Začínáme s aplikací Domsys

Základy ovládání aplikace

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Časté dotazy (FAQ)

Základní evidence

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Dlouhodobá záloha (fond)

Veličiny

Počáteční stavy

Adresáře osob a dodavatelů

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Konto vlastníka/nájemce

Výše předpisu pomocí rozpočtu

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Upomínky

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení a nastavení

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Vzájemná úhrada předpisů či dokladů

SIPO - vytváření souborů pro vybírání plateb a evidence úhrad

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Evidence záloh a vyúčtovacích faktury od dodavatelů

Úvod do evidence záloh od dodavatelů

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Náklady od rozúčtovatele

Úhrada dokladu s přeplatkem/zápočty

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Nájemci s cizí měnou

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Vyúčtování

Roční vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

CRM

Správa více domů jednoho majitele (modul CRM)

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Požadavky s vytvářením tiketů

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga uživatele

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Export do účetních programů

Účetnictví

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Export dat do Money S3

Export do STORMWARE Pohoda

Export do STORMWARE Pohoda-účtovací vzory CRM

Import ze STORMWARE Pohoda

Export dat do Vario

Export dat do Premier

Export dokladů ve formátu ISDOC

Užitečné funkce

Mobilní aplikace

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro katastr nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Novinky Domsys 5.0

Novinky Domsys 4.1

Novinky Domsys 4

Novinky Domsys 6.0

Kontakty

Zákaznická podpora

Novinky Domsys 4

Aktualizováno 2 years ago od Vaňková

Nejvýznamnější novinky

  • Výstupy, přehledy vytvořené v Domsysu můžete zaslat spolu s dynamickými přílohami (např. evidenčním listem, vyúčtováním) vybraným vlastníkům/nájemcům a to v jedné zprávě nejen z nabídky komunikace, říkáme tomu "Chytrá zpráva". Do zprávy nově lze přidat uložený dokument z aktovek a vyúčtování fondu pro vlastníky.
  • Domsys za Vás zkontroluje, zda máte správně nastavené odesílání z dané domény, tzv. SPF (více v článku SPF - nastavení e-mailů)
  • Evidované dokumenty v aktovkách si již roztřídíte do Vámi vytvořené adresářové struktury. Celé aktovky či vybrané složky s dokumenty můžete stáhnout do ZIP formátu.
  • Dokumenty zveřejněné na portálu mohou být pomocí nastavení role zpřístupněny všem vlastníkům/nájemcům nebo jen tomu, komu dokument náleží.
  • Potřebujete s vlastníky/nájemci uzavírat zápočty? Nyní to lze. Funkce Zápočty umožní nejen zápočty vytvářet, exportovat, evidovat jejich stav, ale také proúčtovat úhrady na kontě vlastníka/nájemce.
  • Importujete-li faktury ze Stormware Pohoda do Domsys, mohou být položky po importu párovány přímo do konkrétních složek předpisu.
  • Exporty do účetních programů Pohoda a Money S3 podporujeme také pro daňovou evidenci.
  • Do časových os nově lze zaevidovat důvod k jednotlivým změnám. Časové osy můžete po otevření pohodlně přepínat mezi roky a nastavovat bez nutnosti změny hospodářského roku pro celou nemovitost. Úpravu počtu osob provedete nově i z detailu vlastníka/nájemce.
  • Pro zasílání upomínek přes z Domsys je možnost nastavení vlastního průvodního textu mailu.
  • Pro plátce DPH je umožněno evidovat dph také na transakcích provedených pokladnou.
  • Domsys automaticky stahuje zprávy z datových schránek a notifikuje (upozorňuje) zodpovědnou osobu a to vše dle požadovaného nastavení.

