Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů
Každý uživatel má po přihlášení k dispozici kalendář, který může využít k plánování svých nebo jemu přidělených úkolů včetně připomínání - konce pravidelných činností z pasportů, termíny konce nájemních smluv, ukončení funkčního období zástupců, vypršení termínů tiketů zadaných přes modul Helpdesk nebo své naplánované úkoly.
Co lze v kalendáři evidovat?
První informace o úkolech a upozornění na aktuální den je zobrazena na ikoně kalendáře a to formou číselné informace o počtu. Po rozkliknutí ikony kalendáře lze získat bližší informace.
Zobrazení v kalendáři
Formou seznamu úkolů (1) dle vybraného měsíce (2) se zobrazí seznam veškerých úkolů, připomínek a činností, které jsou přidělené danému uživateli a naplánované v jeho kalendáři. Splnění úkolu potvrdíte kliknutím na první ikonku daného řádku (3). Přeplánování úkolu na jiný termín provedeme pomocí Akce- Naplánovat (4), to platí pro úkoly, které nejsou automaticky propisovány.
V kalendáři (1) dle výběru zobrazení (2), kdy naplánované úkoly jsou vyznačeny pro konkrétní dny, týdny, měsíce či roky. Po kliknutí na datum se zobrazí podrobnosti (3).
Úkoly lze pořizovat v Domsys ke všem řádkům, kde je na jeho začátku zobrazena ikona kalendáře (1). Pomocí ikony+ (2) zadáte úkol, který po uložení přes Akce->Naplánovat(5) naplánujete do kalendáře.
Plánované úkoly můžete seskupovat do Vámi vytvořených skupin (novou skupinu vytvoříte pomocí nabídky Zadat nový v kolonce Skupina (4))
Další možností zadání úkolu je vytvořit vlastní samostatný úkol přímo do kalendáře. Po otevření kalendáře v záložce Úkoly->pomocí ikony+ (1) zadejte úkol, který ihned můžete naplánovat (2) a přiřadit do skupiny. Pro plánování je možno využít nabízených časových nastavení - použít naplánování na dnes, za týden nebo za 2 týdny (3).
V Domsys je možnost evidovat zástupce (pro SVJ například výbor). Zástupce lze evidovat v modulu Nemovitost->Nemovitost->Zástupci, kde k jednotlivým zástupcům určíte konec platnosti funkčního období.
Nastavení upozornění je třeba nastavit na pracovní pozici v modulu Správce->Nastavení->Pracovní pozice (1), kde upozornění nastavíte na záložce Upozornění. V aplikaci je automaticky nastaveno upozornění předem a to 180 dní před koncem funkčního období. Počet dnů upozornění předem lze změnit a to v modulu Nemovitost->Nastavení->Nemovitost->Obecné (2).
Více informací o pracovních pozicích naleznete v tomto článku: Pracovní pozice
Využitím modulu HELPDESK (1) lze v Domsys přijímat požadavky-tzv. tikety např. na různé opravy v nemovitostech či jiné podněty od vlastníků/nájemníků, které je potřeba evidovat spolu s postupem řešení v závislosti na čase. Každý přijatý tiket je přidělen Řešiteli (2), tedy osobě zodpovědné za vyřešení tiketu. Této osobě jsou požadavky zobrazovány v kalendáři v závislosti na zadaném termínu splnění.
V Domsys lze pomocí pasportizace evidovat pro každou nemovitost činnosti (např. pravidelné revize, kontroly) s jejich termíny a to v modulu TZB (2). V okamžiku doplnění data provedení činnosti se v kalendáři automaticky posune termín vypršení dle nastavené periody na činnosti (např. u činnosti revize hydrantů bude dána perioda roční s připomínáním 30dnů předem (1) s tím, že poslední revize byla provedena 3.5.2016, bude tedy v kalendáři připomenuto vypršení revize dne 3.4.2017)
U nemovitostí, které mají formu pronájmu, je možno upozorňovat na konce nájemních smluv. Upozornění nastavíte pro vybranou pracovní pozici v modulu SPRÁVCE->Nastavení->Pracovní pozice (1). V nemovitosti využívající komplexní režim nájemních smluv, lze v každé nájemní smlouvě nastavit, kolik dní předem má být upozorněno na její končící platnost. U nemovitostí, které využívají zjednodušený režim nájemních smluv je na končící platnost smluv přednastaveno upozorňování 30 dnů předem - toto nastavení změníte v úpravě konkrétního nájemce, na záložce Podmínky.
Více informací o pracovních pozicích naleznete v tomto článku: Pracovní pozice
Zasílání přehledu úkolů a upozornění na e-mail
Každý uživatel má možnost si nastavit zasílání přehledu veškerých úkolů a upozornění z kalendáře na e-mail (mailovou adresou je přihlašovací e-mail uživatele). Toto nastavení provedete v Nastavení uživatele->Upozornění (1). Zde je možnost výběru pravidelnosti zasílání e-mailů - Denní (každý den ve vybranou hodinu), Týdenní (každé pondělí ve vybranou hodinu), Měsíční (první den v měsíci ve vybranou hodinu). Pravidelnost je možno kombinovat - např. měsíční s výpisem úkolů a upozornění na celý měsíc a zároveň týdenní s úkoly a upozornění na aktuální týden. Přehled úkolů a upozornění je přímo vypsán v e-mailu a zároveň je obsažen v příloze e-mailu.
Podívejte se jak na to: Požadavky s vytvářením tiketů
Propojení kalendáře s jinými aplikacemi
Integrace kalendáře pomocí ICS s jinými aplikacemi
Možné propojení kalendáře s Gmail, Zimbra, Outlook.
Po otevření kalendáře Domsys toto nastavíte na záložce Externí kalendář (1):
Zveřejnit ICS soubor - zvolte Ano (2)
Odkaz k ICS - zobrazený odkaz zkopírujte do Vaší kalendářové aplikace (3).
