Upomínky - nastavení výstupu a kanálů pro odesílání
Příklad výstupu upomínky:
Záhlaví výstupu - zobrazované údaje v záhlaví výstupů z Domsys nastavíte pomocí tohoto návodu: Nastavení výstupů - informace v záhlaví a zápatí
Příjemce upomínky - příjemcem je každá odpovědná osoba, která u vlastníka/nájemce je nastavena pro zasílání upomínek. Osobě toto nastavíte v konkrétním vlastníkovi/nájemci, kde u požadované odpovědné osoby dáte Akce-Vlastnosti odp. osoby a určíte zasílání upomínek. Nemají-li se tedy pravidelně některé osobě vlastníka/nájemce upomínky zasílat, nastavte toto u konkrétní odpovědné osoby v Akce->Vlastnosti odp.osoby.
Přehled dlužných částek - dlužné předpisy Domsys do výstupu doplní automaticky dle nastavených parametrů při samotném generování upomínek.
Platební údaje - automaticky jsou doplněny údaje dle účtu, na který vlastník/nájemce platí. Platí-li pomocí SIPO, je zde uveden výchozí účet pro platby nastavený na nemovitosti.
Podpis - při generování upomínek vybíráte z podpisů, které máte jako uživatel vytvořené v ikoně tří teček (pravý horní roh aplikace)-Nastavení uživatele.
Aplikace obsahuje výchozí texty upomínek. Uživatel si může vytvořit své texty.
Rozlišujeme 3 typy upomínek, každý typ může mít svůj text (výchoze mají své texty):
Upomínka 1 (nízká závažnost) - je předvybrána odpovídající šablona u těch dlužníků, kterým nebyl v minulosti žádný předpis upomínán. Bude použita při prvním upomínání vlastníka/nájemce
Upomínka 2 (střední závažnost) - je předvybrána odpovídající šablona u těch dlužníků, kterým byl na některý z předpisů zaslán předpis právě jednou. Bude aplikací použita při druhém upomínání vlastníka/nájemníka (např. pokud vlastník dluží jeden předpis, který byl již jednou upomínán nebo dluží předpis, který byl již upomínán + předpis další)
Upomínka 3 (vysoká závažnost) - vysoká závažnost, některý z předpisů byl v minulosti upomenut více než jednou. Bude aplikací použita při třetím upomínání vlastníka/nájemníka (princip určování závažnosti je stejný jako u Upomínky 2).
Texty upomínek jsou pomocí šablon, které najdete a můžete vytvářet své v modulu Správce->Nastavení->Textové šablony
Šablony slouží k možnosti vložit do sestav vlastní varianty textů. Zde jsou nastaveny základní systémové šablony upomínek. Text upomínky si lze prohlédnout v otevření upomínky přes pravé tlačítko myši -> Otevřít->záložka Obsah šablony.
VYTVOŘENÍ NOVÉ ŠABLONY (KLIENTSKÉ UPOMÍNKY)
Modul SPRÁVA->Nastavení->Textové šablony
- Vytvoření kopírováním
- Vlastní šablonu můžeme vytvořit kopírováním šablony systémové – vybereme systémovou šablonu upomínky, na které pomocí pravého tlačítka myši dáme Vytvořit kopii.
- Nová šablona
- Vlastní šablonu můžeme vytvořit pomocí tlačítka Nová šablona
Záložka Obecné
Název – pojmenování šablony
Typ – vyberete Upomínka
Záložka Obsah šablony
Titulek – text zde vypsaný bude na dokumentu uveden jako název dokumentu
Pod kolonkou Titulek je místo pro napsání zprávy, která bude uvedena na upomínce. Do titulku i zprávy lze použít zástupný znak [SPLATNOST]. Datum konkrétní splatnosti můžete určit při vytváření upomínek či v jejich úpravě.
Na záložce SMS a E-mail vytvoříte průvodní text, který bude použit při zaslání upomínky těmito kanály. Do textu můžete použít zástupné znaky [NEMOVITOST], [ČÁSTKA] - Domsys doplní název nemovitosti a celkovou upomínanou částku.
Nastavte si v nemovitosti výchozí šablony pro tvorbu upomínek spolu s preferovaným kanálem pro zaslání a typem poštovní adresy kam mají být upomínky zasílány v případě kanálu Pošta. Nastavení provedete v modulu Nemovitost->Nastavení->Upomínky. Takto nastavené šablony budou použity také při generování upomínek za zákazníka, v modulu CRM.
Samotné upomínky vytváříte v modulu Nemovitost->Vlastníci->Upomínky automaticky či ručně (taktéž je možné upomínky vytvořit v modulu CRM->CRM->Upomínky).
Chcete-li upomínky zasílat klasicky poštou, doporučujeme zřídit přístup do služby DopisOnline a zadat přístupové jméno a heslo v Nastavení->Nemovitost->DopisOnline.
Pro zasílání SMS upomínek je třeba vytvořit účet na GoSMS.cz a zadat přístupové jméno a heslo v modulu Správce->Nastavení (využijte návodu krok za krokem pro GoSMS: Zasílání SMS )
Nenastavíte-li si šablony, budou do upomínek použity šablony systémové.
