Použití výstupu v xls pro hromadnou korespondenci
Výstupy v xls, které jsou k dispozici v Domsys můžete použít pro své další použití a to nejen v získaném xls používat funkce excelu, ale můžete získaný excel použít jako zdroj pro hromadné vytvoření dokumentů.
Tento článek je o hromadné korespondenci. Hromadná korespondence je nástroj, který umožní z tabulky vygenerovat textové dokumenty Wordu nebo emaily.
V našem příkladu si ukážeme, jak hromadně vygenerovat dokument pro více vlastníků. Cílem v našem úkolu bude pro každého vlastníka vytvořit dokument se základními informacemi k měřidlu. Jednotlivé dokumenty budou obsahovat jméno vlastníka, číslo měřidla, stav měřidla k 31.12. a číslo bytu.
- Nejprve si připravím tabulku s daty, které chci použít. V tomto případě vyexportuji z Domsys měřidla, proto tabulka bude vypadat takto:
- Tabulku v Excelu uložím do počítače. V počítači otevřu Word a přejdu na kartu Korespondence. Kliknu na Vybrat příjemce a vyberu Použít existující seznam. Nalistuji předem vytvořenou tabulku a potvrdím Ok.
- Předepište si formulář. Text, který má být pro všechny stejný napíšu “normálně” textem. Údaje, které pro každého potřebuji doplnit ze staženého excelu (jméno, číslo měřidla, stav atd.), nenapíšu, ale vyberu příslušné slučovací pole, které se nabízí ze staženého xls.
- Dokument pak vypadá takto:
Je hotový. Teď záleží, jestli jej chci poslat mailem nebo vytisknout. Ve volbě Dokončit a sloučit mám tři možnosti:
“Upravit jednotlivé dokumenty…” Vytvoří nový dokument, který bude obsahovat hotové dokumenty – tolik stránek, kolik v našem případě měřidel.
“Vytisknout dokumenty…” Rovnou vytiskne dokumenty na základě toho, co jste vytvořili.
“Poslat e-mailové zprávy…” Pokud posíláte email, musíte v dalším kroku vybrat sloupec, ve kterém se nachází mailová adresa, a doplnit předmět mailu (je potřeba mít v napojeném xls sloupec s mailovou adresou).
