Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Úvod do složek předpisů a předpisů

Počáteční stavy

Hromadné vložení

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Garáže/parkovací stání/sklepy

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Adresáře osob a dodavatelů

Plochy (místnosti) jednotky

Koeficienty, plochy pro vytápění a teplou vodu

Veličiny

Směrná čísla

Vybavení jednotky

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Upomínky

Dlužníci

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Změna způsobu rozúčtování složky předpisu

Vyúčtování fondu

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Změna složky ve vytvořeném předpisu

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Použití zůstatku konta na úhradu předpisu

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení, nastavení, kontrola zůstatku

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Platby přes QR kód

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul Nemovitost)

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

SIPO - CRYPTA - šifrování a podepisování

SIPO - jedno číslo organizace pro více SVJ/BD

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

INKASO - vytvoření souboru s příkazy k inkasu

Úvěry - evidence splátek (SVJ/družstvo->banka)

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Prodloužení platnosti bankovního API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Bankovní API - když propojení nefunguje?

Evidence záloh a vyúčtovacích faktur od dodavatelů

Úvod do evidence záloh dodavatelům

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů (evidenční složky)

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Změna složky nákladu (přesunutí mezi složkami)

Úhrada přijatého dokladu přeplatkem (zápočet přeplatku faktury)

Odhad výše nákladu do vyúčtování (nepřišel doklad)

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Náklady od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Doporučené kontroly před ročním vyúčtováním

Nastavení rozúčtování vytápění, ohřevu teplé vody

Roční vyúčtování

Vyúčtování - specifika pronájmů

Výstup ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

Odeslání vyúčtování vlastníkům/nájemcům

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování - srovnání spotřeb dle vyhlášky

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů (Helpdesk)

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - co je rozšíření pro správu majitelů investic

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Mobilní aplikace Domsys (APP)

Mobilní aplikace Domsys Správce a Domsys Portál

APP 2024 představení nové mobilní aplikace

APP 2024 mobilní aplikace - instalace a přihlášení

APP 2024 mobilní aplikace - Helpdesk

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Účetnictví - importy a nastavení

Export dokladů ve formátu ISDOC

Export do účetnictví-jak to funguje?

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3 - nastavení a export z Domsys

Money - upřesnění pro export DPH

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-nastavení a export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

PREMIER XML-export dokladů z Domsys

PREMIER XML-export předpisů z Domsys

PREMIER-vytvoření předkontací

Nastavení předkontací pro složky předpisu

Nastavení předkontací pro evidenční složky

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Účetnictví - řešení některých situací

Mzdy

Náklady příštích období

Dohadné položky (Domsys vs. účetnictví)

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Vyúčtování v účetnictví

Užitečné funkce

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu uživateli

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Doménový/technický administrátor

Co dělat když je problém s přihlášením

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Přesun nemovitostí k jinému správci

Novinky Domsys 8

Novinky Domsys 9 v ročním vyúčtování pro rok 2022

Kontakty

Zákaznická podpora

Evidence nemovitostí a jednotek

Pro správu jednotek, které se nachází v konkrétní nemovitosti je základem evidovat nemovitost, do které vytvoříte potřebné jednotky/jednotku.

NEMOVITOST

Nemovitost vytvoříte v Modul SPRÁVCE-> Správce-> Nemovitosti->Nová stavba či Nový pozemek

Novou nemovitostí se rozumí samostatný nájemní dům, SVJ, bytové družstvo či pozemek, v rámci kterého evidujete jednotky, vlastníky/nájemníky, náklady a vytváříte vyúčtování.

Název – vyplňte název subjektu, jedná-li se o SVJ či Bytové družstvo. U nájemního domu a pozemku vyplňte například adresu.

IČ/DIČ - vyplňte u SVJ či Bytového družstva. Po kliknutí na lupu se načtou údaje o subjektu evidované v aplikaci ARES.

Zde můžete určit, zda subjekt je či není plátce DPH (zda májí být výpočty s DPH k dispozici).

