Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů
Existují dva pohledy na evidenci záloh placených dodavatelům vůči vyúčtování:
1. Zálohy jsou součástí tvorby nákladů, které jsou určené do vyúčtování - takovéto zálohy dáváte do složek předpisu (jsou to složky, které vytváříte v Nemovitost->Složky předpisu)
2. Zálohy jsou pouze evidovány na "hromádce" a do nákladů určených do vyúčtování zadáme částku z vyúčtovací faktury od dodavatele - takto evidujete zálohy v evidenčních složkách (evidenční složky založíte v Nemovitost->Evidenční složky)
Zaevidování zálohy
Samotná evidence je možná dvěma způsoby:
- Přímé vložení úhrady zálohy do složky
V tomto případě k záloze nevytváříte žádný doklad a rovnou ve Finance->Banka/Pokladna určíte ve výdajové transakci cíl výdaje: Složka a zvolíte složku předpisu či evidenční složku, do které chcete částku vložit.
- Evidence záloh jako dokladů
Chcete-li mít kontrolu nad tím, jaké zálohy mají být zaplaceny, je třeba na jednotlivé částky, které mají být zaplaceny, vytvořit doklad. Ve Finance->Doklady->Nový interní doklad. Interní doklad vytvoříte jak na vystavenou zálohovou fakturu od dodavatele, tak na jednotlivé částky z např. splátkového kalendáře.
V tomto dokladu vyplňte nejen údaje jako splatnost, dodavatel, variabilní symbol, částku, ale také přiřaďte na pravé straně částku do složky. Jak jsme si již na začátku řekli, buď jako přímý náklad do složky předpisu nebo jen evidenčně do evidenční složky.
Úhrada takto evidované zálohy:
Ve výdajové transakci na účtu zvolte cíl výdaje: Doklad a vyberte doklad k úhradě.
V seznamu dokladů v Finance->Doklady budete tak mít aktuální přehled o nezaplacených dokladech.
* Zpracované zálohy, ať jedním či druhým způsobem naleznete ve Finance->Náklady v jednotlivých složkách
Jak zaevidovat vyúčtovací fakturu
Ve Finance->Doklady vytvořte Nový přijatý doklad, kde vyplňte údaje z faktury (splatnost, dodavatel, VS atd.) a do částky uveďte částku, která je již ponížena o zaplacené zálohy (většinou částka k úhradě). Na pravé straně vyberte složku předpisu, v které bude částka evidována jako náklad.
Náklady ve složce předpisu se budou tedy skládat ze zaplacených záloh a z výsledku vyúčtovací faktury. Náklady najdete ve Finance->Náklady složek.
Ve Finance->Doklady vytvořte Nový přijatý doklad, kde vyplňte údaje z faktury (splatnost, dodavatel, VS atd.) a do částky uveďte částku, která je již ponížena o zaplacené zálohy (většinou částka k úhradě). Na pravé straně vyberte složku předpisu, do které zaevidujte skutečný fakturovaný náklady a dále vyberte evidenční složku, do které zadejte mínusovou částkou výši celkem započítaných záloh.
Doporučujeme zálohy zaevidovat nejen do evidenční složky, ale v rámci evidenční složky zaevidovat i částky záloh do těch let, v kterých byly zaplaceny, aby jste v jednotlivých letech dohledali nejen zaplacené zálohy, ale i v jaké výši byly použity ve fakturách od dodavatele (viz. níže obrázky z Finance-Náklady složek).
Náklady ve složce předpisu se budou tedy skládat z fakturovaných nákladů. Náklady najdete ve Finance->Náklady složek.
V pohybech na evidenční složce určené pro zálohy uvidíte zaplacené zálohy dodavateli a výši odečtených záloh z faktury. Najdete ve Finance->Náklady složek.
