Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Počáteční stavy

Hromadné vložení

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Adresáře osob a dodavatelů

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Použití zůstatku konta na úhradu předpisu

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

SIPO - CRYPTA - šifrování a podepisování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

INKASO - vytvoření souboru s příkazy k inkasu

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Prodloužení platnosti API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Úhrada přijatého dokladu přeplatkem

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Náklady od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Výstup ročního vyúčtování

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - co je rozšíření pro správu majitelů investic

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Export dokladů ve formátu ISDOC

Úvod do exportu do účetnictví

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 8

Kontakty

Zákaznická podpora

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Návod je vhodný pro správu celých domů (např. SVJ, družstvo), které mají většinou vymezené jednotky v katastru nemovitostí (Domsys umožňuje import z katastru nemovitostí, kdy po importu budou do Domsysu vloženy aktuální jednotky včetně jejich vlastníků). Importem jednotek vás provede návod Domsys ČÚZK pro katastr nemovitostí (import není k dispozici v DEMOverzi).

Spravujete-li prostory určené k pronájmu, pak se podívejte na článek Správa nájemního bytu/domu , který Vás provede jejich vytvořením a nastavením.

Návod krok za krokem - Začínáme, aneb jak vytvořím první nemovitost (např. společenství vlastníků, družstvo) za 15 minut 

V tomto návodu si ukážeme, jak velmi rychle a bez chyb vytvořit svou první nemovitost (dům). Založíme nemovitost, vložíme jednotky, vlastníky, měřidla, složky předpisu, vytvoříme předpis na první měsíc a vytiskneme evidenční listy. Je to snadné.

Kde vytvoříme nový subjekt

V modulu SPRÁVCE naleznete seznam vámi spravovaných nemovitostí. Na záložce Nemovitosti je můžete vytvořit či mazat. Nový subjekt vytvoříme kliknutím na Nová stavba.

Vyplníme informace o subjektu -Společenství vlastníků vyplníme nejrychleji tak, že vložíme IČ a klikneme na ikonu lupy. Domsys sám dohledá informace o subjektu v rejstříku.

 

Po načtení údajů z rejstříku se doplní název, adresa apod. Nemovitost uložíme kliknutím na Uložit.

Přejdeme ke správě nemovitosti

Do správy nemovitosti se přepnete označením nemovitosti a stisknutím tlačítka spravovat v horní liště tlačítek, nebo stisknutím pravého tlačítka a kliknutím na možnost Spravovat.

 

Správa nemovitosti probíhá v modulu Nemovitost - ikona domečku (1). V tomto modulu pracujete vždy jen s vybranou nemovitostí (2), kde provedené úkony nemají přesah do jiného subjektu.

 

Vytvoření jednotek

Jednotky v Nemovitosti spravujeme v menu Nemovitost-> Jednotky.

Jednotky můžeme vložit ručně kliknutím na Nová jednotka nebo pokud jsou na katastru nemovitostí vyčleněny samostatné jednotky, můžeme importovat z katastru nemovitostí (není dostupné v DEMOverzi).

Jak jednotky z katastru naimportovat? Postupujte podle tohoto návodu: Domsys ČÚZK pro katastr nemovitostí .

Máme vytvořené jednotky. Pokud jste jednotky naimportovaly uložily se spolu s vlastníky a podlahovou plochou. Chceme-li doplnit např. jednotlivé plochy, z kterých se jednotka skládá, označíme řádek s jednotkou k úpravě a klineme na Upravit (1). V aplikaci je funkční pravé tlačítko, můžeme tedy také pravým tlačítkem vyvolat místní nabídku a vybrat Upravit (3). Pro účely zadání prvního subjektu není nyní důležité nastavovat jednotkám další informace, proto postoupíme dále.