Forma – zvolte SVJ/Bytové družstvo/Pronájem/Jiná. U nájemního domu evidujete nájemníky a mezi jednotlivými nájemníky jednotky může vzniknout časová mezera. U SVJ a Bytového družstva evidujete vlastníky a nemůže vzniknout časová mezera mezi jednotlivými vlastníky jedné jednotky.

KÚ/LV – katastrální území a list vlastnictví je informativní hodnota

Ve správě – určujete tím platnost nemovitosti (období, po které nemovitost platíte). Vyplněním data "ve správě do" se nemovitost označí jako vyřazená (tedy správu již nevykonáváte). Dále obdobím "ve správě od" určujete, v kterých letech budete moci pracovat v rámci modulu Nemovitost. Chcete-li zpracovat vyúčtování předchozího roku, zadejte odpovídající datum, tím si předchozí rok zpřístupníte.

Ulice – Zapište ulici, v prostředí aplikace Česká republika budou nabízeny našeptávačem adresy dostupné v rámci celé republiky. Můžete vepsat ulici, číslo, město i PSČ. Vyberte adresu z našeptávače, protože jen tak se předvyplní KÚ/LV a dojde k prověření, zda jsou na záznamech v katastru pro danou nemovitost vyčleněny bytové/nebytové jednotky. Budou-li nalezeny, bude později možné provést import jednotek.

Domácí měna – vyberte měnu, v které budete v rámci nemovitosti pracovat (předpisy, náklady, vyúčtování…)

Prostředí  - vyberte prostředí země, které pro danou nemovitost chcete používat. Mezinárodní prostředí neobsahuje žádné funkce specifické lokalitou.  Prostřední Česká republika poskytuje automatickou kontrolu v Insolvenčním rejstříku ČR, napovídání adres apod. Slovenské prostředí umožňuje evidovat například číslo vchodu.

Záložka Kontakty  slouží pro čistou evidenci kontaktu.

U nemovitostí formy Pronájem můžete uvést také informaci o majiteli investic (skutečném vlastníkovi). Je-li nemovitost přiřazena pod zákazníka v modulu CRM a tento zákazník je zároveň majitel nemovitosti, ponechte "výchozí z CRM zákazníka". V opačném případě vyberte majitele. Nabízí se zde subjekty evidované v modulu Správce-> Adresář->Majitelé Investic. Tento údaj je uváděn na evidenčním listu nájemce. Majitel bude automaticky zařazen do seznamu majitelů investic.

Záložka Účetnictví umožňuje nastavit:

Druh účetnictví –nabízíme účetní programy, které lze propojit s Domsysem formou XML exportů. Výběrem účetního program bude k dispozici nastavení pro účetnictví. Vyberete-li „neuvedeno“, aplikace vás nebude zatěžovat předkontacemi apod.

Exporty do účetních programů RIS, Premier a SAP umožňujeme, ale tyto programy však neobsahují funkci importů souborů z aplikace Domsys. Pro import exportovaných dat do těchto účetních programů je nezbytné mít zřízen převodový můstek dat, jehož vytvoření zajišťuje dodavatel účetního programu a zároveň samotné zpracování importovaných dat do účetního programu je v případě potřeby nutno konzultovat přímo s dodavatelem programu.

Nastavení pro export dat do účetních programů je vysvětleno v samostatných manuálech, které jsou dostupné na Centru podpory.

Záložka Rozšířené umožňuje nastavit způsob evidování nájemních smluv:

Zjednodušený – možnost evidování základní údajů o smlouvě k nájemníkovi – datum platnosti smlouvy od do, výše kauce a zda je kauce uhrazena a jakým způsobem

Komplexní – rozšířená evidence smluv, kdy ke každému nájemníkovi je možnost smlouvu přiřadit. Smlouvou se rozumí informace o platnosti včetně automatického prodlužování za daných podmínek, možnost navázat složky předpisu na informace ze smlouvy, určení slev z nájmu, indexace a úroků. Zároveň s takto zaevidovanou smlouvou Domsys automaticky pracuje při tvorbě předpisů. Zároveň jsou smlouvy zahrnuty do automatického připomínání data ukončení do kalendáře odpovědné osoby.

