Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Počáteční stavy

Hromadné vložení

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Garáže/parkovací stání/sklepy

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Adresáře osob a dodavatelů

Plochy (místnosti) jednotky

Plochy pro vytápění a teplou vodu

Veličiny

Směrná čísla

Vybavení jednotky

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Použití zůstatku konta na úhradu předpisu

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení, nastavení, kontrola zůstatku

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Platby přes QR kód

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

SIPO - CRYPTA - šifrování a podepisování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

INKASO - vytvoření souboru s příkazy k inkasu

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Prodloužení platnosti bankovního API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Evidence záloh a vyúčtovacích faktur od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Úhrada přijatého dokladu přeplatkem (zápočet přeplatku faktury)

Odhad výše nákladu do vyúčtování (nepřišel doklad)

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Náklady od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Doporučené kontroly před ročním vyúčtováním

Roční vyúčtování

Výstup ročního vyúčtování

Odeslání vyúčtování vlastníkům/nájemcům

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

Vyúčtování - srovnání spotřeb dle vyhlášky

Nové vyúčtování 2022

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - co je rozšíření pro správu majitelů investic

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Účetnictví

Export dokladů ve formátu ISDOC

Export do účetnictví-seznámení s funkcí

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Dohadné položky (Domsys vs. účetnictví)

Náklady příštích období

Mzdy

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Nastavení předkontací pro složky předpisu

Nastavení předkontací pro evidenční složky

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Přesun nemovitostí k jinému správci

Novinky Domsys 8

Kontakty

Zákaznická podpora

Novinky Domsys 6.0

Aktualizováno 1 year ago od Vaňková

Novinky ve verzi 6.0

(verze zveřejněna 5/2020)

PÁROVÁNÍ PLATEB A PŘEDPISY

  • v nastavení nemovitosti lze určit, zda se po úhradě předpisů má být případná částka zaplacená navíc spárována s dalším předpisem jako jeho částečná úhrada nebo má být platba navíc připsána na konto vlastníka/nájemce
  • předpisy plateb lze generovat pro více měsíců najednou
  • v seznamu vlastníků/nájemců se zobrazuje měsíc posledního předpisu chytřeji - zobrazí se poslední měsíc, kde existují předpisy pro většinu vlastníků/nájemců
  • pro předpisy v běžné sadě lze nastavit název výstupu pro předpis jako faktura a to v nastavení nemovitosti. U sady předpisů je rozšířena možnost výstupu o pohledávku. Lze tedy nastavit výstup jako Faktura/Zálohová faktura/Pohledávka.

VLASTNÍCI

  • při importu z katastru nemovitostí i při ruční evidenci vlastníků je možné nově spojit odpovědné osoby do MCP jako majetkové společenství manželů podle cizího práva
  • pokud jste v nemovitosti vytvářeli jednotky pomocí importu z katastru nemovitostí, pak je nově k dispozici funkce Porovnání s katastrem, která vytvoří výstup se zobrazením rozdílů mezi evidencí v katastru nemovitostí a v Domsys

ÚROKY

  • úroky lze počítat z opožděných úhrad. Je možné tedy vytvořit výstup či generovat předpisy pro dlužné předpisy, opožděné úhrady či kombinaci dlužných předpisů a opožděně uhrazených.

KOMUNIKACE

  • v e-mailové komunikaci lze k podpisu přiřadit obrázek.
  • u zpráv odeslaných s odložením 10min. je v odeslané poště zobrazeno odpočítávání zbývajícího času do odeslání.

TIKETY

  • v detailu tiketu je zobrazena informace o uložených souborech v aktovce
  • ke komentáři lze přidat soubor
  • soubor lze přiložit již při vytváření tiketu či žádosti přes portál

TZB - EVIDENCE ČINNOSTÍ

  • u činnosti v modulu Správce lze evidovat výchozího dodavatele, který lze pro konkrétní nemovitost v modulu TZB změnit
  • nově je možné evidovat provedené činnosti - evidence jednotlivých zpráv např. z revizí se zjištěnými závadami
  • automatické vytváření tiketů na zjištěné závady a evidence jejich zpracování
  • uživateli se v kalendáři zobrazuje seznam činností, které mají být řešeny a uživatel je jejich řešitelem

ÚČETNICTVÍ

  • pro export do účetnictví Pohoda lze nastavit kam mají být doklady po importu uloženy - Faktury/Zálohové faktury/Pohledávky
  • při exportu dokladů do účetnictví Pohoda se rozlišuje typ dokladu faktura/opravný daňový doklad

JINÉ UŽITEČNÉ NOVINKY

  • při vytváření nových dokladů, pokladních dokladů, pošty, tiketů či odečtů je možné ihned přidat soubor
  • v komunikaci lze okno vytváření nové zprávy posouvat
  • u externího rozúčtovatele Ista lze importovat i sloupce s ostatními náklady
  • okna je možné zvětšit poklepáním na záhlaví - je možné u oken kde možné měnit velikost stažením v pravém dolním rohu
  • pro odeslání pošty přes DopisOnline lze příjemce vybrané jako Celá nemovitost zúžit jen na ty, u kterých není uložení e-mail
  • v modulu CRM je u nájemců diagram obsazenosti
  • grafy a diagramy je možné stáhnout do .png
  • jednotky mohou být označeny stejně, pokud mají odlišné platnosti
  • při importu od externího rozúčtovatele jsou k jednotlivým sloupcům zobrazeny nastavené složky předpis
  • při vytváření dodavatelů pomocí lupy z ARES se načte číslo účtu evidované u finančního úřadu
  • odečtový arch doplněn o místo pro podpis ("PROVEDL")
  • při výběru dodavatele do dokladu je zobrazeno číslo účtu pokud dodavatel existuje vícekrát
  • při kopírování dokladů lze použít Uložit a otevřít pro okamžité úpravy zkopírovaného dokladu
  • na portálu je u zobrazených dokladů k dispozici informace o datu a způsobu úhrady
  • ve výstupu Vyúčtování v modulu Správce-Reporting je více možností seskupení výsledků vyúčtování
  • Portál - Moje žádosti zobrazuje také tikety, evidované správcem na konkrétní nemovitost a jednotku. Správce tak tedy může evidovat telefonické/emailové požadavky, aby byly vidět v sekci Moje žádosti na portálu.

