Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Počáteční stavy

Hromadné vložení

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Adresáře osob a dodavatelů

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Prodloužení platnosti API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Náklady od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Výstup ročního vyúčtování

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Export dokladů ve formátu ISDOC

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 8

Kontakty

Zákaznická podpora

Zasílání dokumentů a zpráv

Domsys nabízí jedinečnou funkci pro hromadné zasílání e-mailů, dopisů či SMS.

Umožňuje zasílat jednotlivé vybrané výstupy nebo hromadně dokumenty pro vlastníky/nájemce jako např. evidenční listy, vyúčtování.

Zasílání dopisů aktivujte vyplněním vašich přístupových údajů do služby DopisOnline v modulu Nemovitost/CRM - Nastavení. DopisOnline je placenou službou České pošty. Více o službě DopisOnline naleznete v článku Nastavení zasílání přes DopisOnline .

E-mail, dopis

Níže jsou uvedeny možnosti odeslání zpráv a dokumentů z Domsys - lze použít nabídky Komunikace pro odeslání zpráv a výstupů s daty pro konkrétní vlastníky/nájemce nebo použít odeslání na jakémkoliv výstupu z Domsys.

Pro odesílání používá Domsys dva druhy zprávy - Chytrá a Základní. Typ zvolíte kliknutím na tlačítko viz. obrázek.

Jak zadat Komu?

CHYTRÁ ZPRÁVA - chytrá zpráva Vám umožní zaslat mailem či poštou kombinaci výstupu s dynamickou přílohou právě pro konkrétní vybrané vlastníky/nájemce. Jako přílohu můžete vložit vlastní soubor, uložený dokument kdekoliv v nemovitosti, ale také automaticky vytvořený Evidenční list, Vyúčtování, Změnový list, Detailní přehled předpisů a plateb, Oznámení o výnosech či Vyúčtování fondu na vlastníky. Příjemce vybíráte jako vlastníky/nájemce a tak každý příjemce obdrží pouze své přílohy a v příjemcích neuvidí ostatní. Příjemce vkládáte do kolonky Komu napsáním - čísla jednotky, jména vlastníka, názvu skupiny jednotek (lze vytvořit v Nemovitost->Uspořádní), napsáním Celá nemovitost (vloží se vlastníci /nájemci zvoleného roku). Příjemcem bude každá osoba, která je u vlastníka/nájemce evidovaná v odpovědných osobách a je nastavena jako osoba pro komunikaci. Seznam konkrétních adres, na které bude zpráva odeslána najdete po kliknutí na Seznam příjemců. Vytvořený seznam příjemců můžete ještě blíže vyspecifikovat pomocí ikonky trychtýře - můžete tak poslat zprávu pouze konkrétní skupině odpovědných osob (majitelé, nájemci atd.), osobám dle nastavení komunikace, případně dle označení štítkem a to jak u vlastníků/nájemců, tak i u konkrétních osob v adresáři.

ZÁKLADNÍ ZPRÁVA - použijete-li základní zprávu, můžete do Komu vypsat příjemce jako konkrétní mailové adresy. Máte-li osoby v adresáři (Vlastníci/Nájemci->Adresář) označené štítkem, lze příjemce do Komu vložit vypsáním názvu štítku. Seznam konkrétních adres, na které bude zpráva odeslána najdete po kliknutí na Seznam příjemců. K základní zprávě nelze připojit dynamické přílohy a po odeslání příjemce v přijaté zprávě vidí také ostatní příjemce.

Kdo je Od?

Do kolonky od se automaticky předvybere uživatel, který je přihlášený do Domsysu. Těmto údajům říkáme Identita a každý přihlášený uživatel si může zaevidovat více identit, z kterých po té může v kolonce Od vybírat (říká se tím, kdo bude zobrazen jako odesílatel zprávy). Identity si uživatel může vytvořit v ikoně tří teček v pravém horním rohu - Nastavení uživatele.

V nastavení uživatele si uživatel může nastavit také Podpisy, které bude pro odesílání zpráv používat (podpisem se rozumí obdobný podpis jako při běžném odeslání e-mailu).

V mailu může být k podpisu přiřazen obrázek (např. logo firmy).

Obrázek je třeba uložit v modulu Správce-Nastavení-Logo&Razítko.

Používáte-li modul CRM, lze pro jednotlivé zákazníky vložit obrázek v tomto modulu - Nastavení-Logo&Razítko. Nevložíte-li sem logo, bude do výstupů použito logo z nastavení v modulu Správce.

Příklad zobrazení v e-mailu, který obdrží příjemce:

Chcete si jako uživatel nastavit vlastní podpis, identitu a logo pro správce, konkrétního zákazníka či konkrétní nemovitost? Podívejte se na tento článek: Nastavení e-mailů pro uživatele

modul Nemovitost->Komunikace

Hromadné zasílání slouží k rychlému rozeslání zpráv vybraným vlastníkům/nájemcům. Jako přílohu můžete vložit vlastní soubor, ale také automaticky vytvořený Evidenční list, Vyúčtování, Změnový list, Detailní přehled předpisů a plateb či Oznámení o výnosech. K tomuto použijte odeslání pomocí Chytré zprávy. Každému příjemci se tak automaticky přiloží příloha vytvořená právě pro něj. Všechny vlastníky tak obešlete v řádu minut.

Chcete-li odeslat zprávu, soubor z disku či aktovky na konkrétní e-mail, použijte Základní zprávu.

