Začínáme s aplikací Domsys

Úvod do evidence nemovitostí

Průvodce založením nemovitosti SVJ

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Úvod do složek předpisů a předpisů

Počáteční stavy

Hromadné vložení/zadání hodnot

Základy ovládání aplikace

Časté dotazy (FAQ)

Nejčastější omyly

Nemovitost a jednotky

Evidence nemovitostí a jednotek

Založení nemovitosti jako kopie stávající

Hromadné založení stejných jednotek (např. garáže)

Garáže/parkovací stání/sklepy

Měřidla - vytvoření a výměna

Měřidla - odečty

Adresáře osob a dodavatelů

Plochy (místnosti) jednotky

Koeficienty, plochy pro vytápění a teplou vodu

Veličiny

Směrná čísla

Vybavení jednotky

Vlastníci (SVJ)/Nájemci

Úvod do evidence vlastníků/nájemců

Evidence vlastníků/nájemců a jejich nastavení

Evidenční list, platební/splátkový kalendář

Konto vlastníka/nájemce

Upomínky

Dlužníci

Složky předpisu

Složka předpisu-vytvoření a nastavení

Složka předpisu-nastavení výše pro jednotku/vlastníka/nájemce

Dlouhodobá záloha (fond)

Změna způsobu rozúčtování složky předpisu

Vyúčtování fondu

Předpisy

Předpisy plateb

Položky předpisu

Předpis pro vlastníka/nájemce s více jednotkami

Nastavení výše předpisů dle vyúčtování

Více předpisů v měsíci pro vlastníka/nájemce

Změna složky ve vytvořeném předpisu

Hromadné rozdělení předepsané částky procentem (ze složky do jiné složky)

Předpis jako faktura vydaná

Zaevidování starého dluhu/výsledku vyúčtování

Hromadné odesílání předpisů/předpisů jako faktur

Anuita

Zápočet přeplatku nájemce/vlastníka (např. z vyúčtování)

Použití zůstatku konta na úhradu předpisu

Úroky a poplatky z prodlení

Splátky předpisů

Platby a příkazy k úhradě

ÚČTY/pokladny - založení, nastavení, kontrola zůstatku

ÚČTY/pokladny - platby předpisů, dokladů atd.

Zpracování hromadné platby od vlastníka/nájemce

Účty - import výpisů/transakcí

Účty - import transakcí z bankovnictví GEORGE

Účty - příkazy k úhradě

Platby přes QR kód

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul Nemovitost)

SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO - sdružené šifrování

SIPO - CRYPTA - šifrování a podepisování

SIPO - jedno číslo organizace pro více SVJ/BD

PKB - odeslání přeplatků složenkou

PKA - složenky typu A

INKASO - vytvoření souboru s příkazy k inkasu

Úvěry - evidence splátek (SVJ/družstvo->banka)

Bankovní API

Co je bankovní API

Porovnání bankovních API

Účty - automatický import z Fio banka

Účty - automatický import z Komerční banky

Účty - automatický import z ČSOB

Účty - automatický import z Česká spořitelna

Účty - automatický import z Raiffeisen BANK

Účty - automatický import z MONETA Money Bank

Prodloužení platnosti bankovního API

Příkazy k úhradě - odeslání přes API

Bankovní API - když propojení nefunguje?

Evidence záloh a vyúčtovacích faktur od dodavatelů

Úvod do evidence záloh dodavatelům

Evidujeme zálohy a vyúčtovací faktury od dodavatelů

Evidence nákladů, dokladů

Evidence faktur/dokladů, nákladů pro vyúčtování, fond

Evidence ostatních nákladů (evidenční složky)

Evidence faktur/dokladů kopírováním

Rozdělení nákladů na konci roku

Změna složky nákladu (přesunutí mezi složkami)

Úhrada přijatého dokladu přeplatkem (zápočet přeplatku faktury)

Odhad výše nákladu do vyúčtování (nepřišel doklad)