VÝZNAMNĚJŠÍ NOVINKY PODROBNĚJI:

PÁROVÁNÍ PLATEB

Nyní lze určit co se má stát se zůstatkem platby po automatickém napárování na předpis/y.

Možnosti:

1. zůstatek částečně uhradí další předpis - platba bude celá napárována postupně na předpisy, tedy může vytvořit i částečnou úhradu předpisu

2. zůstatek zůstane na kontě vlastníka/nájemce - platba uhradí předpisy do plného uhrazení a zůstatek z úhrady bude ponechán na kontě

Výše uvedené nastavení provedete v modulu Nemovitost-Nastavení-Nemovitost-záložka Předpisy. Má-li zůstatek být uložen na konto, zvolíte Ano.

Nastavení na nemovitosti lze změnit pro konkrétní vlastníky/nájemce v jejich úpravě.

PŘEDPISY

V generování předpisů můžete vybrat více měsíců, pro které chcete vygenerovat předpisy.

Pro výstup předpis jako faktura lze běžnému předpisu nastavit název výstupu (Faktura-daňový doklad, Zálohová faktura či Pohledávka). Nastavíte v modulu Nemovitost-Nastavení-Nemovitost-záložka Obecné.

VLASTNÍCI

V odpovědných osobách lze osoby spojit nejen do společného jmění manželů, ale nově také do MCP (majetkového společenství manželů podle cizího práva).

V modulu Nemovitost-Vlastníci, kde v úpravě vlastníka na odpovědných osobách po použití Akce - Nastavit SJM zvolíte druh.

Domsys za vás porovná údaje s katastrem nemovitostí.

V modulu Nemovitost-Nemovitost-Přehled použijete tlačítko Porovnání s katastrem.

Ve vytvořeném přehledu jsou barevně zobrazeny rozdíly v evidencích.

KOMUNIKACE

Nyní lze zaslat e-mail, kde k podpisu bude přiřazen obrázek (např. logo firmy). Je třeba obrázek uložit v modulu Správce-Nastavení-Logo&Razítko.

Používáte-li modul CRM, lze pro jednotlivé zákazníky vložit obrázek v tomto modulu - Nastavení-Logo&Razítko. Nevložíte-li sem logo, bude do výstupů použito logo z nastavení v modulu Správce.

Příklad zobrazení v e-mailu, který obdrží příjemce:

PŘIKLÁDÁNÍ SOUBORU

Nově můžete rovnou při vytváření záznamu přiložit soubor, není tedy třeba jej ukládat do aktovky až po uložení záznamu.

Toto je možné na různých místech - doklady, pokladní doklady, odečty, evidence pošty, tikety včetně komentářů. Tuto možnost má také uživatel portálu, pokud vytváří žádost.

PODROBNÁ EVIDENCE PROVEDENÝCH ČINNOSTÍ V MODULU TZB

Nově můžete provedení konkrétní činností zaevidovat s podrobnějšími údaji. Po použítí ikonky klíče na záložce Činnosti či Nové provedení činnosti na nově vzniklé záložce Provedení činnosti zaznamenáte nejen datum posledního provedení, ale také informace o dodavateli a kontakt na jeho pracovníka, čekávanou fakturovanou cenu, podrobnější popis a pokud z provedení činnosti vyplývají nějaké závady, které je třeba napravit, pak je jednoduše zaznamenáte.

Evidovaných závad může být více. Na každou zde evidovanou závadu je po uložení automaticky vytvořen tiket v modulu HELPDESK. U každého provedení činnosti je graficky zobrazen počet závad (tuto informaci naleznete i na záložce Činnosti). V detailu provedení je seznam souvisejících tiketů.

Vytvořené tikety na závady zpracujete v modulu HELPDESK stejným způsobem jako doposud

Když je tiket označen jako vyřešený, je automaticky vyřešena také závada, na kterou byl tiket vytvořen.

V Centru podpory naleznete článek, který se tématu provedení činností věnuje: Evidence provedení jednotlivých činností .

PŘEHLED ČINNOSTÍ V KALENDÁŘI

Uživatel nyní v kalendáři nalezne seznam činností, které má řešit. Zaevidováním provedení činnosti v modulu TZB se zde činnost již nezobrazí a to do té doby, dokud znovu nebude aktuální datum její platnosti.

UŽITEČNÉ FUNKCE

Některá okna jsou již delší dobu zvětšovací. Poznáte je podle šedého rohu, stačí na něm myší zatáhnout.

Nově lze u těchto oken pro zvětšení poklepat na jejich záhlaví

Grafy a diagramy lze stáhnout jako obrázek


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)