--

JEDNOTKY V NEMOVITOSTI

Pro zadání jednotek přejděte ke správě nemovitosti. Do správy vytvořené nemovitosti přejdete tlačítkem Spravovat (1) v liště tlačítek, nebo stisknete pravé tlačítko a vyberete Spravovat. Dalším způsobem je přejít do modulu NEMOVITOST (ikona domečku) (2) a vyberete odpovídající Nemovitost.

Logika základní evidence je v aplikaci Domsys obdobná, jako v rámci běžného života.

Nemovitost máme vytvořenu, jedná se o celý dům, který je tvořen jednotkami. Jednotky jsou bytové či nebytové a mohou být tvořeny několika plochami (pokoj, WC apod.). Tuto jednotku někdo vlastní (SVJ/Bytové družstvo), nebo může mít pronajatu u Nájemního domu.

Domsys minimalizuje chyby způsobené lidským faktorem. Informace zadáváte jednou a například při výměně vlastníka nemusíte řešit, kolik a za co má platit. Neboť tyto informace jsou již jednou uloženy u jednotky (slevy, výjimky apod.).

Modul NEMOVITOST->Nemovitost -> Jednotky

Zde zadáte nové jednotky dvěma způsoby - ruční vytvoření či import z katastru nemovitostí.

Nová jednotka – ruční zadání jednotek tam, kde nejde použít import z katastru.

Import z katastru – bezplatné načtení jednotek včetně vlastníků a podílů z katastru. Tato funkce může být použita jen v případě, že dům má prohlášení vlastníka s vyčleněnými jednotkami.

Import z nemovitosti - provedete import jednotek včetně ploch z Vámi vybrané nemovitosti.

  1. Zadání ručně pomocí Nová jednotka

Označení dle KN – vyplňte číslo popisné a číslo jednotky. Nejsou-li jednotky vyčleněné, je třeba je jednoznačně označit a jejich čísla si určit.

Označení vlastní – můžete vyplnit obecně známý název pro jednotku či například projektové označení

Platnost od / Platnost do – použije se hlavně u nájemního domu a těmito daty můžete určit platnost jednotky. Použije se v případě potřeby jednotku vyřadit.

Podíl na společných částech domu – použije se  u SVJ/Bytového družstva , kdy je to hodnota z katastru. Tato hodnota je odvozena od podlahové plochy.

Podlahová plocha – výměra dle prohlášení vlastníka u SVJ, jinak výměra jednotky, kterou chcete později použít například k rozúčtování nákladů apod.

List vlastnictví – evidenční položka

Typ prostoru – bytový/nebytový/garáž/parkovací místo/pozemek

Dispozice – vyberte dispozice

Podlaží – PP – podzemní podlaží, NP – nadzemní podlaží. 1. NP je přízemí.

  1. Import jednotek z katastru nemovitostí

Domsys nabízí unikátní službu bezplatného importu jednotek z katastru ČR. Pro import jednotek je potřeba získat z katastru nemovitostí soubor s daty. Jak takový soubor získat je popsáno zde: Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Modul NEMOVITOST->Nemovitost->Jednotky->Import z katastru

Výpočet podlahové plochy – katastr nemovitostí obsahuje informaci o podílu jednotky na společných částech domu, která je svázána s podlahovou plochou. Zadejte vzorec, jakým způsobem z podílu jednotky na společných částech domu vznikne podlahová plocha. Za výběrovým polem je pro lepší rozhodnutí zobrazen podíl na společných částech domu první jednotky v nemovitosti. Nestačí-li tento údaj k rozhodnutí, navštivte katastr a vztah zjistěte.

