Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Počáteční stavy

Hromadné vložení

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Adresáře osob a dodavatelů

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Prodloužení platnosti API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Náklady od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Výstup ročního vyúčtování

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Export dokladů ve formátu ISDOC

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 8

Kontakty

Zákaznická podpora

Novinky Domsys 6.0

Aktualizováno 9 months ago od Vaňková

Novinky ve verzi 6.0

(verze zveřejněna 5/2020)

PÁROVÁNÍ PLATEB A PŘEDPISY

  • v nastavení nemovitosti lze určit, zda se po úhradě předpisů má být případná částka zaplacená navíc spárována s dalším předpisem jako jeho částečná úhrada nebo má být platba navíc připsána na konto vlastníka/nájemce
  • předpisy plateb lze generovat pro více měsíců najednou
  • v seznamu vlastníků/nájemců se zobrazuje měsíc posledního předpisu chytřeji - zobrazí se poslední měsíc, kde existují předpisy pro většinu vlastníků/nájemců
  • pro předpisy v běžné sadě lze nastavit název výstupu pro předpis jako faktura a to v nastavení nemovitosti. U sady předpisů je rozšířena možnost výstupu o pohledávku. Lze tedy nastavit výstup jako Faktura/Zálohová faktura/Pohledávka.

VLASTNÍCI

  • při importu z katastru nemovitostí i při ruční evidenci vlastníků je možné nově spojit odpovědné osoby do MCP jako majetkové společenství manželů podle cizího práva
  • pokud jste v nemovitosti vytvářeli jednotky pomocí importu z katastru nemovitostí, pak je nově k dispozici funkce Porovnání s katastrem, která vytvoří výstup se zobrazením rozdílů mezi evidencí v katastru nemovitostí a v Domsys

ÚROKY

  • úroky lze počítat z opožděných úhrad. Je možné tedy vytvořit výstup či generovat předpisy pro dlužné předpisy, opožděné úhrady či kombinaci dlužných předpisů a opožděně uhrazených.

KOMUNIKACE

  • v e-mailové komunikaci lze k podpisu přiřadit obrázek.
  • u zpráv odeslaných s odložením 10min. je v odeslané poště zobrazeno odpočítávání zbývajícího času do odeslání.

TIKETY

  • v detailu tiketu je zobrazena informace o uložených souborech v aktovce
  • ke komentáři lze přidat soubor
  • soubor lze přiložit již při vytváření tiketu či žádosti přes portál

TZB - EVIDENCE ČINNOSTÍ

  • u činnosti v modulu Správce lze evidovat výchozího dodavatele, který lze pro konkrétní nemovitost v modulu TZB změnit
  • nově je možné evidovat provedené činnosti - evidence jednotlivých zpráv např. z revizí se zjištěnými závadami
  • automatické vytváření tiketů na zjištěné závady a evidence jejich zpracování
  • uživateli se v kalendáři zobrazuje seznam činností, které mají být řešeny a uživatel je jejich řešitelem

ÚČETNICTVÍ

  • pro export do účetnictví Pohoda lze nastavit kam mají být doklady po importu uloženy - Faktury/Zálohové faktury/Pohledávky
  • při exportu dokladů do účetnictví Pohoda se rozlišuje typ dokladu faktura/opravný daňový doklad

JINÉ UŽITEČNÉ NOVINKY

  • při vytváření nových dokladů, pokladních dokladů, pošty, tiketů či odečtů je možné ihned přidat soubor
  • v komunikaci lze okno vytváření nové zprávy posouvat
  • u externího rozúčtovatele Ista lze importovat i sloupce s ostatními náklady
  • okna je možné zvětšit poklepáním na záhlaví - je možné u oken kde možné měnit velikost stažením v pravém dolním rohu
  • pro odeslání pošty přes DopisOnline lze příjemce vybrané jako Celá nemovitost zúžit jen na ty, u kterých není uložení e-mail
  • v modulu CRM je u nájemců diagram obsazenosti
  • grafy a diagramy je možné stáhnout do .png
  • jednotky mohou být označeny stejně, pokud mají odlišné platnosti
  • při importu od externího rozúčtovatele jsou k jednotlivým sloupcům zobrazeny nastavené složky předpis
  • při vytváření dodavatelů pomocí lupy z ARES se načte číslo účtu evidované u finančního úřadu
  • odečtový arch doplněn o místo pro podpis ("PROVEDL")
  • při výběru dodavatele do dokladu je zobrazeno číslo účtu pokud dodavatel existuje vícekrát
  • při kopírování dokladů lze použít Uložit a otevřít pro okamžité úpravy zkopírovaného dokladu
  • na portálu je u zobrazených dokladů k dispozici informace o datu a způsobu úhrady
  • ve výstupu Vyúčtování v modulu Správce-Reporting je více možností seskupení výsledků vyúčtování
  • Portál - Moje žádosti zobrazuje také tikety, evidované správcem na konkrétní nemovitost a jednotku. Správce tak tedy může evidovat telefonické/emailové požadavky, aby byly vidět v sekci Moje žádosti na portálu.

