Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Úvod do složek předpisů a předpisů

Počáteční stavy

Hromadné vložení

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Garáže/parkovací stání/sklepy

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Adresáře osob a dodavatelů

Plochy (místnosti) jednotky

Koeficienty, plochy pro vytápění a teplou vodu

Veličiny

Směrná čísla

Vybavení jednotky

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Upomínky

Dlužníci

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Změna způsobu rozúčtování složky předpisu

Vyúčtování fondu

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Změna složky ve vytvořeném předpisu

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Použití zůstatku konta na úhradu předpisu

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení, nastavení, kontrola zůstatku

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Platby přes QR kód

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul Nemovitost)

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

SIPO - CRYPTA - šifrování a podepisování

SIPO - jedno číslo organizace pro více SVJ/BD

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

INKASO - vytvoření souboru s příkazy k inkasu

Úvěry - evidence splátek (SVJ/družstvo->banka)

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Prodloužení platnosti bankovního API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Bankovní API - když propojení nefunguje?

Evidence záloh a vyúčtovacích faktur od dodavatelů

Úvod do evidence záloh dodavatelům

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů (evidenční složky)

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Změna složky nákladu (přesunutí mezi složkami)

Úhrada přijatého dokladu přeplatkem (zápočet přeplatku faktury)

Odhad výše nákladu do vyúčtování (nepřišel doklad)

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Náklady od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Doporučené kontroly před ročním vyúčtováním

Nastavení rozúčtování vytápění, ohřevu teplé vody

Roční vyúčtování

Vyúčtování - specifika pronájmů

Výstup ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

Odeslání vyúčtování vlastníkům/nájemcům

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování - srovnání spotřeb dle vyhlášky

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů (Helpdesk)

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - co je rozšíření pro správu majitelů investic

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Mobilní aplikace Domsys (APP)

Mobilní aplikace Domsys Správce a Domsys Portál

APP 2024 představení nové mobilní aplikace

APP 2024 mobilní aplikace - instalace a přihlášení

APP 2024 mobilní aplikace - Helpdesk

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Účetnictví - importy a nastavení

Export dokladů ve formátu ISDOC

Export do účetnictví-jak to funguje?

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3 - nastavení a export z Domsys

Money - upřesnění pro export DPH

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-nastavení a export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

PREMIER XML-export dokladů z Domsys

PREMIER XML-export předpisů z Domsys

PREMIER-vytvoření předkontací

Nastavení předkontací pro složky předpisu

Nastavení předkontací pro evidenční složky

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Účetnictví - řešení některých situací

Mzdy

Náklady příštích období

Dohadné položky (Domsys vs. účetnictví)

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Vyúčtování v účetnictví

Užitečné funkce

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu uživateli

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Doménový/technický administrátor

Co dělat když je problém s přihlášením

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Přesun nemovitostí k jinému správci

Novinky Domsys 8

Novinky Domsys 9 v ročním vyúčtování pro rok 2022

Kontakty

Zákaznická podpora

ÚČTY/pokladny - založení, nastavení, kontrola zůstatku

Aktualizováno od Vaňková

Nastavení účtů

Abychom mohli evidovat platby a používané způsoby úhrad, musíme nejdříve nastavit účty (účtem je např. pokladna, bankovní účet, úvěrový účet).

Modul NEMOVITOST/CRM->Nastavení->Účty

Účet vytvoříte pomocí Nový účet

Typ účtu

  • banka – jedná se o bankovní účet pro bezhotovostní transakce (takový účtem je také úvěrový účet)
  • pokladna – jedná se o pokladnu pro hotovostní operace
  • SIPO – transakce na virtuálním SIPO účtu, který vede pošta (umožní tvorbu souborů pro Českou poštu a import souborů z České pošty)
  • Složenky – toto je typ účtů pouze informativní, který bude použit jen pro výběr účtu pro platby v nastavení vlastníka (chcete-li záporné předpisy-přeplatky vyplácet pomocí složenek-poštovních poukázek a elektronické služby České pošty, nastavte potřebné údaje na záložce PKB)
  • Interní - slouží k evidenci transakcí, které nespadají do ostatních skupin (Pokladna, Banka, Doklady).
    Transakci z interního účtu lze například využít k úhradě dokladů či předpisů, kdy úhrada proběhla vzájemným zápočtem.

Název účtu – vyplňte například jméno ústavu, kde je účet veden, není třeba vypisovat celé jméno SVJ apod. Stačí vyplnit RB, ČSOB apod.

Číslo účtu – vyplňte číslo včetně předčíslí a za lomítkem kód banky. Aplikace kontroluje správnost zadaného čísla na překlepy (nikoli to, že účet existuje). Můžete nechat dočasně nevyplněno, nebo musíte vyplnit správně.

Počáteční stav – zadejte počáteční stav, což je stav účtu před první evidovanou transakcí v Domsys (u úvěrového účtu zadejte počáteční stav v mínusovým znaménkem)

Číslo organizace – jen v případě, že se jedná o SIPO účet. Je to šestimístné číslo přidělené organizaci, která vybírá peníze.

Formát souboru – jen v případě, že se jedná o SIPO účet. Pouze změny = bude se tvořit změnový soubor, Celý kmen = bude se tvořit soubor obsahující všechny platby.

