Export do účetnictví-jak to funguje?
Aplikace Domsys neobsahuje účetnictví. Důvod je prostý - nebylo by to účetnictví plnohodnotné (neumělo by např. zpracovávat mzdy, dph, přiznání). Tvůrci aplikace chtějí, aby správci měli k dispozici plnohodnotný nástroj pro samotnou správu, který bude obsahovat veškeré ekonomické informace, technické záležitosti, vyúčtování, portál pro vlastníky/nájemce a vše ostatní co dobrý správce k práci potřebuje (včetně práce s DPH) - to je aplikace Domsys. Zároveň chtějí, aby účetní pracovali také s plnohodnotným nástrojem, který ale bude umět vše co účetní potřebuje (účtování dokladů, účetní deník, mzdy, dph, zpracování přiznání atd.) - to jsou konkrétní účetní programy. Přišly s myšlenkou, že pokud je vše evidováno v aplikaci Domsys, pak účetním mohou pomoci a z aplikace umožnit exportovat data do účetních programů a to až do té úrovně, že až z 80% procent mohou být importovaná data v účetnictví i zaúčtována tak jak účetní potřebuje.
Jak to tedy funguje?
Jsou evidována veškerá ekonomická data (předpisy, faktury, platby, příkazy k úhradě, zápočty).
Díky tomu lze údaje zveřejnit vlastníkům/nájemcům na portálu a exportovat je do účetních programů.
S Domsys zpravidla pracují i uživatelé, kteří účetnictví neznají a nerozumí mu. Proto uživatelé při evidenci předpisů, dokladů a plateb vůbec nepracují se zaúčtováním, s tím pracují jen účetní, které v Domsys pro konkrétní místa nastaví MD/D (při exportu se MD/D automaticky samo přiřadí ke konkrétním položkám dokladů).
Pro potřeby účetnictví je v Domsys funkce Export, pomocí které můžete doklady, předpisy, transakce na pokladně a bance si stáhnout do souboru, který následně do svého účetního programu naimportujete. Tímto importem budou v účetním programu automaticky vytvořeny účetní doklady a to přesně tam, kde je účetní program eviduje.
Export dat do účetnictví má za cíl ušetřit část práce se zadáváním dokladů do účetního programu a ušetřit čas s jejich zaúčtováním. Proto opatření importovaných dokladů zaúčtováním konkrétního MD,D funguje co nejvíce automaticky.
Jak zařídit zaúčtování?
- Zvolte účetní program
- je-li nemovitost také samostatnou účetní agendou (zpravidla SVJ, bytová družstva s jedním domem), zvolíte účetní program v úpravě nemovitosti (modul Správce-Správce-Nemovitosti)
- patří-li více nemovitostí jedné účetní agendě, pak v Domsys jsou spojené pod zákazníka, který je právě účetní agendou a zvolíte účetní program v úpravě zákazníka (modul Správce-Správce-Zákazníci)
Přehled exportovaných dat a funkcí exportu pro jednotlivé účetní programy naleznete v článku: Porovnání účetních programů-exportů/importů
- V Domsys zaevidujete předkontace (u některých programů lze importovat), které budou představovat účtování na konkrétní MD/D, které běžně používáte v účetním programu.
Příklady účtování pro SVJ jsme pro Vás připravili na konci tohoto článku.
- Nastavíte předkontace ke složkám v jednotlivých nemovitostech.
Jednotlivé složky budou po importu do účetnictví tvořit položky vzniklých dokladů.
Pro co budou předkontace použity?
- zaúčtování předpisů
- zaúčtování přijatých dokladů, kdy náklad je přiřazen na složku
- zaúčtování vydaných dokladů, kdy fakturovaná částka je přiřazena na složku
- zaúčtování plateb, které jsou dány přímo do složky (např. bankovní poplatky, úroky atd.)
Příklad:
např. Za měsíc leden bude existovat předpis na složku Studená voda. Domsys bude vědět, jakou předkontací se má takový předpis zaúčtovat, protože jste nastavili na složce předpisu Studená voda předkontaci pro předpis (např. 311/324).
např. Přišla faktura od dodavatele na spotřebovanou vodu. Fakturu zaevidujete do Domsys a náklad vložíte do složky předpisu Studená voda. Domsys bude vědět, jakou předkontací se má faktura zaúčtovat, protože jste nastavili na složce předpisu Studená voda předkontaci pro výdaj=náklad z faktury (např. 315/321).
Stačí tedy zadat předkontaci na složce jednou a tím, že složky jsou použity do předpisů, dokladů a plateb tak už Domsys sám ví jakou předkontaci pro import do účetnictví má použít.
