Zasílání dokumentů a zpráv
Domsys nabízí jedinečnou funkci pro hromadné zasílání e-mailů, dopisů či SMS.
Umožňuje zasílat jednotlivé vybrané výstupy nebo hromadně dokumenty pro vlastníky/nájemce jako např. evidenční listy, vyúčtování.
Zasílání dopisů aktivujte vyplněním vašich přístupových údajů do služby DopisOnline v modulu Nemovitost/CRM - Nastavení. DopisOnline je placenou službou České pošty. Více o službě DopisOnline naleznete v článku Nastavení zasílání přes DopisOnline .
E-mail, dopis |
Níže jsou uvedeny možnosti odeslání zpráv a dokumentů z Domsys.
Odesílat můžete:
1. z levé nabídky Komunikace (pro odeslání výstupů vytvořené pro konkrétní vlastníky/nájemce, odeslání jakýchkoliv zpráv a odeslání dokumentů, které jsou uloženy ve vašem počítači nebo aktovce v Domsys)
2. jakýkoliv výstupu z Domsys
Jak zadat Komu?
Pro odesílání používá Domsys dva druhy zprávy - Chytrá a Základní. Typ zvolíte kliknutím na tlačítko viz. obrázek.
Chytrá zpráva Vám umožní zaslat mailem či poštou kombinaci výstupu s dynamickou přílohou právě pro konkrétní vybrané vlastníky/nájemce.
Můžete zaslat takovou zprávu z modulu Nemovitost, modulu CRM či modulu Správce
Příjemce vybíráte jako vlastníky/nájemce a tak každý příjemce obdrží pouze své přílohy a v příjemcích neuvidí ostatní příjemce patřící jinému vlastníkovi/nájemci.
V modulu Nemovitost vkládáte příjemce do kolonky Komu napsáním - čísla jednotky, jména vlastníka, názvu skupiny jednotek (lze vytvořit v Nemovitost->Uspořádání), napsáním Celá nemovitost (vloží se vlastníci /nájemci zvoleného roku).
V modulu CRM a modulu Správce vkládáte příjemce do kolonky Komu napsáním - názvu nemovitosti (lze i více nemovitostí za sebou) pro zaslání osobám z vybrané či vybraných nemovitostí nebo napsáním Celý zákazník/Celý správce (pro zaslání všem, který jsou v nemovitostech patřících zákazníkovi či spravované správcem). V těchto modulech je chytrá zpráva k dispozici pouze pro zasílání přes nabídku Komunikace.
Příjemcem bude každá osoba, která je u vlastníka/nájemce evidovaná v odpovědných osobách a je nastavena jako osoba pro komunikaci.
Jako přílohu můžete vložit vlastní soubor, uložený dokument kdekoliv v nemovitosti, ale také automaticky vytvořený Evidenční list, Vyúčtování, Změnový list, Detailní přehled předpisů a plateb, Oznámení o výnosech či Vyúčtování fondu na vlastníky.
Odešlete-li automaticky vytvořený dokument a je-li u vlastníka/nájemce evidováno více odpovědných osob pro komunikaci, uvidí tyto osoby příjemce v odeslané zprávě jako příjemce.
Seznam konkrétních adres, na které bude zpráva odeslána najdete po kliknutí na Seznam příjemců. Vytvořený seznam příjemců můžete ještě blíže vyspecifikovat pomocí ikonky trychtýře - můžete tak poslat zprávu pouze konkrétní skupině odpovědných osob (majitelé, nájemci atd.), osobám dle nastavení komunikace, případně dle označení štítkem a to jak u vlastníků/nájemců, tak i u konkrétních osob v adresáři.
