Novinky Domsys 4
Nejvýznamnější novinky
- Výstupy, přehledy vytvořené v Domsysu můžete zaslat spolu s dynamickými přílohami (např. evidenčním listem, vyúčtováním) vybraným vlastníkům/nájemcům a to v jedné zprávě nejen z nabídky komunikace, říkáme tomu "Chytrá zpráva". Do zprávy nově lze přidat uložený dokument z aktovek a vyúčtování fondu pro vlastníky.
- Domsys za Vás zkontroluje, zda máte správně nastavené odesílání z dané domény, tzv. SPF (více v článku SPF - nastavení e-mailů)
- Evidované dokumenty v aktovkách si již roztřídíte do Vámi vytvořené adresářové struktury. Celé aktovky či vybrané složky s dokumenty můžete stáhnout do ZIP formátu.
- Dokumenty zveřejněné na portálu mohou být pomocí nastavení role zpřístupněny všem vlastníkům/nájemcům nebo jen tomu, komu dokument náleží.
- Potřebujete s vlastníky/nájemci uzavírat zápočty? Nyní to lze. Funkce Zápočty umožní nejen zápočty vytvářet, exportovat, evidovat jejich stav, ale také proúčtovat úhrady na kontě vlastníka/nájemce.
- Importujete-li faktury ze Stormware Pohoda do Domsys, mohou být položky po importu párovány přímo do konkrétních složek předpisu.
- Exporty do účetních programů Pohoda a Money S3 podporujeme také pro daňovou evidenci.
- Do časových os nově lze zaevidovat důvod k jednotlivým změnám. Časové osy můžete po otevření pohodlně přepínat mezi roky a nastavovat bez nutnosti změny hospodářského roku pro celou nemovitost. Úpravu počtu osob provedete nově i z detailu vlastníka/nájemce.
- Pro zasílání upomínek přes z Domsys je možnost nastavení vlastního průvodního textu mailu.
- Pro plátce DPH je umožněno evidovat dph také na transakcích provedených pokladnou.
- Domsys automaticky stahuje zprávy z datových schránek a notifikuje (upozorňuje) zodpovědnou osobu a to vše dle požadovaného nastavení.
Menší, ale také důležité úpravy
- Pohodlné přepínání hospodářského roku pomocí šipek
- Vytvořenému předpisu lze změnit měsíc, pro který náleží.
- Kontrola duplicity IČ při zadávání údajů do adresáře dodavatelů či vlastníků/nájemců.
- Import výpisů/transakcí z bankovního ústavu PPF a z ČSOB ve formátu CEB.
- Na složkách předpisu a sadách lze nastavit zda mají být vytvořené předpisy exportovány do účetnictví.
- V modulu CRM lze nastavit pravidla/filtry pro import z banky či SIPA.
- V úpravě vlastníka/nájemce jsou seskupeny informace pro předpis jako faktura na samostatné záložce, kle lze mimo jiné nastavit text, který bude zobrazován na výstupu faktury.
- Vlastníkovi/nájemci lze zaevidovat párovací symbol - další možný symbol mimo variabilního, který bude použit jako možnost párování úhrad.
- Pro konečné vyúčtování je umožněno určit měsíc, do kterého bude vytvořen předpis na výsledek vyúčtování.
- Při vytváření odečtového archu lze určit odečet, který bude na výstupu uveden jako poslední odečet.
- Vlastníkovi/nájemci můžete určit názvy protistran, které bude uvedeny na evidenčních listech a případných zápočtech.
- Nové sestavy: v jednotkách - Kontakty na odpovědné osoby, reporting - Přehled DPH z předpisů a úhrad, pro vlastníka/nájemce - Přehled pohledávek a závazků lze nově exportovat také do XLS a taktéž výstup v předpisech - Úhrn předpisů za období .
