Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením první nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Časté dotazy (FAQ)

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - automatický import přes API (KB,FIO)

Import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Novinky Domsys 5.0

Aktualizováno 2 years ago od Vaňková

Novinky ve verzi 5.0

(verze zveřejněna 9/2019)

PŘEDPISY

  • Nová záložka Položky předpisu s podrobným seznamem všech předepsaných složek předpisu (Finance-Předpisy).
  • Nastavením nemovitost lze určit, že v generovaných předpisech nemají být zobrazeny složky předpisu, které jsou s částkou 0Kč (Nastavení-Nemovitost-Předpisy).
  • V generování předpisů lze nastavit, že nemají být měněny ručně upravené/vložené řádky předpisu.
  • Z nabídky pravého tlačítka či detailu lze přegenerovat konkrétní předpis (Finance-Předpisy).
  • Slevy na složkách předpisu lze zadat s desetinným místem.
  • Ve vytváření nového předpisu pomocí Nový předpis plateb (tedy ručně) je nová volba splátkový kalendář s počtem měsíců, kdy Domsys automaticky vytvoří odpovídající počet předpisů.
  • Je-li výpočet složky předpisu nastaven jako sazba násobená MJ, pak toto nastavení výpočtu je zobrazeno také v evidenčním listu.
  • V detailu předpisu je nová záložka Součet, která obsahuje celkové součty za všechny předepsané složky předpisu a jednotky.
  • U sady předpisu je možnost zvolení názvu výstupu Faktura či Zálohová faktura - pro výstup Předpis jako faktura (Nastavení-Sady předpisů).
  • Do nájemní smlouvy je možné zadat slevu s mínusovým znaménkem (Nájemci-Nájemní smlouvy).
  • Zaokrouhlení lze nastavit volbou z více způsobů - nejen po řádcích, ale nově také zaokrouhlit celý předpis, kdy do předpisu je přidán automaticky řádek částkou zaokrouhlení (Nastavení-Nemovitost-Předpisy).
  • Možnost zadávat ceny s DPH při nastavení časových os složek předpisu a evidenci nájemních smluv.
  • Pro plátce DPH je vytvořena volba zaokrouhlení celého předpisu, která reaguje na změnu výpočtu DPH ze zaokrouhlení.
DŮLEŽITÉ: Z pohledu fungování aplikace je kompletní přepracování generování předpisů. Není důvod k obavám, celé generování je otestované na obrovském vzorku dat a případné rozdíly mohou nastat zcela výjimečně - nejčastěji se však bude jednat o to, že nový výpočet je správnější, protože oproti původnímu zohledňuje všechny zadané platnosti, periody apod.V případě, že budete mít nově vygenerovaný předpis v jiné výši, aniž byste dokázali přijít na to z jakého důvodu, naše podpora je připravena rozdíl v předpisu prověřit.

PLATBY

  • Nová volba nastavení automatického párování plateb bez ohledu na sadu předpisů (Nastavení-Nemovitost-Předpisy)

PORTÁL

  • Má-li výbor s rolí Předseda přístup do portálu, má k dispozici evidenční listy všech vlastníků.
  • Na portál lze zobrazit všechny tikety, které se týkají nemovitosti (modul Nemovitost-Nastavení)
  • Uživatel s rolí předseda vytvoří i žádost, která je bez příslušnosti k jednotce.
  • K tiketům lze přidat veřejné komentáře, které budou oprávněným uživatelům portálu zobrazeny. Komentáře nově mohou přidávat i uživatelé portálu.

GRAFY

  • Nově jsou grafy k dispozici také v modulu Správce a CRM.
  • Pro představu vývoje finančních toků byly přidány grafy (např. k měřidlům vývoj spotřeb, u účtů vývoj stavu financí, ve složkách předpisů přehled předpisů a evidovaných nákladů).
  • Graf obsazenosti u nemovitostí formy Pronájem lze změnou nastavení zobrazit dle m2 či jednotek.