Párovat dle – nabízí dvě úrovně shody pro párování plateb od vlastníků/nájemců

  • VS a částka – pro spárování musí sedět výše platby i variabilní symbol předpisu
  • pouze VS – ke spárování je dostačující, je-li nalezen vlastník dle variabilního symbolu

Použít protiúčet – vyberte např. 6 měsíců zpětně. Znamená to, že pokud číslo účtu plátce bylo u některého vlastníka použito alespoň v jedné za poslední tři měsíce a bylo-li použito pouze u jednoho vlastníka, bude platba přiřazena tomuto vlastníkovi, pokud nebude dohledán vlastník dle „Párovat dle“.

TIP: Doporučujeme používat výchozí nastavení, ve kterém mohou nastat chyby spárování zcela výjimečně a ve zcela specifických případech.

Pro párování je možné nastavit pravidla pro jednotlivé nemovitosti v modulu Nemovitost->Nastavení->Nemovitost->Předpisy :

Párovat předpisy při importu od - vyberte datum, od kterého mají být platby automaticky párovány na předpisy

Párovat na všechny sady předpisů - doporučujeme NE. ANO zvolte v případě, kdy platby mají být párovány na všechny předpisy bez ohledu na sadu (párováno bude na všechny předpisy pouze dle pořadí úhrady). Použijí např. uživatelé, kteří sady předpisů nepoužívají pro mimořádné předpisy, ale pro pravidelné předepisování (např. v každém měsíci samostatný předpis na nájem a předpis na služby).

  • Záložka Ostatní

Číselná řada- příjem/výdaj – tvořené doklady na transakce lze číslovat vlastní číselnou řadou, která se vytvoří v Nastavení -> Číselné řady a do nastavení účtu se číselné řady vyberou.

  • Záložka Stahování výpisů

Záložka je k dispozici u účtu typu Banka.

V tuto chvíli pouze Fio Banka nabízí bezplatné API rozhraní pro automatické stahování výpisů. Pro nastavení automatického stahování z Fio banky vyberte typ komunikace „Fio banka“.

V pravé části doplníte Token, který jste vytvořili v FIO internetovém bankovnictví (doporučujeme vytvořit token bez omezené platnosti abyste nebyli v budoucnu omezeni ve stahování dat).

Vyberte správný datum „stahovat od“. Od té chvíle bude Domsys automaticky stahovat výpisy. Můžete také zadat datum v minulosti. Domsys poté stáhne dle zvolené periody všechny výpisy až do posledního možného.

Příklad č. 1: Aktuálně je například 5.4.2015. Chcete zadat FIO účet a začít stahovat výpisy od začátku roku 2015. Zadáte tedy „Stahovat od“  1.1.2015. Zadaná perioda: Měsíčně. V ranních hodinách následujícího dne Domsys stáhne z FIO banky výpis za leden, únor, březen.  Za duben bude stažen poté automaticky 1.5.2015.

O stažení upozornit – vyberte uživatele, který bude upozorněn o staženém výpise v notifikacích.

Po importu automaticky zpracovat - zvolením Ano budou transakce obsažené ve staženém souboru z banky zaevidovány automaticky do Finance-Banka.

TIP: Máte-li bankovní ústav, který umožňuje stahování bankovních výpisů, doporučujeme použít import bankovních výpisů. Modul NEMOVITOST/CRM->Finance->Import. Více informací naleznete v odpovídající kapitole Import bankovních výpisů. Import výrazně zrychluje práci a minimalizuje chyby v opisování.
  • Záložka PKB

Záložka je k dispozici u účtu typu Složenka. Více o PKB naleznete v článku PKB - odeslání přeplatků složenkou .

  • Záložka s názvem účetního programu

Záložka je k dispozici v případě, že máte pro vybranou nemovitost v modulu Nemovitost či zákazníka v modulu CRM vybrán účetní program. Více o nastavení pro účetní programy naleznete v Centru podpory v sekci Účetnictví, kde jsou články k jednotlivým podporovaným účetním programům.

Výchozí účet pro platby předpisů

Máte-li vytvořené účty, vyberte účet, který bude výchozí pro platby předpisů - na účtu použijte Akce či pravé tlačítko myši a vyberte Nastavit jako výchozí. Na evidenčních listech se vlastníkům/nájemcům objeví účet jako ten, kam mají platit předpisy.

Má-li vlastník/nájemce platit na jiný než výchozí účet, vyberte jej na konkrétním vlastníkovi/nájemci.

Kontrola zůstatků účtů/pokladen

Aktuální zůstatek

Aktuální zůstatek účtů/pokladen, který zahrnuje veškeré transakce evidované v Domsys naleznete v Nastavení-Účty.

U každého účtu je zobrazen zůstatek ve sloupci Stav.

Zůstatek ke konkrétnímu dni

Zůstatek ke konkrétnímu dni zjistíte ve Finance-Banka/Pokladna, kde kliknete na jakýkoliv řádek s požadovaným datem a dáte Další-Stavy účtů. Ve zobrazeném přehledu stavů je uveden stav k vámi vybranému dni a stav aktuální zahrnující všechny evidované transakce.

Zůstatky účtů ke konci konkrétního měsíce

Zůstatky účtů ke konci konkrétního měsíce můžete zobrazit výše uvedeným způsobem nebo k tomu využít výstup Zůstatky účtů a fondů, který naleznete v Nemovitost-Přehled-Výstupy. V nastavení tohoto výstupu vybíráte měsíc, ke kterému se zůstatek zobrazí a účty, pro které má být zůstatek zobrazen.


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)