Doklady vydané-vystavení jednorázové faktury, nastavení výstupu

Správa pronájmů

Průvodce založením pronajímaného domu, bytu, prostor

Kauce

Nájemní smlouvy

Evidence nákladů z vyúčtování SVJ

Upozornění na konec nájemních smluv

Externí rozúčtovatelé

Přehled externích rozúčtovatelů

Podklady pro/od rozúčtovatele

Ruční vložení nákladů od rozúčtovatele

Import nákladů od rozúčtovatele

Nastavení párování importu od rozúčtovatele

Protokoly od rozúčtovatele

Vyúčtování

Doporučené kontroly před ročním vyúčtováním

Nastavení rozúčtování vytápění, ohřevu teplé vody

Roční vyúčtování

Vyúčtování - specifika pronájmů

Výstup ročního vyúčtování

Vyúčtování odstěhovanému nájemci

Odeslání vyúčtování vlastníkům/nájemcům

Výplata přeplatků z vyúčtování

Oprava ročního vyúčtování ze strany nákladů

Oprava úhrad zahrnutých v ročním vyúčtování

Vyúčtování - Nerozúčtovatelný zbytek

Vyúčtování - srovnání spotřeb dle vyhlášky

CRM - Zákazníci

Co je modul CRM, jak založit Zákazníka

Evidence faktur/dokladů a nákladů (modul CRM)

Účty/pokladny - platby, příkazy (modul CRM)

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul CRM)

DPH

Evidence s DPH

Technická správa

Pasportizace a evidence činností,revizí

Evidence provedení jednotlivých činností

Připomínání termínů činností, revizí

Požadavky s vytvářením tiketů (Helpdesk)

Řazení tiketů do front

Domsys LEASE (správa majitelů investic)

LEASE - co je rozšíření pro správu majitelů investic

LEASE - Evidence majitelů investic

LEASE - Evidence plateb do SVJ za majitele

LEASE - Vyúčtování majiteli (VMI)

Portál pro vlastníky/nájemce

Vytvoření přístupů vlastníkům/nájemcům

Zveřejňování informací a dokumentů

Zasílání žádostí z portálu

Mobilní aplikace Domsys (APP)

Mobilní aplikace Domsys Správce a Domsys Portál

APP 2024 představení nové mobilní aplikace

APP 2024 mobilní aplikace - instalace a přihlášení

APP 2024 mobilní aplikace - Helpdesk

Dokumenty, výstupy

Přehledy, výstupy, reporting

Nastavení výstupů

Nastavení výstupů-razítka a loga

Tvorba dokumentů z vlastních šablon

Úložiště dokumentů DOMSYS CLOUD

Záloha dokumentů na Dropbox/Google Drive

Komunikace - zasílání zpráv a dokumentů

Zasílání dokumentů a zpráv

Chytrá zpráva

Zasílání SMS

Nastavení e-mailů

Nastavení e-mailů pro uživatele

Nastavení zasílání přes DopisOnline

Daňová evidence

Výstup pro daňovou evidenci

Účetnictví - importy a nastavení

Export dokladů ve formátu ISDOC

Export do účetnictví-jak to funguje?

Porovnání účetních programů-exportů/importů

Money S3-import předkontací do Domsys

Money S3 - nastavení a export z Domsys

Money - upřesnění pro export DPH

STORMWARE Pohoda-import předkontací do Domsys

STORMWARE Pohoda-nastavení a export z Domsys

STORMWARE Pohoda-import dokladů do Domsys

Vario-export z Domsys

Vario-vytvoření předkontací

PREMIER XML-export dokladů z Domsys

PREMIER XML-export předpisů z Domsys

PREMIER-vytvoření předkontací

Nastavení předkontací pro složky předpisu

Nastavení předkontací pro evidenční složky

Nastavení účtovacích vzorů (CRM)

Účetnictví - řešení některých situací

Mzdy

Náklady příštích období

Dohadné položky (Domsys vs. účetnictví)

Uzávěrka roku, kontrolní sestavy

Vyúčtování v účetnictví

Užitečné funkce

ISIR - kontrola insolvenčního rejstříku

Kalendář s připomínáním a plánováním úkolů

Shromáždění a tvorba pozvánek

Evidence zástupců - např. výboru SVJ

Zamykání záznamů

Evidence pošty

Datové schránky

Strážce spotřeby

Profily (uživatelsky definovatelná pole)

