můžete v dokladech, transakcích na účtech (pokladna, banka, interní), poště, objednávkách a rejstříku smluv. Níže zobrazenou ikonu najdete také po otevření vlastníka/nájemce na některých záložkách, kde slouží ke zobrazení všech záznamů napříč roky.

VYSKAKOVACÍ OKNA

V některých případech (úpravy záznamů, odeslání e-mailů atd.) má Domsys potřebu Vás na něco upozornit či položit potvrzující dotaz o správnosti úkonu. Tato upozornění je potřeba pro správné zpracování odsouhlasit či zamítnout. Upozornění jsou v některých případech formou vyskakovacích oken. Je tedy potřeba v internetovém prohlížeči mít tato okna povolena. Máte-li je blokována, je jedním z možných řešení zavřít prohlížeč a znovu jej otevřít.

.

NÁPOVĚDA

Kdekoliv lze zobrazit nápovědu k danému místu.

U některých názvů kolonek je možné informaci o použití kolonky zobrazit okamžitě najetím myši na podtržení.

Veškeré návody najdete v Centru podpory.

Má v Domsys pracovat více osob? Přidejte je jako uživatele. Zde je odkaz na článek, který se tomuto tématu věnuje: Vytvoření přístupu


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)