KOMUNIKACE
Nově máte možnost e-mailem cokoliv zasílat z Domsys pomocí funkce Základní či Chytrá zpráva. Základní zprávu použijete, pokud chcete výstupy či dokumenty zaslat na konkrétní Vámi vypsané e-maily. Chytrou zprávu použijete, pokud příjemce zpráv chcete vybrat jako vlastníky/nájemce, konkrétní jednotky, skupiny jednotek či celou nemovitost. Pomocí chytré zprávy můžete k požadovanému výstupu z Domsys přidat dynamické přílohy - např. evidenční list, vyúčtování atd. Tedy, na jakémkoliv místě modulu Nemovitost můžete použít v odeslání zpráv již dobře známé chytré zasílání, které nabízela dosud jen Komunikace. Zašlete-li zprávu pomocí chytré zprávy, obdrží každý příjemce jen své dynamické přílohy a v mailu neuvidí ostatní příjemce.
S touto novinkou souvisí také nová podoba okna pro sdílení souboru.
Nově k zasílaným zprávám můžete přiložit dokument, který máte v rámci nemovitosti uložen v některé z aktovek či dokumentech v nabídce Správa. Přílohu vybíráte prohledáváním.
Datové schránky
Evidujete-li datové schránky v modulu Správce-Nastavení, můžete u nich nastavit automatické stahování. Zprávy budou staženy do Pošty v modulu Správce-Naše agendy. Zprávy mohou být v poště roztříděny do pořadačů. Má být konkrétní uživatel upozorněn na nové zprávy - nastavte jej.
DOKUMENTY
Přikládaná dokumenty do aktovek jednotlivých záznamů můžete ukládat do adresářové struktury. V aktovce pro tyto účely vytvoříte složky dle Vašich potřeb pomocí Nová složka a do nich vložíte dokumenty. Vytvoření složky není podmínkou pro uložení dokumentu do aktovky. Pomocí nabídky Akce (či poklikáním) lze dokument prohlédnout, stáhnou, odeslat, smazat či přejmenovat.
Na levé straně procházíte aktovku a jednotlivé složky. Dokumenty celé aktovky či jen vybrané složky stáhnete do ZIP formátu. Celý obsah složky v ZIP formátu můžete odeslat e-mailem.
Dokumenty lze mezi složkami přesouvat - chytněte myší začátek řádku požadovaného dokumentu a přetáhněte.
Zveřejnění
Uložené dokumenty pomocí ikony rychle zveřejníte vlastníkům/nájemcům na portál (jeden vybraný či všechny dané složky). V modulu Správce-Nastavení můžete výchoze nastavit, že vkládané dokumenty budou automaticky zveřejňovány.
Zveřejněné dokumenty v aktovce vlastníka/nájemce - v roli oprávnění můžete nastavit, zda uživatel má vidět pouze své dokumenty, či dokumenty všech vlastníků/nájemců.
FINANCE
Zápočty
Je třeba započíst pohledávky a závazky evidované na vlastníka/nájemce a podepsat zápočet? V modulu Nemovitost-Finance-Zápočty lze vytvářet zápočty s evidencí jejich stavu odsouhlasení a následně po odsouhlasení zaúčtovat úhrady vložených předpisů/dokladů. Vytvořený zápočet lze exportovat jako Vzájemný zápočet či Jednostranný zápočet.
Časové osy
Nyní můžete časové osy (pro nastavení složek předpisů, veličin, osob) procházet mezi roky aniž by bylo nutné měnit hospodářský rok. V časových osách tak můžete jednoduše nastavovat částky do požadovaných roků.
Při změně údaje lze zaznamenat také důvod.
Nově můžete změnu počtu osob udělat přímo z detailu vlastníka/nájemce (po jeho rozkliknutí), aniž by bylo potřeba vlastníka/nájemce upravit.
Předpis
Vybranému předpisu lze změnit měsíc, do kterého náleží. Tato funkce slouží pro ojedinělé použití. Změnu měsíce uděláte v modulu Nemovitost-Finance-Předpisy pomocí nabídky pravého tlačítka myši.