Číselné řady

Cizí měny

Schvalovací procesy

Objednávky

Výpočet odměny správce

Filtrování pomocí štítků

Výnosy v SVJ - oznámení a výplata vlastníkům

Domsys ČÚZK pro import z katastru nemovitostí

Přefakturace nákladů dle nastavení

Pobočka správce

GDPR - ochrana osobních údajů

GDPR - ochrana osobních údajů

Správa přístupů a zabezpečení uživatelského účtu

Vytvoření přístupu uživateli

Role pro nastavení práv

Zabezpečení uživatelského účtu, 2FA

Pracovní pozice

Doménový/technický administrátor

Co dělat když je problém s přihlášením

Ostatní

Nastavení jazyka aplikace Domsys

Automatické vyplňování textu

Průvodce výběrem monitoru a naše doporučení

Ověření odesílatele pomocí SPF a DKIM

Vyskakovací okna

Přesun nemovitostí k jinému správci

Novinky Domsys 8

Novinky Domsys 9 v ročním vyúčtování pro rok 2022

Kontakty

Zákaznická podpora

SIPO - vytváření souborů pro poštu a evidence úhrad (modul Nemovitost)

Tento manuál slouží k nastavení údajů potřebných pro vytvoření souborů se změnami SIPO (Soustředěné inkaso plateb obyvatelstva), vytvoření souborů a následné stažení souboru s úhradami.

1. SIPO - NASTAVENÍ

Aktivace SIPO v Domsysu proběhne tak, že vytvoříte nový účet typu SIPO v dané nemovitosti Nastavení->Účty->Nový. V nastavení účtu je potřeba vyplnit - Typ účtu, Název, Číslo organizace a Formát souboru (zde je možnost vytváření souboru pouze se změnami nebo soubor, který bude obsahovat celý kmen). Pokud nemovitost je přiřazena k zákazníkovi a platí pro ni SIPO účet zákazníka, pak výše popsané nastavení se provede na daném zákazníkovi v modulu CRM.

Po vytvoření účtu typu SIPO se zpřístupní možnost nastavit v konkrétních nemovitostech spojovací čísla SIPO kódů vlastníkům/nájemcům a nastavení SIPO kódů u Složek předpisu.

Nastavení SIPA pro vlastníka/nájemce provedete ve Vlastníci/Nájemníci->vyberete a dáte Upravit. Je potřeba nastavit - Účet pro platby, Spojovací číslo, SIPO kód. SIPO kód je možno nastavit jako výchozí ze složky předpisu nebo zadat kód přímo pro vlastníka/nájemníka, který bude mít přednost před kódem ze složky předpisu.

Nastavení SIPO kódu pro složku předpisu provedete v Nemovitosti->Složky předpisu->vyberete složku a dáte Upravit. Je potřeba nastavit Kód SIPO. Tímto nastavením budou jednotlivé částky SIPO u vlastníka rozloženy na jednotlivé částky dle jednotlivých složek předpisu. Všechny složky předpisů se stejným SIPO kódem budou sjednoceny do jedné položky na SIPO účtu.

2. SIPO  - VYTVOŘENÍ SOUBORU PRO POŠTU

Změnový soubor: Modul NEMOVITOST->Správa->SIPO změny->Nová dávka

(pro zákazníka SIPO změny nastavíte dle výše uvedeného v modulu CRM)

Domsys automaticky generuje obsah souborů pro úpravu výběru plateb přes SIPO. Odesílat můžete měsíčně celý kmen, nebo pouze změnové soubory ve chvíli, kdy byla provedena změna předpisu/kódu poplatku/změna spojovacího čísla plátce (formát souboru nastavíte viz. kapitola SIPO-nastavení). Toto vše je automaticky rozpoznáno a je vytvořen odpovídající změnový soubor.

V dávce je potřeba vybrat Účet a :

SIPO měsíc - vyberte měsíc, pro který tvoříte změnový soubor. Chcete-li vytvořit soubor, který bude platný od dubna, vyberte duben i přesto, že jej tvoříte zřejmě cca v únoru.

