Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením první nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Časté dotazy (FAQ)

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - automatický import přes API (KB,FIO)

Import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

Aktualizováno 8 months ago od Vaňková

Nastavení účtů

Abychom mohli evidovat platby a používané způsoby úhrad, musíme nejdříve nastavit účty (účtem je např. pokladna, bankovní účet, úvěrový účet).

Modul NEMOVITOST/CRM->Nastavení->Účty

Účet vytvoříte pomocí Nový účet

Typ účtu

  • banka – jedná se o bankovní účet pro bezhotovostní transakce (takový účtem je také úvěrový účet)
  • pokladna – jedná se o pokladnu pro hotovostní operace
  • SIPO – transakce na virtuálním SIPO účtu, který vede pošta (umožní tvorbu souborů pro Českou poštu a import souborů z České pošty)
  • Složenky – toto je typ účtů pouze informativní, který bude použit jen pro výběr účtu pro platby v nastavení vlastníka (chcete-li záporné předpisy-přeplatky vyplácet pomocí složenek-poštovních poukázek a elektronické služby České pošty, nastavte potřebné údaje na záložce PKB)
  • Interní - slouží k evidenci transakcí, které nespadají do ostatních skupin (Pokladna, Banka, Doklady).
    Transakci z interního účtu lze například využít k úhradě dokladů či předpisů, kdy úhrada proběhla vzájemným zápočtem.

Název účtu – vyplňte například jméno ústavu, kde je účet veden, není třeba vypisovat celé jméno SVJ apod. Stačí vyplnit RB, ČSOB apod.

Číslo účtu – vyplňte číslo včetně předčíslí a za lomítkem kód banky. Aplikace kontroluje správnost zadaného čísla na překlepy (nikoli to, že účet existuje). Můžete nechat dočasně nevyplněno, nebo musíte vyplnit správně.

Počáteční stav – zadejte počáteční stav, což je stav účtu před první evidovanou transakcí v Domsys (u úvěrového účtu zadejte počáteční stav v mínusovým znaménkem)

Číslo organizace – jen v případě, že se jedná o SIPO účet. Je to šestimístné číslo přidělené organizaci, která vybírá peníze.

Formát souboru – jen v případě, že se jedná o SIPO účet. Pouze změny = bude se tvořit změnový soubor, Celý kmen = bude se tvořit soubor obsahující všechny platby.

Párovat dle – nabízí dvě úrovně shody pro párování plateb od vlastníků/nájemců

  • VS a částka – pro spárování musí sedět výše platby i variabilní symbol předpisu
  • pouze VS – ke spárování je dostačující, je-li nalezen vlastník dle variabilního symbolu

Použít protiúčet – vyberte např. 6 měsíců zpětně. Znamená to, že pokud číslo účtu plátce bylo u některého vlastníka použito alespoň v jedné za poslední tři měsíce a bylo-li použito pouze u jednoho vlastníka, bude platba přiřazena tomuto vlastníkovi, pokud nebude dohledán vlastník dle „Párovat dle“.

TIP: Doporučujeme používat výchozí nastavení, ve kterém mohou nastat chyby spárování zcela výjimečně a ve zcela specifických případech.

Pro párování je možné nastavit pravidla pro jednotlivé nemovitosti v modulu Nemovitost->Nastavení->Nemovitost->Předpisy :

Párovat předpisy při importu od - vyberte datum, od kterého mají být platby automaticky párovány na předpisy

Párovat na všechny sady předpisů - doporučujeme NE. ANO zvolte v případě, kdy platby mají být párovány na všechny předpisy bez ohledu na sadu (párováno bude na všechny předpisy pouze dle pořadí úhrady). Použijí např. uživatelé, kteří sady předpisů nepoužívají pro mimořádné předpisy, ale pro pravidelné předepisování (např. v každém měsíci samostatný předpis na nájem a předpis na služby).

  • Záložka Ostatní

Číselná řada- příjem/výdaj – tvořené doklady na transakce lze číslovat vlastní číselnou řadou, která se vytvoří v Nastavení -> Číselné řady a do nastavení účtu se číselné řady vyberou.

Cizí měna - je k dispozici pouze máte-li zapnuté cizí měny (více naleznete v článku Cizí měny )

  • Záložka Stahování výpisů

Záložka je k dispozici u účtu typu Banka.

V tuto chvíli pouze Fio Banka nabízí bezplatné API rozhraní pro automatické stahování výpisů. Pro nastavení automatického stahování z Fio banky vyberte typ komunikace „Fio banka“.

V pravé části doplníte Token, který jste vytvořili v FIO internetovém bankovnictví (doporučujeme vytvořit token bez omezené platnosti, aby jste nebyli v budoucnu omezeni ve stahování dat).

Vyberte správný datum „stahovat od“. Od té chvíle bude Domsys automaticky stahovat výpisy. Můžete také zadat datum v minulosti. Domsys poté stáhne dle zvolené periody všechny výpisy až do posledního možného.

Příklad č. 1: Aktuálně je například 5.4.2015. Chcete zadat FIO účet a začít stahovat výpisy od začátku roku 2015. Zadáte tedy „Stahovat od“  1.1.2015. Zadaná perioda: Měsíčně. V ranních hodinách následujícího dne Domsys stáhne z FIO banky výpis za leden, únor, březen.  Za duben bude stažen poté automaticky 1.5.2015.

O stažení upozornit – vyberte uživatele, který bude upozorněn o staženém výpise v notifikacích.

Po importu automaticky zpracovat - zvolením Ano budou transakce obsažené ve staženém souboru z banky zaevidovány automaticky do Finance-Banka.

TIP: Máte-li bankovní ústav, který umožňuje stahování bankovních výpisů, doporučujeme použít import bankovních výpisů. Modul NEMOVITOST/CRM->Finance->Import. Více informací naleznete v odpovídající kapitole Import bankovních výpisů. Import výrazně zrychluje práci a minimalizuje chyby v opisování.
  • Záložka PKB

Záložka je k dispozici u účtu typu Složenka. Více o PKB naleznete v článku PKB - odeslání přeplatků složenkou .

  • Záložka s názvem účetního programu

Záložka je k dispozici v případě, že máte pro vybranou nemovitost v modulu Nemovitost či zákazníka v modulu CRM vybrán účetní program. Více o nastavení pro účetní programy naleznete v Centru podpory v sekci Účetnictví, kde jsou články k jednotlivým podporovaným účetním programům.

Máte-li vytvořené účty, vyberte účet, který bude výchozí pro platby předpisů - na účtu použijte Akce či pravé tlačítko myši a vyberte Nastavit jako výchozí. Na evidenčních listech se vlastníkům/nájemcům objeví účet jako ten, kam mají platit předpisy. Má-li vlastník/nájemce platit na jiný než výchozí účet, vyberte jej na konkrétním vlastníkovi/nájemci.


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)