JINÉ UŽITEČNÉ NOVINKY

  • V exportu dokumentu jsou přidána nová tlačítka Otevřít pro otevření dokumentu s možností tisku a Tisk pro přímé vytištění bez nutnosti dokument nejdříve stáhnout.
  • Při vytváření příkazu k úhradě se automaticky předvyplní účet, který uživatel naposledy použil.
  • Vytvářet evidenčních složky lze nyní také importem z vybrané nemovitosti (Nemovitost-Složky předpisu).
  • V dokladech je možné vytvořit výstup neuhrazených dokladů (Finance-Doklady).
  • V úpravě položky předpisu je automaticky dopočítáváno DPH dle zvolené sazby.
  • Na evidovaném dokladu lze zaměnit číslo v číselné řadě za číslo uvolněné smazáním některého z dokladů (Finance-Doklady).
  • Sestavu Úhrn předpisů za období je možné lépe nastavit a částka v Předepsáno celkem odpovídá vybranému nastavení součtů (Finance-Předpisy-Výstupy).
  • Ukládáte dokumenty k evidované poště? Nyní vložíte dokument z pošty do aktovky jiných řádků aniž by bylo potřeba znovu skenovat.
  • Zaevidování posledního data provedení činnosti lze provést z tiketu v modulu HelpDesk.
  • Domsys zobrazuje informaci o nespolehlivém plátci na základě kontroly DIČ.
  • V seznamu vlastníků/nájemců jsou nově uváděny kontakty na dvě osoby vlastníka/nájemce, kdy přednost mají osoby určené ke komunikaci. Kliknutím na zobrazený kontakt jej zkopírujete.
  • Na nájemci lze nastavit text výstupu Předpis jako faktura včetně automaticky doplňovaného období předpisu - stačí vložit: [OBDOBI] (Nájemci-úprava nájemce).
  • Při importu do software Pohoda je do faktur vydaných impotován text, který je uváděn ve výstupu Předpis jako faktura
  • Při Importu faktur do software Pohoda jsou protistrany párovány s adresářem Pohody dle IČ v případě právnické osoby, dle názvu v případě fyzických osob.

VÝZNAMNĚJŠÍ NOVINKY PODROBNĚJI:

PŘEDPISY

záložka Položky předpisů

V modulu Nemovitost-Finance je k dispozici záložka Položky předpisů, kde jsou položky všech předpisů zvoleného roku. Položky předpisů mohou být například rychlou kontrolou ke zjištění v jakém měsíci a komu je konkrétní složka předepsána.

Generování předpisů

Nemají generované předpisy obsahovat složky předpisu s částkou 0Kč? Nastavení uděláte v modulu Nemovitost-Nastavení

Potřebujete, aby výše zaokrouhlení předpisu byla uvedena samostatným řádkem nebo pro plátce DPH, aby zaokrouhlení bylo správně rozděleno mezi základ a sazbu DPH? Nastavte toto v modulu Nemovitost - Nastavení

Upravili jste již vygenerované předpisy ručně a potřebujete konkrétní měsíc přegenerovat? V generování předpisů můžete zvolit volbu, aby generování nemělo vliv na již ručně upravené nebo vytvořené položky předpisy.

V Novém předpisu plateb, který umožňuje vytvoření předpisu ručně lze zvolit počet měsíců, kterým určíte kolikrát vámi vytvořený předpis se má automaticky zopakovat.

Je-li vytvořen předpis,který obsahuje položky pro více jednotek, můžete se po jeho otevření podívat na záložku Součet, kde naleznete součet částek za jednotlivé předepsané složky. U plátců DPH je zobrazena také rekapitulace DPH.

Podpora DPH nově umožňuje zaevidovat částku bez DPH či s DPH a to do nastavení časových os a nájemních smluv v komplexní evidenci.

Nastavení výstupu pro sadu předpisu

Sadě předpisu lze určit název dokladu pro výstup Předpis jako faktura.

PLATBY

Dosud Domsys automaticky pároval platby na předpisy v běžné sadě. Platby na předpisy v jiné sady byly párovány jen při shodě variabilního symbolu a specifického symbolu či shodě uhrazené částky s částkou předpisu.

Nově lze v nastavení nemovitosti zvolit možnost párovat platby bez ohledu na sadu předpisu, kdy budou platby budou přiřazeny postupně na předpisy dle pravidla Nejdříve akt.měsíc, poté dlužné či Nejdříve dluž. měsíce, poté aktuální.

PORTÁL

Na portál lze zobrazit všechny žádosti (tikety z modulu HelpDesk), které se týkají nemovitosti. Nastavení provedete v nastavení nemovitosti.

K tiketům lze přidat veřejný komentář, který bude automaticky zveřejněn oprávněným uživatelům portálu. Komentář lze jednoduše upravit a změnit na interní a opačně. Komentáře nově může vkládat k tiketům i uživatel portálu.

GRAFY

V Domsys byla rozšířena místa, kde se setkáte s grafy.

Předpisy a evidované náklady v detailu složky

Spotřeby v detailu měřidel

Vývoj zůstatků účtů

Grafy s nastavením v modulu CRM

Grafy pro správce v modulu Správce

TISK

Otevření dokumentu či výstupu a tisk přímo z Domsys. Tyto funkce jsou k dispozici také z náhledu dokumentu.

ČÍSLOVÁNÍ DOKLADŮ

Číslujete-li doklady v Domsys a potřebujete dokladu přiřadit neobsazené číslo z číselné řady, lze jej ručně doplnit pomocí nabídky pravého tlačítka myši.

DOKUMENTY Z EVIDENCE POŠTY

Máte-li naskenované dokumenty v agendě Pošta, můžete je z této agendy použít i do jiných aktovek pomocí volby Soubor z pošty.


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)