VÝZNAMNĚJŠÍ NOVINKY PODROBNĚJI:

PÁROVÁNÍ PLATEB

Nyní lze určit co se má stát se zůstatkem platby po automatickém napárování na předpis/y.

Možnosti:

1. zůstatek částečně uhradí další předpis - platba bude celá napárována postupně na předpisy, tedy může vytvořit i částečnou úhradu předpisu

2. zůstatek zůstane na kontě vlastníka/nájemce - platba uhradí předpisy do plného uhrazení a zůstatek z úhrady bude ponechán na kontě

Výše uvedené nastavení provedete v modulu Nemovitost-Nastavení-Nemovitost-záložka Předpisy. Má-li zůstatek být uložen na konto, zvolíte Ano.

Nastavení na nemovitosti lze změnit pro konkrétní vlastníky/nájemce v jejich úpravě.

PŘEDPISY

V generování předpisů můžete vybrat více měsíců, pro které chcete vygenerovat předpisy.

Pro výstup předpis jako faktura lze běžnému předpisu nastavit název výstupu (Faktura-daňový doklad, Zálohová faktura či Pohledávka). Nastavíte v modulu Nemovitost-Nastavení-Nemovitost-záložka Obecné.

VLASTNÍCI

V odpovědných osobách lze osoby spojit nejen do společného jmění manželů, ale nově také do MCP (majetkového společenství manželů podle cizího práva).

V modulu Nemovitost-Vlastníci, kde v úpravě vlastníka na odpovědných osobách po použití Akce - Nastavit SJM zvolíte druh.

Domsys za vás porovná údaje s katastrem nemovitostí.

V modulu Nemovitost-Nemovitost-Přehled použijete tlačítko Porovnání s katastrem.

Ve vytvořeném přehledu jsou barevně zobrazeny rozdíly v evidencích.

KOMUNIKACE

Nyní lze zaslat e-mail, kde k podpisu bude přiřazen obrázek (např. logo firmy). Je třeba obrázek uložit v modulu Správce-Nastavení-Logo&Razítko.

Používáte-li modul CRM, lze pro jednotlivé zákazníky vložit obrázek v tomto modulu - Nastavení-Logo&Razítko. Nevložíte-li sem logo, bude do výstupů použito logo z nastavení v modulu Správce.

Příklad zobrazení v e-mailu, který obdrží příjemce:

PŘIKLÁDÁNÍ SOUBORU

Nově můžete rovnou při vytváření záznamu přiložit soubor, není tedy třeba jej ukládat do aktovky až po uložení záznamu.

Toto je možné na různých místech - doklady, pokladní doklady, odečty, evidence pošty, tikety včetně komentářů. Tuto možnost má také uživatel portálu, pokud vytváří žádost.

PODROBNÁ EVIDENCE PROVEDENÝCH ČINNOSTÍ V MODULU TZB

Nově můžete provedení konkrétní činností zaevidovat s podrobnějšími údaji. Po použítí ikonky klíče na záložce Činnosti či Nové provedení činnosti na nově vzniklé záložce Provedení činnosti zaznamenáte nejen datum posledního provedení, ale také informace o dodavateli a kontakt na jeho pracovníka, čekávanou fakturovanou cenu, podrobnější popis a pokud z provedení činnosti vyplývají nějaké závady, které je třeba napravit, pak je jednoduše zaznamenáte.

Evidovaných závad může být více. Na každou zde evidovanou závadu je po uložení automaticky vytvořen tiket v modulu HELPDESK. U každého provedení činnosti je graficky zobrazen počet závad (tuto informaci naleznete i na záložce Činnosti). V detailu provedení je seznam souvisejících tiketů.

Vytvořené tikety na závady zpracujete v modulu HELPDESK stejným způsobem jako doposud

Když je tiket označen jako vyřešený, je automaticky vyřešena také závada, na kterou byl tiket vytvořen.

V Centru podpory naleznete článek, který se tématu provedení činností věnuje: Evidence provedení jednotlivých činností .

PŘEHLED ČINNOSTÍ V KALENDÁŘI

Uživatel nyní v kalendáři nalezne seznam činností, které má řešit. Zaevidováním provedení činnosti v modulu TZB se zde činnost již nezobrazí a to do té doby, dokud znovu nebude aktuální datum její platnosti.

UŽITEČNÉ FUNKCE

Některá okna jsou již delší dobu zvětšovací. Poznáte je podle šedého rohu, stačí na něm myší zatáhnout.

Nově lze u těchto oken pro zvětšení poklepat na jejich záhlaví

Grafy a diagramy lze stáhnout jako obrázek


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)