Osoby (uživatelé)  - zvolte, zda chcete automaticky jako uživatele (osoby) vložit majitele, pokud to nejsou právnické osoby. Případně vyberte „bez uživatelů“, každý vlastník bude mít po importu vedeno 0 osob.

Způsob tvorby variabilního symbolu vlastníků – vyberte způsob, jakým má aplikace automaticky tvořit variabilní symboly. ČP = číslo popisné, ČJ = číslo jednotky, PČ = pořadové číslo, které se navyšuje automaticky, když je zadán nový vlastník. Tím jsou variabilní symboly v rámci celé nemovitosti vždy jedinečné.

Zarovnat ČJ ve variabilním symbolu – vyberete-li „3 místa“, bude jednotka číslo 1 nahrazena za 001.

  1. Import z již existující nemovitosti

Tímto způsobem lze importovat jednotky i včetně ploch z jiné nemovitosti. Existuje-li již v nemovitosti jednotka bez ploch, ale s označením stejným jako v importované nemovitosti, pak k této jednotce budou naimportovány plochy.

V jednotkách můžete evidovat jednotlivé plochy a vybavení jednotky.
Tuto evidenci popisují články:
Plochy (místnosti) jednotky
Vybavení jednotky

Karta jednotky

Ke každé jednotce je možné vytvořit kartu jednotky, na které jsou uvedeny základní informace o jednotce. Kartu lze vytvořit pro jednu či více označených jednotek - tento výstup naleznete ve Výstupy->Karta jednotky.

.

USPOŘÁDÁNÍ NEMOVITOSTI (např. na jednotlivé vchody, skupiny jen garáží, sklepů atd.)

Pro rychlejší práci s různými skupinami jednotek doporučujeme nastavit je do pojmenovaných skupin. Skupinou mohou být typicky Vchody. Má-li nemovitost vchody s různými čísly popisnými, nemusíte vchody vytvářet ručně.

Automatickou skupinou jsou čísla popisná. Každá evidovaná jednotka má své označení, které tvoří údaj před lomítkem a za lomítkem. Údaj před lomítkem je zpravidla brán jako číslo popisné, proto Domsys automaticky v uspořádání vytvoří Stavby dle jednotlivých čísel popisných a zároveň vytvoří i Skupiny jednotek dle čísel popisných.

Vytvořené skupiny můžete použít například v přiřazovaní jednotek ke složkám předpisu, kde v přiřazení jednotky vyberete požadovanou skupinu (nemusíte tak jednotky vybírat ručně).

Modul NEMOVITOST->Jednotky->Uspořádání

Má-li nemovitost Vchod A a Vchod B, ale celá nemovitost má jen jedno číslo popisné, lze doporučit tyto vchody vytvořit pomocí Nová skupina.

Po zadání názvu skupiny klikněte na odpovídajícím řádku pravým tlačítkem (nebo přes tlačítko Akce) a vyberte Jednotky ve skupině.  Přesuňte zde z pravého sloupce do levého ty jednotky, které patří do daného vchodu.

K automaticky vytvořeným skupinám dle čísla popisného (v levé části obrazovky) lze přiřadit středisko (např. pro účely exportu do účetnictví) a upřesnit ulici (např. u nemovitostí, které jsou rohové a skládají se z více ulic. Použijte Akce->Upravit na požadovaném číslu popisném.

TIP: Jednotky přiřadíte do skupin také jednoduše přímým výběrem ze seznamu jednotek. Použijte nabídku pravého tlačítka myši nebo nabídky Další->Zařadit jednotku do skupiny jednotek.

--

Potřebujete evidovat k nemovitosti či jednotce více údajů, pro které v Domsys nejsou kolonky?
Využijte možnost vytvoření vlastních profilů (libovolných položek) v modulu Správce->Správce->Profil. Máte-li profily vytvořené, stačí konkrétní jednotku Otevřít či rozkliknout a údaje doplnit.

Tvorbou profilů a jejich vyplněním Vás provede článek Profily (uživatelsky definovatelná pole).


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)