 

Prohlédneme si vlastníky

Jednotka má uložené vlastníky. Všechny vlastníky nalezneme v menu Vlastníci (1) -> Vlastníci (2). U vlastníků již nyní po importu máte okamžitě zkontrolováno, zda je veden v Insolvenčním rejstříku (3). Na konci řádku je uveden počet osob (uživatelů), kteří jsou vedeni. Úprava vlastníky, počtu osob apod. probíhá opět přes tlačítko Upravit v horní tlačítkové liště, nebo přes možnost Upravit po stisknutí pravého tlačítka.

 

Oprava počtu osob

Kliknutím na možnost Upravit můžete editovat informace o vlastníkovi. Přejděme na záložku Uživatelé (1) a vybereme si způsob, jak počet uživatelů získat:

1. Zadáním počtu osob do časové osy (2), kdy vložíte celkový počet osob užívajících jednotku bez nutnosti evidování osob jmenovitě.

2. Dle evidovaných osob (3) - jednotlivé osoby evidujete jmenovitě, každá osoba má zároveň evidovány doby uživání od-do po dnech.

Tímto způsobem nastavíte počet osob tak, aby odpovídal požadovaným hodnotám.

 

Poměrová měřidla

Zadáme měřící soustavy, které sdružují poměrová měřidla. Evidujete taková měřidla, která slouží k rozúčtování. Pro potřeby rozúčtování neevidujeme např. měřidlo elektřiny společných prostor, protože neslouží k rozúčtování nákladů. Měřidla evidujeme v menu Nemovitost (1) -> Měřidla (2). Abychom mohli vytvořit naše první měřidla, založíme Měřící soustavu. Založíme měřidla pro rozúčtování studené vody. Měřící soustavu založíme kliknutím na tlačítko Měřící soustavy (3).

 

Nová měřící soustava Studená voda - kliknutím na Nová měřící soustava (1) se nám zobrazí okno pro zadání nové měřící soustavy. Měřící soustava sdružuje poměrová měřidla. Zadáte název měřící soustavy, měrnou jednotku patního měřidla - v tomto případě m3. Odečet poměrového měřidla ponecháte Stav. Spotřeba slouží pro takové měřiče (např. RTN na radiátorech), které každý rok počítají od nuly. Kliknutím na Uložit (2) Měřící soustavu uložíme.

Vytvoříme poměrová měřidla

Klikem pravým tlačítkem na měřící soustavě zobrazíme místní nabídku, kde vybereme Hromadné vytvoření měřidel.

Hromadné vytvoření poměrových měřidel - vybereme jednotky, pro které chceme měřidlo vytvořit. V našem případě vytvoříme všem jedno poměrové měřidlo studené vody. Označíme všechny jednotky klikem na Označit vše (1), dále vyplníme vlastní název měridla. Například dle jeho umístění (2). Kliknutím na Uložit (3) necháme všechna měřidla vytvořit. Vytvořená měřidla si prohlédneme kliknutím na záložku Měřidla.

 

Složky předpisu

Složka předpisu je základním stavebním kamenem předpisu plateb. Složkou předpisu se rozumí jednotlivé položky, z kterých se bude skládat předpis plateb. Složkou předpisu říkáte, co v dané nemovitosti vlastníci budou platit za služby a další položky pravidelných plateb (později vzniklých předpisů). Na složce předpisu nastavíte výchozí pravidlo jak má být částka do předpisu vypočítána a pokud je složka zálohou, pak určíte jak mají být evidované náklady rozúčtovány mezi jednotlivé vlastníky.

V záložce Nemovitost->Složky předpisu založíme jednotlivé složky předpisu. Pro naše účely vytvoříme složku Studená voda a tzv. Fond oprav. Klikneme na Nová složka.

Zadáme název složky (1), typ složky (2) - zda se vyúčtovává dle skutečných nákladů či nikoli. Pro případ studené vody se vyúčtovává.

Výchozí výše platby - zvolte jakým způsobem bude vypočítán požadavek na zálohu (3). Například dle počtu evidovaných osob (uživatelů). Dále zadáme částku na jednu osobu, kterou určíme tzv. časovou osou (4). O zbytek se postará Domsys. Dle počtu osob bude tvořit předpisy.