Komu tedy určíte takto:
1. Vyberete Chytrá zpráva
2. Do Komu vyberete skupinu příjemců, dle které se automaticky vyplní Seznam příjemců (zadání Celá nemovitost, konkrétní stavby, konkrétních jednotek či vlastníků)
3. Filtrem můžete zúžit seznam příjemců
Podrobněji o chytré zprávě zde: Hromadné odeslání chytrou zprávou
Použijete-li základní zprávu, můžete do Komu vypsat příjemce jako konkrétní mailové adresy.
V modulu Nemovitost: Máte-li osoby v adresáři (Vlastníci/Nájemci->Adresář) označené štítkem, lze příjemce do Komu vložit vypsáním názvu štítku. Seznam konkrétních adres, na které bude zpráva odeslána najdete po kliknutí na Seznam příjemců. K základní zprávě nelze připojit dynamické přílohy a po odeslání příjemce v přijaté zprávě vidí také ostatní příjemce. Každý příjemce uvidí i ostatní příjemce.
V modulu CRM a modulu Správce: možnost zaslání pomocí základní zprávy je jen při odesílání konkrétních výstupů. V nabídce Komunikace lze zasílat jen pomocí chytré zprávy.
Komu tedy určíte takto:
1. Vyberete Základní zpráva
2. Do Komu začněte psát konkrétní mailové adresy. Můžete si také označit předem ve Vlastníci/Nájemci-Adresář osoby společným štítkem a po té do Komu napsat název štítku - tím se vloží konkrétní příjemci
Kdo je Od?
Do kolonky od se automaticky předvybere uživatel, který je přihlášený do Domsysu. Těmto údajům říkáme Identita a každý přihlášený uživatel si může zaevidovat více identit, z kterých po té může v kolonce Od vybírat (říká se tím, kdo bude zobrazen jako odesílatel zprávy). Identity si uživatel může vytvořit v ikoně tří teček v pravém horním rohu - Nastavení uživatele.
V nastavení uživatele si uživatel může nastavit také Podpisy, které bude pro odesílání zpráv používat (podpisem se rozumí obdobný podpis jako při běžném odeslání e-mailu).
V mailu může být k podpisu přiřazen obrázek (např. logo firmy).
Obrázek je třeba uložit v modulu Správce-Nastavení-Logo&Razítko.
Používáte-li modul CRM, lze pro jednotlivé zákazníky vložit obrázek v tomto modulu - Nastavení-Logo&Razítko. Nevložíte-li sem logo, bude do výstupů použito logo z nastavení v modulu Správce.
Příklad zobrazení v e-mailu, který obdrží příjemce:
Hromadné zasílání slouží k rychlému rozeslání zpráv vybraným vlastníkům/nájemcům. Jako přílohu můžete vložit vlastní soubor, ale také automaticky vytvořený Evidenční list, Vyúčtování, Změnový list, Detailní přehled předpisů a plateb či Oznámení o výnosech. Každému příjemci se tak automaticky přiloží příloha vytvořená právě pro něj. Všechny vlastníky tak obešlete v řádu minut.
Odeslané zprávy naleznete v Komunikace-Odeslaná pošta v modulu Nemovitost a v modulu Správce. Posíláte-li dopis, máte k dispozici také podací lístek a sledování zásilky.
(z jakéhokoliv modulu, kde jsou k dispozici výstupy)
Potřebujete-li zaslat vybraný výstup, pak v aplikaci vyberte požadovaný výstup a zvolte způsob odeslání. Výstupy lze zasílat na konkrétní e-maily pomocí Základní zprávy či na e-maily a adresy vybraných vlastníků/nájemců pomocí Chytré zprávy (volba chytré zprávy je k dispozici pouze v modulu Nemovitost).
Nová SMS
K aktivaci této funkce je potřeba do nastavení správce (modul Správce->Nastavení) zadat přístupové údaje k API, které získáte vytvořením účtu ke službě GoSMS.cz.
Podrobné informace o nastavení a použití sms najdete zde: Zasílání SMS
Pro odeslání SMS ve zprávě vyplňte:
Příjemci - Vyberte adresáta. Adresáty vybíráte jako vlastníky/nájemce - jejich kontakty se převezmou z adresáře a z jejich nastavení.
