Pracovní pozice
Pracovními pozicemi lze přiřadit k jednotlivým nemovitostem pracovníky dle zodpovědnosti. V každé nemovitosti mohou být různé pozice, které jsou založené v modulu Správce, ke kterým lze individuálně přiřadit vybraného zodpovědného pracovníka. To znamená, že může být pozice Referent, pod kterou v jednotlivých nemovitostech může být individuálně měněna odpovědná osoba (pracovník). Výchozím pracovníkem pro nemovitost je pracovník nastavený u pracovní pozice v modulu Správce či v modulu CRM pro domy přiřazené zákazníkovi. Pomocí pracovní pozice můžete být Domsysem automaticky upozorňováni například na konec funkčních období členů výboru či konec nájemní smlouvy.
Před nastavováním pracovních pozic je třeba vytvořit přístup jednotlivým uživatelům = pracovníkům, kteří se podílí na správě nemovitostí a to v modulu Správce->Oprávnění->Uživatelé. Více informací o nastavení přístupu naleznete zde: Vytvoření přístupu .
Modul SPRÁVCE->Nastavení->Pracovní pozice
Pozicí se rozumí pracovní pozice z pohledu správce nemovitostí. Pozici založte pomocí Nová pozice.
Záložka Obecné
Název pozice – zadáme název
Výchozí pracovník – vybereme pracovníka, který bude nastaven jako výchozí pro všechny nemovitosti pro danou pozici
Zveřejnit – lze určit, zda tato pozice, tudíž pracovník k ní určený, má být zveřejněn na portálu
Umístění v hlavičce PDF – lze určit, zda se bude pozice, tudíž pracovník k ní určený včetně případně vyplněných kontaktů jako mail a mobil, uvádět na výstupech v PDF a na jakém řádku
Záložka Upozornění
Upozornění ISIR – zda pozici mají být zasílány notifikace o vzniku či změně insolvenčních řízení. Funkce Domsys LiveISIR denně kontroluje všechny osoby v Insolvenčním rejstříku ČR (vlastníky, nájemníky, dodavatele). Informaci o kontrolovaném dodavateli obdrží výchozí osoba nastavená na pracovní pozici. Informaci o kontrolovaném vlastníkovi/nájemci obdrží výchozí osoba nastavená na pracovní pozici, pokud v jednotlivých nemovitostech jsou pracovní pozici přiřazeni konkrétní pracovníci, pak tuto informaci obdrží oni. Pokud nedefinujete žádnou pozici, která informaci z LiveISIR obdrží, bude tyto informace dostávat každý uživatel vaší společnosti. Více informací o kontrole v insolvenčním rejstříku naleznete zde: ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku .
Upozornění náj.smluv – u nemovitostí, které mají formu pronájmu, je možno upozorňovat na konce nájemních smluv. V nemovitosti využívající komplexní režim nájemních smluv, lze v každé nájemní smlouvě nastavit, kolik dní předem má být upozorněno na její končící platnost. To samé lze nastavit u nemovitostí, které využívají zjednodušený režim nájemních smluv, nastavení provedete v podmínkách nájemce. V aplikaci je pro oba způsoby evidence nájemních smluv automaticky nastaveno upozornění 30 dnů předem. Více informací o nájemních smlouvách naleznete zde: Nájemní smlouvy .
Upozornění zástupců - V Domsys je možnost evidovat zástupce (pro SVJ například výbor), kterým určíte konec platnosti funkčního období. V aplikaci je automaticky nastaveno upozornění předem a to 180 dní před koncem funkčního období. Počet dnů upozornění předem lze změnit a to v modulu Nemovitost->Nastavení->Nemovitost->Obecné. Zástupce evidujete v modulu Nemovitost-Nemovitost-Zástupci.
(Upozornění náj.smluv a upozornění zástupců probíhá formou notifikace do symbolu Zvonečku a do kalendáře daného pracovníka přiřazeného k pracovní pozici. Uživatel-pracovník si může nastavit zasílání těchto upozornění na e-mail a to v symbolu tří teček v pravém horním rohu-Nastavení uživatele).
Modul NEMOVITOST->Nastavení->Pracovní pozice
Pokud máme v modulu Správce založené pracovní pozice, pak můžeme v každé nemovitosti určit k vybrané pozici konkrétního pracovníka.
Úpravu provedeme, tak, že ve vybrané nemovitosti v Modulu NEMOVITOST->Nastavení->Pracovní pozice vybereme potřebnou pracovní pozici a pomocí Akce->Upravit můžeme vybrat pracovníka z adresáře, který bude jiný než nastavený jako výchozí, který byl nastaven v modulu Správce.
Zodpovědnou osobu k pracovní pozici lze definovat také v modulu CRM na konkrétního zákazníka. Tím se automaticky použije pro nemovitosti zákazníka.
.
K čemu dále pracovní pozice využijete?
Do schvalovacího procesu lze definovat osobu ke schválení pomocí pracovní pozice. Tím do schvalovacího procesu automaticky zahrnete osoby, které jsou nastaveny na vybrané pracovní pozici a to až na úroveň nemovitosti. Nevíte jak schvalování v rámci Domsysu funguje? Podívejte se na tento článek: Schvalovací procesy .
V záhlaví výstupu můžete zobrazit kontakt na pracovníka z pracovní pozice. V úpravě pracovní pozice, která má být zobrazena určete, že má být zobrazena a to výběrem na Umístění v hlavičce PDF, kde vyberete 1. řádek.
Chcete zobrazit dvě pracovní pozice?
- U první pracovní pozice určete, že má být na 1. řádku
- U druhé pracovní pozice určete, že má být na 2. řádku a dále v Nastavení-Obecné upravte velikost záhlaví PDF na 150%
- Máte v modulu Správce u pracovní pozice nastaveno, že se má zobrazovat v hlavičce výstupů, ale nechcete, aby se u konkrétní nemovitosti či zákazníka zobrazovala na výstupech? Určete to v modulu Nemovitost či modulu CRM v Nastavení-Pracovní pozice, kde v úpravě pracovní pozice zvolíte v Zobrazit v hlavičce NE.
