Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Počáteční stavy

Hromadné vložení

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Garáže/parkovací stání/sklepy

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Adresáře osob a dodavatelů

Plochy (místnosti) jednotky

Plochy pro vytápění a teplou vodu

Veličiny

Směrná čísla

Vybavení jednotky

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Použití zůstatku konta na úhradu předpisu

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Platby přes QR kód

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

SIPO - CRYPTA - šifrování a podepisování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

INKASO - vytvoření souboru s příkazy k inkasu

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Prodloužení platnosti API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Úhrada přijatého dokladu přeplatkem

Odhad výše nákladu do vyúčtování (nepřišel doklad)

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Náklady od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Doporučené kontroly před ročním vyúčtováním

Roční vyúčtování

Výstup ročního vyúčtování

Odeslání vyúčtování vlastníkům/nájemcům

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

Vyúčtování - srovnání spotřeb dle vyhlášky

Nové vyúčtování 2022

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - co je rozšíření pro správu majitelů investic

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Export dokladů ve formátu ISDOC

Úvod do exportu do účetnictví

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Dohadné položky (Domsys vs. účetnictví)

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 8

Kontakty

Zákaznická podpora

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

Aktualizováno 5 months ago od Vaňková

Tento manuál slouží k nastavení údajů potřebných pro vytvoření souborů se změnami SIPO, vytvoření souborů a následné stažení souboru s úhradami.

1. SIPO - NASTAVENÍ

Aktivace SIPO proběhne tak, že vytvoříte nový účet typu SIPO v Nastavení->Účty->Nový. V nastavení účtu je potřeba vyplnit - Typ účtu, Název, Číslo organizace a Formát souboru (zde je možnost vytváření souboru pouze se změnami nebo soubor, který bude obsahovat celý kmen).

Po vytvoření účtu typu SIPO se zpřístupní možnost nastavit v konkrétních nemovitostech spojovací čísla SIPO kódů vlastníkům/nájemcům a nastavení SIPO kódů u Složek předpisu.

Nastavení SIPA pro vlastníka/nájemce provedete ve Vlastníci/Nájemníci->vyberete a dáte Upravit. Je potřeba nastavit - Účet pro platby, Spojovací číslo, SIPO kód. SIPO kód je možno nastavit jako výchozí ze složky předpisu nebo zadat kód přímo pro vlastníka/nájemníka, který bude mít přednost před kódem ze složky předpisu.

Nastavení SIPO kódu pro složku předpisu provedete v Nemovitosti->Složky předpisu->vyberete složku a dáte Upravit. Je potřeba nastavit Kód SIPO. Tímto nastavením budou jednotlivé částky SIPO u vlastníka rozloženy na jednotlivé částky dle jednotlivých složek předpisu. Všechny složky předpisů se stejným SIPO kódem budou sjednoceny do jedné položky na SIPO účtu.

2. SIPO ZMĚNOVÉ SOUBORY

Změnový soubor: Správa->SIPO změny->Nová dávka

Domsys automaticky generuje obsah souborů pro úpravu výběru plateb přes SIPO. Odesílat můžete měsíčně celý kmen, nebo pouze změnové soubory ve chvíli, kdy byla provedena změna předpisu/kódu poplatku/změna spojovacího čísla plátce (formát souboru nastavíte viz. kapitola SIPO-nastavení). Toto vše je automaticky rozpoznáno a je vytvořen odpovídající změnový soubor.

V dávce je potřeba vybrat Účet a :

SIPO měsíc - vyberte měsíc, pro který tvoříte změnový soubor. Chcete-li vytvořit soubor, který bude platný od dubna, vyberte duben i přesto, že jej tvoříte zřejmě cca v únoru.

Zdroj dat - vyberte měsíc předpisů, z kterých čerpáte částky. Automaticky vybere stejný měsíc, jaký jste zvolili v SIPO měsíc. Chcete-li tedy poslat změnový soubor za duben, je třeba mít dubnové předpisy vytvořené, nebo zde zvolit měsíc, ve kterém jsou předpisy vytvořené, a víte, že jsou stejné, jako budou předpisy v dubnu.

V tabulce pod tímto nastavením se zobrazí řádky, které budou vloženy do výsledného změnového SIPO souboru.

SIPO dávku uložíte kliknutím na Uložit.

Před vytvořením změnového souboru je potřeba mít vytvořené předpisy na daný měsíc v nemovitosti (Finance->Předpisy).

SIPO úprava údajů v dávce

Potřebujete-li provést v automaticky připravené SIPO dávce (změnovém souboru) jakoukoli změnu manuálně, proveďte tak obvyklou úpravou - otevřete dávku a poté můžete jednotlivé řádky měnit, přidávat, odebírat (pomocí tlačítka plus (1) nebo Akce (2) ->Upravit, Smazat).

SIPO stažení dávky (souboru) pro kryptování v Crypta 2

Máte-li změnový soubor nachystán, klikněte na Stáhnout změnový soubor.

Stáhne se ZIP soubor, který obsahuje dva potřebné soubory k následnému kryptování v Crypta 2 (soubory OPxxxxxx.txt a ZMxxxxxx.txt).

3. IMPORT A PRAVIDLA AUTOMATICKÉHO PÁROVÁNÍ

V nastavení účtu SIPO (Nastavení->Účty) je třeba určit podle jakých pravidel bude probíhat automatické párování s předpisy. Jsou zde k nastavení dvě možnosti - párovat dle VS nebo párovat dle VS a částka. Variabilní symbol = spojovací číslo, částka = částka předpisu a u párování SIPA je zároveň kontrolován měsíc, zda odpovídá měsíc předpisu měsíci v souboru ze SIPA. Pokud nesouhlasí všechny tři podmínky najednou, pak platba není automaticky spárována.

a) Import souboru s úhradami

Ve chvíli, kdy obdržíte soubor s přehledem vybraných plateb (rozšifrovaný soubor, který je většinou označen ZA..), naimportujete jej úplně stejně, jako každý jiný bankovní výpis ve Finance->Import->Nový import a Uložíte (3). V seznamu importů vyberete soubor s přehledem plateb a po Otevření (pravé tlačítko - Otevřít) se zobrazí přehled plateb a jejich napárování dle pravidel a dáte Uložit (4). Uložením se platby promítnou do transakcí v SIPU (Finance->SIPO) (5).

Importované transakce budou automaticky spárovány dle nastavení účtu (Nastavení->Účty->Akce->Upravit)

b) Rychlý import souboru s úhradami

Rychlý import naimportuje okamžitě řádky transakcí do záložky SIPO (Finance->SIPO). Importované transakce jsou automaticky spárovány dle nastavených pravidel (viz. výše).  K takto naimportovaným transakcím je zároveň uložen importovaný soubor v záložce Import, která je vysvětlena výše v bodě a)

PŘEHLED KOLIK BYLO CELKEM VYBRÁNO ZA JEDNOTLIVÉ NEMOVITOSTI

Ve Finance-SIPO-Výstupy použijte výstup Součet SIPO dle nemovitostí.


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)