Dokumenty a zprávy zasíláte e-mailem či dopisem jako konkrétní výstup z Domsys nebo použitím nabídky Komunikace. V obou případech můžete použít k zasílání Chytrou zprávu (na konkrétní vlastníky/nájemce) nebo Základní zprávu (na konkrétní e-mail). Návod k použití naleznete v tomto článku: Chytrá zpráva .

Odeslané zprávy naleznete v Komunikace-Odeslaná pošta v modulu Nemovitost a v modulu Správce. Posíláte-li dopis, máte k dispozici také podací lístek a sledování zásilky.

Zaslání konkrétního výstupu

(z jakéhokoliv modulu, kde jsou k dispozici výstupy)

Potřebujete-li zaslat vybraný výstup, pak v aplikaci vyberte požadovaný výstup a zvolte způsob odeslání. Výstupy lze zasílat na konkrétní e-maily pomocí Základní zprávy či na e-maily a adresy vybraných vlastníků/nájemců pomocí Chytré zprávy.

Dokumenty a zprávy zasíláte e-mailem či dopisem jako konkrétní výstup z Domsys nebo použitím nabídky Komunikace. V obou případech můžete použít k zasílání Chytrou zprávu (na konkrétní vlastníky/nájemce) nebo Základní zprávu (na konkrétní e-mail). Návod k použití naleznete v tomto článku: Chytrá zpráva .

Nová SMS

K aktivaci této funkce je potřeba do nastavení správce (modul Správce->Nastavení) zadat přístupové údaje k API, které získáte vytvořením účtu ke službě GoSMS.cz . 

Více informací naleznete zde: Zasílání SMS

Chcete-li poslat zprávu konkrétním osobám či subjektům z adresářů (modul Nemovitost->Vlastníci/Nájemci->Adresář, modul Správce->Adresář), použijte funkci Poslat SMS (dostupná v ikoně tří teček, umístěné v pravém horním rohu aplikace).

Pro odeslání SMS ve zprávě vyplňte:

Příjemci - Vyberte adresáta. Adresáty vybíráte jako vlastníky/nájemce - jejich kontakty se převezmou z adresáře a z jejich nastavení. 

Můžete zde zadat např. číslo jednotky, jméno vlastníka či nájemce, název skupiny (lze vytořit v Nemovitost->Uspořádní), štítku. Chcete-li zaslat zprávu všem vlastníkům/nájemcům, zadejte Celá nemovitost.

Seznam příjemců - příjemci a jejich kontakty jsou automaticky vypsáni dle nastavení v adresáři a v návaznosti na zadaný údaj v Příjemci.

Zasílanou zprávu můžete vložit pomocí šablon, které vytvoříte v modulu Správce->Nastavení->Textové šablony.

Pro odeslání použijte Pokračovat. Na zobrazené stránce máte možnost upřesnit komu má být zpráva zaslána pomocí Ano/Ne.

Odeslat  Po dokončení/odeslání zpráv Domsys čeká 10 minut, než budou zprávy skutečně odeslány. Pokud se spletete, můžete je během 10 minut smazat, aniž by byly odeslány, v menu Komunikace->Odeslaná pošta.  

Odeslat bez čekání - zpráva bude okamžitě odeslána

Přehled všech odeslaných zpráv 

Modul Nemovitost->Komunikace->Odeslaná pošta (zde naleznete přehled všech odeslaných zpráv v rámci nemovitosti

Modul Správce -> Komunikace (zde naleznete všechny odeslané zprávy zaslané vámi jako správcem)

Odeslané zprávy naleznete v Komunikace-Odeslaná pošta v modulu Nemovitost a v modulu Správce.

Odesílané soubory naleznete v ikoně aktovky na začátku řádku.

Rozkliknutím zprávy (nebo použitím pravého tlačítka myši - Otevřít) získáte ke zprávě veškeré informace včetně odesílaných příloh.

Posíláte-li dopis, máte k dispozici také podací lístek a sledování zásilky.

Zasíláte-li SMS a máte nastavenu službu pro zasílání obdržení zpráv, naleznete také tuto informaci.

Výstup odeslané zprávy

Z odeslané zprávy lze vytvořit výstup do PDF, který obsahuje veškeré informace. Použijte nabídku pravého tlačítka myši nebo Další -> Export zprávy do PDF

Přehled odeslaných zpráv u vlastníků/nájemců

Jsou-li zprávy odeslány Chytrou zprávou, vybíráte do zprávy příjemce jako vlastníky/nájemce. Takovéto zprávy jsou automaticky uvedeny v seznamu odeslané komunikace konkrétního vlastníka/nájemce.

Zasíláte-li zprávu pomocí Základní zprávy, pak lze zaslaný e-mail či sms navázat na požadovaného vlastníka/nájemce.

Navázat můžete pouze takové vlastníky/nájemce, kteří mají u některé z odpovědných osob evidován e-mail či telefonní číslo, na který byla zpráva odeslána.

V detailu vlastníka/nájemce je na záložce Komunikace seznam veškerých zpráv, které byly výše uvedenými způsoby vlastníkovi/nájemci zaslány.


Kopírování zpráv

Funkce kopírovat je možná pro odeslané e-maily i poštu. Tuto funkci naleznete v záložce Odeslaná pošta, v nabídce pravého tlačítka myši.

Do kopírované zprávy bude automaticky přiložena příloha z původní zprávy.

Neodesílají se e-maily?
Zkontrolujte, zdá máte nastavenu správnou definici SPF.

Co je SPF?Definice SPF záznamu v DNS musí pro správnou funkci odesílání e-mailů přes Domsys obsahovat: 

                                                                                          
include:spf.domsys.eu

Nevíte-li si rady s nastavením, svěřte to prosím administrátorovi domény, který provede potřebnou úpravu DNS záznamů.


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)