Zasílání žádostí z portálu
Vlastníci/Nájemci, kteří mají přístup na modul Portál, mají možnost použít funkci Žádosti díky níž mohou zasílat žádosti či požadavky:
ekonomického charakteru
technického charakteru
informace o změně počtu žijících osob v jednotce
nahlášení samoodečtu k 31.12. (samoodečty lze zasílat v měsících listopad, prosinec, leden)
Pro zpřístupnění žádostí nastavte:
Role oprávnění
Na roli, kterou dáváte oprávnění k přístupu na portál s možností zadávat žádosti, nastavte Zápis pro celý Portál (tímto nastavením budou mít uživatelé údaje na portálu pro čtení mimo žádostí, které budou moci vytvářet a komentovat).
Nastavení žádostí
1. Založení fronty
Na vytvořené žádosti budou aplikací vytvářeny tzv. tikety, které budou evidovány a dále správcem zpracovávány v modulu HELPDESK.
Modul HELPDESK slouží pro práci s tikety vybrané společnosti. Tiketem se rozumí požadavek, který má přiřazené pořadové číslo, svého řešitele a termín dokončení. Organizace modulu je řazena po správcovských společnostech, pracujete tedy dohromady s požadavky v rámci všech nemovitostí vybraného správce.
Vytvořené tikety na žádosti se seskupují do tzv. front. Fronta může řešit například tématické rozdělení tiketů (např. budete-li chtít mít pohromadě tikety technického charakteru, vytvoříte frontu s názvem Technická část).
Fronty založíte v modulu SPRÁVCE->Nastavení->Tikety, pomocí ikony +. Frontě zadejte název a řešitele, který zde bude určen pomocí pracovní pozice.
Pracovní pozici vytvoříte v modulu Správce -> Nastavení -> Pracovní pozice: v pracovní pozici nastavíte pracovníka, který bude nastaven jako výchozí pro všechny nemovitosti pro danou pozici. Dále je možno v jednotlivých nemovitostech určit osobu, která vykonává pozici za nemovitost.
2. Informace o nenastavené funkci Žádosti
Pro používání žádostí z portálu je třeba určité nastavení v Domsysu. Pokud toto nastavení není provedeno, je tato informace zobrazena na Portálu vlastníkům/nájemcům takto:
3. Nastavení fronty pro potřeby portálu
Nastavení fronty
Pro potřeby portálu je potřeba určit, pod kterou frontou budou evidovány žádosti. Příznakem jednotlivých front lze označit pouze jednu frontu nebo až čtyři různé fronty.
Vybranou frontu označíte pomocí nabídky pravého tlačítka myši.
Kdo bude informován o vytvořených žádostech na portále?
Informována bude osoba nastavená u pracovní pozice v jednotlivých nemovitostech. Pokud nejsou nastaveny osoby v nemovitostech, pak bude informována osoba, která je u pracovní pozice jako výchozí.
Jak bude osoba informována o vytvořených žádostech na portále?
Informace bude dané osobě zobrazena v Domsysu v ikoně Zvonečku a zároveň mu bude zaslána na e-mail.
4. Příklad označených front pro portál
O správném nastavení jste informováni v barevném řádku nad seznamem front (1).
Zde jsou uvedené příklady nastavených front pro žádosti z portálu:
S takovýmto nastavením může vlastník/nájemce posílat z portálu žádosti:
K žádostem uživatel portálu může zadávat komentáře.
Komentáře, které přidá správce k tiketům vytvořeným na žádosti v modulu Helpdesk, mohou být interní a veřejné. Veřejné budou zobrazeny uživateli na portálu. Správce může změnou typu již uloženého komentář ovlivnit zobrazení na portálu.
Má-li uživatel vidět na portálu všechny tikety nemovitosti, tedy i tikety (žádosti) vytvořené přímo správcem, nastavte toto na roli oprávnění (modul Správce-Oprávnění-Role).