Zdroj dat - vyberte měsíc předpisů, z kterých čerpáte částky. Automaticky vybere stejný měsíc, jaký jste zvolili v SIPO měsíc. Chcete-li tedy poslat změnový soubor za duben, je třeba mít dubnové předpisy vytvořené, nebo zde zvolit měsíc, ve kterém jsou předpisy vytvořené, a víte, že jsou stejné, jako budou předpisy v dubnu.

V tabulce pod tímto nastavením se zobrazí řádky, které budou vloženy do výsledného změnového SIPO souboru.

SIPO dávku uložíte kliknutím na Uložit.

Před vytvořením změnového souboru je potřeba mít vytvořené předpisy na daný měsíc v nemovitosti (Finance->Předpisy).

SIPO úprava údajů v dávce

Potřebujete-li provést v automaticky připravené SIPO dávce (změnovém souboru) jakoukoli změnu manuálně, proveďte tak obvyklou úpravou - otevřete dávku a poté můžete jednotlivé řádky měnit, přidávat, odebírat. (pomocí tlačítka plus (1) nebo Akce (2) ->Upravit, Smazat)

Přecházíte na Domsys a potřebujete v něm vytvořit první změnový list? Pak tady máte postup:
1. Vygenerujte změnový soubor za poslední měsíc, který má Česká pošta k dispozici (např. v původním programu se generoval v prosinci soubor na leden, tudíž v Domsysu se musí vygenerovat soubor na leden). Klikněte na Nová dávka a zvolte potřebný SIPO měsíc, dejte Uložit.
2. Podle takto vygenerovaného souboru je potřeba zkontrolovat, zda údaje souhlasí se skutečností, která odpovídá údajům pro generování následujícího měsíce (např. v lednovém souboru viz.1. zkontrolujeme, zda obsahuje všechny údaje-vlastníky/nájemce se správnými spojovacími čísly a kódy, které mají být v souboru na únor). 2x klikně na vytvořenou dávku a zkontrolujte údaje ke každému vlastníkovi, nájemci.
3. Upravíme údaje u vlastníka/nájemce tak, aby podle nich mohla Česká pošta inkasovat sipem správné částky pod správnými kódy a spojovacími čísly
4. Vygenerujeme předpisy na nový měsíc, ke kterému má být vytvořen změnový soubor sipo (u našeho příkladu vygenerujeme předpisy na únor)
5. Změnový soubor výchozí (v našem případě leden) upravíme tak, aby odpovídal souboru, který má Česká pošta. V SIPO - SIPO změny 2x klikněte na dávku a získáte informaci o jejím obsahu. Jednotlivé řádky můžete upravit pomocí Akce - Upravit.
6. Nakonec vytvoříme změnový soubor na nový měsíc (v našem případě na únor)

Případně nahlédněte do návodu SIPO - 1. změnový soubor po přechodu na Domsys

SIPO stažení dávky (souboru) pro kryptování v Crypta 2

Máte-li změnový soubor nachystán, klikněte na Stáhnout změnový soubor.

Stáhne se ZIP soubor, který obsahuje dva potřebné soubory k následnému kryptování v Crypta 2 (soubory OPxxxxxx.txt a ZMxxxxxx.txt). Oba soubory si ve vašem počítači uložte do nějakého adresáře (tím je vysvobodíte ze zipu) a poté můžete šifrovat v kryptě dle níže zobrazeného návodu od České pošty.

Přesný návod šifrování souborů naleznete v návodu na stránkách České pošty (www.postsignum.cz). Zde je zkopírována konkrétní část ze strany 25 návodu.

Velice doporučujeme, aby organizace měla v rámci konfigurace nastavení u České pošty uvedeno, že Česká pošta přijme pouze celou správnou dávku - tímto nastavením se od pošty dozvíte, že dávka případně obsahuje nevhodná data ke zpracování.
3. IMPORT PŘIJATÝCH PLATEB A PRAVIDLA AUTOMATICKÉHO PÁROVÁNÍ

V nastavení účtu SIPO (Nastavení->Účty) je třeba určit podle jakých pravidel bude probíhat automatické párování s předpisy. Jsou zde k nastavení dvě možnosti - párovat dle VS nebo párovat dle VS a částka. Variabilní symbol = spojovací číslo, částka = částka předpisu a u párování SIPA je zároveň kontrolován měsíc, zda odpovídá měsíc předpisu měsíci v souboru ze SIPA.

