Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením první nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Časté dotazy (FAQ)

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - automatický import přes API (KB,FIO)

Import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

K čemu slouží modul CRM?

Modul slouží ke sloučení nemovitostí pod jednoho zákazníka. V tomto modulu lze spravovat transakce, které jsou evidovány na jednom účtu, ale transakce patří k různým nemovitostem (např. platby nájemců z různých nemovitostí), doklady, na kterých není odběratelem konkrétní nemovitost, ale jsou vystaveny na zákazníka s náklady do různých nemovitostí. Dále je možné za jednoho zákazníka vytvořit export do účetnictví.

Zákazníkem v modulu CRM může být majitel, kterému je spravováno více nemovitostí nebo případně samotný správce.

Kdy zakládáte zákazníka pro práci v modulu CRM?

  1. Pokud spravujete více nemovitostí patřících jednomu majiteli a zároveň jsou úhrady nájemců z těchto nemovitostí přijímány na jeden jeho účet. Případně doklady evidované jsou vystavené na majitele, ale týkají se různých nemovitostí či potřebujete za majitele vytvořit export do účetnictví.
  2. Pokud spravujete více nemovitostí a úhrady nájemců z těchto nemovitostí jsou přijímány na jeden účet a to váš jako správce. Případně doklady evidované jsou vystavené na vás jako správce, ale týkají se různých nemovitostí či potřebujete vytvořit export do účetnictví za vaší správcovskou firmu.

Zákazníkem je tedy konkrétní majitel (viz. možnost 1) nebo správce (viz. možnost 2)

Než začnete zakládat zákazníka a pracovat s ním, je třeba nejdříve vytvořit spravované nemovitosti v modulu Správce -> Správce -> Nemovitosti.
Postup k vytvoření nemovitostí najdete v tomto návodu: Správa nájemního bytu/domu

Založení zákazníka

modul SPRÁVCE ->Správce->Zákazníci->Nový zákazník

Založením zákazníka se zpřístupní modul CRM, ve kterém je možné provádět evidence vztažené k zákazníkovi a jeho nemovitostem.

Příjmení a jméno– vyplňte název subjektu a vyberte formu subjektu (fyzická osoba FO či právnická osoba PO)

IČ/DIČ – vyplňte. Kliknutí na lupu se načtou údaje o subjektu evidované v aplikaci ARES.

Je potřeba určit, zda subjekt je či není plátce DPH.

(Pokud ano, pak v zákazníkovi a jemu přiřazených nemovitostech je možné pracovat s DPH).

Ulice – Zapište ulici, v prostředí aplikace Česká republika budou nabízeny našeptávačem adresy dostupné v rámci celé republiky. Můžete vepsat ulici, číslo, město i PSČ.

Záložka Kontakty - zaevidujte kontakty na zákazníka (potřebujete-li). Je-li zákazník zároveň majitelem přiřazených nemovitostí, vyberte jej zde jako majitele investic. Vybíráte zde z adresáře dodavatelů v modulu Správce-Adresář. Majitel bude automaticky zařazen do seznamu majitelů investic.

Záložka Rozšíření  slouží pro označení zákazníka zkratkou. Tato zkratka bude místo názvu zákazníka uváděna v cestě, která je v modulu Nemovitost uvedena pod adresou nemovitosti v horní liště. Používáte-li cizí měny, vyberte zde všechny, s kterými se bude v pořizovaných dokladech a transakcích pracovat.

Záložka Účetnictví umožňuje vybrat druh účetnictví – vyberte účetní program, do kterého chcete vytvářet exporty. Tímto se zpřístupní nastavení související s propojením Domsys na účetní program ve formátech, které účetní program podporuje. Vyberete-li „neuvedeno“, aplikace vás nebude zatěžovat předkontacemi apod.

Přiřazení nemovitostí pod zákazníka

modul SPRÁVCE ->Správce->Zákazníci->otevření zákazníka 

(zákazníka otevřete pomocí pravého tlačítka myši nebo poklikání)

Záložka Nemovitosti

Zde je seznam všech přiřazených nemovitostí k zákazníkovi.

