Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů
Každý uživatel má po přihlášení k dispozici kalendář, který může využít k plánování svých nebo jemu přidělených úkolů včetně připomínání - konce pravidelných činností z pasportů, termíny konce nájemních smluv, ukončení funkčního období zástupců, vypršení termínů tiketů zadaných přes modul Helpdesk nebo své naplánované úkoly.
Co lze v kalendáři evidovat?
První informace o úkolech a upozornění na aktuální den je zobrazena na ikoně kalendáře a to formou číselné informace o počtu. Po rozkliknutí ikony kalendáře lze získat bližší informace.
Zobrazení v kalendáři
1. Formou seznamu úkolů (1) dle vybraného měsíce (2) se zobrazí seznam veškerých úkolů, připomínek a činností, které jsou přidělené danému uživateli a naplánované v jeho kalendáři. Splnění úkolu potvrdíte kliknutím na první ikonku daného řádku (3). Přeplánování úkolu na jiný termín provedeme pomocí Akce- Naplánovat (4), to platí pro úkoly, které nejsou automaticky propisovány.
2. V kalendáři (1) dle výběru zobrazení (2), kdy naplánované úkoly jsou vyznačeny pro konkrétní dny, týdny, měsíce či roky. Po kliknutí na datum se zobrazí podrobnosti (3).
1. Úkoly naplánované na určitý den
Úkoly lze pořizovat v Domsys ke všem řádkům, kde je na jeho začátku zobrazena ikona kalendáře (1). Pomocí ikony+ (2) zadáte úkol, který po uložení přes Akce->Naplánovat(5) naplánujete do kalendáře.
Plánované úkoly můžete seskupovat do Vámi vytvořených skupin (novou skupinu vytvoříte pomocí nabídky Zadat nový v kolonce Skupina (4))
Další možností zadání úkolu je vytvořit vlastní samostatný úkol přímo do kalendáře. Po otevření kalendáře v záložce Úkoly->pomocí ikony+ (1) zadejte úkol, který ihned můžete naplánovat (2) a přiřadit do skupiny. Pro plánování je možno využít nabízených časových nastavení - použít naplánování na dnes, za týden nebo za 2 týdny (3).
2. Upozornění na konec funkčního období zástupců
V Domsys je možnost evidovat zástupce (pro SVJ například výbor). Zástupce lze evidovat v modulu Nemovitost->Nemovitost->Zástupci, kde k jednotlivým zástupcům určíte konec platnosti funkčního období.
Nastavení upozornění je třeba nastavit na pracovní pozici v modulu Správce->Nastavení->Pracovní pozice (1), kde upozornění nastavíte na záložce Upozornění. V aplikaci je automaticky nastaveno upozornění předem a to 180 dní před koncem funkčního období. Počet dnů upozornění předem lze změnit a to v modulu Nemovitost->Nastavení->Nemovitost->Obecné (2).
Více informací o pracovních pozicích naleznete v tomto článku: Pracovní pozice
3. Požadavky z tiketů dle termínu splnění
Využitím modulu HELPDESK (1) lze v Domsys přijímat požadavky-tzv. tikety např. na různé opravy v nemovitostech či jiné podněty od vlastníků/nájemníků, které je potřeba evidovat spolu s postupem řešení v závislosti na čase. Každý přijatý tiket je přidělen Řešiteli (2), tedy osobě zodpovědné za vyřešení tiketu. Této osobě jsou požadavky zobrazovány v kalendáři v závislosti na zadaném termínu splnění.
4. Připomenutí činností dle data vypršení
V Domsys lze pomocí pasportizace evidovat pro každou nemovitost činnosti (např. pravidelné revize, kontroly) s jejich termíny a to v modulu TZB (2). V okamžiku doplnění data provedení činnosti se v kalendáři automaticky posune termín vypršení dle nastavené periody na činnosti (např. u činnosti revize hydrantů bude dána perioda roční s připomínáním 30dnů předem (1) s tím, že poslední revize byla provedena 3.5.2016, bude tedy v kalendáři připomenuto vypršení revize dne 3.4.2017)
5. Upozornění na konec platnosti nájemních smluv
U nemovitostí, které mají formu pronájmu, je možno upozorňovat na konce nájemních smluv. Upozornění nastavíte pro vybranou pracovní pozici v modulu SPRÁVCE->Nastavení->Pracovní pozice (1). V nemovitosti využívající komplexní režim nájemních smluv, lze v každé nájemní smlouvě nastavit, kolik dní předem má být upozorněno na její končící platnost. U nemovitostí, které využívají zjednodušený režim nájemních smluv je na končící platnost smluv přednastaveno upozorňování 30 dnů předem - toto nastavení změníte v úpravě konkrétního nájemce, na záložce Podmínky.
Více informací o pracovních pozicích naleznete v tomto článku: Pracovní pozice
Zasílání přehledu úkolů a upozornění na e-mail
Každý uživatel má možnost si nastavit zasílání přehledu veškerých úkolů a upozornění z kalendáře na e-mail (mailovou adresou je přihlašovací e-mail uživatele). Toto nastavení provedete v Nastavení uživatele->Upozornění (1). Zde je možnost výběru pravidelnosti zasílání e-mailů - Denní (každý den ve vybranou hodinu), Týdenní (každé pondělí ve vybranou hodinu), Měsíční (první den v měsíci ve vybranou hodinu). Pravidelnost je možno kombinovat - např. měsíční s výpisem úkolů a upozornění na celý měsíc a zároveň týdenní s úkoly a upozornění na aktuální týden. Přehled úkolů a upozornění je přímo vypsán v e-mailu a zároveň je obsažen v příloze e-mailu.
Podívejte se jak na to: Požadavky s vytvářením tiketů
Propojení kalendáře s jinými aplikacemi
Integrace kalendáře pomocí ICS s jinými aplikacemi
Možné propojení kalendáře s Gmail, Zimbra, Outlook.
Po otevření kalendáře Domsys toto nastavíte na záložce Externí kalendář (1):
Zveřejnit ICS soubor - zvolte Ano (2)
Odkaz k ICS - zobrazený odkaz zkopírujte do Vaší kalendářové aplikace (3).
