Přefakturace nákladů dle nastavení
Funkce přefakturace umožní automaticky vystavit na nájemce/vlastníky samostatné faktury vydané v modulu Nemovitost->Finance->Doklady a to na částky vypočítané dle nastavených parametrů pro přefakturaci.
Jak parametry nastavit?
Pro přefakturování nákladů je třeba, aby v nemovitosti existovala složka předpisu, které budou přiřazeny jednotky (obvykle složka předpisu bude typu Jiná, kdy v průběhu roku nebudou na náklady placeny zálohy a nájemcům/vlastníkům budou pouze vystavovány faktury na přefakturované náklady).
V modulu Nemovitost -> Nemovitost -> Složky předpisu konkrétní složku otevřete pomocí tlačítka Otevřít či dvakrát klikněte na řádku složky. V horní nabídce klikněte na Parametry přefakturace. Parametry přefakturace naleznete také v nabídce pravého tlačítka myši na složce předpisu.
Zde je uveden seznam nájemců přiřazených jednotek ke složce. Každému nájemci je možné určit způsob přefakturace s konkrétní výší (procento z nákladu, fixní částka, kdy u plátců DPH je částka bez DPH, nepřefakturovat či přefakturovat dle podlahové plochy-myšleno podlahovou plochou evidovanou u jednotky).
.
Způsob přefakturace lze nastavit také hromadně a po té každému nájemci/vlastníkovi doplnit konkrétní výši.
Vystavení faktur
Samotné faktury vystavíte v modulu Nemovitost - Finance - Doklady, kde vyberte Nový vydaný doklad-přefakturace.
Vyplňte základní údaje. Náklad bude přefakturován nájemcům/vlastníkům, kteří jsou platní v zadaném období přefakturace.
Číselné řady vytvoříte v modulu Nemovitost či CRM -> Nastavení -> Číselné řady (pomůže Vám i článek Číselné řady ).
Na straně položek vyberte složky předpisu, v rámci kterých je třeba přefakturaci provést a ke každé doplňte požadovanou celkovou částku (u plátců DPH je částka bez DPH a u položky určíte sazbu DPH), která má být dle parametrů nájemcům/vlastníkům přefakturována.
Před uložením na záložce Seznam dokladů naleznete seznam dokladů, které budou po uložení vytvořeny. V seznamu jsou i zobrazeny ke každému vlastníkovi/nájemci složky s informacemi, které budou v rámci výstupu dokladu jako jeho položky. Výpočet je upraven také poměrem období, za které nájemce byl v jednotce platný jen po část měsíce.
Na záložce Text uveďte text, který bude uveden nad položkami faktury. Text lze doplňovat pomocí šablon textu (šablony vytvoříte v modulu Správce -> Nastavení -> Textové šablony, kde vytvoříte šablonu typu Doklad).
Uložením se vytvoří doklady na jednotlivé konkrétní nájemce/vlastníky.
Doklad si můžete prohlédnout, stáhnout, vytisknout či rovnou zaslat v nabídce Výstupy.
.
Jak doklady hromadně odeslat?
Doklady můžete odeslat všem nájemcům/vlastníkům, kteří jsou pro tento účel označeni.
Nastavení nájemce/vlastníka
V modulu Nemovitost->Nájemce/Vlastník upravte vybraného nájemce/vlastníka pomocí Upravit.
Odpovědným osobám v Akce - Vlastnosti odp. osoby určete, že mají být příjemci faktur.
Na záložce Předpis jako faktura zvolte kanály, kterými mají být doklady odesílány.
E-mail - výstup dokladu bude odeslán všem označeným odpovědným osobám na jejich e-mail.
Pošta - pro tento kanál je třeba do Domsys uložit registrační údaje pro službu České pošty (více naleznete v článku Zasílání dokumentů ). Doklady budou tak odeslány na korespondenční adresy označených odpovědných osob vlastníků/nájemců.
Odeslání dokladů
Ve Finance-Doklady označte požadované doklady k odeslání a zvolte Další-Odeslat doklady
Před odesláním zvolte:
1. Vaši identitu, pokud má být jiná než výchozí. Identity vytváříte v nastavení uživatele (ikona tří teček). Identita vám pomůže vystupovat vůči příjemci např. pod jiným e-mailem.
2. Stejně jako identitu zvolte podpis. Podpisy také vytváříte v nastavení uživatele.
3. Šablonu s průvodním textem do e-mailu. Nabízené šablony vytvoříte v modulu Správce->Nastavení->Textové šablony
Pro odeslání zvolte Odeslat (během následujících 10 minut můžete zprávy zrušit v Komunikace-Odeslaná pošta) či Odeslat bez čekání (zpráva je odeslána okamžitě).
V modulu Nemovitost->Komunikace-> Odeslaná pošta jsou uvedeny odeslané zprávy za konkrétní nemovitost.
V modulu Správce - Komunikace - Odeslaná pošta jsou uvedeny všechny odeslané zprávy, které byly správcem odeslány.