Přiřazení nemovitosti - pomocí tlačítka + přiřaďte jednotlivé nemovitosti k zákazníkovi.

Odřazení nemovitosti - nemovitost lze od zákazníka odebrat pomocí nabídky Akce.

modul CRM (ikona $)

modul CRM ->Nemovitosti

V tomto modulu pracujete v jednotlivých zákaznících. Požadovaného zákazníka vyberete v horní liště pomocí ikony lupy.

Pro zvoleného zákazníka je zde uveden seznam všech evidovaných nemovitostí pod zákazníkem.

V nabídce CRM naleznete informace o přiřazených nemovitostech, seznam všech spravovaných jednotek v rámci zákazníka, evidovaných nájemců a k nim generované upomínky - toto naleznete na záložkách Nemovitosti, Jednotky, Nájemci, Upomínky.

Jsou zde tedy sdruženy všechny informace z přiřazených nemovitostí.

Po kliknutí na vybranou nemovitost můžete přejít k její správě pomocí tlačítka Spravovat (správa vybrané nemovitosti stále probíhá v modulu Nemovitost).

Vyberete-li evidovanou jednotku/nájemce a rozkliknete (či použijete nabídku pravého tlačítka myši Otevřít), budete mít k dispozici všechny informace o těchto údajích, protože Domsys vás automaticky pustí do záznamu v konkrétní nemovitosti.

Předpisy plateb

V modulu CRM můžete vygenerovat předpisy hromadně pro více nemovitostí

Modul CRM-> Nemovitosti->Další->Hromadné generovaní předpisů

Jednou z možností vytváření předpisů je generování předpisů hromadně za více nemovitostí najednou. Aby bylo možné hromadně generovat předpisy, je třeba v každé spravované nemovitosti nastavit složky předpisu (modul Nemovitost->Nemovitost->Složky předpisu) a popřípadě provést nastavení pro konkrétní jednotky či vlastníky pomocí individuálního nastavení (modul Nemovitost->Nemovitost->Jednotky nebo modul Nemovitost->Nájemci->Nájemci). Více informací o předpisech naleznete v tomto článku: Předpisy plateb .

Uživatel má možnost do všech či pouze do vybraných nemovitostí (výběr provede pomocí Ctrl + označení nemovitostí) vygenerovat předpisy.

Pro vygenerování je potřeba doplnit:

Filtr záznamůVybrané – uveden počet označených nemovitostí

                               Vše – předpisy budou vygenerované všem nemovitostem daného správce

Parametry sestavy – Měsíc – určíte měsíc, pro který mají být předpisy vygenerované

                                  Nové – určíte, zda mají být nové vytvořené

                                  Existující – určíte, jakým způsobem má generování předpisů ovlivnit již existující

                                        Předpisy

Tímto nezaniká možnost generovat předpisy v modulu Nemovitost v konkrétní nemovitosti.

Výpočet úroků a poplatků

Pro dlužné předpisy je možnost výpočtu příslušenství-úroků a poplatků z prodlení.

Další informace o příslušenství se podívejte na článek: Úroky a poplatky z prodlení

Výše úroků a poplatků je počítána na základě výše a způsobu, které stanovují platné právní předpisy pro daná období (od 1.1 2016 je počítán poplatek v nejvyšší možné výši a to 50Kč/den prodlení)

Modul CRM-> Nemovitosti-> Výstupy->Výpočet úroků a poplatků

Výpočet lze provést pro jednu či více nemovitostí (výběr provedeme pomocí Ctrl + označení jmen), kdy ve výstupu je uveden rozpis jednotlivých vlastníků/nájemníků včetně výpočtů za jednotlivé dlužné předpisy.

Filtr záznamůVybrané – uveden počet označených nemovitostí

                               Vše – předpisy budou vygenerované všem nemovitostem daného správce

Parametry sestavy – Vždy na nové stránce – určíte, zda pro každého vlastníka/nájemníka bude výpočet

                                      na samostatné stránce.

