Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Časté dotazy (FAQ)

Základní evidence

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Adresáře osob a dodavatelů

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Export do STORMWARE Pohoda-účtovací vzory CRM

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro katastr nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Zasílání dokumentů a zpráv

Domsys nabízí jedinečnou funkci pro hromadné zasílání e-mailů, dopisů či SMS.

Umožňuje zasílat jednotlivé vybrané výstupy nebo hromadně dokumenty pro vlastníky/nájemce jako např. evidenční listy, vyúčtování.

Zasílání dopisů aktivujte vyplněním vašich přístupových údajů do služby DopisOnline v modulu Nemovitost/CRM - Nastavení. DopisOnline je placenou službou České pošty. Více o službě DopisOnline naleznete v článku Nastavení zasílání přes DopisOnline .

E-mail, dopis

Níže jsou uvedeny možnosti odeslání zpráv a dokumentů z Domsys - lze použít nabídky Komunikace pro odeslání zpráv a výstupů s daty pro konkrétní vlastníky/nájemce nebo použít odeslání na jakémkoliv výstupu z Domsys.

Pro odesílání používá Domsys dva druhy zprávy - Chytrá a Základní. Typ zvolíte kliknutím na tlačítko viz. obrázek.

Jak zadat Komu?

CHYTRÁ ZPRÁVA - chytrá zpráva Vám umožní zaslat mailem či poštou kombinaci výstupu s dynamickou přílohou právě pro konkrétní vybrané vlastníky/nájemce. Jako přílohu můžete vložit vlastní soubor, uložený dokument kdekoliv v nemovitosti, ale také automaticky vytvořený Evidenční list, Vyúčtování, Změnový list, Detailní přehled předpisů a plateb, Oznámení o výnosech či Vyúčtování fondu na vlastníky. Příjemce vybíráte jako vlastníky/nájemce a tak každý příjemce obdrží pouze své přílohy a v příjemcích neuvidí ostatní. Příjemce vkládáte do kolonky Komu napsáním - čísla jednotky, jména vlastníka, názvu skupiny jednotek (lze vytvořit v Nemovitost->Uspořádní), napsáním Celá nemovitost (vloží se vlastníci /nájemci zvoleného roku). Příjemcem bude každá osoba, která je u vlastníka/nájemce evidovaná v odpovědných osobách a je nastavena jako osoba pro komunikaci. Seznam konkrétních adres, na které bude zpráva odeslána najdete po kliknutí na Seznam příjemců. Vytvořený seznam příjemců můžete ještě blíže vyspecifikovat pomocí ikonky trychtýře - můžete tak poslat zprávu pouze konkrétní skupině odpovědných osob (majitelé, nájemci atd.), osobám dle nastavení komunikace, případně dle označení štítkem a to jak u vlastníků/nájemců, tak i u konkrétních osob v adresáři.

ZÁKLADNÍ ZPRÁVA - použijete-li základní zprávu, můžete do Komu vypsat příjemce jako konkrétní mailové adresy. Máte-li osoby v adresáři (Vlastníci/Nájemci->Adresář) označené štítkem, lze příjemce do Komu vložit vypsáním názvu štítku. Seznam konkrétních adres, na které bude zpráva odeslána najdete po kliknutí na Seznam příjemců. K základní zprávě nelze připojit dynamické přílohy a po odeslání příjemce v přijaté zprávě vidí také ostatní příjemce.

Kdo je Od?

Do kolonky od se automaticky předvybere uživatel, který je přihlášený do Domsysu. Těmto údajům říkáme Identita a každý přihlášený uživatel si může zaevidovat více identit, z kterých po té může v kolonce Od vybírat (říká se tím, kdo bude zobrazen jako odesílatel zprávy). Identity si uživatel může vytvořit v ikoně tří teček v pravém horním rohu - Nastavení uživatele.

V nastavení uživatele si uživatel může nastavit také Podpisy, které bude pro odesílání zpráv používat (podpisem se rozumí obdobný podpis jako při běžném odeslání e-mailu).

V mailu může být k podpisu přiřazen obrázek (např. logo firmy).

Obrázek je třeba uložit v modulu Správce-Nastavení-Logo&Razítko.

Používáte-li modul CRM, lze pro jednotlivé zákazníky vložit obrázek v tomto modulu - Nastavení-Logo&Razítko. Nevložíte-li sem logo, bude do výstupů použito logo z nastavení v modulu Správce.

Příklad zobrazení v e-mailu, který obdrží příjemce:

Chcete si jako uživatel nastavit vlastní podpis, identitu a logo pro správce, konkrétního zákazníka či konkrétní nemovitost? Podívejte se na tento článek: Nastavení e-mailů pro uživatele

modul Nemovitost->Komunikace

Hromadné zasílání slouží k rychlému rozeslání zpráv vybraným vlastníkům/nájemcům. Jako přílohu můžete vložit vlastní soubor, ale také automaticky vytvořený Evidenční list, Vyúčtování, Změnový list, Detailní přehled předpisů a plateb či Oznámení o výnosech. K tomuto použijte odeslání pomocí Chytré zprávy. Každému příjemci se tak automaticky přiloží příloha vytvořená právě pro něj. Všechny vlastníky tak obešlete v řádu minut.

Chcete-li odeslat zprávu, soubor z disku či aktovky na konkrétní e-mail, použijte Základní zprávu.

Dokumenty a zprávy zasíláte e-mailem či dopisem jako konkrétní výstup z Domsys nebo použitím nabídky Komunikace. V obou případech můžete použít k zasílání Chytrou zprávu (na konkrétní vlastníky/nájemce) nebo Základní zprávu (na konkrétní e-mail). Návod k použití naleznete v tomto článku: Chytrá zpráva .