Pokladna
Plátci DPH mohou nově na transakcích uskutečněných na účtu typu pokladny evidovat také rozúčtování DPH. Evidence lze v modulu Nemovitost/modulu CRM-Finance-Pokladna.
Import výpisů
Pro import výpisů v modulu CRM-Finance je možné vytvářet pravidla a filtry, které jsou další možností jak Domsys zpracuje importované transakce.
Vlastník/nájemce
K vlastníkovi/nájemci je možné evidovat párovací symbol. Párovací symbol je další možnost, jak spárovat přijatou platbu.
Vytváříte-li vlastníkovi/nájemci předpis jako fakturu, tedy vytvořené předpisy jsou číslovány v nastavené číselné řadě, byla v úpravě vlastníka/nájemce vytvořena záložka Předpis jako faktura, kde jsou sloučeny všechna potřebná nastavení. Nově zde můžete zadat text, který bude ve výstupu faktury uveden nad seznamem položek (složek předpisu).
Konečné vyúčtování
Při vytváření konečného vyúčtování je umožněno určit měsíc, ve kterém bude předpis na výsledek vyúčtování (přeplatek/nedoplatek) vytvořen.
VÝSTUPY
Upomínky
V textových šablonách (modul Správce-Nastavení-Textové šablony) si uživatel může definovat vlastní předmět a text mailu, který bude použit při odeslání upomínek. Úpravu provedete ve vaší šabloně na záložce E-mail. Do textu mohou být použity zástupné znaky, které automaticky doplní název nemovitosti a upomínanou částku.
Evidenční list
Pro účely podpisu evidenčního listu mohou být názvy protistran uvedeny dle potřeb uživatele. V úpravě vlastníka/nájemce lze v případě potřeby názvy protistran změnit (tato změna má pouze vliv na tisk evidenčního listu, změnového listu a zápočtu).
Pro nájemce - v evidenčním listu lze uvést také skutečného majitele nemovitosti. Je potřeba v modulu Správce-Nemovitosti doplnit v úpravě nemovitosti skutečného majitele, pokud je jiný než výchozí.
Odečtový arch
Při vytváření odečtového archu lze určit, jaký odečet má být na výstupu uveden jako poslední - odečet ke konci minulého roku nebo poslední odečet.
Sestavy
Tyto sestavy lze exportovat také do formátu XLS:
modul Nemovitost-Finance-Předpis-Výstupy- Úhrn předpisů za období
modul Nemovitost-Vlastník/Nájemce-Výstupy- Přehled pohledávek a závazků za vlastníky/nájemci
Nově vzniklé sestavy:
modul Nemovitost-Nemovitost-Jednotky-Výstupy- Kontakty odpovědné osoby (výstup zobrazuje kontakty na odpovědné osoby platné k zadanému dni)
modul Správce-Reporting-Finance- Přehled DPH z předpisů a úhrad (výstup je určen spíše pro kontrolu do účetnictví, kdy je třeba vědět jaká výše DPH je evidována z předpisů a jaká výše DPH je evidována z přijatých úhrad za zvolené měsíce)
ÚČETNICTVÍ
- Exporty dat do účetních programů Pohoda a Money S3 lze použít také pro daňovou evidenci.
- Pro účely exportu do účetnictví lze na složce předpisu a sadě předpisu nastavit, že vzniklé předpisy nemají být exportovány do účetnictví - nastavení je určeno pro výjimečné případy.
- Import nákladů z účetnictví Pohoda do Domsys umožňuje, po potřebném nastavení, přiřazovat položky importovaných dokladů přímo do požadovaných složek (předpisu či evidenčních). Pro identifikaci složky při importu je třeba v úpravě složky, na záložce Pohoda, nastavit potřebné údaje.
PROCHÁZENÍ ROKŮ
Pro pohodlnější přechod mezi roky můžete využít šipek.
- změna hospodářského roku
- diagram ve vlastnících/nájemcích
- diagram jednotek vlastníka v předpisech
- časové osy