Jelikož jsme zvolily složku typu "záloha (vyúčtuje se)", je zapotřebí ještě zvolit, jak budou náklady ve vyúčtování rozúčtovány. Klikneme na záložku Rozúčtování (5).

 

Rozúčtování složky předpisu - v tabulce vyberete jakou část nákladů (1) budete rozúčtovávat jakou metodou (2). Rozložení nákladů v roce ponechejte jako standardní (více vysvětluje nápověda po stisku F1).

Abychom rozúčtovali náklady na studenou vodu dle náměrů, zvolíme metodu rozúčtování Měřící soustava: Studená voda. (2).

Kliknutím Uložit (3) novou složku uložíme.

 

Složka předpisu - fond (vyúčtování předpisů)

Zvolíme znovu Nová složka. Vyplníme formulář, počáteční stav (3) nemusíme nyní vyplňovat, můžeme jej doplnit později. Počáteční stav fondu oprav je důležitý pro sestavu, která vyúčtovává vlastníkům využití a stav fondu. Kliknutím na Uložit (6) tuto složku uložíme.

 

Přiřazení složek k jednotkám

Každá jednotka může mít přiřazeny různé složky. Nyní máme založeny dvě složky, ale nepřiřadili jsme je žádné jednotce. Klikneme na Přiřadit jednotky postupně (1) a (2).

Zobrazí se nám okno Přiřadit jednotky ke složce. Označíme všechny kliknutím na Označit vše (3) a poté Uložit (4). Nechceme-li složku přiřadit všem jednotkám, vybereme ze seznamu za pomocí Shift/Ctrl a kliknutí (standardně jako ve Windows) ty jednotky, ke kterým přiřadíme.

Kontrola výše plateb

Ano, nyní máme zadáno vše pro výpočet výše měsíčních plateb a můžeme vytvořit Evidenční list a předpisy za první měsíc. Před vytvořením si však výši plateb zkontrolujeme.

Vlastníci (1) -> Vlastníci (2) -> pravé tlačítko na vlastníkovi -> Přehled výpočtu předpisů (3)

V tabulce vidíme, jakou výši bude vlastník hradit (4). Kliknutím na částku (4), dojde k zobrazení okna, kde je původ částky vysvětlen. Tímto způsobem si můžeme rychle zkontrolovat, zda se budou vlastníkovi vypočítávat předpisy dle očekávání.

Vytvoření předpisu

Předpis vytvoříme v menu Finance (1) -> Předpisy (2).

Stiskem tlačítka Generovat předpisy plateb (3) otevřete okno, kde zvolíte měsíc, za který chcete předpisy vytvořit (4) a dále níže v tabulce vyhodnotí, zda již pro daný měsíc mají vlastníci předpis vytvořený a pokud ano, zda jej chcete zaktualizovat. Bez aktualizace předpisu zůstanou předpisy stále stejné. Kliknutím na Uložit (5) vytvoříme předpisy všem vlastníkům za měsíc 01/2016.

Stejným způsobem vytvoříme předpisy na další měsíce.

 

Evidenční list

V menu Vlastníci (1) -> Vlastníci (2) -> Výstupy (3) vytiskneme evidenční listy. Označte jednoho či více vlastníky (klik + SHIFT, klik + CTRL, CTRL+A pro označení všech) a vyberte Výstupy->Evidenční list (4).

V okně Nastavení výstupu vyberte měsíc (5), pro který chcete Evidenční list vytvořit a dále zda chcete přiložit platební kalendář a pokud ano, od jakého měsíce (6).

Klikem na Exportovat (7) vytvoříte PDF Evidenční listy pro všechny označené vlastníky.

Po vyexportování si PDF s Evidenčními listy stáhněte kliknutím na Stáhnout (8).

 

Gratulujeme

Gratulujeme Vám. Právě jste vytvořili základní podobu domu.

Další základní kroky:


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)