Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Časté dotazy (FAQ)

Základní evidence

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Adresáře osob a dodavatelů

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Export do STORMWARE Pohoda-účtovací vzory CRM

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro katastr nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Novinky Domsys 6.0

Aktualizováno 1 year ago od Vaňková

Novinky ve verzi 6.0

(verze zveřejněna 5/2020)

PÁROVÁNÍ PLATEB A PŘEDPISY

  • v nastavení nemovitosti lze určit, zda se po úhradě předpisů má být případná částka zaplacená navíc spárována s dalším předpisem jako jeho částečná úhrada nebo má být platba navíc připsána na konto vlastníka/nájemce
  • předpisy plateb lze generovat pro více měsíců najednou
  • v seznamu vlastníků/nájemců se zobrazuje měsíc posledního předpisu chytřeji - zobrazí se poslední měsíc, kde existují předpisy pro většinu vlastníků/nájemců
  • pro předpisy v běžné sadě lze nastavit název výstupu pro předpis jako faktura a to v nastavení nemovitosti. U sady předpisů je rozšířena možnost výstupu o pohledávku. Lze tedy nastavit výstup jako Faktura/Zálohová faktura/Pohledávka.

VLASTNÍCI

  • při importu z katastru nemovitostí i při ruční evidenci vlastníků je možné nově spojit odpovědné osoby do MCP jako majetkové společenství manželů podle cizího práva
  • pokud jste v nemovitosti vytvářeli jednotky pomocí importu z katastru nemovitostí, pak je nově k dispozici funkce Porovnání s katastrem, která vytvoří výstup se zobrazením rozdílů mezi evidencí v katastru nemovitostí a v Domsys

ÚROKY

  • úroky lze počítat z opožděných úhrad. Je možné tedy vytvořit výstup či generovat předpisy pro dlužné předpisy, opožděné úhrady či kombinaci dlužných předpisů a opožděně uhrazených.

KOMUNIKACE

  • v e-mailové komunikaci lze k podpisu přiřadit obrázek.
  • u zpráv odeslaných s odložením 10min. je v odeslané poště zobrazeno odpočítávání zbývajícího času do odeslání.

TIKETY

  • v detailu tiketu je zobrazena informace o uložených souborech v aktovce
  • ke komentáři lze přidat soubor
  • soubor lze přiložit již při vytváření tiketu či žádosti přes portál

TZB - EVIDENCE ČINNOSTÍ

  • u činnosti v modulu Správce lze evidovat výchozího dodavatele, který lze pro konkrétní nemovitost v modulu TZB změnit
  • nově je možné evidovat provedené činnosti - evidence jednotlivých zpráv např. z revizí se zjištěnými závadami
  • automatické vytváření tiketů na zjištěné závady a evidence jejich zpracování
  • uživateli se v kalendáři zobrazuje seznam činností, které mají být řešeny a uživatel je jejich řešitelem

ÚČETNICTVÍ

  • pro export do účetnictví Pohoda lze nastavit kam mají být doklady po importu uloženy - Faktury/Zálohové faktury/Pohledávky
  • při exportu dokladů do účetnictví Pohoda se rozlišuje typ dokladu faktura/opravný daňový doklad

JINÉ UŽITEČNÉ NOVINKY

  • při vytváření nových dokladů, pokladních dokladů, pošty, tiketů či odečtů je možné ihned přidat soubor
  • v komunikaci lze okno vytváření nové zprávy posouvat
  • u externího rozúčtovatele Ista lze importovat i sloupce s ostatními náklady
  • okna je možné zvětšit poklepáním na záhlaví - je možné u oken kde možné měnit velikost stažením v pravém dolním rohu
  • pro odeslání pošty přes DopisOnline lze příjemce vybrané jako Celá nemovitost zúžit jen na ty, u kterých není uložení e-mail
  • v modulu CRM je u nájemců diagram obsazenosti
  • grafy a diagramy je možné stáhnout do .png
  • jednotky mohou být označeny stejně, pokud mají odlišné platnosti
  • při importu od externího rozúčtovatele jsou k jednotlivým sloupcům zobrazeny nastavené složky předpis
  • při vytváření dodavatelů pomocí lupy z ARES se načte číslo účtu evidované u finančního úřadu
  • odečtový arch doplněn o místo pro podpis ("PROVEDL")
  • při výběru dodavatele do dokladu je zobrazeno číslo účtu pokud dodavatel existuje vícekrát
  • při kopírování dokladů lze použít Uložit a otevřít pro okamžité úpravy zkopírovaného dokladu
  • na portálu je u zobrazených dokladů k dispozici informace o datu a způsobu úhrady
  • ve výstupu Vyúčtování v modulu Správce-Reporting je více možností seskupení výsledků vyúčtování
  • Portál - Moje žádosti zobrazuje také tikety, evidované správcem na konkrétní nemovitost a jednotku. Správce tak tedy může evidovat telefonické/emailové požadavky, aby byly vidět v sekci Moje žádosti na portálu.