Má-li se párovat dle VS, pak pokud nesouhlasí uhrazená částka, ale souhlasí spojovací číslo, částka předpisu a měsíc, na který je vybíráno, je platba přiřazena alespoň na konto nájemce/vlastníka.

Má-li se párovat dle VS a částky, pak pokud nesouhlasí všechny tři podmínky (shoda spojovacího čísla, částky předpisu a měsíc, na který je vybíráno) není platby automaticky spárována na nájemce/vlastníka ani na předpis.

a) Import souboru s úhradami

Ve chvíli, kdy obdržíte soubor s přehledem vybraných plateb (rozšifrovaný soubor, který je většinou označen ZA..), naimportujete jej úplně stejně, jako každý jiný bankovní výpis v dané nemovitosti - Modul NEMOVITOST->Finance->Import->Nový import a Uložíte (3). V seznamu importů vyberete soubor s přehledem plateb a po Otevření (pravé tlačítko - Otevřít) se zobrazí přehled plateb a jejich napárování dle pravidel a dáte Uložit (4). Uložením se platby promítnou do transakcí v SIPU (Finance->SIPO) (5).

(pro zákazníka SIPO změny nastavíte dle výše uvedeného v modulu CRM)

Importované transakce budou automaticky spárovány dle nastavení účtu (Nastavení->Účty->Akce->Upravit)

Hromadný import zpětných ZA souborů - Importem souborů v archivu ZIP dojde k automatickému roztřídění napříč nemovitostmi. Uložte hromadný soubor ZIP do jakékoliv nemovitosti a jednotlivé obsažené soubory budou uloženy do správných nemovitostí lze čísel organizací.

b) Rychlý import

Rychlý import naimportuje okamžitě řádky transakcí do záložky SIPO (Finance->SIPO). Importované transakce jsou automaticky spárovány dle nastavených pravidel (viz. výše).  K takto naimportovaným transakcím je zároveň uložen importovaný soubor v záložce Import, která je vysvětlena výše v bodě a)

4. ZPRACOVÁNÍ CELKOVÉ PLATBY PŘIJATÉ NA ÚČET

Výše uvedeným importem zaevidujete jednotlivé platby od vlastníků/nájemců ve Finance-SIPO.

Na bankovním účtu naleznete přijatou platbu od České pošty v celkové výši všech plateb od vlastníků/nájemců poníženou o případné poplatky za službu (ve Finance-Banka)

Jak příjem na účtu zpracovat? Jsou dva způsoby evidence:

A) Celou platbu zpracujte jako cíl Bez vlivu

- tato možnost je rychlá, ale málo přehledná - rychle nenajdete všechny platby ze Sipa

B) Platbu zaevidujete do samostatné evidenční složky

1. v nemovitosti vytvořte evidenční složku, která bude určena pro evidenci plateb zaplacených vlastníky/nájemci přes Sipo

2. potřebujete-li evidovat zvlášť částku zaplacenou od vlastníků/nájemců a částku na poplatek za služby, rozdělte přijatou transakci ve Finance-Banka na dvě transakce (přijatou platbu navyšte o poplatky na výši skutečně zaplacených plateb od vlastníků/nájemců a ručně vytvořte platbu na výši poplatků - tlačítkem Nový výdej)

3. každou platbu samostatně zpracujte do požadované složky - platbu dejte upravit a zvolte cíl Složka (zaplacenou částku od vlastníků/nájemců vložte do vytvořené evidenční složky a poplatek za služby do požadované složky pro náklady).

Ve Finance-Náklady složek si po té můžete kdykoliv zkontrolovat celkový příjem od České pošty, který máte evidovaný na účtu - platby naleznete na evidenční složce.

Ve Finance-SIPO najdete všechny konkrétní vybrané platby od vlastníků/nájemců přes SIPO.


Byl pro vás tento článek užitečný?


Powered by HelpDocs (opens in a new tab)