Zasílání žádostí z portálu
Vlastníci/Nájemci, kteří mají přístup na modul Portál, mají možnost použít funkci Žádosti díky níž mohou zasílat žádosti či požadavky:
ekonomického charakteru
technického charakteru
informace o změně počtu žijících osob v jednotce
nahlášení samoodečtu k 31.12. (samoodečty lze zasílat v měsících listopad, prosinec, leden)
Pro zpřístupnění žádostí je potřeba nejdříve žádosti nastavit a tím zpřístupnit uživatelům portálu.
Nastavení žádostí
1. Založení fronty
Na vytvořené žádosti budou aplikací vytvářeny tzv. tikety, které budou evidovány a dále správcem zpracovávány v modulu HELPDESK.
Modul HELPDESK slouží pro práci s tikety vybrané společnosti. Tiketem se rozumí požadavek, který má přiřazené pořadové číslo, svého řešitele a termín dokončení. Organizace modulu je řazena po správcovských společnostech, pracujete tedy dohromady s požadavky v rámci všech nemovitostí vybraného správce.
Vytvořené tikety na žádosti se seskupují do tzv. front. Fronta může řešit například tématické rozdělení tiketů (např. budete-li chtít mít pohromadě tikety technického charakteru, vytvoříte frontu s názvem Technická část).
Fronty založíte v modulu SPRÁVCE->Nastavení->Tikety, pomocí ikony +. Frontě zadejte název a řešitele, který zde bude určen pomocí pracovní pozice.
Pracovní pozici vytvoříte v modulu Správce -> Nastavení -> Pracovní pozice: v pracovní pozici nastavíte pracovníka, který bude nastaven jako výchozí pro všechny nemovitosti pro danou pozici. Dále je možno v jednotlivých nemovitostech určit osobu, která vykonává pozici za nemovitost.
Podrobněji o frontách je napsáno zde: Řazení tiketů do front
2. Informace o nenastavené funkci Žádosti
Pro používání žádostí z portálu je třeba určité nastavení v Domsysu. Pokud toto nastavení není provedeno, je tato informace zobrazena na Portálu vlastníkům/nájemcům takto:
3. Nastavení fronty pro potřeby portálu
Nastavení fronty
Pro potřeby portálu je potřeba určit, pod kterou frontou budou evidovány žádosti. Příznak pro žádosti může být použit jen jednou a jedna fronta může být označena více příznaky.
Vybranou frontu označíte pomocí nabídky pravého tlačítka myši. Pro aktivaci žádostí je potřeba použít všechny příznaky pro žádosti.
Kdo bude informován o vytvořených žádostech na portále?
Informována bude osoba nastavená u pracovní pozice v jednotlivých nemovitostech. Pokud nejsou nastaveny osoby v nemovitostech, pak bude informována osoba, která je u pracovní pozice jako výchozí.
Jak bude osoba informována o vytvořených žádostech na portále?
Informace bude dané osobě zobrazena v Domsysu v ikoně Zvonečku a zároveň mu bude zaslána na e-mail.
4. Příklad označených front pro portál
O správném nastavení jste informováni v barevném řádku nad seznamem front (1).
Zde jsou uvedené příklady nastavených front pro žádosti z portálu:
S takovýmto nastavením může vlastník/nájemce posílat z portálu žádosti:
K žádostem uživatel portálu může zadávat komentáře.
Komentáře, které přidá správce k tiketům vytvořeným na žádosti v modulu Helpdesk, mohou být interní a veřejné. Veřejné budou zobrazeny uživateli na portálu. Správce může změnou typu již uloženého komentáře ovlivnit zobrazení na portálu.
Má-li uživatel vidět na portálu všechny tikety nemovitosti, tedy i tikety (žádosti) vytvořené přímo správcem, nastavte toto na roli oprávnění (modul Správce-Oprávnění-Role).