VÝZNAMNĚJŠÍ NOVINKY PODROBNĚJI:

PÁROVÁNÍ PLATEB

Nyní lze určit co se má stát se zůstatkem platby po automatickém napárování na předpis/y.

Možnosti:

1. zůstatek částečně uhradí další předpis - platba bude celá napárována postupně na předpisy, tedy může vytvořit i částečnou úhradu předpisu

2. zůstatek zůstane na kontě vlastníka/nájemce - platba uhradí předpisy do plného uhrazení a zůstatek z úhrady bude ponechán na kontě

Výše uvedené nastavení provedete v modulu Nemovitost-Nastavení-Nemovitost-záložka Předpisy. Má-li zůstatek být uložen na konto, zvolíte Ano.

Nastavení na nemovitosti lze změnit pro konkrétní vlastníky/nájemce v jejich úpravě.

PŘEDPISY

V generování předpisů můžete vybrat více měsíců, pro které chcete vygenerovat předpisy.

Pro výstup předpis jako faktura lze běžnému předpisu nastavit název výstupu (Faktura-daňový doklad, Zálohová faktura či Pohledávka). Nastavíte v modulu Nemovitost-Nastavení-Nemovitost-záložka Obecné.

VLASTNÍCI

V odpovědných osobách lze osoby spojit nejen do společného jmění manželů, ale nově také do MCP (majetkového společenství manželů podle cizího práva).

V modulu Nemovitost-Vlastníci, kde v úpravě vlastníka na odpovědných osobách po použití Akce - Nastavit SJM zvolíte druh.

Domsys za vás porovná údaje s katastrem nemovitostí.

V modulu Nemovitost-Nemovitost-Přehled použijete tlačítko Porovnání s katastrem.

Ve vytvořeném přehledu jsou barevně zobrazeny rozdíly v evidencích.

KOMUNIKACE

Nyní lze zaslat e-mail, kde k podpisu bude přiřazen obrázek (např. logo firmy). Je třeba obrázek uložit v modulu Správce-Nastavení-Logo&Razítko.

Používáte-li modul CRM, lze pro jednotlivé zákazníky vložit obrázek v tomto modulu - Nastavení-Logo&Razítko. Nevložíte-li sem logo, bude do výstupů použito logo z nastavení v modulu Správce.

Příklad zobrazení v e-mailu, který obdrží příjemce:

PŘIKLÁDÁNÍ SOUBORU

Nově můžete rovnou při vytváření záznamu přiložit soubor, není tedy třeba jej ukládat do aktovky až po uložení záznamu.

Toto je možné na různých místech - doklady, pokladní doklady, odečty, evidence pošty, tikety včetně komentářů. Tuto možnost má také uživatel portálu, pokud vytváří žádost.

PODROBNÁ EVIDENCE PROVEDENÝCH ČINNOSTÍ V MODULU TZB

Nově můžete provedení konkrétní činností zaevidovat s podrobnějšími údaji. Po použítí ikonky klíče na záložce Činnosti či Nové provedení činnosti na nově vzniklé záložce Provedení činnosti zaznamenáte nejen datum posledního provedení, ale také informace o dodavateli a kontakt na jeho pracovníka, čekávanou fakturovanou cenu, podrobnější popis a pokud z provedení činnosti vyplývají nějaké závady, které je třeba napravit, pak je jednoduše zaznamenáte.

Evidovaných závad může být více. Na každou zde evidovanou závadu je po uložení automaticky vytvořen tiket v modulu HELPDESK. U každého provedení činnosti je graficky zobrazen počet závad (tuto informaci naleznete i na záložce Činnosti). V detailu provedení je seznam souvisejících tiketů.

Vytvořené tikety na závady zpracujete v modulu HELPDESK stejným způsobem jako doposud

Když je tiket označen jako vyřešený, je automaticky vyřešena také závada, na kterou byl tiket vytvořen.

V Centru podpory naleznete článek, který se tématu provedení činností věnuje: Evidence provedení jednotlivých činností .

PŘEHLED ČINNOSTÍ V KALENDÁŘI

Uživatel nyní v kalendáři nalezne seznam činností, které má řešit. Zaevidováním provedení činnosti v modulu TZB se zde činnost již nezobrazí a to do té doby, dokud znovu nebude aktuální datum její platnosti.

UŽITEČNÉ FUNKCE

Některá okna jsou již delší dobu zvětšovací. Poznáte je podle šedého rohu, stačí na něm myší zatáhnout.

Nově lze u těchto oken pro zvětšení poklepat na jejich záhlaví

Grafy a diagramy lze stáhnout jako obrázek


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)