Zasílání dokumentů a zpráv
Domsys nabízí jedinečnou funkci pro hromadné zasílání e-mailů, dopisů či SMS.
Umožňuje zasílat jednotlivé vybrané výstupy nebo hromadně dokumenty pro vlastníky/nájemce jako např. evidenční listy, vyúčtování.
Zasílání dopisů aktivujte vyplněním vašich přístupových údajů do služby DopisOnline v modulu Nemovitost/CRM - Nastavení. DopisOnline je placenou službou České pošty. Více o službě DopisOnline naleznete v článku Nastavení zasílání přes DopisOnline .
E-mail, dopis |
Níže jsou uvedeny možnosti odeslání zpráv a dokumentů z Domsys.
Odesílat můžete:
1. z levé nabídky Komunikace (pro odeslání výstupů vytvořené pro konkrétní vlastníky/nájemce, odeslání jakýchkoliv zpráv a odeslání dokumentů, které jsou uloženy ve vašem počítači nebo aktovce v Domsys)
2. jakýkoliv výstupu z Domsys
Pro odesílání používá Domsys dva druhy zprávy - Chytrá a Základní. Typ zvolíte kliknutím na tlačítko viz. obrázek.
Jak zadat Komu?
CHYTRÁ ZPRÁVA - chytrá zpráva Vám umožní zaslat mailem či poštou kombinaci výstupu s dynamickou přílohou právě pro konkrétní vybrané vlastníky/nájemce.
Můžete zaslat takovou zprávu z modulu Nemovitost, modulu CRM či modulu Správce
Příjemce vybíráte jako vlastníky/nájemce a tak každý příjemce obdrží pouze své přílohy a v příjemcích neuvidí ostatní příjemce patřící jinému vlastníkovi/nájemci.
V modulu Nemovitost vkládáte příjemce do kolonky Komu napsáním - čísla jednotky, jména vlastníka, názvu skupiny jednotek (lze vytvořit v Nemovitost->Uspořádání), napsáním Celá nemovitost (vloží se vlastníci /nájemci zvoleného roku).
V modulu CRM a modulu Správce vkládáte příjemce do kolonky Komu napsáním - názvu nemovitosti (lze i více nemovitostí za sebou) pro zaslání osobám z vybrané či vybraných nemovitostí nebo napsáním Celý zákazník/Celý správce (pro zaslání všem, který jsou v nemovitostech patřících zákazníkovi či spravované správcem). V těchto modulech je chytrá zpráva k dispozici pouze pro zasílání přes nabídku Komunikace.
Příjemcem bude každá osoba, která je u vlastníka/nájemce evidovaná v odpovědných osobách a je nastavena jako osoba pro komunikaci.
Jako přílohu můžete vložit vlastní soubor, uložený dokument kdekoliv v nemovitosti, ale také automaticky vytvořený Evidenční list, Vyúčtování, Změnový list, Detailní přehled předpisů a plateb, Oznámení o výnosech či Vyúčtování fondu na vlastníky.
Odešlete-li automaticky vytvořený dokument a je-li u vlastníka/nájemce evidováno více odpovědných osob pro komunikaci, uvidí tyto osoby příjemce v odeslané zprávě jako příjemce.
Seznam konkrétních adres, na které bude zpráva odeslána najdete po kliknutí na Seznam příjemců. Vytvořený seznam příjemců můžete ještě blíže vyspecifikovat pomocí ikonky trychtýře - můžete tak poslat zprávu pouze konkrétní skupině odpovědných osob (majitelé, nájemci atd.), osobám dle nastavení komunikace, případně dle označení štítkem a to jak u vlastníků/nájemců, tak i u konkrétních osob v adresáři.
Podrobněji o chytré zprávě zde: Hromadné odeslání chytrou zprávou
ZÁKLADNÍ ZPRÁVA - použijete-li základní zprávu, můžete do Komu vypsat příjemce jako konkrétní mailové adresy.
V modulu Nemovitost: Máte-li osoby v adresáři (Vlastníci/Nájemci->Adresář) označené štítkem, lze příjemce do Komu vložit vypsáním názvu štítku. Seznam konkrétních adres, na které bude zpráva odeslána najdete po kliknutí na Seznam příjemců. K základní zprávě nelze připojit dynamické přílohy a po odeslání příjemce v přijaté zprávě vidí také ostatní příjemce. Každý příjemce uvidí i ostatní příjemce.
V modulu CRM a modulu Správce: možnost zaslání pomocí základní zprávy je jen při odesílání konkrétních výstupů. V nabídce Komunikace lze zasílat jen pomocí chytré zprávy.
Kdo je Od?
Do kolonky od se automaticky předvybere uživatel, který je přihlášený do Domsysu. Těmto údajům říkáme Identita a každý přihlášený uživatel si může zaevidovat více identit, z kterých po té může v kolonce Od vybírat (říká se tím, kdo bude zobrazen jako odesílatel zprávy). Identity si uživatel může vytvořit v ikoně tří teček v pravém horním rohu - Nastavení uživatele.
V nastavení uživatele si uživatel může nastavit také Podpisy, které bude pro odesílání zpráv používat (podpisem se rozumí obdobný podpis jako při běžném odeslání e-mailu).
V mailu může být k podpisu přiřazen obrázek (např. logo firmy).
Obrázek je třeba uložit v modulu Správce-Nastavení-Logo&Razítko.
Používáte-li modul CRM, lze pro jednotlivé zákazníky vložit obrázek v tomto modulu - Nastavení-Logo&Razítko. Nevložíte-li sem logo, bude do výstupů použito logo z nastavení v modulu Správce.