Můžete zde zadat např. číslo jednotky, jméno vlastníka či nájemce, název skupiny (lze vytořit v Nemovitost->Uspořádní), štítku. Chcete-li zaslat zprávu všem vlastníkům/nájemcům, zadejte Celá nemovitost.
Seznam příjemců - příjemci a jejich kontakty jsou automaticky vypsáni dle nastavení v adresáři a v návaznosti na zadaný údaj v Příjemci.
Zasílanou zprávu můžete vložit pomocí šablon, které vytvoříte v modulu Správce->Nastavení->Textové šablony.
Pro odeslání použijte Pokračovat. Na zobrazené stránce máte možnost upřesnit komu má být zpráva zaslána pomocí Ano/Ne.
Odeslat - Po dokončení/odeslání zpráv Domsys čeká 10 minut, než budou zprávy skutečně odeslány. Pokud se spletete, můžete je během 10 minut smazat, aniž by byly odeslány, v menu Komunikace->Odeslaná pošta.
Odeslat bez čekání - zpráva bude okamžitě odeslána
Přehled všech odeslaných zpráv
Modul Nemovitost->Komunikace->Odeslaná pošta (zde naleznete přehled všech odeslaných zpráv v rámci nemovitosti
Modul Správce -> Komunikace ->Odeslaná pošta(zde naleznete všechny odeslané zprávy zaslané vámi jako správcem)
Modul CRM -> Komunikace->Odeslaná pošta (zde naleznete všechny odeslané zprávy z modulu CRM)
Odeslané zprávy naleznete v Komunikace-Odeslaná pošta v modulu Nemovitost, modulu CRM a v modulu Správce.
Odesílané soubory naleznete v ikoně aktovky na začátku řádku.
Rozkliknutím zprávy (nebo použitím pravého tlačítka myši - Otevřít) získáte ke zprávě veškeré informace včetně odesílaných příloh.
Posíláte-li dopis, máte k dispozici také podací lístek a sledování zásilky.
Zasíláte-li SMS a máte nastavenu službu pro zasílání obdržení zpráv, naleznete také tuto informaci.
Výstup odeslané zprávy
Z odeslané zprávy lze vytvořit výstup do PDF, který obsahuje veškeré informace. Použijte nabídku pravého tlačítka myši nebo Další -> Export zprávy do PDF
Přehled odeslaných zpráv u vlastníků/nájemců
Jsou-li zprávy odeslány Chytrou zprávou, vybíráte do zprávy příjemce jako vlastníky/nájemce. Takovéto zprávy jsou automaticky uvedeny v seznamu odeslané komunikace konkrétního vlastníka/nájemce.
Zasíláte-li zprávu pomocí Základní zprávy, pak lze zaslaný e-mail či sms navázat na požadovaného vlastníka/nájemce.
Navázat můžete pouze takové vlastníky/nájemce, kteří mají u některé z odpovědných osob evidován e-mail či telefonní číslo, na který byla zpráva odeslána.
V detailu vlastníka/nájemce je na záložce Komunikace seznam veškerých zpráv, které byly výše uvedenými způsoby vlastníkovi/nájemci zaslány.
Kopírování zpráv
Funkce kopírovat je možná pro odeslané e-maily i poštu. Tuto funkci naleznete v záložce Odeslaná pošta, v nabídce pravého tlačítka myši.
Do kopírované zprávy bude automaticky přiložena příloha z původní zprávy.
Zkontrolujte, zdá máte nastavenu správnou definici SPF.
Co je SPF?Definice SPF záznamu v DNS musí pro správnou funkci odesílání e-mailů přes Domsys obsahovat:
include:spf.domsys.eu
Nevíte-li si rady s nastavením, svěřte to prosím administrátorovi domény, který provede potřebnou úpravu DNS záznamů.
