Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Časté dotazy (FAQ)

Základní evidence

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Adresáře osob a dodavatelů

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Export do STORMWARE Pohoda-účtovací vzory CRM

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro katastr nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Každý uživatel má po přihlášení k dispozici kalendář, který může využít k plánování svých nebo jemu přidělených úkolů včetně připomínání - konce pravidelných činností z pasportů, termíny konce nájemních smluv, ukončení funkčního období zástupců, vypršení termínů tiketů zadaných přes modul Helpdesk nebo své naplánované úkoly.

Co lze v kalendáři evidovat?

První informace o úkolech a upozornění na aktuální den je zobrazena na ikoně kalendáře a to formou číselné informace o počtu. Po rozkliknutí ikony kalendáře lze získat bližší informace.

Zobrazení v kalendáři

1. Formou seznamu úkolů (1) dle vybraného měsíce (2) se zobrazí seznam veškerých úkolů, připomínek a činností, které jsou přidělené danému uživateli a naplánované v jeho kalendáři. Splnění úkolu potvrdíte kliknutím na první ikonku daného řádku (3).  Přeplánování úkolu na jiný termín provedeme pomocí Akce- Naplánovat (4), to platí pro úkoly, které nejsou automaticky propisovány.

2. V kalendáři (1) dle výběru zobrazení (2), kdy naplánované úkoly jsou vyznačeny pro konkrétní dny, týdny, měsíce či roky. Po kliknutí na datum se zobrazí podrobnosti (3).

1. Úkoly naplánované na určitý den

Úkoly lze pořizovat v Domsys ke všem řádkům, kde je na jeho začátku zobrazena ikona kalendáře (1). Pomocí ikony+ (2) zadáte úkol, který po uložení přes Akce->Naplánovat(5) naplánujete do kalendáře.

Plánované úkoly můžete seskupovat do Vámi vytvořených skupin (novou skupinu vytvoříte pomocí nabídky Zadat nový v kolonce Skupina (4))

Další možností zadání úkolu je vytvořit vlastní samostatný úkol přímo do kalendáře. Po otevření kalendáře v záložce Úkoly->pomocí ikony+ (1) zadejte úkol, který ihned můžete naplánovat (2) a přiřadit do skupiny. Pro plánování je možno využít nabízených časových nastavení - použít naplánování na dnes, za týden nebo za 2 týdny (3).

2. Upozornění na konec funkčního období zástupců

V Domsys je možnost evidovat zástupce (pro SVJ například výbor). Zástupce lze evidovat v modulu Nemovitost->Nemovitost->Zástupci, kde k jednotlivým zástupcům určíte konec platnosti funkčního období.

 

Nastavení upozorně je třeba nastavit na pracovní pozici v modulu Správce->Nastavení->Pracovní pozice (1), kde upozornění nastavíte na záložce Upozornění. V aplikaci je automaticky nastaveno upozornění předem a to 180 dní před koncem funkčního období. Počet dnů upozornění předem lze změnit a to v modulu Nemovitost->Nastavení->Nemovitost->Obecné (2).

Více informací o pracovních pozicích naleznete v tomto článku: Pracovní pozice

3. Požadavky z tiketů dle termínu splnění

Využitím modulu HELPDESK (1) lze v Domsys přijímat požadavky-tzv. tikety např. na různé opravy v nemovitostech či jiné podněty od vlastníků/nájemníků, které je potřeba evidovat spolu s postupem řešení v závislosti na čase. Každý přijatý tiket je přidělen Řešiteli (2), tedy osobě zodpovědné za vyřešení tiketu. Této osobě jsou požadavky zobrazovány v kalendáři v závislosti na zadaném termínu splnění.

4. Připomenutí činností dle data vypršení

V Domsys lze pomocí pasportizace evidovat pro každou nemovitost činnosti (např. pravidelné revize, kontroly) s jejich termíny a to v modulu TZB (2). V okamžiku doplnění data provedení činnosti se v kalendáři automaticky posune termín vypršení dle nastavené periody na činnosti (např. u činnosti revize hydrantů bude dána perioda roční s připomínáním 30dnů předem (1) s tím, že poslední revize byla provedena 3.5.2016, bude tedy v kalendáři připomenuto vypršení revize dne 3.4.2017)

5. Upozornění na konec platnosti nájemních smluv

U nemovitostí, které mají formu pronájmu, je možno upozorňovat na konce nájemních smluv. Upozornění nastavíte pro vybranou pracovní pozici v modulu SPRÁVCE->Nastavení->Pracovní pozice (1). V nemovitosti využívající komplexní režim nájemních smluv, lze v každé nájemní smlouvě nastavit, kolik dní předem má být upozorněno na její končící platnost. U nemovitostí, které využívají zjednodušený režim nájemních smluv je na končící platnost smluv přednastaveno upozorňování 30 dnů předem - toto nastavení změníte v úpravě konkrétního nájemce, na záložce Podmínky.

Více informací o pracovních pozicích naleznete v tomto článku: Pracovní pozice

Zasílání přehledu úkolů a upozornění na e-mail

Každý uživatel má možnost si nastavit zasílání přehledu veškerých úkolů a upozornění z kalendáře na e-mail (mailovou adresou je přihlašovací e-mail uživatele). Toto nastavení provedete v Nastavení uživatele->Upozornění (1). Zde je možnost výběru pravidelnosti zasílání e-mailů - Denní (každý den ve vybranou hodinu), Týdenní (každé pondělí ve vybranou hodinu), Měsíční (první den v měsíci ve vybranou hodinu). Pravidelnost je možno kombinovat - např. měsíční s výpisem úkolů a upozornění na celý měsíc a zároveň týdenní s úkoly a upozornění na aktuální týden. Přehled úkolů a upozornění je přímo vypsán v e-mailu a zároveň je obsažen v příloze e-mailu.

Upozornění na konec nájemních smluv a činností lze i přes automaticky vytvářené tikety do modulu HelpDesk.
Podívejte se jak na to: Požadavky s vytvářením tiketů

Propojení kalendáře s jinými aplikacemi

Integrace kalendáře pomocí ICS s jinými aplikacemi

Možné propojení kalendáře s Gmail, Zimbra, Outlook.

Po otevření kalendáře Domsys toto nastavíte na záložce Externí kalendář (1):

Zveřejnit ICS soubor - zvolte Ano (2)

Odkaz k ICS -  zobrazený odkaz zkopírujte do Vaší kalendářové aplikace (3).


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)