Příklad zobrazení v e-mailu, který obdrží příjemce:
Hromadné zasílání slouží k rychlému rozeslání zpráv vybraným vlastníkům/nájemcům. Jako přílohu můžete vložit vlastní soubor, ale také automaticky vytvořený Evidenční list, Vyúčtování, Změnový list, Detailní přehled předpisů a plateb či Oznámení o výnosech. Každému příjemci se tak automaticky přiloží příloha vytvořená právě pro něj. Všechny vlastníky tak obešlete v řádu minut.
Odeslané zprávy naleznete v Komunikace-Odeslaná pošta v modulu Nemovitost a v modulu Správce. Posíláte-li dopis, máte k dispozici také podací lístek a sledování zásilky.
(z jakéhokoliv modulu, kde jsou k dispozici výstupy)
Potřebujete-li zaslat vybraný výstup, pak v aplikaci vyberte požadovaný výstup a zvolte způsob odeslání. Výstupy lze zasílat na konkrétní e-maily pomocí Základní zprávy či na e-maily a adresy vybraných vlastníků/nájemců pomocí Chytré zprávy (volba chytré zprávy je k dispozici pouze v modulu Nemovitost).
Nová SMS
K aktivaci této funkce je potřeba do nastavení správce (modul Správce->Nastavení) zadat přístupové údaje k API, které získáte vytvořením účtu ke službě GoSMS.cz.
Podrobné informace o nastavení a použití sms najdete zde: Zasílání SMS
Pro odeslání SMS ve zprávě vyplňte:
Příjemci - Vyberte adresáta. Adresáty vybíráte jako vlastníky/nájemce - jejich kontakty se převezmou z adresáře a z jejich nastavení.
Můžete zde zadat např. číslo jednotky, jméno vlastníka či nájemce, název skupiny (lze vytořit v Nemovitost->Uspořádní), štítku. Chcete-li zaslat zprávu všem vlastníkům/nájemcům, zadejte Celá nemovitost.
Seznam příjemců - příjemci a jejich kontakty jsou automaticky vypsáni dle nastavení v adresáři a v návaznosti na zadaný údaj v Příjemci.
Zasílanou zprávu můžete vložit pomocí šablon, které vytvoříte v modulu Správce->Nastavení->Textové šablony.
Pro odeslání použijte Pokračovat. Na zobrazené stránce máte možnost upřesnit komu má být zpráva zaslána pomocí Ano/Ne.
Odeslat - Po dokončení/odeslání zpráv Domsys čeká 10 minut, než budou zprávy skutečně odeslány. Pokud se spletete, můžete je během 10 minut smazat, aniž by byly odeslány, v menu Komunikace->Odeslaná pošta.
Odeslat bez čekání - zpráva bude okamžitě odeslána
Přehled všech odeslaných zpráv
Modul Nemovitost->Komunikace->Odeslaná pošta (zde naleznete přehled všech odeslaných zpráv v rámci nemovitosti
Modul Správce -> Komunikace ->Odeslaná pošta(zde naleznete všechny odeslané zprávy zaslané vámi jako správcem)
Modul CRM -> Komunikace->Odeslaná pošta (zde naleznete všechny odeslané zprávy z modulu CRM)
Odeslané zprávy naleznete v Komunikace-Odeslaná pošta v modulu Nemovitost, modulu CRM a v modulu Správce.
Odesílané soubory naleznete v ikoně aktovky na začátku řádku.
Rozkliknutím zprávy (nebo použitím pravého tlačítka myši - Otevřít) získáte ke zprávě veškeré informace včetně odesílaných příloh.
Posíláte-li dopis, máte k dispozici také podací lístek a sledování zásilky.
Zasíláte-li SMS a máte nastavenu službu pro zasílání obdržení zpráv, naleznete také tuto informaci.
Výstup odeslané zprávy
Z odeslané zprávy lze vytvořit výstup do PDF, který obsahuje veškeré informace. Použijte nabídku pravého tlačítka myši nebo Další -> Export zprávy do PDF
Přehled odeslaných zpráv u vlastníků/nájemců
Jsou-li zprávy odeslány Chytrou zprávou, vybíráte do zprávy příjemce jako vlastníky/nájemce. Takovéto zprávy jsou automaticky uvedeny v seznamu odeslané komunikace konkrétního vlastníka/nájemce.
Zasíláte-li zprávu pomocí Základní zprávy, pak lze zaslaný e-mail či sms navázat na požadovaného vlastníka/nájemce.
Navázat můžete pouze takové vlastníky/nájemce, kteří mají u některé z odpovědných osob evidován e-mail či telefonní číslo, na který byla zpráva odeslána.
V detailu vlastníka/nájemce je na záložce Komunikace seznam veškerých zpráv, které byly výše uvedenými způsoby vlastníkovi/nájemci zaslány.
Kopírování zpráv
Funkce kopírovat je možná pro odeslané e-maily i poštu. Tuto funkci naleznete v záložce Odeslaná pošta, v nabídce pravého tlačítka myši.
Do kopírované zprávy bude automaticky přiložena příloha z původní zprávy.
Zkontrolujte, zdá máte nastavenu správnou definici SPF.
Co je SPF?Definice SPF záznamu v DNS musí pro správnou funkci odesílání e-mailů přes Domsys obsahovat:
include:spf.domsys.eu
Nevíte-li si rady s nastavením, svěřte to prosím administrátorovi domény, který provede potřebnou úpravu DNS záznamů.