Menší, ale také důležité úpravy

  • Pohodlné přepínání hospodářského roku pomocí šipek
  • Vytvořenému předpisu lze změnit měsíc, pro který náleží.
  • Kontrola duplicity IČ při zadávání údajů do adresáře dodavatelů či vlastníků/nájemců.
  • Import výpisů/transakcí z bankovního ústavu PPF a z ČSOB ve formátu CEB.
  • Na složkách předpisu a sadách lze nastavit zda mají být vytvořené předpisy exportovány do účetnictví.
  • V modulu CRM lze nastavit pravidla/filtry pro import z banky či SIPA.
  • V úpravě vlastníka/nájemce jsou seskupeny informace pro předpis jako faktura na samostatné záložce, kle lze mimo jiné nastavit text, který bude zobrazován na výstupu faktury.
  • Vlastníkovi/nájemci lze zaevidovat párovací symbol - další možný symbol mimo variabilního, který bude použit jako možnost párování úhrad.
  • Pro konečné vyúčtování je umožněno určit měsíc, do kterého bude vytvořen předpis na výsledek vyúčtování.
  • Při vytváření odečtového archu lze určit odečet, který bude na výstupu uveden jako poslední odečet.
  • Vlastníkovi/nájemci můžete určit názvy protistran, které bude uvedeny na evidenčních listech a případných zápočtech.
  • Nové sestavy: v jednotkách - Kontakty na odpovědné osoby, reporting - Přehled DPH z předpisů a úhrad, pro vlastníka/nájemce - Přehled pohledávek a závazků lze nově exportovat také do XLS a taktéž výstup v předpisech - Úhrn předpisů za období .

KOMUNIKACE

Nově máte možnost e-mailem cokoliv zasílat z Domsys pomocí funkce Základní či Chytrá zpráva. Základní zprávu použijete, pokud chcete výstupy či dokumenty zaslat na konkrétní Vámi vypsané e-maily. Chytrou zprávu použijete, pokud příjemce zpráv chcete vybrat jako vlastníky/nájemce, konkrétní jednotky, skupiny jednotek či celou nemovitost. Pomocí chytré zprávy můžete k požadovanému výstupu z Domsys přidat dynamické přílohy - např. evidenční list, vyúčtování atd. Tedy, na jakémkoliv místě modulu Nemovitost můžete použít v odeslání zpráv již dobře známé chytré zasílání, které nabízela dosud jen Komunikace. Zašlete-li zprávu pomocí chytré zprávy, obdrží každý příjemce jen své dynamické přílohy a v mailu neuvidí ostatní příjemce.

S touto novinkou souvisí také nová podoba okna pro sdílení souboru.

Nově k zasílaným zprávám můžete přiložit dokument, který máte v rámci nemovitosti uložen v některé z aktovek či dokumentech v nabídce Správa. Přílohu vybíráte prohledáváním.

Datové schránky

Evidujete-li datové schránky v modulu Správce-Nastavení, můžete u nich nastavit automatické stahování. Zprávy budou staženy do Pošty v modulu Správce-Naše agendy. Zprávy mohou být v poště roztříděny do pořadačů. Má být konkrétní uživatel upozorněn na nové zprávy - nastavte jej.

DOKUMENTY

Přikládaná dokumenty do aktovek jednotlivých záznamů můžete ukládat do adresářové struktury. V aktovce pro tyto účely vytvoříte složky dle Vašich potřeb pomocí Nová složka a do nich vložíte dokumenty. Vytvoření složky není podmínkou pro uložení dokumentu do aktovky. Pomocí nabídky Akce (či poklikáním) lze dokument prohlédnout, stáhnou, odeslat, smazat či přejmenovat.

Na levé straně procházíte aktovku a jednotlivé složky. Dokumenty celé aktovky či jen vybrané složky stáhnete do ZIP formátu. Celý obsah složky v ZIP formátu můžete odeslat e-mailem.

Dokumenty lze mezi složkami přesouvat - chytněte myší začátek řádku požadovaného dokumentu a přetáhněte.

Zveřejnění

Uložené dokumenty pomocí ikony rychle zveřejníte vlastníkům/nájemcům na portál (jeden vybraný či všechny dané složky). V modulu Správce-Nastavení můžete výchoze nastavit, že vkládané dokumenty budou automaticky zveřejňovány.

Zveřejněné dokumenty v aktovce vlastníka/nájemce - v roli oprávnění můžete nastavit, zda uživatel má vidět pouze své dokumenty, či dokumenty všech vlastníků/nájemců.

Podívejte se i na tento článek: Úložiště dokumentů

FINANCE

Zápočty

Je třeba započíst pohledávky a závazky evidované na vlastníka/nájemce a podepsat zápočet? V modulu Nemovitost-Finance-Zápočty lze vytvářet zápočty s evidencí jejich stavu odsouhlasení a následně po odsouhlasení zaúčtovat úhrady vložených předpisů/dokladů. Vytvořený zápočet lze exportovat jako Vzájemný zápočet či Jednostranný zápočet.

Časové osy

Nyní můžete časové osy (pro nastavení složek předpisů, veličin, osob) procházet mezi roky aniž by bylo nutné měnit hospodářský rok. V časových osách tak můžete jednoduše nastavovat částky do požadovaných roků.