                                        Datum od – datum, od kdy mají být úroky a poplatky vypočítány

                                         Stav ke dni – datum, do kterého mají být úroky a poplatky vypočítány

Na úroky a poplatky z prodlení lze hromadně vytvořit předpisy v modulu CRM->Nemovitosti->Další->Generovat předpisy na příslušenství

Tímto nezaniká možnost generovat předpisy v modulu Nemovitost v konkrétní nemovitosti.

Evidence dokladů

V nabídce Finance - Doklady můžete evidovat veškeré doklady, které jsou vystaveny na majitele. Zpracováním je lze přiřadit ke konkrétním nemovitostem.

Zpracování dokladů je popsáno v článku Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Evidence transakcí na účtech a pokladnách

V nabídce Finance - Banka/Pokladna/Interní zaevidujete finanční transakce, které proběhly na účtech a pokladnách majitele. Zpracováním je lze přiřadit ke konkrétním nemovitostem a nájemcům. Zpracování transakcí je popsáno v článku Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

Máte-li k dispozici výpis či transakční historii z internetového bankovnictví, pak soubor v elektronicky čitelném formátu naimportujete ve Finance - Import.

Číslování transakcí a dokladů

Potřebujete např. z důvodu exportu do účetnictví evidované transakce a doklady číslovat? Pak zde najdete postup nastavení.

modul CRM->Nastavení

Záložka Číselné řady

Číselné řady je potřeba vytvořit v Nastavení->Číselné řady->Nová řada. Zde lze nadefinovat dynamické číselné řady, které půjdou s dobou - např. číselnou řadu pro faktury přijaté FP15001 – kde FP znamená faktura přijatá, 15 rok a 001 pořadové číslo, zadáte pouze jednou a to takto: FP[ROK2] + 3 místa pořadové číslo.

Název – zadejte název číselné řady

Prefix – vytvořte číselnou řadu. Řada lze také vytvořit pomocí [ROK2]/ [ROK4], kdy se do číselné řady automaticky zařadí informace o roku

Počet míst – lze zadat požadovaný počet pořadových míst číselné řady, kterých může být až 30

Použití – zde je potřeba vybrat, kde bude číselná řada použita

Nastavení číselné řady pro transakce

modul CRM->Nastavení->Účty

Nastavení provedeme v úpravě jednotlivých účtů (na vybraném účtu Akce-> Upravit), kde na záložce Obecné vyplníme:

Číselná řada – příjem  - řadu nastavíme výběrem z číselných řad

Číselná řada – výdaj - řadu nastavíme výběrem z číselných řad

Nastavení číselné řady pro doklady

modul CRM->Nastavení->Zákazník->Doklady

Nastavení provedeme pomocí Upravit (F4), kde pro jednotlivé druhy dokladů vyberete výchozí číselnou řadu.

Hromadné přečíslování

modul CRM-> Nastavení

Toto je možné použít pokud již máte záznamy v transakcích a dokladech pořízené a rozhodli jste se pro jejich číslování v číselné řadě. Pokud jsou zvolené druhy záznamů již očíslované, budou hromadně přečíslovány dle aktuálního nastavení.

Hromadné přečíslování bankovních/pokladních transakcí provedeme na vybraném účtu

modul CRM->Nastavení->Účty a pomocí Akce ->Hromadné přečíslování záznamu

Správní odměna

modul CRM ->Nemovitosti->Výstupy->Správní odměna

 Lze vytvořit výstup PDF nebo XLS s výpočtem správní odměny za nemovitosti zákazníka.

Podrobný popis práce se správní odměnou naleznete článku Výpočet odměny správce.

DopisOnline

modul CRM->Nastavení->Zákazník->DopisOnline

Pro následné využití zasílání dopisů pomocí služby České pošty-DopisOnline, je třeba zde nastavit potřebné přihlašovací údaje.

Zasílání dopisů je po té možné v jednotlivých nemovitostech zákazníka – modul Nemovitost->Komunikace.

Záhlaví výstupů

modul CRM->Nastavení->Zákazník->Obecné

Je-li potřeba na výstupech z aplikace Domsys uvádět v záhlaví kontakt na zákazníka, provedete toto nastavení právě na záložce Obecné v nastavení zákazníka. Výstupy můžete doplnit logem a razítkem, stačí je vložit do záložky Logo & Razítko.


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)