ÚČTY/pokladny - založení, nastavení, kontrola zůstatku
Nastavení účtů
Abychom mohli evidovat platby a používané způsoby úhrad, musíme nejdříve nastavit účty (účtem je např. pokladna, bankovní účet, úvěrový účet).
Modul NEMOVITOST/CRM->Nastavení->Účty
Účet vytvoříte pomocí Nový účet
Typ účtu
- banka – jedná se o bankovní účet pro bezhotovostní transakce (takový účtem je také úvěrový účet)
- pokladna – jedná se o pokladnu pro hotovostní operace
- SIPO – transakce na virtuálním SIPO účtu, který vede pošta (umožní tvorbu souborů pro Českou poštu a import souborů z České pošty)
- Složenky – toto je typ účtů pouze informativní, který bude použit jen pro výběr účtu pro platby v nastavení vlastníka (chcete-li záporné předpisy-přeplatky vyplácet pomocí složenek-poštovních poukázek a elektronické služby České pošty, nastavte potřebné údaje na záložce PKB)
- Interní - slouží k evidenci transakcí, které nespadají do ostatních skupin (Pokladna, Banka, Doklady).
Transakci z interního účtu lze například využít k úhradě dokladů či předpisů, kdy úhrada proběhla vzájemným zápočtem.
Název účtu – vyplňte například jméno ústavu, kde je účet veden, není třeba vypisovat celé jméno SVJ apod. Stačí vyplnit RB, ČSOB apod.
Číslo účtu – vyplňte číslo včetně předčíslí a za lomítkem kód banky. Aplikace kontroluje správnost zadaného čísla na překlepy (nikoli to, že účet existuje). Můžete nechat dočasně nevyplněno, nebo musíte vyplnit správně.
Počáteční stav – zadejte počáteční stav, což je stav účtu před první evidovanou transakcí v Domsys (u úvěrového účtu zadejte počáteční stav v mínusovým znaménkem)
Číslo organizace – jen v případě, že se jedná o SIPO účet. Je to šestimístné číslo přidělené organizaci, která vybírá peníze.
Formát souboru – jen v případě, že se jedná o SIPO účet. Pouze změny = bude se tvořit změnový soubor, Celý kmen = bude se tvořit soubor obsahující všechny platby.
Párovat dle – nabízí dvě úrovně shody pro párování plateb od vlastníků/nájemců
- VS a částka – pro spárování musí sedět výše platby i variabilní symbol předpisu
- pouze VS – ke spárování je dostačující, je-li nalezen vlastník dle variabilního symbolu
Použít protiúčet – vyberte např. 6 měsíců zpětně. Znamená to, že pokud číslo účtu plátce bylo u některého vlastníka použito alespoň v jedné za poslední tři měsíce a bylo-li použito pouze u jednoho vlastníka, bude platba přiřazena tomuto vlastníkovi, pokud nebude dohledán vlastník dle „Párovat dle“.
TIP: Doporučujeme používat výchozí nastavení, ve kterém mohou nastat chyby spárování zcela výjimečně a ve zcela specifických případech.
Pro párování je možné nastavit pravidla pro jednotlivé nemovitosti v modulu Nemovitost->Nastavení->Nemovitost->Předpisy :
Párovat předpisy při importu od - vyberte datum, od kterého mají být platby automaticky párovány na předpisy
Párovat na všechny sady předpisů - doporučujeme NE. ANO zvolte v případě, kdy platby mají být párovány na všechny předpisy bez ohledu na sadu (párováno bude na všechny předpisy pouze dle pořadí úhrady). Použijí např. uživatelé, kteří sady předpisů nepoužívají pro mimořádné předpisy, ale pro pravidelné předepisování (např. v každém měsíci samostatný předpis na nájem a předpis na služby).
- Záložka Ostatní
Číselná řada- příjem/výdaj – tvořené doklady na transakce lze číslovat vlastní číselnou řadou, která se vytvoří v Nastavení -> Číselné řady a do nastavení účtu se číselné řady vyberou.
- Záložka Stahování výpisů
Záložka je k dispozici u účtu typu Banka.
V tuto chvíli pouze Fio Banka nabízí bezplatné API rozhraní pro automatické stahování výpisů. Pro nastavení automatického stahování z Fio banky vyberte typ komunikace „Fio banka“.
V pravé části doplníte Token, který jste vytvořili v FIO internetovém bankovnictví (doporučujeme vytvořit token bez omezené platnosti abyste nebyli v budoucnu omezeni ve stahování dat).
Vyberte správný datum „stahovat od“. Od té chvíle bude Domsys automaticky stahovat výpisy. Můžete také zadat datum v minulosti. Domsys poté stáhne dle zvolené periody všechny výpisy až do posledního možného.
Příklad č. 1: Aktuálně je například 5.4.2015. Chcete zadat FIO účet a začít stahovat výpisy od začátku roku 2015. Zadáte tedy „Stahovat od“ 1.1.2015. Zadaná perioda: Měsíčně. V ranních hodinách následujícího dne Domsys stáhne z FIO banky výpis za leden, únor, březen. Za duben bude stažen poté automaticky 1.5.2015.
O stažení upozornit – vyberte uživatele, který bude upozorněn o staženém výpise v notifikacích.
Po importu automaticky zpracovat - zvolením Ano budou transakce obsažené ve staženém souboru z banky zaevidovány automaticky do Finance-Banka.
- Záložka PKB
Záložka je k dispozici u účtu typu Složenka. Více o PKB naleznete v článku PKB - odeslání přeplatků složenkou .
- Záložka s názvem účetního programu
Záložka je k dispozici v případě, že máte pro vybranou nemovitost v modulu Nemovitost či zákazníka v modulu CRM vybrán účetní program. Více o nastavení pro účetní programy naleznete v Centru podpory v sekci Účetnictví, kde jsou články k jednotlivým podporovaným účetním programům.
Výchozí účet pro platby předpisů
Máte-li vytvořené účty, vyberte účet, který bude výchozí pro platby předpisů - na účtu použijte Akce či pravé tlačítko myši a vyberte Nastavit jako výchozí. Na evidenčních listech se vlastníkům/nájemcům objeví účet jako ten, kam mají platit předpisy.
Má-li vlastník/nájemce platit na jiný než výchozí účet, vyberte jej na konkrétním vlastníkovi/nájemci.
Kontrola zůstatků účtů/pokladen
Aktuální zůstatek účtů/pokladen, který zahrnuje veškeré transakce evidované v Domsys naleznete v Nastavení-Účty.
U každého účtu je zobrazen zůstatek ve sloupci Stav.
Zůstatek ke konkrétnímu dni zjistíte ve Finance-Banka/Pokladna, kde kliknete na jakýkoliv řádek s požadovaným datem a dáte Další-Stavy účtů. Ve zobrazeném přehledu stavů je uveden stav k vámi vybranému dni a stav aktuální zahrnující všechny evidované transakce.
Zůstatky účtů ke konci konkrétního měsíce můžete zobrazit výše uvedeným způsobem nebo k tomu využít výstup Zůstatky účtů a fondů, který naleznete v Nemovitost-Přehled-Výstupy. V nastavení tohoto výstupu vybíráte měsíc, ke kterému se zůstatek zobrazí a účty, pro které má být zůstatek zobrazen.
