Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Časté dotazy (FAQ)

Základní evidence

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Adresáře osob a dodavatelů

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Export do STORMWARE Pohoda-účtovací vzory CRM

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro katastr nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Pracovní pozice

Aktualizováno 2 years ago od Vaňková

Pracovní pozice

Pracovními pozicemi lze přiřadit k jednotlivým nemovitostem pracovníky dle zodpovědnosti. V každé nemovitosti mohou být různé pozice, které jsou založené v modulu Správce, ke kterým lze individuálně přiřadit vybraného zodpovědného pracovníka. To znamená, že může být pozice Referent, pod kterou v jednotlivých nemovitostech může být individuálně měněna odpovědná osoba (pracovník). Výchozím pracovníkem pro nemovitost je pracovník nastavený u pracovní pozice v modulu Správce či v modulu CRM pro domy přiřazené zákazníkovi. Pomocí pracovní pozice můžete být Domsysem automaticky upozorňováni například na konec funkčních období členů výboru či konec nájemní smlouvy.

Před nastavováním pracovních pozic je třeba vytvořit přístup jednotlivým uživatelům = pracovníkům, kteří se podílí na správě nemovitostí a to v modulu Správce->Oprávnění->Uživatelé. Více informací o nastavení přístupu naleznete zde: Vytvoření přístupu .

Vytvoření pozice

Modul SPRÁVCE->Nastavení->Pracovní pozice

Pozicí se rozumí pracovní pozice z pohledu správce nemovitostí. Pozici založte pomocí Nová pozice.

Záložka Obecné

Název pozice – zadáme název

Výchozí pracovník – vybereme pracovníka, který bude nastaven jako výchozí pro všechny nemovitosti pro danou pozici

Zveřejnit – lze určit, zda tato pozice, tudíž pracovník k ní určený, má být zveřejněn na portálu

Umístění v hlavičce PDF – lze určit, zda se bude pozice, tudíž pracovník k ní určený včetně případně vyplněných kontaktů jako mail a mobil, uvádět na výstupech v PDF a na jakém řádku

Záložka Upozornění

Upozornění ISIR – zda pozici mají být zasílány notifikace o vzniku či změně insolvenčních řízení.  Funkce Domsys LiveISIR denně kontroluje všechny osoby v Insolvenčním rejstříku ČR (vlastníky, nájemníky, dodavatele). Informaci o kontrolovaném dodavateli obdrží výchozí osoba nastavená na pracovní pozici. Informaci o kontrolovaném vlastníkovi/nájemci obdrží výchozí osoba nastavená na pracovní pozici, pokud v jednotlivých nemovitostech jsou pracovní pozici přiřazeni konkrétní pracovníci, pak tuto informaci obdrží oni. Pokud nedefinujete žádnou pozici, která informaci z LiveISIR obdrží, bude tyto informace dostávat každý uživatel vaší společnosti. Více informací o kontrole v insolvenčním rejstříku naleznete zde: ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku .

Upozornění náj.smluv – u nemovitostí, které mají formu pronájmu, je možno upozorňovat na konce nájemních smluv. V nemovitosti využívající komplexní režim nájemních smluv, lze v každé nájemní smlouvě nastavit, kolik dní předem má být upozorněno na její končící platnost. To samé lze nastavit u nemovitostí, které využívají zjednodušený režim nájemních smluv, nastavení provedete v podmínkách nájemce. V aplikaci je pro oba způsoby evidence nájemních smluv automaticky nastaveno upozornění 30 dnů předem. Více informací o nájemních smlouvách naleznete zde: Nájemní smlouvy .

Upozornění zástupců - V Domsys je možnost evidovat zástupce (pro SVJ například výbor), kterým určíte konec platnosti funkčního období. V aplikaci je automaticky nastaveno upozornění předem a to 180 dní před koncem funkčního období. Počet dnů upozornění předem lze změnit a to v modulu Nemovitost->Nastavení->Nemovitost->Obecné. Zástupce evidujete v modulu Nemovitost-Nemovitost-Zástupci.

(Upozornění náj.smluv a upozornění zástupců probíhá formou notifikace do symbolu Zvonečku a do kalendáře daného pracovníka přiřazeného k pracovní pozici. Uživatel-pracovník si může nastavit zasílání těchto upozornění na e-mail a to v symbolu tří teček v pravém horním rohu-Nastavení uživatele).

Přiřazení pracovníka k nemovitosti

Modul NEMOVITOST->Nastavení->Pracovní pozice

Pokud máme v modulu Správce založené pracovní pozice, pak můžeme v každé nemovitosti určit k vybrané pozici konkrétního pracovníka.

Úpravu  provedeme, tak, že ve vybrané nemovitosti v Modulu NEMOVITOST->Nastavení->Pracovní pozice vybereme potřebnou pracovní pozici a pomocí Akce->Upravit můžeme vybrat pracovníka z adresáře, který bude jiný než nastavený jako výchozí, který byl nastaven v modulu Správce.

Pracovní pozice v modulu CRM

Zodpovědnou osobu k pracovní pozici lze definovat také v modulu CRM na konkrétního zákazníka. Tím se automaticky použije pro nemovitosti zákazníka.

K čemu dále pracovní pozice využijete?

Přepínání nemovitostí - k přepínání nemovitostí je nyní možné použít filtr dle pracovní pozice.

Reporting - v Reportingu můžete nyní filtrovat výstupy pomocí pracovní pozice a osoby.

Schvalovací procesy - do schvalovacího procesu lze definovat osobu ke schválení pomocí pracovní pozice. Tím do schvalovacího procesu automaticky zahrnete osoby, které jsou nastaveny na vybrané pracovní pozici a to až na úroveň nemovitosti. Nevíte jak schvalování v rámci Domsysu funguje? Podívejte se na tento článek: Schvalovací procesy .


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)