- Nastavíte předkontace a označení bankovním účtům a pokladnám (označení je to, které je v účetním programu pro daný účet či pokladnu)
Pro co budou předkontace použity?
- zaúčtování úhrad od vlastníků/nájemců (např. 221/311, 311/221)
- zaúčtování nezpracovaných plateb (např. 221/395, 395/221)
(Nastavení předkontací provedete v modulu Nemovitost či CRM-Nastavení-Účty, kde v úpravě účtu zadáte předkontace na záložce s názvem účetního programu)
- Položkám dokladů a plateb, které jsou v Domsys evidovány ve složkách, můžete zaúčtování upřesnit/změnit (jednotlivým položkám či hromadně ve Finance-Náklady složek)
- Vyexportujete data z Domsys za Vámi požadované období a naimportujete do účetního programu.
- je-li konkrétní nemovitost samostatnou účetní agendou, pak data exportujete z nemovitosti (např. SVJ). V případě SVJ vedete celou ekonomickou agendu v Domsys, máte tedy i bez účetnictví přehled o nákladech, stavu "fondu oprav", účtů, pokladen, pohledávek, závazků a proto do účetnictví doporučujeme importovat data jednou za celý rok a minimalizovat si tak pracnost zpracování
- patří-li více nemovitostí jedné účetní agendě, pak v Domsys jsou spojené pod zákazníka, který je právě účetní agendou a data exportujete za celého zákazníka (modul CRM)
Princip přenosu zaúčtování se může u každého účetního programu lišit.
Největší rozdíl je v evidenci salda pohledávek za vlastníky a nájemci.
Jaký?
U SVJ je myšleno na zjednodušení evidence - předpisy jsou do účetnictví importovány formou interních dokladů, kdy za každý měsíc vznikne jeden interní doklad obsahující položky, které vyjadřují předepsané složky předpisu v celkové měsíční částce za celou nemovitost.
Pohledávky z předpisů jsou účtovány na jednu analytiku (např. 311).
Platby vlastníků, které jsou do účetnictví importovány spolu s ostatními pohyby na účtech a pokladnách jsou účtovány na stejnou analytiku pohledávkového účtu (např. 311).
Z výše uvedeného vyplývá, že v účetnictví na saldu účtu pohledávek zjistíte celkový stav pohledávek za celou nemovitost.
Kde zjistím z čeho se saldo skládá, abych mohl udělat inventarizaci? V Domsys, protože zná veškeré podrobnosti a proto v něm naleznete výstup Saldo ke dni.
U pronajímaných nemovitostí (jednotek) mohou být předpisy importovány jako:
Interní doklady stejně jako je tomu u SVJ (viz. výše) = pak i stav pohledávek řešíte stejně jako u SVJ. V tomto případě jsou předpisy v Domsys nečíslované v číselné řadě.
Faktury = předpisy vzniklé v Domsys musí být očíslované v číselné řadě (tzv. předpis jako faktura) a v účetnictví vzniknou jako samostatné doklady se svým číslem v číselné řadě (co předpis = jeden doklad). Takto importované doklady můžete párovat v rámci účetního programu a znát podrobné saldo účtu pohledávek v účetnictví. Sestavu Saldo ke dni, která je v Domsys, použijete pro kontrolu stavu pohledávek. Pro import předpisů jako faktur je nutné v Domsys předpisy vytvářet v číselné řadě (očíslováním v číselné řadě Domsys pozná, že předpisy nemají být importovány jako interní doklady, ale mají být importovány faktury). Pro který účetní program je toto podporováno si ověřte v článku: Porovnání účetních programů-exportů/importů
U plátců DPH můžete předpisy importovat jako:
Interní doklady = předpisy vzniknou v účetnictví jako jednotlivé samostatné interní doklady (co předpis = jeden interní doklad). V tomto případě existují předpisy v Domsys nečíslované v číselné řadě.
Faktury = předpisy vzniklé v Domsys musí být očíslované v číselné řadě (tzv. předpis jako faktura) a v účetnictví vzniknou jako samostatné doklady se svým číslem v číselné řadě (co předpis = jeden doklad). Takto importované doklady můžete párovat v rámci účetního programu a znát podrobné saldo účtu pohledávek v účetnictví. Sestavu Saldo ke dni, která je v Domsys, použijete pro kontrolu stavu pohledávek. Pro import předpisů jako faktur je nutné v Domsys předpisy vytvářet v číselné řadě (očíslováním v číselné řadě Domsys pozná, že předpisy nemají být importovány jako interní doklady, ale mají být importovány faktury).
Pro který účetní program je podporován export DPH si ověřte v článku: Porovnání účetních programů-exportů/importů