Při změně údaje lze zaznamenat také důvod.

Nově můžete změnu počtu osob udělat přímo z detailu vlastníka/nájemce (po jeho rozkliknutí), aniž by bylo potřeba vlastníka/nájemce upravit.

Předpis

Vybranému předpisu lze změnit měsíc, do kterého náleží. Tato funkce slouží pro ojedinělé použití. Změnu měsíce uděláte v modulu Nemovitost-Finance-Předpisy pomocí nabídky pravého tlačítka myši.

Pokladna

Plátci DPH mohou nově na transakcích uskutečněných na účtu typu pokladny evidovat také rozúčtování DPH. Evidence lze v modulu Nemovitost/modulu CRM-Finance-Pokladna.

Import výpisů

Pro import výpisů v modulu CRM-Finance je možné vytvářet pravidla a filtry, které jsou další možností jak Domsys zpracuje importované transakce.

Vlastník/nájemce

K vlastníkovi/nájemci je možné evidovat párovací symbol. Párovací symbol je další možnost, jak spárovat přijatou platbu.

Vytváříte-li vlastníkovi/nájemci předpis jako fakturu, tedy vytvořené předpisy jsou číslovány v nastavené číselné řadě, byla v úpravě vlastníka/nájemce vytvořena záložka Předpis jako faktura, kde jsou sloučeny všechna potřebná nastavení. Nově zde můžete zadat text, který bude ve výstupu faktury uveden nad seznamem položek (složek předpisu).

Konečné vyúčtování

Při vytváření konečného vyúčtování je umožněno určit měsíc, ve kterém bude předpis na výsledek vyúčtování (přeplatek/nedoplatek) vytvořen.

VÝSTUPY

Upomínky

V textových šablonách (modul Správce-Nastavení-Textové šablony) si uživatel může definovat vlastní předmět a text mailu, který bude použit při odeslání upomínek. Úpravu provedete ve vaší šabloně na záložce E-mail. Do textu mohou být použity zástupné znaky, které automaticky doplní název nemovitosti a upomínanou částku.

Evidenční list

Pro účely podpisu evidenčního listu mohou být názvy protistran uvedeny dle potřeb uživatele. V úpravě vlastníka/nájemce lze v případě potřeby názvy protistran změnit (tato změna má pouze vliv na tisk evidenčního listu, změnového listu a zápočtu).

Pro nájemce - v evidenčním listu lze uvést také skutečného majitele nemovitosti. Je potřeba v modulu Správce-Nemovitosti doplnit v úpravě nemovitosti skutečného majitele, pokud je jiný než výchozí.

Odečtový arch

Při vytváření odečtového archu lze určit, jaký odečet má být na výstupu uveden jako poslední - odečet ke konci minulého roku nebo poslední odečet.

Sestavy

Tyto sestavy lze exportovat také do formátu XLS:

modul Nemovitost-Finance-Předpis-Výstupy- Úhrn předpisů za období

modul Nemovitost-Vlastník/Nájemce-Výstupy- Přehled pohledávek a závazků za vlastníky/nájemci

Nově vzniklé sestavy:

modul Nemovitost-Nemovitost-Jednotky-Výstupy- Kontakty odpovědné osoby (výstup zobrazuje kontakty na odpovědné osoby platné k zadanému dni)

modul Správce-Reporting-Finance- Přehled DPH z předpisů a úhrad (výstup je určen spíše pro kontrolu do účetnictví, kdy je třeba vědět jaká výše DPH je evidována z předpisů a jaká výše DPH je evidována z přijatých úhrad za zvolené měsíce)

ÚČETNICTVÍ

- Exporty dat do účetních programů Pohoda a Money S3 lze použít také pro daňovou evidenci.

- Pro účely exportu do účetnictví lze na složce předpisu a sadě předpisu nastavit, že vzniklé předpisy nemají být exportovány do účetnictví - nastavení je určeno pro výjimečné případy.

- Import nákladů z účetnictví Pohoda do Domsys umožňuje, po potřebném nastavení, přiřazovat položky importovaných dokladů přímo do požadovaných složek (předpisu či evidenčních). Pro identifikaci složky při importu je třeba v úpravě složky, na záložce Pohoda, nastavit potřebné údaje.

PROCHÁZENÍ ROKŮ

Pro pohodlnější přechod mezi roky můžete využít šipek.

- změna hospodářského roku

- diagram ve vlastnících/nájemcích

- diagram jednotek vlastníka v předpisech

- časové osy


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)