Odeslané zprávy naleznete v Komunikace-Odeslaná pošta v modulu Nemovitost a v modulu Správce. Posíláte-li dopis, máte k dispozici také podací lístek a sledování zásilky.

Zaslání konkrétního výstupu

(z jakéhokoliv modulu, kde jsou k dispozici výstupy)

Potřebujete-li zaslat vybraný výstup, pak v aplikaci vyberte požadovaný výstup a zvolte způsob odeslání. Výstupy lze zasílat na konkrétní e-maily pomocí Základní zprávy či na e-maily a adresy vybraných vlastníků/nájemců pomocí Chytré zprávy.

Dokumenty a zprávy zasíláte e-mailem či dopisem jako konkrétní výstup z Domsys nebo použitím nabídky Komunikace. V obou případech můžete použít k zasílání Chytrou zprávu (na konkrétní vlastníky/nájemce) nebo Základní zprávu (na konkrétní e-mail). Návod k použití naleznete v tomto článku: Chytrá zpráva .

Nová SMS

K aktivaci této funkce je potřeba do nastavení správce (modul Správce->Nastavení) zadat přístupové údaje k API, které získáte vytvořením účtu ke službě GoSMS.cz . 

Více informací naleznete zde: Zasílání SMS

Chcete-li poslat zprávu konkrétním osobám či subjektům z adresářů (modul Nemovitost->Vlastníci/Nájemci->Adresář, modul Správce->Adresář), použijte funkci Poslat SMS (dostupná v ikoně tří teček, umístěné v pravém horním rohu aplikace).

Pro odeslání SMS ve zprávě vyplňte:

Příjemci - Vyberte adresáta. Adresáty vybíráte jako vlastníky/nájemce - jejich kontakty se převezmou z adresáře a z jejich nastavení. 

Můžete zde zadat např. číslo jednotky, jméno vlastníka či nájemce, název skupiny (lze vytořit v Nemovitost->Uspořádní), štítku. Chcete-li zaslat zprávu všem vlastníkům/nájemcům, zadejte Celá nemovitost.

Seznam příjemců - příjemci a jejich kontakty jsou automaticky vypsáni dle nastavení v adresáři a v návaznosti na zadaný údaj v Příjemci.

Zasílanou zprávu můžete vložit pomocí šablon, které vytvoříte v modulu Správce->Nastavení->Textové šablony.

Pro odeslání použijte Pokračovat. Na zobrazené stránce máte možnost upřesnit komu má být zpráva zaslána pomocí Ano/Ne.

Odeslat  Po dokončení/odeslání zpráv Domsys čeká 10 minut, než budou zprávy skutečně odeslány. Pokud se spletete, můžete je během 10 minut smazat, aniž by byly odeslány, v menu Komunikace->Odeslaná pošta.  

Odeslat bez čekání - zpráva bude okamžitě odeslána

Přehled všech odeslaných zpráv 

Modul Nemovitost->Komunikace->Odeslaná pošta (zde naleznete přehled všech odeslaných zpráv v rámci nemovitosti

Modul Správce -> Komunikace (zde naleznete všechny odeslané zprávy zaslané vámi jako správcem)

Odeslané zprávy naleznete v Komunikace-Odeslaná pošta v modulu Nemovitost a v modulu Správce.

Odesílané soubory naleznete v ikoně aktovky na začátku řádku.

Rozkliknutím zprávy (nebo použitím pravého tlačítka myši - Otevřít) získáte ke zprávě veškeré informace včetně odesílaných příloh.

Posíláte-li dopis, máte k dispozici také podací lístek a sledování zásilky.

Zasíláte-li SMS a máte nastavenu službu pro zasílání obdržení zpráv, naleznete také tuto informaci.

Výstup odeslané zprávy

Z odeslané zprávy lze vytvořit výstup do PDF, který obsahuje veškeré informace. Použijte nabídku pravého tlačítka myši nebo Další -> Export zprávy do PDF

Přehled odeslaných zpráv u vlastníků/nájemců

Jsou-li zprávy odeslány Chytrou zprávou, vybíráte do zprávy příjemce jako vlastníky/nájemce. Takovéto zprávy jsou automaticky uvedeny v seznamu odeslané komunikace konkrétního vlastníka/nájemce.

Zasíláte-li zprávu pomocí Základní zprávy, pak lze zaslaný e-mail či sms navázat na požadovaného vlastníka/nájemce.

Navázat můžete pouze takové vlastníky/nájemce, kteří mají u některé z odpovědných osob evidován e-mail či telefonní číslo, na který byla zpráva odeslána.

V detailu vlastníka/nájemce je na záložce Komunikace seznam veškerých zpráv, které byly výše uvedenými způsoby vlastníkovi/nájemci zaslány.


Kopírování zpráv

Funkce kopírovat je možná pro odeslané e-maily i poštu. Tuto funkci naleznete v záložce Odeslaná pošta, v nabídce pravého tlačítka myši.

Do kopírované zprávy bude automaticky přiložena příloha z původní zprávy.

Neodesílají se e-maily?
Zkontrolujte, zdá máte nastavenu správnou definici SPF.

Co je SPF?Definice SPF záznamu v DNS musí pro správnou funkci odesílání e-mailů přes Domsys obsahovat: 

                                                                                          
include:spf.domsys.eu

Nevíte-li si rady s nastavením, svěřte to prosím administrátorovi domény, který provede potřebnou úpravu DNS záznamů.


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)